home / team organisatie / afspreken uitspreken bespreken aanspreken

Training afspreken, uitspreken, bespreken en aanspreken

De training afspreken, uitspreken, bespreken en aanspreken voeren wij uit voor teams binnen bedrijven en overheidsorganisaties. De training kan gezien worden als onderdeel van teamontwikkeling of organisatieontwikkeling. Binnen het thema samenwerken en teamcommunicatie gaat het daarbij om iets heel praktisch: maken we duidelijke afspraken, spreken we uit wat gezegd moet worden, bespreken we wat er speelt en spreken we elkaar ook aan wanneer dat nodig is?

Wat betekent afspreken, uitspreken, bespreken en aanspreken?

De vier onderdelen horen bij elkaar. Je kunt iemand moeilijk aanspreken op iets wat nooit duidelijk is afgesproken. Je kunt ook prachtige afspraken maken, maar wanneer niemand zich uitspreekt bij twijfel of verschil van mening blijven problemen gemakkelijk onder tafel. En wanneer gemaakte afspraken nooit opnieuw worden besproken, weet je uiteindelijk ook niet meer of ze nog werken.

Afspreken: duidelijke afspraken maken

De grondslag voor het hele proces is heldere en duidelijke afspraken maken. Wie doet wat? Wanneer moet het gebeuren? Wat verwachten we van elkaar? En vooral: heeft iedereen werkelijk ingestemd met wat is afgesproken? Beter een afsprekencultuur dan een afrekencultuur.

Een afspraak is bovendien iets anders dan een losse uitspraak als: 'Ik kijk er wel even naar' of 'Dat komt goed'. Een echte afspraak vraagt duidelijkheid en commitment. Dat geldt ook voor een toezegging: beloof niet iets waarvan je vooraf al weet dat je het waarschijnlijk niet gaat waarmaken.

Uitspreken: zeggen wat gezegd moet worden

Een tweede leerdoel is: je uitspreken. Dat is wat anders dan een verzamelbak met kritiek opentrekken. Uitspreken kan ook positief zijn: waardering uiten, benoemen wat goed gaat of aangeven wat je van de ander nodig hebt. Natuurlijk kunnen er ook onderwerpen zijn die minder prettig zijn. Dan komt de vraag hoe je kritiek uit, feedback geeft en tegelijkertijd openblijft voor de reactie van de ander.

Uitspreken vraagt ook iets van de ontvanger. Hoe ontvang je kritiek? Hoe ontvang je feedback? Wanneer iedere kritische opmerking onmiddellijk leidt tot verdediging, boosheid of gedoe, leren mensen vanzelf om hun mond te houden.

Bespreken: met elkaar in contact blijven

Bespreken betekent dat afspraken en onderwerpen niet na één gesprek voorgoed van tafel verdwijnen. Je blijft in contact, komt terug op gemaakte afspraken, bespreekt wat wel en niet werkt en stelt iets bij wanneer de omstandigheden veranderen. Daarmee voorkom je dat besluiten ergens in een verslag verdwijnen terwijl iedereen daarna weer zijn eigen weg gaat.

Aanspreken: elkaar houden aan afspraken en gedrag

Aanspreken vinden veel mensen moeilijk. We willen de ander niet teleurstellen, zijn bang dat iemand boos wordt of denken: laat maar zitten, ik doe het zelf wel. In onveilige organisaties hoor je soms zelfs: straks wordt het tegen je gebruikt. Toch hoort aanspreken bij samenwerking. Niet om elkaar voortdurend op de vingers te tikken, maar omdat afspraken zonder aanspreekbaarheid weinig voorstellen.

Daarom is een aanspreekcultuur iets anders dan een afrekencultuur. In een aanspreekcultuur wordt met elkaar gesproken. In een afrekencultuur wordt vooral bijgehouden wat de ander verkeerd heeft gedaan.

Waarom is afspraken nakomen uiteindelijk de toets?

Vaak wordt één aspect vergeten. En daar gaat het nu precies om in een team of organisatie. Want je kunt blijven afspreken, uitspreken, bespreken en aanspreken, maar het gaat er natuurlijk om dat afspraken ook daadwerkelijk worden nagekomen. Anders wordt het een prachtig communicatiemodel met weinig effect op de dagelijkse praktijk.

De vraag is daarom ook: wat doen jullie wanneer iemand een afspraak niet nakomt? Wordt dat besproken? Is duidelijk waarom het niet lukte? Was de afspraak realistisch? Moet de afspraak worden bijgesteld of moet iemand simpelweg worden aangesproken op zijn verantwoordelijkheid? Lees hierover verder bij afspraken nakomen.

Waarom vraagt afspreken en aanspreken ook gedragsverandering?

Afspreken en aanspreken is deels een vaardigheid, maar heeft vooral ook te maken met gedrag. Het proces bevorderen of stimuleren is daarom niet op te lossen met alleen maar een vaardigheidstraining. Wanneer een organisatie jarenlang gewend is geweest om zaken vaag te houden, elkaar niet rechtstreeks aan te spreken of moeilijke onderwerpen door te schuiven, verander je dat niet met een paar handige gesprekstechnieken.

Het raakt de cultuur en is onderdeel van de interne communicatie. Wat wordt normaal gevonden? Hoe concreet zijn besluiten? Hoe wordt gereageerd wanneer iemand zich uitspreekt? En spreken leidinggevenden zelf ook helder af of laten zij voortdurend open eindjes bestaan? Gedragsverandering vraagt dat de manier van werken zelf verandert.

Wanneer past deze training niet bij jouw team?

Een training is zinvol wanneer teamleden vaardigheden en gedrag willen ontwikkelen en er voldoende basis is om met elkaar te oefenen. Wanneer er echter een ernstig verziekte sfeer is, mensen elkaar structureel wantrouwen, sprake is van onveiligheid of conflicten al volledig zijn vastgelopen, moet je niet doen alsof een gewone training het probleem wel even oplost.

Dan moet eerst worden onderzocht wat er werkelijk speelt. In zulke situaties kan teamcoaching beter passen. De communicatieproblemen zijn dan eerder een gevolg van beschadigde verhoudingen dan een tekort aan gesprekstechniek.

Training afspreken, uitspreken, bespreken en aanspreken

De training verzorgen wij als maatwerktraject voor teams binnen bedrijven en overheidsorganisaties. Vooraf bespreken we welke patronen binnen het team zichtbaar zijn en waar de ontwikkelvraag precies ligt. Worden afspraken onvoldoende concreet gemaakt? Spreken mensen zich niet uit? Worden toezeggingen te gemakkelijk gedaan? Of zit het probleem vooral in elkaar aanspreken en verantwoordelijkheid nemen? Op basis daarvan bepalen we de nadruk in het programma.

Werkwijze van de training

We werken met situaties die binnen jouw eigen team herkenbaar zijn. Het gaat dus niet om een standaardrijtje communicatietrucs, maar om de manier waarop jullie in de praktijk afspreken, reageren, uitspreken, bespreken en aanspreken. We onderzoeken waar communicatie vrijblijvend wordt, waar afspraken onduidelijk blijven en wat maakt dat iemand wel of juist niet aanspreekbaar is.

Daarbij werken we zowel aan vaardigheden als aan gedrag. Een goede formulering helpt, maar een team moet ook bereid zijn om duidelijkheid te verdragen. Je kunt iemand leren hoe hij een collega aanspreekt, maar wanneer iedereen vervolgens denkt: 'doe vooral niet moeilijk', verandert er weinig.

Inhoud van de training

De inhoud wordt afgestemd op de leerdoelen, maar de vier onderdelen vormen de rode draad. Bij afspreken werken we aan duidelijkheid, verwachtingen, begrenzen en commitment. Bij uitspreken en aanspreken komen feedback geven en ontvangen, kritiek uiten en aanspreekbaarheid aan bod. Bij bespreken gaat het om in contact blijven, afspraken evalueren en waar nodig tot nieuwe afspraken komen.

Duur en opbouw

De training afspreken, uitspreken, bespreken en aanspreken duurt vijf dagdelen, oftewel 2,5 dag. De training is opgebouwd uit vier dagdelen training en een terugkomdagdeel na ongeveer drie maanden. Daardoor kan het team eerst met de afspraken en vaardigheden aan de slag en vervolgens bespreken wat in de praktijk wel en niet gelukt is.

• Afspreken: twee dagdelen over heldere afspraken maken, commitment, begrenzen en geen afspraken maken waar je niet achter staat.
• Uitspreken en aanspreken: twee dagdelen over feedback geven, feedback ontvangen en elkaar aanspreken.
• Terugkomdagdeel en samenvatting: na ongeveer drie maanden.

Locatie van de training

We kunnen de training verzorgen op onze trainingslocaties in Hoogeveen of Amersfoort. Daarnaast kunnen we de training incompany verzorgen op jouw eigen locatie. Welke vorm het beste past, stemmen we vooraf met je af.

Veelgestelde vragen over afspreken, uitspreken, bespreken en aanspreken

Veel teams weten best dat duidelijk communiceren belangrijk is. De moeilijkheid begint meestal in de dagelijkse praktijk: afspraken worden vaag, iemand spreekt zich niet uit of een collega houdt zich niet aan een toezegging en niemand weet goed wat daarmee te doen.

Moet iedere afspraak binnen een team heel precies worden vastgelegd?

Nee. Je hoeft van iedere kleine afspraak een contract te maken. Maar zodra verwachtingen verschillen, meerdere mensen afhankelijk zijn van dezelfde afspraak of het belangrijk is dat iets op een bepaald moment gebeurt, moet voldoende duidelijk zijn wie wat doet en wanneer. Anders ontstaat achteraf gemakkelijk het bekende gesprek: 'Maar ik dacht dat jij dat zou doen.'

Wat doe je als iemand voortdurend ja zegt maar afspraken niet nakomt?

Dan moet niet alleen het niet-nakomen worden besproken, maar ook het moment waarop de afspraak wordt gemaakt. Durft iemand nee te zeggen? Is de toezegging realistisch? Wordt te gemakkelijk ingestemd om van het gesprek af te zijn? Goed afspreken betekent ook dat je geen ja zegt wanneer je eigenlijk nee bedoelt.

Hoe voorkom je dat aanspreken als aanvallen wordt ervaren?

Door concreet te blijven over gedrag en afspraken en niet meteen de persoon als geheel te beoordelen. Benoem wat is afgesproken, wat er daadwerkelijk gebeurde en welk effect dat heeft. De toon speelt natuurlijk mee, maar ook de cultuur. Wanneer aanspreken jarenlang gelijkstond aan afrekenen, zal het tijd kosten voordat mensen ervaren dat een rechtstreeks gesprek ook normaal en constructief kan zijn.

Wat als medewerkers zich wel onderling uitspreken maar niet naar de leidinggevende?

Dan is het verstandig om te onderzoeken waarom dat verschil bestaat. Misschien ervaren medewerkers weinig ruimte voor kritiek of denken zij dat uitspreken toch niets verandert. Misschien reageert de leidinggevende defensief wanneer iemand een andere mening heeft. Alleen tegen medewerkers zeggen dat zij zich meer moeten uitspreken is dan te gemakkelijk. De leiding moet ook aanspreekbaar zijn.

Wanneer wordt communicatie te vrijblijvend?

Dat merk je aan de open eindjes. Veel gesprekken, veel goede bedoelingen en toch blijft onduidelijk wat er nu precies gaat gebeuren. Niemand weet wie eigenaar is, termijnen ontbreken en tijdens het volgende overleg blijkt hetzelfde onderwerp weer op de agenda te staan. Dan moet je minder praten over de bedoeling en scherper worden op wat werkelijk is afgesproken.