home / leiderschapsontwikkeling / verzuim inzetbaarheid / verzuimcijfers

Verzuimcijfers: wat doe je ermee?

Wat voor verzuimcijfers?

Vaak kunnen personeelsystemen verzuimcijfers ophoesten. Meestal zijn dat:

• het verzuimpercentage
• de meldingsfrequentie
• verzuimfrequentie
• de verzuimduur

We werken het kort voor je uit:

• Verzuimpercentage

  We beginnen met een zeer belangrijk verzuimcijfer namelijk het verzuimpercentage. Hoe bereken je dat? Je bepaalt eerst over welke periode je het verzuimpercentage wilt berekenen! In dit voorbeeld houden we voor het rekengemak het verzuimpercentage per week aan.

  • je telt alle verzuimdagen van alle medewerkers bij elkaar op. Neem daarbij het aantal kalenderdagen (verzuimdagen) als uitgangspunt
  • daarna deel je dit getal door het aantal beschikbare kalenderdagen van alle medewerkers. Stel je hebt een week van 5 kalenderdagen en je hebt 40 medewerkers in dienst. Dan beschik je totaal over 200 kalenderdagen.

  Een voorbeeld van een verzuimpercentage: In een bepaalde week waren 3 medewerkers ziek. Bij elkaar opgeteld 9 dagen (samen). Je deelt dan 9 kalenderdagen door 200 dagen (9/200) en je vermenigvuldigt dit met 100%, In dit voorbeeld heb je dan een verzuimpercentage van 4,5 %

• Meldingsfrequentie en verzuimfrequentie

  De meldingsfrequentie is het gemiddeld aantal ziekmeldingen in een bepaalde periode terwijl de verzuimfrequentie een weergave is van het aantal ziekmeldingen van een werknemer in een bepaalde verslagperiode.

• Verzuimduur

  De verzuimduur geeft weer hoe lang de medewerkers gemiddeld genomen verzuimd hebben.

De meest gebruikelijke cijfers zijn:

• het verzuimpercentage; het aantal uur dat ten gevolge van ziekteverzuim niet ingezet kan worden voor arbeid, gedeeld door het totaal beschikbare aantal uur maal 100%
• de verzuim frequentie: het aantal keer dat een medewerker zich ziek meldt.
• de gemiddelde verzuim duur. De gemiddelde duur van een ziekmelding.

Als deze cijfers ook vertaald worden naar kosten is het vaak schrikken. Zeker als een relatie wordt gelegd met het aantal te verkopen producten of diensten die niets opleveren omdat eventuele winst direct verdwijnt naar verzuimkosten.

Gemiddelde cijfers

Gemiddelde cijfers zijn interessant voor het management team maar op individueel niveau heb je er niks aan. Er is namelijk een grote spreiding in het verzuim percentage. Meer dan de helft van de mensen verzuimt minder dan 1 keer per jaar. Die verzuimen dus helemaal niet. De andere helft bepaalt het verzuim percentage.  85% van de mensen die zich ziek melden is binnen 1 week weer terug.  Ook daar zit niet het grootste probleem. Het probleem bij verzuim wordt veroorzaakt door mensen die langdurig verzuimen, (langer dan 3 maand, maar korter dan 1 jaar) Ook bij verzuim geldt het pareto principe; 80% van het verzuim wordt veroorzaakt door 20% van de ziekmeldingen.

Arbeidsverzuim meten

Naast de vraag waarom en hoe je ziekteverzuim meet kun je je afvragen wat je meet met ziekteverzuim. Bij ziekteverzuim meet je in feite geen ziekteverzuim maar arbeidsverzuim. Arbeidsverzuim zou een betere naam zijn, maar dat is erg lastig te meten, want het verzuimen van arbeid kan ook gebeuren als je niet ziek bent. (Zie ons artikel over roze verzuim). Een cijfer wat nog maar zelden wordt gebruikt is het arbeidsgeschiktheid percentage bij mensen die zich ziekgemeld hebben. Bij het arbeidsgeschiktheid percentage meet je wat iemand wel kan ondanks ziekte, welke loonwaarde daarbij past en hoeveel uur hij dit doet. Door dit te verrekenen daalt het ziekteverzuimpercentage.

Structureel (wekelijks!) het arbeidsgeschiktheid percentage meten bij mensen die ziek thuis zitten, houdt in dat je structureel in de gaten blijft houden wat mensen al wel weer kunnen. Als je zegt dat je daar als leidinggevende helemaal geen tijd voor hebt dan klopt dat. Moet je ook niet zelf doen. Laat jouw zieke medewerker wekelijks  zijn arbeidsgeschiktheid percentage aan je doorgeven. Doe dit echter alleen bij langdurig verzuim!

• Kort verzuim (binnen een week beter)

  In 70% van de gevallen zijn mensen binnen een week beter. Dit zogenoemde ‘kort verzuim’ komt het meest voor, maar uiteraard gaan er niet veel dagen aan op. Als referentie geldt dat het kort verzuim tot 1% verzuim leidt.

• Middellang verzuim (tot zes weken)

  In 20% van de gevallen zijn mensen binnen zes weken beter. Aan dit zogenoemde ‘middellang verzuim’ gaan redelijk veel dagen op. Maar dat is beperkt tot maximaal zes weken per geval. Als referentie geldt dat het middellang verzuim tot 1,7% verzuim leidt.

• Lang verzuim (tot een jaar)

  In 9% van de gevallen zijn mensen langer dan zes weken ziek. Dit zogenoemde ‘lang verzuim’ komt het minst voor, maar uiteraard gaan er veel dagen aan op. Als referentie geldt dat het lang verzuim tot 3% verzuim leidt.

• Zeer lang verzuim (langer dan een jaar)

  In 1% van de gevallen duurt het verzuim langer dan een jaar. Dit geeft ook 1% van het verzuim (over het tweede ziektejaar).

Lang verzuim bepaalt 90% van het verzuim percentage

Het lange verzuim (10% van de verzuim gevallen) bepaalt dus voor 90% het verzuim percentage. Als je geïnteresseerd bent in het verlagen van hoge kosten en het individuele lot van medewerkers: pak dan het lange verzuim aan. Stel je prijs op goede arbeidsverhoudingen: maak dan werk van het middellang verzuim. Is de werksfeer slecht of loopt de planning niet goed: pak het kort verzuim aan.

Wie verzuimen er? Preventie op basis van verzuimregistratie

Wie verzuimen er? In de regel komt het hierop neer:

• 30% van de werknemers verzuimt in een jaar in het geheel niet
• 55% heeft een betrekkelijk laag verzuim
• gemiddeld 15% van de werknemers heeft een opvallend frequent of langdurig verzuim. De criteria daarvoor zijn: per jaar vier of meer keer ziek, langer dan één maand in één ziekteperiode of in totaal meer dan 42 dagen (zes weken) ziek.

Personeelsadviseurs en bedrijfsartsen kunnen de leidinggevenden hierbij helpen. Bij bedrijven die zo planmatig en preventief te werk gaan, heeft dit tot aanmerkelijke resultaten geleid.

Het is daarbij een goed idee om collega leidinggevenden te vragen (of dat te regelen) ook eens te kijken of de leidinggevenden elkaar niet kunnen helpen om uit uitzichtloze of historisch scheefgegroeide situaties te komen. Het blijkt vaak dat zo allerlei blinde vlekken worden ontdekt en maatwerk per individu kan worden gerealiseerd.

Voordelen:

• Maatwerk is veel effectiever dan allerlei generalisaties over verzuim.
• Er is een preciezer preventief beleid mogelijk.
• Er vindt een aanzienlijke daling van het verzuim plaats.
• Vaak ook gepaard gaande met een betere werksfeer.
• Effectievere en meer gewaardeerde inzet van de bedrijfsarts.
• Voor de leidinggevende is er een extra voordeel: het is immers makkelijker praten met medewerkers op het moment dat ze niet ziek zijn (maar wel op de lijst staan).

Hoog, laag of normaal verzuim

Wat is normaal verzuim?

Wanneer we spreken over normaal ziekteverzuim dan gaan we uit van de veronderstelling dat een bepaalde mate van verzuim normaal is. Volgens ons is verzuim niet normaal. Een organisatie is niet ingericht op het bereiken van verzuim, en als een organisatie vooral is ingericht op het voorkomen van verzuim bereikt het niet waarvoor hij er eigenlijk is. Een organisatie is ingericht op het maken van goede producten of het leveren van diensten. Soms zijn er echter risico’s bij het maken van die producten of  diensten die schade aan de gezondheid van medewerkers tot gevolg kunnen hebben. Die risico’s moet je voorkomen en als ze niet te voorkomen zijn moet je  beheers maatregelen nemen. Die maatregelen neem je niet om normaal verzuim te krijgen maar omdat je anders je product of dienst niet kunt leveren.

Mensen hebben meestal ook niet als normaal doel om te verzuimen van werk. De meesten  willen graag een zinvolle bijdrage leveren aan het werk wat ze doen. En dat kan niet als je ziek bent.

Toch kan iedereen een keertje ziek worden en is enig verzuim ten gevolge van ziekte niet te voorkomen. Er is altijd een bepaald percentage verzuim waar je geen invloed op hebt. Globaal wordt maximaal 3% ziekteverzuim aangegeven als het percentage waar geen invloed op mogelijk is. Alle percentage daarboven is wel beïnvloedbaar.

Een paar normale cijfers

Een bepaald percentage verzuim is dus niet te voorkomen en kan als normaal worden gezien. Om iets specifieker aan te geven waar dat percentage door ontstaat kun je gebruik maken van statistieken. Cijfers van TNO geven aan dat de gemiddelde Nederlandse werknemer zich 1,2  keer per jaar ziek meldt. Gemiddeld duurt zo’n ziekte periode 6,8 dagen. Die gemiddelde duur van bijna 7 dagen kent echter een forse spreiding.

• Het overgrote deel, zo’n 80%, van de verzuimgevallen, is kort verzuim. Bij kort verzuim zijn mensen binnen 1 á 2 weken weer aan het werk. Het aantal werkdagen dat hier per ziekmelding verloren gaat is dus gering.
• 15% van alle verzuimgevallen is middellangverzuim. Bij middellang verzuim zijn mensen tussen de 2 en 6 weken weer terug op het werk.
• We spreken van lang verzuimen als  het verzuim langer duurt dan 6  weken maar minder dan 1 jaar. Dit vormt zo’n 3 % van alle verzuim gevallen.
• 2% van alle verzuimgevallen duurt langer dan 1 jaar. Dit is extra lang verzuim.

Hoewel gemiddelden dat misschien doen vermoeden, zijn ziekmeldingen niet gelijkmatig verdeeld over alle medewerkers. Gemiddeld meldt per jaar, iets meer dan de helft van alle medewerkers zich niet ziek.

Wat kun je als leidinggevende met deze normale cijfers?

Onze conclusie is dat 80% van de werkdagen die door ziekteverzuim  vervallen wordt veroorzaakt door 20% van de verzuimgevallen. Om jouw verzuim percentage naar beneden te krijgen, kun je je dus het beste richten op die 20%.

Het overgrote deel van alle mensen die zich ziekmelden (80%) is binnen 1 a 2 weken weer aan het werk. Eigenlijk hoef je daar niet zoveel mee als leidinggevende. Je moet wel opletten als een en dezelfde persoon zich vaker (vaker dan 3 keer per jaar of 2 keer per half jaar) kortdurend ziekmeldt. Dit is een alarm signaal en een voorspeller van langdurig verzuim.

Bij de 15 % die binnen 6 weken weer aan het werk is wordt wel activiteit van jou verwacht. Wellicht in het begin niet, maar na zo’n 2 a 3 weken zijn er meestal weer arbeidsmogelijkheden. De zieke medewerker is nog niet volledig inzetbaar in het eigen werk maar wel weer op onderdelen. Voor die onderdelen moet je passende arbeid aanbieden. Welke onderdelen dat zijn kun je gewoon aan jouw medewerker vragen.

Het belangrijkste om niet boven de normale 3% verzuim te komen is het tijdig herkennen en nemen van maatregelen bij de 20% van de gevallen die zorgen voor 80% van de verloren werkdagen.

Daarvoor moet je in de eerste plaats jouw medewerkers en het werk goed kennen. Als je dat gedaan hebt, moet je leren om bij de ziekmelding een correcte inschatting te maken of er sprake is van een griepje van een paar dagen of dreigend langdurig verzuim.

Vaardigheden, kennis en inzicht

Om onder de normale 3% verzuim te blijven heb je kennis, vaardigheden en inzicht nodig in:

• het werk

  • de risico’s van het werk, veilig werk, de wijze waarop het werk georganiseerd is, de hulpbronnen in het werk, jouw manier van leidinggeven, de werkcultuur.

• de medewerker

  • zijn competenties, motivatie, vitaliteit, flexibiliteit, werkstijl, persoonlijkheid en privé omstandigheden, de afstemming tussen medewerker en werk

•  wetgeving

  • Wat moet vanuit de wet verbetering Poortwachter? Wat vraag je aan, en wat mag je verwachten van een bedrijfsarts of arbeidsdeskundige? Wanneer krijg je te maken met het UWV? Wat mag wel en vooral wat mag niet van de Autoriteit Bescherming Persoonsgegevens?

• Juiste gespreksvaardigheden

  • bij ziekmelding en verzuimgesprekken komt het erop aan om het gesprek op volwassen niveau te kunnen voeren. je moet jouw valkuilen kennen en herkennen wanneer je erin trapt.