Duidelijk en helder zijn in de communicatie
Duidelijk en helder zijn in de communicatie: wil je dat leren? Ben je soms onduidelijk in de communicatie of niet duidelijk genoeg? In dit artikel ga ik in op wat duidelijke communicatie is en wat daarbij komt kijken. Duidelijk communiceren is een belangrijk onderdeel van jouw persoonlijke communicatie.
Wat is duidelijke communicatie?
Duidelijke communicatie heeft te maken met duiden of aanduiden. Dat betekent aanwijzen of richting wijzen, uitleggen of verklaren. Duiden kan ook een instructie zijn waarbij je vertelt hoe iets plaats moet vinden.
Duidelijk zijn in de communicatie betekent dat:
- Het helder is voor jou en voor de ander.
- De ander begrijpt wat je bedoelt: de boodschap is dus begrijpelijk en verstaanbaar.
- Jouw boodschap, opdracht of instructie voor slechts één uitleg vatbaar is en geen twijfel oproept.
- De ander weet waar hij of zij aan toe is en jij weet het ook.
Kortom: we bedoelen hetzelfde en we hebben dezelfde beeldvorming en perceptie wanneer het over dit onderwerp gaat. Duidelijk communiceren heeft tal van aspecten. Ik noem er een aantal.
Hoe weet je of jouw communicatie duidelijk genoeg is?
Je kunt zelf wel denken dat jouw boodschap duidelijk is, maar uiteindelijk gaat het erom wat de ander heeft begrepen. Controleer daarom niet alleen wat je hebt gezegd, maar ook wat jouw woorden bij de ander hebben opgeroepen.
- Begrijpt de ander wat je bedoelt?
- Is jouw boodschap voor één uitleg vatbaar?
- Is duidelijk over wie of wat je spreekt?
- Is duidelijk wie wat doet en wanneer?
- Kloppen jouw woorden met jouw houding en non-verbale signalen?
- Hebben jullie hetzelfde beeld van de afspraak, opdracht of situatie?
Duidelijkheid ontstaat dus niet alleen door informatie te geven. Je moet ook controleren, vragen stellen, concretiseren en waar nodig opnieuw uitleggen.
Het juiste stemvolume of de juiste articulatie
Ik vroeg pas: ‘wanneer ben je duidelijk in je communicatie?’ Iemand zei: ‘wanneer je duidelijk spreekt, goed articuleert, je stem gebruikt op de goede manier et cetera.’ Dat klopt helemaal. Articulatie speelt een rol. Dat gaat over de wijze van uitspreken. Natuurlijk speelt ook het stemvolume een rol. Spreek je hard genoeg? Ben je te verstaan? Praat je binnensmonds of doe je de mond goed open?
Zeggen wat je bedoelt
Duidelijke communicatie is: je zegt wat je bedoelt en je bedoelt wat je zegt. Het klinkt zo eenvoudig, maar de praktijk is weerbarstig. Want wat zeg je en wat bedoel je? Dat is ook de kern van direct communiceren.
Zeggen wat je bedoelt, is niet altijd zo gemakkelijk. Ik noem het voorbeeld van Marianne, die iets anders zegt dan ze bedoelt.
Marianne vroeg aan haar moeder: ‘waarom mag Robert dit weekend wél een logé?’ terwijl ze bedoelde: ‘waarom mag ík geen logé?’ Als de moeder niet aanvoelt wat Marianne bedoelt, gaat ze uitleggen waarom Robert nu wel een logé mag, terwijl de eigenlijke vraag anders is. Overbrengen wat je precies bedoelt, is dus geen gemakkelijke opgave.
Soms verpakken we een verzoek als vraag. Je zegt bijvoorbeeld: ‘heb jij het vanmiddag druk?’ terwijl je bedoelt: ‘kun je mij vanmiddag misschien even helpen?’ Ook een voorstel of suggestie kan onduidelijk blijven wanneer de ander niet weet wat je werkelijk vraagt.
Bedoelen wat je zegt
Bedoel jij altijd wat je zegt? En zeg je altijd wat je bedoelt? Ik laat je wat voorbeelden zien.
- Jaap is accountmanager en hoewel hij het erg druk heeft met zijn baan, lukt het hem niet om de juiste omzettargets te halen. Dat zit hem dwars. Hij voelt iedere dag de druk van omzetcijfers en hij weet er maar moeilijk mee om te gaan. Jaap komt thuis van zijn werk en merkt dat zijn vrouw het eten alweer niet klaar heeft om half zes. Dat is de laatste druppel. Jaap reageert zeer geïrriteerd. Gaat het ten diepste om aardappels? Nee, Jaap zou eigenlijk aan zijn vrouw moeten vertellen dat hij gefrustreerd is omdat het werk niet loopt zoals hij zou willen.
- Je zegt: ‘heb jij het vanmiddag druk?’ maar je bedoelt: ‘kun je mij vanmiddag misschien even helpen?’
- Bij cynisme zeg je: ‘zo joh, je zult het wel weer druk hebben volgende week’, maar je bedoelt: ‘je hebt waarschijnlijk niet zoveel te doen’.
- Bij sarcasme zeg je: ‘nou, als jij met dit fantastische rapport geen promotie maakt, dan weet ik het niet meer’, maar je bedoelt: ‘wat een blunder heb jij begaan’.
- Bij verwijten maken zeg je: ‘ik zie je ook nooit meer, vroeger kwam je nog wel eens spontaan’, maar je bedoelt: ‘ik zou zo graag eens met je praten’.
- Je probeert jouw boodschap kracht bij te zetten door te overdrijven: chargeren, veralgemeniseren, dramatiseren, aandikken of opsmukken.
- Je gaat de boodschap afzwakken door voorbij te gaan aan jouw gevoelens, afzwakwoorden te gebruiken of wollig taalgebruik te hanteren.
- Je loopt in persoonlijke valkuilen en communiceert te direct, te stellig of te bot.
Je werkelijk uitspreken betekent dat je benoemt wat er in jou leeft, in plaats van een indirecte boodschap te versturen waarvan de ander de betekenis moet raden.
Ook als je niets zegt, zeg je iets
Wanneer je vertelt dat je alle tijd hebt voor een gesprek, moet dat blijken uit jouw houding. Zeg je dat of is het zo? Kijk je regelmatig op jouw horloge wanneer je het druk hebt? Ga je regelmatig verzitten omdat jij je gejaagd voelt? Dan klopt de boodschap die je uitdraagt niet met de woorden die je uitspreekt. Dat zwakt jouw boodschap af zonder dat je dat wellicht doorhebt.
Bewustwording is dus noodzakelijk. Daarna moet je ervaring opdoen in de praktijk. Wees je ervan bewust dat non-verbale signalen doorgaans sterker overkomen dan jouw woorden. Als die twee zaken tegenstrijdig zijn, zal men eerder afgaan op de non-verbale communicatie: je hebt geen tijd voor een gesprek, ook al zeg je van wel.
Adresseren: voor wie is jouw boodschap bedoeld?
Duidelijk zijn in de communicatie gaat ook over de adressering van de boodschap. Hoe vaak sturen we een boodschap weg die geadresseerd is aan iedereen, niemand of allemaal?
Ik maak er gekheid van en zeg: stuur nooit een brief aan iedereen, aan niemand of aan allemaal! Want de postbode weet echt niet waar die brief bezorgd moet worden.
Je bent bijvoorbeeld niet duidelijk wanneer je zegt:
- Dat alle klanten dreigen af te haken als het zo doorgaat.
- Dat iedereen op de afdeling ontevreden is over de manager, terwijl je dat niet zeker weet.
Zie je wat er gebeurt? Als iedereen verantwoordelijk is voor orde en netheid in de kantine, is niemand verantwoordelijk. Wanneer je googelt op iedereen, ga je net zoveel hits vinden als wanneer je googelt op niemand. Dat geldt ook voor tijdsaanduidingen als nooit of altijd. Wees zuinig met deze woorden.
Een boodschap die zonder duidelijke afzender, ontvanger of bedoeling wordt verstuurd, kan gemakkelijk in het midden blijven.
Duidelijkheid bestaat niet, duidelijkheid creëer je
Ooit deed ik een traject bij een organisatie waar men klaagde: ‘er is hier zo weinig duidelijkheid’. Ongeveer de helft van de medewerkers had het daarover. Men wilde duidelijkheid over verwachtingen, visie, richting en allerlei andere zaken. De andere helft van de medewerkers zei: ‘daar heb ik helemaal geen last van, want als iets voor mij niet duidelijk is, dan vraag ik er wel naar’.
Daar zit voor mij een belangrijk aspect. Duidelijkheid bestaat niet als een vast gegeven. Duidelijkheid creëer je. Iedere dag zijn wij bezig om zaken te verduidelijken, vragen te stellen en afspraken concreter te maken.
Duidelijkheid is een kwestie van halen en brengen
Je kunt verwachten dat een leidinggevende, collega of organisatie duidelijkheid brengt. Maar wanneer iets niet duidelijk is, kun je duidelijkheid ook halen. Je kunt verhelderingsvragen stellen, zelf initiatief nemen en controleren of je de boodschap goed hebt begrepen. Dat ontslaat een leidinggevende niet van de verantwoordelijkheid om helder te communiceren. Het betekent wel dat duidelijkheid een gezamenlijk proces is. De één brengt informatie en de ander vraagt door waar de informatie nog niet toereikend is.
Duidelijkheid ontstaat stap voor stap
Stel dat je een aannemer belt en vertelt dat je een woning wilt laten bouwen. Dan is duidelijk dat je een woning wilt, maar de aannemer weet nog bijna niets. Wat voor woning wil je? Waar moet de woning komen? Hoe groot moet die worden? Wat is jouw budget? Vervolgens ontstaat er een tekening, een calculatie en een offerte. Wanneer het een opdracht wordt, komt er een planning. Zo wordt iedere dag iets toegevoegd en wordt het plan steeds duidelijker. Duidelijkheid is dus geen eindpunt dat er ineens is. We creëren duidelijkheid stap voor stap.
Eenduidigheid voorkomt onduidelijkheid
Duidelijkheid betekent ook dat een boodschap eenduidig is: voor één uitleg vatbaar. Zeker bij leidinggeven is dat van belang. Wanneer leidinggevenden verschillend spreken over afspraken, verwachtingen, beleid of richting, ontstaat verwarring. Dat geldt ook voor ons landsbestuur, provinciaal bestuur en gemeentelijk bestuur. Wanneer verschillende bestuurders een andere uitleg geven aan dezelfde boodschap, moet de ontvanger zelf gaan interpreteren wat er wordt bedoeld. Dan ontstaat onduidelijkheid. Eenduidigheid betekent niet dat iedereen exact dezelfde woorden moet gebruiken. Het betekent wel dat de strekking, richting en bedoeling overeenkomen. Wie helder wil samenwerken, moet daarom ook verwachtingen duidelijk uitspreken.
Voorkom open eindjes en vrijblijvende boodschappen
Ook open eindjes spelen een rol bij onduidelijke communicatie. Een gesprek lijkt afgerond, terwijl niet duidelijk is wat er nu gaat gebeuren, wie verantwoordelijk is of wanneer iemand terugkomt op de afspraak.
- Lees hoe je open eindjes in de communicatie voorkomt.
- Lees wat er gebeurt wanneer mensen elkaar aan het lijntje houden.
- Lees hoe je voorkomt dat jouw boodschap klinkt als de boodschap van een roepende in de woestijn.
Wees specifiek en concreet
Specificeren van de boodschap is van belang. Stel je voor dat je voor tien personen een spreekbeurt moet houden over groente. Zodra je het woord groente hebt uitgesproken, kunnen alle tien personen een andere groente in hun hoofd hebben. De één denkt aan spruitjes, de ander aan sla en weer een ander aan witlof.
Het is dus niet concreet genoeg. Wanneer je een spreekbeurt houdt over witlof, ben je duidelijker. Stel dat je naar de markt gaat en de marktkoopman vraagt om voor € 10,- aan groente in de tas te doen. Dan ben je niet duidelijk. Wanneer je vraagt om voor € 10,- spruitjes in de tas te doen, ben je wel duidelijk.
Specifiek zijn is dus concretiseren. Ga niet vertellen dat je:
- Aan het professionaliseren bent, maar vertel dat je het proces van aanvraag tot offerte wilt versnellen.
- Aan het verduurzamen bent, maar vertel dat je zonnepanelen aanschaft voor jouw woning.
Duidelijke communicatie is niet per definitie lang. Met kernachtig communiceren breng je de essentie compact en concreet over, zonder noodzakelijke informatie weg te laten.
Gevoelens spelen een grote rol
Ook jouw gevoelens spelen een grote rol bij communicatie. Je zegt: ‘dit lijkt me een goed voorstel’, maar je voelt enige aarzeling en twijfel. Je zegt: ‘laten we dit maar gaan doen’, maar je voelt weerstand bij jezelf. De kunst is om uit te spreken wat je voelt. Je voelt verwarring of onzekerheid over een idee, maar je zegt het niet. Dat is incongruent. De kans is groot dat de ander jouw non-verbale signalen onbewust oppikt, maar niet kan benoemen. Dat kan bij de ander verwarring veroorzaken. Duidelijk communiceren betekent daarom:
- Je zegt wat je bedoelt en je bedoelt wat je zegt.
- Je zegt wat je voelt en je voelt wat je zegt.
- Je ondersteunt non-verbaal wat je zegt en wat je voelt.
Vertel wat je wel wilt
Veel mensen vertellen wat ze niet willen of wat ze niet meer willen. Ze vertellen niet dat ze graag willen dat de kamer opgeruimd is, maar dat ze geen troep meer in de kamer willen. Ze vertellen niet waar ze over drie jaar willen staan, maar wat ze beslist niet willen.
Vertellen wat je wilt draagt bij aan duidelijkheid. Bovendien neem je anderen op een positieve manier mee in jouw boodschap. Een voetbaltrainer vertelde me: ‘wij hebben de kampioenswedstrijd verloren omdat ik steeds vertelde aan het team wat ze niet moesten doen’.
Of zoals iemand me onlangs wees op een bordje in Burgers’ Zoo met de tekst: ‘dieren voeren, dat mogen alleen onze dierverzorgers’. In plaats van het bordje: ‘verboden dieren te voeren’.
Weten wat je wilt
Duidelijkheid begint bij weten wat je wilt. Weten waar je naartoe wilt. Weten wat je ergens van vindt of wat jouw standpunt of mening is. Zie je ook dat dit niet alleen met vaardigheid te maken heeft? Als je niet weet wat je wilt, waar je voor staat en wat jouw zienswijze is, hoe zou je het dan kunnen uitleggen aan een ander?
Waarover moet je duidelijkheid verschaffen?
Je moet bijvoorbeeld duidelijk zijn over:
- De behoeften die je hebt.
- De richting waarin je wilt gaan.
- De verwachtingen die je hebt.
- Jouw grenzen en wensen.
- Jouw zienswijze, mening of standpunt.
- De taakverdeling en verantwoordelijkheden.
- Het moment waarop iets uitgevoerd moet zijn.
Duidelijkheid over taken en verantwoordelijkheden vraagt om duidelijke afspraken maken. Een afspraak is pas helder wanneer beide partijen hetzelfde beeld hebben van wat er is afgesproken.
Hoe blijf je duidelijk zonder de relatie te beschadigen?
Duidelijk communiceren betekent niet dat je bot, hard of aanvallend moet zijn. Je kunt stevig zijn over de inhoud en tegelijk respectvol blijven tegenover de persoon. Dat noemen we ook wel hard op de inhoud en zacht op de relatie. Soms moet je een lastig onderwerp bespreekbaar maken. Dan kan confronteren als gespreksstijl nodig zijn. Je benoemt wat je ziet, welk effect dat heeft en wat je anders wilt, zonder de ander als persoon onderuit te halen. Wanneer het over concreet gedrag of het nakomen van afspraken gaat, is iemand aanspreken op gedrag en afspraken een vorm van duidelijke communicatie.
Welke training past hierbij?
De vraag is of je door oefenen kunt leren om duidelijker te worden in jouw communicatie. Dat kan. Maar het gaat ook om andere zaken dan alleen vaardigheden.
Duidelijk durven zijn
Een aspect dat een grote rol speelt, is duidelijk durven zijn. Veel mensen durven niet duidelijk te zijn omdat ze:
- De ander niet willen teleurstellen of voor het hoofd willen stoten.
- De regie uit handen geven en het maar overlaten aan de ander.
- Geen keuzes durven maken.
- Het moeilijk vinden om een afwijkende mening te hebben.
- Bang zijn voor afwijzing of een verschil van mening.
Praktijkvoorbeeld
Tijdens een intakegesprek vroeg ik aan een deelnemer of hij altijd onduidelijk was. Het antwoord was: ‘nee, alleen in bepaalde situaties’. Toen ik doorvroeg, kwam er een opsomming van situaties waarin hij onduidelijk werd. Hij zei: ‘meestal ben ik wel duidelijk, maar soms neig ik naar onduidelijkheid’:
- Wanneer ik onvoldoende tijd neem om mijn eigen koers uit te stippelen, mijn standpunt te bepalen of me in te lezen op een onderwerp.
- Wanneer ik onvoldoende voorbereid ben op een bespreking.
- Wanneer ik het overzicht verlies.
- Wanneer ik achter iedere bal aan ren en reactief bezig ben.
Meer lezen over persoonlijke communicatie
Op deze website vind je ruim 115 pagina’s over persoonlijke communicatie. Die artikelen helpen je om beter te begrijpen waar jouw sterke punten en valkuilen liggen. Je kunt ze ook gebruiken om jouw ontwikkeldoelen en leerdoelen voor communicatie te formuleren.
- Misschien merk je dat je boodschap soms harder overkomt dan je bedoelt. Dan kun je verder lezen over te direct communiceren en ontdekken waardoor jouw woorden aanvallend, stellig of bot kunnen overkomen.
- Wil je anderen beter meenemen in jouw ideeën of standpunt? Dan vind je bij overtuigingskracht ontwikkelen artikelen over invloed uitoefenen zonder te duwen of te forceren.
- Ook jouw aannames en conclusies hebben invloed op een gesprek. Bij oordelen in de communicatie lees je hoe snel je iets voor een ander kunt invullen en wat dat doet met het contact.
- Soms gaat een gesprek niet alleen over de woorden, maar ook over de verhouding tussen jou en de ander. De artikelen over patronen in communicatie herkennen helpen je om beter te zien wat er onder de oppervlakte gebeurt.
- Wil je duidelijk zijn en tegelijk zorgvuldig omgaan met de ander? Lees dan verder over tactvol communiceren. Daar gaat het over eerlijk en helder zijn zonder onnodig te kwetsen.
Doe de communicatietest
Wil je inzicht krijgen in jouw sterke punten en valkuilen wanneer het over communicatie gaat? Met de communicatietest ontdek je jouw belangrijkste communicatie-ontwikkeldoelen.
Webinar over communicatie
Wil je meer inzicht in jouw communicatiepatronen, valkuilen en ontwikkelmogelijkheden? Bekijk dan het webinar over persoonlijke communicatie.
Veelgestelde vragen over duidelijk communiceren
Hieronder vind je korte antwoorden op aanvullende vragen over duidelijkheid en eenduidigheid in de communicatie.
Is duidelijke communicatie hetzelfde als veel informatie geven?
Nee. Veel informatie kan juist voor meer verwarring zorgen. Het gaat erom dat de relevante boodschap begrijpelijk, concreet en voor één uitleg vatbaar is.
Wie is verantwoordelijk voor duidelijkheid?
Zowel de zender als de ontvanger. De zender moet de boodschap helder overbrengen. De ontvanger moet vragen stellen wanneer iets niet duidelijk is.
Waarom is eenduidigheid belangrijk bij leidinggeven?
Omdat medewerkers anders verschillende boodschappen krijgen over beleid, verwachtingen en richting. Daardoor moeten zij zelf interpreteren welke boodschap leidend is.
Kun je volledig voorkomen dat een boodschap verkeerd wordt begrepen?
Nee, maar je kunt de kans wel verkleinen. Formuleer concreet, controleer wat de ander heeft begrepen en verduidelijk de boodschap wanneer verschillende interpretaties ontstaan.
Moet je altijd direct zeggen wat je vindt?
Je hoeft niet alles onmiddellijk te zeggen. Wel is het belangrijk dat je boodschap klopt met wat je werkelijk bedoelt en dat noodzakelijke informatie niet wordt verstopt.
E-book over authentiek communiceren
Wil je je verder verdiepen in persoonlijke communicatie? Bekijk dan het e-book over authentiek communiceren.
Auteur
Dit artikel is geschreven door Jan Stevens. Jan Stevens is eigenaar en oprichter van De Steven training & coaching (www.desteven.nl). Op deze website tref je meer dan 2000 blogs over persoonlijke ontwikkeling, loopbaan, leiderschap, teamontwikkeling, hoogsensitiviteit en hoogbegaafdheid.
Publicatiedatum: 11-05-2014
Update: 30 juli 2026.
