Loading ...

Direct informatie? 0528 23 60 30

Of mail naar planning@desteven.nl

Interne communicatie ontwikkelen in zes stappen

Binnen iedere organisatie geldt wel: de interne communicatie kan beter! Ik heb nog geen organisatie ontmoet waar de interne communicatie 100% was. Daarom spreek ik bij voorkeur over het ontwikkelen en doorontwikkelen van de interne communicatie. Waar sta je nu? Hoe zou het moeten zijn? Welke stappen ontwikkel je om daar te komen? In dit artikel alle aandacht voor de interne communicatie.

Wat is interne communicatie?

Wat is de interne communicatie precies? Dat is de wijze waarop je binnen jouw organisatie communiceert. Hoe je informatie deelt en uitwisselt, hoe je de visie van de organisatie deelt maar ook de kernwaarden. Hoe je werkoverleg voert, hoe je met elkaar omgaat. Als de interne communicatie verbeterd moet worden, zeg ik: wat wil je dan verbeteren?

Optimalisatie begint met verantwoordelijkheid nemen

Soms praat men in de derde persoon over de interne communicatie alsof het een ander betreft. Anders geformuleerd: men praat over de interne communicatie alsof men er zelf niet bij hoort. Daarom vraag ik vaak: mogen wij de interne communicatie even spreken? Is dat een aparte afdeling bij jouw bedrijf?

Onlangs werd ik uitgenodigd bij een organisatie waar men een vraag had inzake een organisatieontwikkeltraject. De directie verwoordde het als volgt: ‘we willen de interne communicatie verbeteren binnen onze organisatie’. Men had een drietal trainingsbureaus uitgenodigd om te offreren op dit traject. Men wilde graag inzicht in hoe wij dit zouden aanpakken, hoe lang een dergelijk traject zou duren en wat de kosten waren.

communicatie intern verbeteren: zachte factoren

Doe de leiderschapstest!

Wil je weten waar jouw individuele leiderschapskwaliteiten liggen? Wil je ontdekken wat jouw natuurlijke leiderschapsstijl is? Doe dan de gratis online test!

Leiderschapstest

Cultuurscan

Wil je de online cultuurscan starten? Het helpt je om inzicht te krijgen in de kracht van jouw organisatie. Doe de gratis cultuurscan!

Start de cultuurscan

Training en coaching gericht op leiderschap

Wij verzorgen training & coaching voor leidinggevenden, managers en ondernemers. Zowel voor het middenkader als het hoger kader, voor de startende leidinggevende als de ervaren manager.

Leiderschapsontwikkeling

Wie is de interne communicatie?

Mijn vraag aan de directie was: ‘Mag ik een keer met de interne communicatie spreken? Heb je ook een telefoonnummer van deze man of vrouw? ‘. Men reageerde hierop verbaasd. De verwachting was dat ik de aktetas zou openen en een plan van aanpak of een werkwijze zou presenteren. Graag had men wat tools gezien of medicijnen. Dat is tenminste concreet. Meestal gaat het op deze wijze. De directie heeft een probleem of knelpunt geconstateerd, daarna heeft men een mogelijke oplossing bedacht en tot slot wordt er een trainingsbureau gevraagd wat dit dansje kost en hoe lang de act duurt. Vaak ervaar ik dat het moeilijk blijkt te zijn om nu precies te benoemen waar het om te doen is. Terwijl dat juist zo belangrijk is aan de voorkant van een dergelijk project. Of ik krijg een beleidsstuk mee van 35 pagina’s waarbij je direct al kunt voorspellen dat dit keukenwerkstuk over de hoofden van de medewerkers heen zal gaan.

De interne communicatie? Dat ben jij zelf……….. toch?

Mijn vraag had een diepere betekenis. Want ‘de interne communicatie’ in de derde persoon bestaat immers niet. Je bent toch ZELF de interne communicatie en je bent toch ZELF de cultuur van jouw organisatie? De interne communicatie begint toch bij jou als directie? Dat betekent dus dat je zelf wilt veranderen als leidinggevende wanneer jij de interne communicatie wilt verbeteren.

Oorzaken gebrekkige interne communicatie

Ik noem een aantal oorzaken voor een gebrekkige interne communicatie:

  • Informatiesystemen zijn niet duidelijk
  • Onduidelijke overlegstructuren of overlegvormen zoals het werkoverleg, afdelingsoverleg, personeelsgesprekken
  • Onduidelijke organisatiestructuur: taken en verantwoordelijkheden onduidelijk, bevoegdheden niet inzichtelijk, het proces van besluitvorming niet transparant
  • Een bedrijfscultuur die veelal tegen de zwakke kanten en valkuilen aanloopt
  • Houding en attitude van het personeel
  • Gebrek aan communicatieve vaardigheden bij leidinggevenden en medewerkers
  • Een managementstijl van directie of MT die niet aansluit bij de behoefte

Afspreken bespreken aanspreken en uitspreken

Veel gehoorde klachten

Je hoort vast ook vaak roepen dat de interne communicatie beter moet. Het is echter zo’n containerbegrip waarin alles ligt besloten wat verkeerd kan gaan in een bedrijf. Het wordt ook vaak als excuus gebruikt om bepaalde verantwoordelijkheden te ontwijken. Wat wordt er precies mee bedoeld? 

  • We praten wel en we spreken wel maar we spreken niet af.
  • We spreken wel af maar onze afspraken zijn niet duidelijk.
  • We denken dat we wat afgesproken hebben.
  • We maken wel heldere afspraken maar we spreken ons niet uit wanneer we ons niet aan gemaakte afspraken houden
  • We vinden het moeilijk om mensen op gemaakte afspraken aan te spreken
  • We spreken mensen aan op afspraken die niet gemaakt zijn
  • We spreken ons uit bij personen waarmee de afspraken niet zijn gemaakt (praten in de wandelgangen)
  • We spreken ons niet uit en we spreken elkaar niet aan 
  • We werken bij elkaar langs en afdelingen werken op eilandjes
  • We voelen ons niet verantwoordelijk voor wat zich bij een andere afdeling afspeelt
  • Als er iets misgaat willen wij daar niet op aangesproken worden en dus zeggen we: dat ligt aan de interne communicatie
  • Communicatiestructuren zijn niet duidelijk binnen onze organisatie
  • Verborgen agenda's en diplomatieke spelletjes binnen de organisatie
  • Informele macht en gebrek aan openheid en transparantie
  • Er is teveel afstand tussen management en medewerkers

Harde factoren bij interne communicatie

Er is een aantal harde factoren bij de interne communicatie te benoemen zoals:

  • Stap 1: ontwikkeling en opzetten informatiesystemen

    Bij informatiesystemen kun je denken aan het personeelsinformatiesysteem, een financieel administratief systeem, managementinformatiesystemen, rapportagesystemen voor managementinformatie, verkoopinformatiesystemen, CRM etc. Je begrijpt: een zeer belangrijke basis voor de informatievoorziening binnen jouw organisatie. Zijn deze systemen gebrekkig of verouderd of voldoen ze niet meer aan de informatiebehoefte van jouw bedrijf? Dan heeft dit als eerste aandacht nodig!

  • Stap 2: ontwikkeling en opzetten communicatiestructuren binnen de organisatie

    Een tweede harde factor bij de ontwikkeling van interne communicatie is de communicatiestructuren. Ik noem een drietal aspecten namelijk:

    • Een organigram met bijbehorend organisatiemodel: functiebeschrijvingen, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden als basis voor de interne organisatiestructuur
    • De structuur van de gesprekscyclus voor personeelsgesprekken in het kader van functioneren en beoordelen van medewerkers.
    • De structuur van overlegvormen binnen jouw organisatie: van afdelingsoverleg, de managementvergadering, het werkoverleg tot het bilaterale gesprek tussen de leidinggevende en de medewerker

    Ook mogelijke competentieprofielen horen bij de harde factoren binnen de organisatie.

Interne communicatie: harde en zachte factoren verbeteren

Opzetten communicatiestructuren

  • opzetten overlegvormen zoals het werkoverleg, afdelingsoverleg, managementvergadering
  • opzetten personeelsgesprekken
  • opzetten organisatiemodel

Communicatiestructuur opzetten

Communicatieve vaardigheden van jouw medewerkers en leidinggevenden

Zachte factoren bij interne communicatie

Wanneer er nog van alles ontbreekt aan de harde factoren van de interne communicatie dan hoef je aan de doorontwikkeling van de zachte factoren nog niet te denken omdat het weinig of geen resultaat zal brengen.

Ik noem een aantal zachte factoren:

  • Stap 3: ontwikkeling communicatieve skills van leidinggevenden en medewerkers

    Als eerste zachte factor (stap 3) noem ik de communicatieve skills (vaardigheden) van zowel leidinggevenden, directie, managers als medewerkers. De bandbreedte van deze vaardigheden is bijzonder groot en kan variëren:

    • Persoonlijke ontwikkelpunten: de één is soms te direct en de ander niet direct genoeg in zijn communicatie, tot de kern komen in gesprekken, open communicatie, feedback en kritiek geven en ontvangen, inzicht in de eigen communicatiestijl en bewustwording van de eigen stijl van invloed.
    • Communicatieve ontwikkelpunten voor leidinggevenden zoals: hoe zit ik het werkoverleg voor, hoe geef ik leiding aan de managementvergadering, hoe voer ik functioneringsgesprekken of beoordelingsgesprekken, hoe neem ik de medewerkers overtuigend mee in de visie en strategie?
    • Competentie ontwikkeling
    • Ontwikkeling leiderschapskwaliteiten
  • stap 4: ontwikkelen organisatiecultuur en attitude medewerkers

    Een tweede aspect van de zachte factoren (stap 4) is de ontwikkeling van de organisatiecultuur en attitude van de medewerkers binnen de organisatie. Daarmee doel ik op zaken als: bewustwording van de kracht van de eigen bedrijfscultuur, bewustwording van de valkuilen van de cultuur, bewustwording en inzicht in de kernkwaliteiten van de organisatie.

  • stap 5: ontwikkeling managementstijl of leiderschapsstijl

    De managementstijl binnen jouw organisatie is direct verbonden aan de cultuur van de organisatie en is daarin een zeer bepalende factor. Wat voor leiderschapsstijl is er aanwezig binnen jouw organisatie en voorziet dat nog in de behoefte? Is het management zich bewust van de aanwezige managementstijl en de bijbehorende valkuilen? Heb je een informele stijl van leidinggeven? Wordt er sterk top-down en hiërarchisch gestuurd binnen jouw organisatie?

  • stap 6: ontwikkeling identiteit en (gedeelde) kernwaarden

    Een vierde aspect (stap 6) raakt het hart van de organisatie in optima forma: de gedeelde kernwaarden binnen jouw organisatie. Dit vormt de identiteit van jouw bedrijf samen met de organisatiecultuur. Bewustwording en inzicht van deze gedeelde waarden is van groot belang en bepalend bij veel facetten, ook andere aspecten dan de interne communicatie zoals:

    • de basis voor jouw marketing en externe communicatie
    • de reden dat medewerkers zich thuis voelen bij jouw organisatie (boeien en binden)
    • jouw onderscheidende positie als organisatie op de markt

Jouw managementstijl ontwikkelen

Wil je jouw management- en leiderschapsstijl ontwikkelen?

Rol van de leiding bij de interne communicatie

Cultuurverandering en cultuurontwikkeling

Een 4e stap is de ontwikkeling van jouw bedrijfscultuur. Bewustwording van de kracht van jouw bedrijfscultuur maar ook van de valkuilen.

Organisatiecultuur veranderen

Wat zijn de gedeelde waarden (shared values) binnen jouw organisatie?

Wat zijn de gedeelde waarden binnen jouw organisatie? Wat is de identiteit van jouw organisatie? Wat voor organisatiecultuur heeft jouw bedrijf?

Kernwaarden van jouw organisatie

Wat is belangrijker? Harde of zachte factoren?

Wat is nu belangrijker bij het verbeteren van de interne communicatie? Zijn dat de harde factoren of de zachte factoren? Een paar aspecten zijn van belang:

  • Als de harde factoren niet optimaal zijn, hoeven we over de zachte factoren niet te praten. Kortom: in basis zijn er binnen jouw organisatie heldere en transparante communicatielijnen en communicatiestructuren nodig. 
  • Anderzijds: het opzetten van harde communicatiestructuren is wel een heel karwei maar niet het moeilijkste onderdeel van de verbeterklus. Het gaat om het opzetten van structuren: het werkoverleg, vergaderingen, personeelsgesprekken. Maar het kan ook gaan over informatiesystemen zoals het personeelsinformatiesysteem, managementinformatiesystemen of bepaalde informatiesystemen op financieel terrein.

Zachte factoren komen aan de orde als de harde factoren helder en transparant zijn. Ik zal het duiden met een voorbeeld.

  • Voorbeeld van harde en zachte factoren bij interne communicatie

    Systemen zijn te koop. Een voorbeeld is de urenverantwoording (voorbeeld van een harde factor) wat bijdraagt aan de managementinformatie die noodzakelijk is om bepaalde keuzes te maken. Er komt best wat bij kijken om een systeem voor urenverantwoording te implementeren. Dat zal ik niet ontkennen. Maar de zachte factoren zijn vaak lastiger:

    • bereidheid van de medewerker om de urenverantwoording bij te werken
    • bereidheid van de medewerker om de urenverantwoording tijdig bij te werken
    • bereidheid van de medewerker om de urenverantwoording op de juiste wijze bij te werken
  • Voorwaarden voor de verbetering van interne communicatie

    • Ons recept bij gedragsverandering krijgen medewerkers niet mee: dat gaan ze zelf schrijven
    • Mensen willen wel veranderen maar niet veranderd worden (men wil geen verandering opgelegd krijgen van bovenaf)
    • je kunt voor € 80.000,- een extern bureau inhuren (de wonderdokter) maar je moet het zelf doen.
    • Iedereen knikte ‘ja en amen’ en men deed een plas en alles bleef zoals het was.
    • Een traject moet leiden tot daden en concrete acties. Anders gezegd: twee heidesessies brengen jou niets naar onze overtuiging. Het volgen van de Training ‘stoppen met roken’ leidt nog niet tot het gewenste resultaat dat iemand ook daadwerkelijk gestopt is.
    • Wanneer je een verhaal schrijft over een gewenste organisatieverandering en de conciërge of de schoonmaakster heeft het niet begrepen dan is het project mislukt.

Team- en organisatieontwikkeling

Bekijk onze interventies en trainingen voor teamontwikkeling en organisatieontwikkeling.

Team en organisatie

Auteur

Dit artikel is geschreven door Jan Stevens.

Jan Stevens


Jezelf kwijtraken en jezelf hervinden

Bestel dit Ebook via de webshop! Titel: Jezelf kwijtraken & jezelf hervinden

Ebook jezelf kwijtraken

Meer informatie

Gratis webinar persoonlijke ontwikkeling

Persoonlijke ontwikkeling is zoveel meer dan het volgen van een cursus of opleiding. Het is ook bewustwording van wie jij bent, wat bij je past, waar jouw kracht ligt en wat je juist niet moet doen. De webinar persoonlijke ontwikkeling kun je gratis terugkijken.

Meer informatie

Bekijk alle e-books

  • Willen is minder moeten
  • Authentiek communiceren
  • Assertiviteit
  • Conflicthantering
  • Delegeren en loslaten
  • Jezelf kwijtraken en jezelf hervinden
  • Hoogsensitief: label of labiel?
  • Hoogbegaafd: probleemgeval of gave?
  • Luister en zie mij: het diagnostisch gesprek met hoogbegaafde kinderen!
  • Analysevaardigheden
  • Hoe ga je met je tijd om?
  • Leiderschap

Bekijk alle e-books

Webinars terugkijken?

Via de webshop kun je webinars terugkijken. Bekijk de volgende webinars:

  • Authentiek communiceren: hoe doe je dat?
  • Hoogbegaafdheid op de werkvloer
  • Zorg dat je loopbaan geen doodlopende weg wordt
  • Assertiever worden: hoe doe je dat?
  • Leerdoelen: hoe formuleer je die?
  • Kwaliteiten en persoonskenmerken
  • Is jouw kind hoogbegaafd?
  • Teamontwikkeling: van tobteam naar topteam
  • Verbetertraject bij disfunctioneren
  • Timemanagement
  • Delegeren en loslaten (voor leidinggevenden)
  • HSP en persoonlijk leiderschap
  • Functioneren en beoordelen (voor leidinggevenden)
  • Jezelf profileren: hoe doe je dat?
  • Omgaan met stress en verandering
  • 20xZ: zelfvertrouwen, je zelfverzekerd voelen, zelfaanvaarding

Bekijk alle webinars

Authentiek communiceren

Wil je werken aan jouw communicatie? E-book authentiek communiceren is te bestellen via de webshop!

ebook communicatie

Onze nieuwsbrief

Ben jij leer- en nieuwsgierig? Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief!
Met jouw aanmelding ga je akkoord met onze privacyverklaring en het ontvangen van onze nieuwsbrief. Je kunt je natuurlijk op elk moment weer afmelden.

Telefonisch contact? Heb je vragen? Bel ons op 0528 23 60 30 en vraag naar Monique van Nuil.