home / leiderschapsontwikkeling / verzuim inzetbaarheid

Training verzuim en inzetbaarheid voor leidinggevenden

Bij leiderschapsontwikkeling hoort ook dat je als leidinggevende weet hoe je zorgvuldig omgaat met ziekteverzuim, arbeidsmogelijkheden, re-integratie en inzetbaarheid. Je voert gesprekken, maakt afspraken, bewaakt de voortgang en weet waar jouw verantwoordelijkheid ligt en waar die van de bedrijfsarts begint. Juist dat vraagt om kennis, gespreksvaardigheid en het vermogen om duidelijk te zijn zonder de verantwoordelijkheid van de medewerker over te nemen.

Daarom kan de training zowel individueel als incompany worden gevolgd. Bij individuele coaching werken we in vijf sessies van 1,5 uur aan jouw eigen praktijksituaties, gesprekken en leerpunten. De 1-daagse incompanytraining is bedoeld voor leidinggevenden die samen willen werken aan een duidelijke en professionele aanpak van verzuim binnen hun organisatie. Bekijk ook de leerdoelen van de training verzuim en inzetbaarheid.

Wat is een training verzuim en inzetbaarheid?

De training helpt leidinggevenden om ziekteverzuim zorgvuldig te begeleiden en tegelijk gericht te blijven op inzetbaarheid en werk. Dat vraagt dat je begrijpt wat ziekteverzuim is, wat het verschil is tussen ziekte en arbeidsongeschiktheid en welke verantwoordelijkheden bij werkgever, medewerker, leidinggevende en bedrijfsarts liggen. Maar kennis alleen is niet genoeg. Uiteindelijk moet je op een maandagochtend weten wat je doet wanneer een medewerker belt en zegt dat hij niet kan werken.

Voor wie is deze training bedoeld?

De training is bedoeld voor leidinggevenden en managers die medewerkers begeleiden bij ziekte, werkhervatting en inzetbaarheid. Dat kan een beginnende leidinggevende zijn die nog weinig ervaring heeft met verzuim, maar ook een ervaren manager die merkt dat bepaalde gesprekken of dossiers steeds opnieuw lastig worden. De training is eveneens geschikt wanneer leidinggevenden binnen dezelfde organisatie heel verschillend omgaan met ziekmeldingen, contact, arbeidsmogelijkheden of het aanspreken op afspraken.

Je hoeft na afloop geen bedrijfsarts, jurist of casemanager te zijn. Je moet wel begrijpen wat bij jouw rol hoort. Juist daar ontstaat vaak verwarring. Een leidinggevende hoeft niet te weten wat iemand precies heeft om toch behoorlijk leiding te kunnen geven tijdens ziekte.

Vier bouwstenen van verzuimbegeleiding

In de training komen vier onderwerpen steeds terug. Ze hangen nauw met elkaar samen. Alleen weten wat volgens het protocol moet gebeuren is onvoldoende wanneer je geen gesprek kunt voeren. Alleen vriendelijk kunnen praten helpt evenmin wanneer je voortdurend verantwoordelijkheid van de medewerker overneemt.

Weten wat jouw rol is

We maken scherp wat de verantwoordelijkheid is van leidinggevende, medewerker, werkgever en bedrijfsarts. Daarbij bespreken we onder andere de rechten en plichten rond ziekteverzuim. Je hoeft de wet niet uit jouw hoofd te kennen. Je moet wel weten wanneer jij aan zet bent en wanneer een andere deskundige nodig is.

Een goed verzuimgesprek voeren

Een verzuimgesprek voeren vraagt belangstelling en duidelijkheid. Wat kun je vragen? Welke afspraken maak je? Hoe houd je contact zonder te gaan vissen naar medische informatie? En hoe voorkom je dat het gesprek verandert in een discussie over wel of niet ziek? De leidinggevende hoeft die discussie namelijk niet te winnen. Hij moet zijn eigen rol goed uitvoeren.

Kijken naar arbeidsmogelijkheden

Ziekte betekent niet automatisch dat iemand helemaal niets kan. Daarom leren leidinggevenden ook kijken naar arbeidsmogelijkheden tijdens ziekte. Wanneer het eigen werk tijdelijk niet volledig mogelijk is, kan passend werk aan de orde zijn. De bedrijfsarts adviseert over belastbaarheid. Werkgever en medewerker zoeken vervolgens naar een praktische vertaling naar werk.

Eerder praten over inzetbaarheid

De beste verzuimgesprekken zijn soms de gesprekken die al vóór de ziekmelding zijn gevoerd. Hoe gaat het met de werkdruk? Zijn verwachtingen duidelijk? Kan iemand zijn verantwoordelijkheid dragen? Zijn er conflicten of spanningen? Bij arbeidsuitval voorkomen gaat het niet om de belofte dat ziekte verdwijnt. Het gaat erom dat je beïnvloedbare problemen eerder ziet en bespreekt.

Kennis over ziekte en verzuim

• Het verschil begrijpen tussen ziekte, arbeidsongeschiktheid en ziekteverzuim.
• Weten welke verantwoordelijkheid leidinggevende, medewerker, werkgever en bedrijfsarts hebben.
• Weten welke informatie je bij een ziekmelding wel en niet mag vragen.
• Inzicht krijgen in arbeidsmogelijkheden en passend werk.
• Begrijpen welke factoren verzuim en inzetbaarheid kunnen beïnvloeden.
• Verzuimcijfers leren gebruiken als managementinformatie zonder medische conclusies over individuele medewerkers te trekken.

Gesprekken en regie

• Een ziekmelding zorgvuldig opvolgen.
• Een verzuimgesprek voorbereiden en structureren.
• Doorvragen op werk en mogelijkheden zonder medische informatie uit te vragen.
• Duidelijke afspraken maken over contact, werkhervatting en vervolg.
• Een medewerker aanspreken wanneer afspraken niet worden nagekomen.
• Verantwoordelijkheid bij de medewerker laten zonder afstandelijk te worden.
• Omgaan met weerstand, emotie en verschil van inzicht.

Re-integratie en arbeidsmogelijkheden

• Niet alleen naar beperkingen maar ook naar mogelijkheden kijken.
• Informatie over belastbaarheid leren vertalen naar concrete werkzaamheden.
• Meedenken over tijdelijke aanpassing van taken, werktijden en werkplek.
• Weten wanneer passend werk aan de orde kan zijn.
• Werkhervatting begeleiden zonder de rol van de bedrijfsarts over te nemen.
• Voortgang en gemaakte afspraken behoorlijk bewaken.

Preventie en leiderschap

• Signalen van verminderde inzetbaarheid eerder herkennen.
• Werkdruk, onduidelijkheid en spanningen tijdig bespreekbaar maken.
• Inzicht krijgen in de invloed van vertrouwen, steun, autonomie en waardering.
• Frequent verzuim professioneel bespreken.
• Gedrag rond verzuim bespreekbaar maken zonder ziekte ter discussie te stellen.
• Inzetbaarheid onderdeel maken van het gewone leidinggeven.

Wat mag je vragen wanneer een medewerker zich ziek meldt?

Dit is een van de vragen die vrijwel altijd terugkomt. Een leidinggevende mag niet vragen naar diagnose, behandeling of medische oorzaak. Dat betekent niet dat je niets meer mag bespreken. Bij privacy tijdens verzuimbegeleiding gaat het juist om weten waar de grens ligt. Je kunt afspraken maken over contact, verwachte duur van afwezigheid, werk dat moet worden overgedragen en het vervolg van de begeleiding zonder een medisch dossier aan te leggen.

De kunst is om belangstelling voor de medewerker niet te verwarren met medische nieuwsgierigheid. Een leidinggevende die werkelijk geïnteresseerd is kan soms juist beter luisteren en minder vragen.

Frequent ziekteverzuim vraagt om een gesprek

Wanneer iemand regelmatig kort uitvalt, mag dat patroon besproken worden. Bij frequent ziekteverzuim gaat het niet om zoeken naar de diagnose achter iedere ziekmelding. Je bespreekt wat je waarneemt, wat het patroon betekent voor het werk en of er omstandigheden zijn die aandacht vragen. Daarbij maakt de opening van het gesprek veel verschil. "Jij bent ook wel erg vaak ziek" zet iemand onmiddellijk in de verdediging. Je kunt ook de feiten benoemen en aangeven waarom je het gesprek voert. Aanspreken hoeft niet hetzelfde te zijn als beschuldigen.

Verzuimgedrag is iets anders dan ziekte

In oudere verzuimtrainingen werd nogal eens geroepen: "Verzuim is een keuze." Dat is mij te absoluut. Ziekte overkomt mensen wel degelijk. Maar gedrag rond ziekte en verzuim is voor een deel beïnvloedbaar. Denk aan tijdig contact opnemen, afspraken nakomen, meewerken aan re-integratie, nadenken over mogelijkheden en problemen op het werk bespreekbaar maken. Daarover kun je leidinggeven. In de training kunnen we daarom onderzoeken hoe je gedrag rond verzuim beïnvloedt zonder de medewerker tot verdachte te maken. Het gaat niet om wantrouwen organiseren. Het gaat om duidelijkheid over wederzijdse verantwoordelijkheid.

Wit, grijs, zwart en roze verzuim

Als praktisch denkkader kunnen ook wit, grijs en zwart verzuim aan bod komen. Niet omdat de leidinggevende de kleur van een ziekmelding moet bepalen, maar omdat het model laat zien dat sommige situaties duidelijk zijn en andere veel meer afstemming vragen. Vooral in dat grijze gebied worden gesprek, verantwoordelijkheid en afspraken belangrijk. Ook roze verzuim kan relevant zijn. Dat gaat over medewerkers die blijven werken terwijl herstel of rust misschien nodig is. Een laag verzuimpercentage bewijst dus niet automatisch dat iedereen gezond en duurzaam inzetbaar is.

Conflict en ziekteverzuim

Een ziekmelding wordt ingewikkelder wanneer er tegelijkertijd een arbeidsconflict speelt. Een conflict is geen ziekte, maar langdurige spanning kan wel samengaan met gezondheidsklachten en uitval. Bij ziekteverzuim door conflicten moet je daarom het medische spoor en het conflictspoor uit elkaar houden. Dat vraagt van een leidinggevende dat hij niet alles naar de bedrijfsarts schuift. Een ziekmelding maakt een conflict niet ongedaan. Andersom moet je ook niet zelf concluderen dat iemand niet ziek kan zijn omdat er "alleen maar een conflict" speelt. Juist zulke situaties zijn geschikt om in de training met concrete casuïstiek te oefenen.

Inzetbaarheid begint voordat iemand ziek wordt

Veel organisaties praten intensief met medewerkers zodra zij ziek thuiszitten en verbazingwekkend weinig wanneer zij gewoon aan het werk zijn. Ik vind dat de verkeerde volgorde. Inzetbaarheid hoort onderdeel te zijn van normaal leidinggeven. Past het werk nog? Is de belasting haalbaar? Zijn de doelen duidelijk? Is er voldoende kennis? Zijn er conflicten of frustraties die al maanden worden meegenomen?

Daarbij kan het nuttig zijn om breder te kijken naar oorzaken en beïnvloedbare factoren rond ziekteverzuim. Niet om achteraf bij iedere zieke medewerker een organisatorische oorzaak te zoeken, maar om te voorkomen dat terugkerende patronen worden afgedaan als puur individueel probleem.

Individuele coaching of de 1-daagse training?

Het belangrijkste verschil zit in de situatie waarin je wilt leren. Bij individuele coaching staat jouw eigen handelen centraal. Je kunt diep ingaan op persoonlijke valkuilen, een concrete medewerker of een verzuimsituatie die al langere tijd vastloopt. Vijf sessies geven bovendien ruimte om tussen de gesprekken iets uit te proberen en daar vervolgens op terug te komen. De 1-daagse incompanytraining is bedoeld voor meerdere leidinggevenden uit dezelfde organisatie. Daar leer je niet alleen zelf, maar kijk je ook samen naar verantwoordelijkheden en werkwijzen. Dat is vooral waardevol wanneer een organisatie één verzuimbeleid heeft maar acht leidinggevenden die het allemaal anders uitvoeren.

Herken jij deze situaties?

Een medewerker meldt zich voor de vierde keer in korte tijd ziek en jij weet niet goed hoe je dat bespreekt. Iemand is al weken thuis terwijl niemand met hem heeft gesproken over werkhervatting. Een medewerker zegt dat hij absoluut niets kan, terwijl jij twijfelt wat jouw rol daarin is. Er speelt tegelijkertijd een conflict. Of je merkt dat jij zelf tijdens ieder verzuimgesprek zo hard werkt dat de medewerker achterover kan leunen.

Misschien is jouw valkuil juist het tegenovergestelde. Je vindt ziekte privé en laat de medewerker daarom bijna volledig met rust. Je bent bang om een verkeerde vraag te stellen of wilt niet controlerend overkomen. Dan kan goed bedoeld gedrag er toch toe leiden dat contact en regie verdwijnen. Verzuimbegeleiding vraagt dus niet om harder of zachter leidinggeven. Het vraagt om duidelijker leidinggeven.

Maatwerk en borging

De inhoud stemmen we af op jouw organisatie. Daarbij kijken we ook naar het bestaande verzuimbeleid. Een training heeft weinig zin wanneer leidinggevenden daarna terugkeren in een praktijk waarin rollen onduidelijk zijn of afspraken elkaar tegenspreken. Training en organisatie moeten dus op elkaar aansluiten.

Borging betekent niet dat er na afloop nog een stapel procedures moet worden geproduceerd. Het gaat erom dat leidinggevenden weten wat van hen verwacht wordt en dat zij het geleerde kunnen toepassen in gewone gesprekken, werkoverleg, re-integratie en de dagelijkse begeleiding van medewerkers.

Veelgestelde vragen over de training verzuim en inzetbaarheid

De ene leidinggevende wil persoonlijk steviger worden in verzuimbegeleiding. Een andere organisatie wil dat meerdere leidinggevenden dezelfde uitgangspunten leren toepassen. Hieronder beantwoorden we vijf praktische vragen over de training en de twee vormen.

Wat is het verschil tussen individuele coaching en de 1-daagse training?

Bij individuele coaching werken we volledig met jouw persoonlijke leerdoelen en praktijksituaties. Het traject bestaat uit vijf sessies van 1,5 uur. De 1-daagse incompanytraining is bedoeld voor meerdere leidinggevenden uit dezelfde organisatie. Daar ontwikkelen deelnemers hun eigen vaardigheden en kunnen zij tegelijkertijd gezamenlijke uitgangspunten bespreken.

Wanneer kies ik voor individuele coaching?

Individuele coaching past wanneer je vooral aan jouw eigen handelen wilt werken. Bijvoorbeeld omdat je een ingewikkelde verzuimsituatie begeleidt, gesprekken uitstelt, te veel verantwoordelijkheid overneemt of steviger wilt worden in het maken en bewaken van afspraken.

Wanneer past de 1-daagse incompanytraining beter?

De groepstraining past wanneer meerdere leidinggevenden binnen dezelfde organisatie ziekteverzuim begeleiden en hun kennis en vaardigheden gezamenlijk willen ontwikkelen. De inhoud wordt afgestemd op het verzuimbeleid, de ervaring van de deelnemers en situaties uit de eigen organisatie.

Gaat de training vooral over regelgeving?

Nee. De noodzakelijke regels en verantwoordelijkheden komen aan bod, maar de nadruk ligt op toepassing. Je moet na afloop niet alleen weten wat er hoort te gebeuren, maar ook beter kunnen communiceren, arbeidsmogelijkheden bespreken, verantwoordelijkheid verdelen en regie houden.

Is de training maatwerk?

Ja. Vooraf bespreken we welke ervaring deelnemers hebben, welke verzuimsituaties spelen, wat de organisatie al heeft geregeld en welke leerdoelen belangrijk zijn. Op basis daarvan stellen we de coaching of training samen.