Loading ...

Direct informatie? 0528 23 60 30

Of mail naar planning@desteven.nl

Duidelijke afspraken maken

Duidelijk afspreken en duidelijke afspraken maken is een thema wat ik bij heel veel persoonlijke ontwikkeltrajecten heb meegenomen als leerdoel. Dat geldt ook voor leidinggevenden trouwens. Wanneer je goede, duidelijke en heldere afspraken kunt maken, draag je enorm bij aan duidelijkheid, aan teamontwikkeling, aan organisatieverbetering en aan efficiëntie. Voor de meeste organisaties is er in het kader van de verbetering van de interne communicatie heel wat te halen wanneer het gaat over afspreken en afspraken maken.

Afspraken: de basis

Heldere afspraken zijn de basis in het kader van het leerdoel afspreken, bespreken, uitspreken en aanspreken op. Zonder duidelijke en concrete afspraken is er immers niemand aanspreekbaar en hoeven we ons niet uit te spreken.

Miscommunicatie en afspraken

Miscommunicatie begint regelmatig  bij onduidelijke afspraken. Voorbeelden te over:

  • we spreken wel met elkaar en we bespreken de zaken ook maar we spreken niets af
  • concretisering van wat er besproken is in teams of werkoverleggen laten we achterwege
  • we maken wel afspraken maar de afspraken zijn niet duidelijk voor de ander
  • we menen dat we afspraken hebben gemaakt of we gaan ervan uit dat de ander ons wel begrijpt
  • we nemen aan dat de ander uit zichzelf oppakt wat wij in ons hoofd hebben (aannemers nemen aan)

Afspraken maken

Doe de communicatietest!

Bij De Steven kun je een communicatietest doen om inzicht te krijgen in jouw sterke punten en valkuilen, wanneer het over communicatie gaat.

Zo krijg je inzicht in jouw communicatie-ontwikkeldoelen!

Meer informatie

Communicatietraining

Wil je een training volgen om jouw communicatievaardigheden te ontwikkelen?

  • individuele communicatietraining
  • teamtraining communicatie verbeteren

Communicatietraining

Waarom zo moeilijk?

Soms spreek je iets af met de ander en je weet dat je daar honderd procent op aan kunt. Waarom is dat zo? De persoon waar je de afspraak mee maakt:

  • heeft aan een half woord genoeg en begrijpt direct wat je voor ogen hebt
  • heeft dezelfde normen en waarden als jij en staat voor wat hij/zij zegt
  • is betrouwbaar
  • communiceert open tegen jou, ook als het even niet lukt
  • spreekt geen dingen af tegen zijn/haar zin of tegen zijn/haar wil

Bij deze persoon is er geen probleem dus. Wanneer wordt het dan moeilijk? Op het moment dat je iets afspreekt met iemand:

  • die aan een half woord niet genoeg heeft (er is meer uitleg nodig)
  • die wel zegt 'ik kom er bij jou op terug' en dat toch niet doet
  • waar je steeds achteraan moet omdat het nog niet is gebeurd
  • die dingen toezegt die hij/zij niet kan waarmaken
  • die zaken afspreekt tegen zijn/haar wil of die over zijn/haar grens heengaan

Aannames en perceptie kunnen je in de weg staan

Ook aannames (ik mag toch aannemen dat jij opvolgt wat we hebben afgesproken) en eigen perceptie kunnen je dus voor de voeten lopen wanneer het over afspreken gaat. En dat levert irritaties op.

  • ik mag toch aannemen dat jij begrijpt dat je stukken moet aanleveren voor aanstaande vrijdag omdat er dan een deadline voor aanlevering is gesteld (eigenlijk mag je niks aannemen, aannemers nemen aan: je had moeten afspreken dat je de stukken uiterlijk op donderdag om 12.00 uur in jouw inbox zou willen zien)
  • je zei vorige week dat je erop zou terugkomen maar ik heb nog niets gehoord (heb je ook afgesproken wanneer de ander erop zou terugkomen?)

Afspreken, bespreken, uitspreken en aanspreken op

Heldere en duidelijke afspraken maken binnen teams en organisaties voorkomt veel miscommunicatie, irritatie en frustratie. Duidelijke afspraken maken kan een leerdoel zijn bij organisatieontwikkeling gericht op het verbeteren van de interne communicatie. We hebben er een training voor ontwikkeld.

Afspreken, bespreken, uitspreken van en aanspreken op

Afspreken, bespreken, aanspreken en uitspreken

Hoe maak je heldere afspraken?

Het gaat nu te ver om in detail uit te werken hoe je heldere afspraken maakt. Dat doen we in een training wel maar nu volsta ik met een paar randvoorwaarden. Wanneer je een afspraak maakt:

  • moet voor beiden duidelijk zijn wat je afspreekt (eenduidig dus en voor een uitleg vatbaar)
  • moet de ander zich kunnen uitspreken (wanneer hij/zij een afspraak zo niet wil of anders ziet)
  • is commitment van de ander belangrijk (hij/zij stemt er niet alleen mee in maar hij/zij staat er ook echt achter)
  • spreek je ook af wat je gaat doen als het niet lukt om de afspraak na te komen of uit te voeren

Verschil met regels

Afspraak is afspraak. Maar afspraken kun je alleen gezamenlijk maken. Eenzijdig opgelegde maatregelen door de leiding hebben niets te maken met afspraken. Dat zijn regels waaraan de medewerker zich weliswaar moet houden maar waar hij/zij het ook oneens mee kan zijn. Waar we het hier over hebben, zijn gezamenlijke afspraken. Dat betekent dat wij het er samen over eens zijn. Afspreken is een actief proces. Inspraak is nodig dus.

Afspraak nakomen

Soms kun je afspreken wat je wilt maar afspraken worden structureel niet nagekomen. In dat geval kun je nog één ding doen: afspreken wat je gaat doen wanneer afspraken niet worden nagekomen.

Duidelijk communiceren

Het voorbeeld van de werkvoorbereider

Zo kreeg de werkvoorbereider van een bouwbedrijf opdracht om nog wat extra materialen te bestellen voor een klus die hem zeer welbekend was. En precies volgens opdracht van de directeur werden de materialen besteld. Toen na een week bleek dat er niets met de materialen gedaan was, reageerde de directie zeer verontwaardigd. Maar je begrijpt het al: de werkvoorbereider had precies gedaan wat gevraagd werd namelijk materialen bestellen. En niemand had hem gevraagd of opdracht gegeven om ook nog iets met deze materialen te doen. Nu komt ie: de werkvoorbereider had er zelf ook niet naar gevraagd.

We hebben geen afreken cultuur maar een AFSPREKEN-cultuur

Een cultuur van helder afspreken verhoogt het rendement in de organisatie en iedereen kan het leren. Maar afspreken is niet alleen een vaardigheid. Veel meer is het een bewustwording om helder te maken wat onze verwachtingen zijn en om te leren doorvragen wat de verwachtingen van de ander zijn.

Training communicatie en gesprekstechnieken

Wil je een training communicatie en gesprekstechnieken volgen?

Communicatietraining

Testen, webinars en E-book

Bekijk onze webshop waar je tal van aanbiedingen treft zoals:

  • Webinar over persoonlijke communicatie
  • E-book over authentiek communiceren (in PDF)
  • Communicatietest

ebook communicatie

Webshop De Steven

Auteur

Dit artikel is geschreven door Jan Stevens.

Coach Jan Stevens


Nieuw in de webshop

Bestel dit Ebook via de webshop! Titel: Jezelf kwijtraken & jezelf hervinden

Ebook jezelf kwijtraken

Meer informatie

Webinar terugkijken: ontdek jouw kwaliteiten en talenten

Wil je de webinar terugkijken over het ontdekken van jouw kwaliteiten en talenten? Onderwerpen:

  • Wat is talent?
  • Wat zijn kernkwaliteiten?
  • Indeling van kwaliteiten
  • Zelfvertrouwen en kwaliteiten
  • Kwaliteiten in de koelkast
  • Jouw kwaliteiten ontdekken

Schrijf je meteen in en na betaling van € 12,50 krijg je meteen toegang.

Webinar kwaliteiten

Meer informatie

Authentiek communiceren

Wil je werken aan jouw communicatie? E-book authentiek communiceren is te bestellen via de webshop!

ebook communicatie

Meer informatie

Onze nieuwsbrief

Ben jij leer- en nieuwsgierig? Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief!
Met jouw aanmelding ga je akkoord met onze privacyverklaring en het ontvangen van onze nieuwsbrief. Je kunt je natuurlijk op elk moment weer afmelden.

Wil je onze nieuwsbrief ontvangen?

Op de hoogte blijven van onze nieuwste workshops, webinars of artikelen die wij plaatsen? Abonneer je op onze (gratis) nieuwsbrief!

Telefonisch contact? Heb je vragen? Bel ons op 0528 23 60 30 en vraag naar Monique van Nuil.