home / leiderschapsontwikkeling / verzuim inzetbaarheid / privacy verzuimbegeleiding

Verzuimbegeleiding en privacy: wat mag je vragen en vastleggen?

Bij verzuim en inzetbaarheid krijg je als leidinggevende onvermijdelijk met privacy te maken. Een medewerker meldt zich ziek en jij moet het werk organiseren, contact houden, afspraken maken en de re-integratie begeleiden. Tegelijkertijd gaat de medische situatie van de medewerker jou maar beperkt aan. Dat lijkt tegenstrijdig, maar dat is het niet. Goede verzuimbegeleiding vraagt namelijk niet dat je weet welke ziekte iemand heeft. Je moet vooral weten wat nodig is voor het werk en het verzuimproces.

Daar zit wat mij betreft zelfs een voordeel van de privacyregels. Ze dwingen leidinggevenden om weg te blijven uit het medische domein. Geen doktertje spelen, niet zelf beoordelen hoe ernstig een aandoening is en niet bedenken welke behandeling iemand nodig heeft. Je kunt je richten op waar je wel verantwoordelijk voor bent: contact, werk, afspraken, inzetbaarheid, arbeidsmogelijkheden en een zorgvuldige terugkeer.

Privacy betekent niet dat je niets meer mag vragen

Sommige leidinggevenden schieten na uitleg over de AVG naar het andere uiterste. Ze denken dat ze bij een ziekmelding vrijwel niets meer mogen vragen en houden daarom maar helemaal hun mond. Dat is evenmin de bedoeling. Je mag informatie vragen die nodig is om de afwezigheid, het werk en de verzuimbegeleiding te organiseren. Denk aan de vermoedelijke duur van het verzuim, lopende werkzaamheden of afspraken die moeten worden overgenomen en de manier waarop de medewerker bereikbaar is.

Wat je niet nodig hebt, is de diagnose. Je hoeft niet te weten of iemand migraine, een depressie, rugklachten of een darmziekte heeft om werkzaamheden over te dragen en een nieuwe contactafspraak te maken. Ook vragen naar behandeling, medicatie en de medische oorzaak horen niet bij de leidinggevende. Meer over de gegevens die rond de eerste ziekmelding een rol spelen lees je bij AVG en ziekmelding.

Wat mag je bij een ziekmelding wel vragen?

De Autoriteit Persoonsgegevens maakt een duidelijk onderscheid tussen informatie die nodig is voor het verzuimproces en medische informatie. Afhankelijk van de situatie kan de werkgever onder meer vragen naar praktische contactgegevens, de vermoedelijke duur van het verzuim en werkzaamheden of afspraken waarmee iets moet gebeuren. Ook kunnen enkele specifieke administratieve vragen nodig zijn, bijvoorbeeld in verband met een arbeidsongeval of bepaalde situaties binnen de Ziektewet.

• Hoe lang verwacht je ongeveer afwezig te zijn?
• Op welk telefoonnummer en adres ben je tijdens het verzuim bereikbaar?
• Welke lopende werkzaamheden of afspraken moeten worden overgenomen of afgezegd?
• Wanneer hebben we opnieuw contact?
• Is er sprake van een arbeidsongeval?
• Val je onder een vangnetbepaling van de Ziektewet, zonder te vragen welke?

De precieze vraag moet natuurlijk wel relevant zijn voor de situatie. Het feit dat iets juridisch gevraagd mag worden, betekent niet dat je bij iedere griepachtige ziekmelding een vragenlijst van twee A4'tjes moet afwerken.

Wat mag je niet vragen?

De grens ligt bij medische informatie. Als leidinggevende vraag je niet welke aandoening iemand heeft, wat de oorzaak daarvan is, welke medicijnen iemand gebruikt, welke behandeling hij krijgt of wat de arts precies heeft gezegd. Ook hoef je niet zelf te onderzoeken welke lichamelijke of psychische beperkingen iemand heeft. Als zulke informatie nodig is om de mogelijkheden voor werk te beoordelen, is de bedrijfsarts daarvoor de aangewezen deskundige.

Dat onderscheid is belangrijk. Bij arbeidsmogelijkheden bij ziekte wil je uiteindelijk weten welke werkzaamheden verantwoord mogelijk zijn. Maar de medische weg daarheen loopt via de bedrijfsarts. Die kan informatie geven over functionele mogelijkheden, beperkingen en noodzakelijke aanpassingen zonder de diagnose met de werkgever te delen.

Wat als de medewerker zelf vertelt wat hij heeft?

Dat gebeurt natuurlijk voortdurend. Een medewerker belt en zegt spontaan: "Ik heb een flinke longontsteking" of vertelt uitgebreid wat de specialist heeft vastgesteld. Je hoeft dan niet abrupt te roepen dat hij moet stoppen met praten. Mensen delen zulke informatie vaak omdat ze willen uitleggen waarom ze niet kunnen werken of omdat er gewoon een menselijke relatie bestaat tussen medewerker en leidinggevende.

Maar vrijwillig vertellen is iets anders dan toestemming geven om medische gegevens in het personeels- of verzuimdossier vast te leggen. Die diagnose hoef je niet te registreren. Je kunt zelfs vooraf duidelijk maken: "Je hoeft mij niet te vertellen wat je precies hebt." Dat haalt ook iets anders weg: het gevoel dat een medewerker zijn ziekte eerst geloofwaardig moet maken voordat de ziekmelding serieus wordt genomen.

Menselijke belangstelling is niet verboden door de AVG

Privacyregels hoeven een leidinggevende niet in een robot te veranderen. Je mag vragen hoe het met iemand gaat. Je kunt meeleven wanneer iemand een moeilijke periode doormaakt en belangstelling tonen voor herstel. Het verschil zit vooral tussen een menselijk gesprek en het systematisch uitvragen en registreren van medische gegevens.

Dat vraagt soms gevoel voor de grens. Wanneer iemand uit zichzelf vertelt over een operatie kun je daar menselijk op reageren zonder vervolgens een lijst met medische vervolgvragen af te werken. Goede verzuimbegeleiding door de leidinggevende is niet kil. Juist omdat je niet hoeft te dokteren, ontstaat ruimte om aandacht te hebben voor de medewerker en tegelijkertijd professioneel bij jouw eigen rol te blijven.

Regie houden betekent niet dat je alle touwtjes in handen hebt

Jarenlang werd in verzuimtrainingen sterk gesproken over de leidinggevende als regisseur. Daar zit iets goeds in zolang je met regie het proces bedoelt. Je zorgt dat contact plaatsvindt, afspraken duidelijk zijn, deskundigen tijdig worden ingeschakeld en re-integratie niet maanden stilvalt. Het gaat mis wanneer regie wordt vertaald naar inhoudelijke controle over de ziekte. Dan wordt de leidinggevende naast manager ineens ook arts, arbeidsdeskundige, therapeut en coach.

Dat hoeft niet en het kan ook niet. De bedrijfsarts beoordeelt de relatie tussen gezondheid en werk. Een arbeidsdeskundige kan worden ingezet wanneer specialistische beoordeling van werkzaamheden nodig is. Werkgever en medewerker zijn samen verantwoordelijk voor de re-integratie. De leidinggevende kan dus prima regie houden over het proces zonder medische regisseur te worden. Dat is eerder een teken van professioneel leiderschap dan van verlies van controle.

Het gesprek moet vooral over werk gaan

Wanneer je de diagnose uit het gesprek haalt, blijft er verrassend veel over. Wat moet vandaag worden overgenomen? Wanneer spreken we elkaar weer? Welke informatie is nodig om het werk te organiseren? Wat heeft de bedrijfsarts geadviseerd over werkhervatting? Welke werkzaamheden kunnen op basis daarvan worden aangepast? Welke afspraken maken we voor de komende periode?

Dat is ook de kern van een goed verzuimgesprek. Je hoeft niet te graven in ziekte om een behoorlijk gesprek te voeren. Sterker nog, wanneer het gesprek steeds terugkeert naar diagnose en klachten, komt de medewerker gemakkelijk in de positie dat hij moet bewijzen hoe ziek hij is. Richt je op wat nodig is om contact, herstel en werkhervatting goed te organiseren.

Wat leg je als werkgever wel vast?

Een goed dossier bevat vooral informatie over het proces. Wanneer is iemand ziek gemeld? Wanneer hebben jullie contact gehad? Welke werkafspraken zijn gemaakt? Wat is afgesproken over werkhervatting? Wanneer volgt een nieuw gesprek? Welke niet-medische informatie heeft de bedrijfsarts gegeven die voor de re-integratie noodzakelijk is? Zo ontstaat een bruikbaar dossier zonder dat het verandert in een schaduwdossier met diagnoses en behandelingen.

Ook terugkoppeling van de bedrijfsarts vraagt zorgvuldigheid. De werkgever kan informatie ontvangen over wat iemand functioneel wel of niet kan, de verwachte duur van het verzuim en noodzakelijke aanpassingen in het werk. Dat is iets anders dan de medische reden daarachter. Je hoeft dus niet te weten waarom iemand niet langdurig kan staan wanneer je wel moet weten dat het werk daarop tijdelijk aangepast moet worden.

Privacy kan juist helpen om de verantwoordelijkheid goed te verdelen

Daarom zie ik privacy bij verzuimbegeleiding niet alleen als beperking. Het kan juist helpen om de rollen zuiver te houden. De medewerker hoeft geen medische verdediging te voeren tegenover zijn leidinggevende. De leidinggevende hoeft niet te beoordelen welke behandeling verstandig is. De bedrijfsarts doet het medische werk en werkgever en medewerker kunnen zich richten op de vraag hoe werk en re-integratie worden georganiseerd.

Dat betekent niet dat de medewerker alle regie krijgt en de werkgever achterover kan leunen. UWV is daar duidelijk over: werkgever en werknemer moeten allebei actief aan de re-integratie werken. Eigen verantwoordelijkheid van de medewerker en regie van de werkgever over het proces kunnen dus uitstekend naast elkaar bestaan. Bij passend werk zie je dat heel concreet. De werkgever onderzoekt mogelijkheden, de medewerker denkt en werkt mee en medische belastbaarheid wordt niet door de leidinggevende zelf vastgesteld.

Bespreek privacy voordat iemand ziek wordt

Het helpt enorm wanneer medewerkers vooraf weten wat er bij een ziekmelding gebeurt. Bespreek daarom in een team of bij de introductie van nieuwe medewerkers welke informatie wordt gevraagd, waarom die nodig is, wat niet wordt geregistreerd en wanneer de bedrijfsarts wordt ingeschakeld. Dan hoeft een medewerker op een kwetsbaar moment niet voor het eerst te ontdekken welke regels gelden.

Zo'n gesprek kan ook veel wantrouwen voorkomen. Medewerkers weten dat ze hun diagnose niet hoeven te vertellen en leidinggevenden weten welke informatie zij nodig hebben om het werk te organiseren. Maak bovendien afspraken over contact tijdens ziekte. Niet omdat privacy onbelangrijk is, maar omdat privacy en goed contact verschillende zaken zijn. "Ik mag niets vragen vanwege de AVG" is geen goede reden om zes weken niets van je te laten horen.

Privacy is geen probleem als je weet welke rol je hebt

De kern is eigenlijk eenvoudig. De werkgever heeft informatie nodig om verzuim en re-integratie te begeleiden, maar heeft niet automatisch recht op het medische verhaal achter de ziekmelding. Dat medische verhaal hoort bij de medewerker en waar nodig bij de bedrijfsarts. De leidinggevende richt zich op werk, contact, afspraken en voortgang.

Wie dat onderscheid goed begrijpt, hoeft niet bang te zijn dat de AVG fatsoenlijke verzuimbegeleiding onmogelijk maakt. Integendeel. De privacygrens kan voorkomen dat een leidinggevende zich bezighoudt met zaken waarvoor hij niet is opgeleid en waarvoor hij ook niet verantwoordelijk is. Betrokken zijn zonder medische informatie te verzamelen, regie voeren zonder doktertje te spelen en duidelijk zijn over wederzijdse verantwoordelijkheid: dat is uiteindelijk gewoon goed leidinggeven.

Veelgestelde vragen over privacy en verzuimbegeleiding

Privacy bij ziekteverzuim lijkt ingewikkeld zolang medische informatie en informatie voor het werk door elkaar lopen. Deze vijf vragen zetten de belangrijkste grenzen voor leidinggevenden op een rij.

Mag een leidinggevende vragen wat een zieke medewerker heeft?

Nee. De werkgever mag niet vragen naar de aard of oorzaak van de ziekte, de diagnose of de medische behandeling. Wanneer medische beoordeling nodig is, hoort die bij de bedrijfsarts.

Mag je vragen hoe lang een medewerker verwacht ziek te zijn?

Ja. De vermoedelijke duur van het verzuim behoort tot de informatie die een werkgever bij de ziekmelding kan vragen. Het gaat om informatie die nodig is om de afwezigheid en het werk te organiseren, niet om de medische oorzaak daarvan.

Wat doe je als een medewerker zelf zijn diagnose vertelt?

Je kunt daar als mens gewoon op reageren, maar de werkgever mag die medische informatie niet zomaar registreren in het personeels- of verzuimdossier. Vrijwillig vertellen maakt medische informatie niet automatisch tot informatie die de werkgever mag verwerken.

Mag een werkgever weten wat een medewerker nog kan?

De bedrijfsarts kan de werkgever informeren over functionele mogelijkheden, beperkingen en noodzakelijke aanpassingen voor het werk. Daarbij hoeft de werkgever de onderliggende diagnose niet te kennen. Zo kan re-integratie worden georganiseerd zonder medische details te verwerken.

Betekent privacy dat de leidinggevende minder verantwoordelijk is voor verzuim?

Nee. Werkgever en medewerker blijven samen verantwoordelijk voor re-integratie. De leidinggevende kan contact houden, afspraken bewaken, werk organiseren en arbeidsmogelijkheden bespreken op basis van passende informatie. Privacy bepaalt vooral welke medische informatie niet bij de leidinggevende thuishoort.