home / leiderschapsontwikkeling / directie ondernemers / managementinformatie

Managementinformatie: sturen op de juiste informatie

Managementinformatie helpt je om jouw bedrijf te besturen. Je wilt weten of je op koers ligt, waar afwijkingen ontstaan en wanneer je moet bijsturen. Voor directeuren en ondernemers wordt die informatie belangrijker naarmate de organisatie groeit. Je kunt dan steeds minder uitsluitend varen op wat je zelf ziet, hoort en weet.

Maar meer informatie is niet automatisch betere informatie. Stapels rapportages waar niemand iets mee doet helpen je niet verder. Goede managementinformatie is relevant, betrouwbaar, tijdig en bruikbaar voor beslissingen.

Welke managementinformatie heb je nodig?

Daar bestaat geen standaardlijst voor. Een productiebedrijf heeft andere stuurinformatie nodig dan een adviesbureau. Een snelgroeiende onderneming kijkt naar andere zaken dan een bedrijf dat vooral stabiliteit nastreeft. Ook de ontwikkelfase van jouw organisatie bepaalt welke informatie belangrijk wordt.

De centrale vraag is daarom niet: welke cijfers kunnen we verzamelen? De betere vraag is: welke informatie hebben we nodig om onze doelen, risico's en ontwikkeling goed te kunnen beoordelen?

Financiële managementinformatie

Financiële informatie vormt bij veel ondernemingen een belangrijk deel van de stuurinformatie. Alleen naar de jaarrekening kijken is meestal onvoldoende. Die vertelt vooral wat er in het verleden is gebeurd. Voor dagelijks en maandelijks sturen wil je eerder kunnen zien hoe de onderneming zich ontwikkelt.

Afhankelijk van jouw bedrijf kan financiële managementinformatie bijvoorbeeld bestaan uit:

• Omzet per periode.
• Brutomarge en resultaatontwikkeling.
• Liquiditeitspositie en liquiditeitsprognose.
• Openstaande debiteuren.
• Gefactureerde en nog te factureren omzet.
• Kostenontwikkeling.
• Orderportefeuille.
• Investeringen en verplichtingen.

Vooral bij snelle groei van de organisatie kan liquiditeit extra aandacht vragen. Groei kost vaak eerst geld voordat nieuwe omzet daadwerkelijk op de rekening staat.

Commerciële informatie

Ook sales en marketing leveren belangrijke informatie op. Alleen omzet meten is vaak te laat. Je wilt soms eerder kunnen zien wat er in de commerciële pijplijn gebeurt.

• Aantal nieuwe aanvragen of leads.
• Conversie van aanvraag naar opdracht.
• Gemiddelde orderwaarde.
• Orderportefeuille.
• Ontwikkeling per klantgroep of markt.
• Verlies van belangrijke klanten.
• Aandeel terugkerende klanten.

Welke indicatoren bruikbaar zijn hangt af van jouw verkoopproces. Bij een onderneming met langlopende projecten zijn andere signalen relevant dan bij een bedrijf waar dagelijks veel kleine transacties plaatsvinden.

Managementinformatie over personeel

Personeelsinformatie gaat verder dan alleen het aantal medewerkers op de loonlijst. Je wilt vooral begrijpen wat de bezetting en ontwikkeling van mensen betekenen voor de organisatie.

Denk bijvoorbeeld aan verzuim, personeelsverloop, vacatures, inzetbaarheid, opleidingsbehoefte en signalen uit medewerkeronderzoek. Ook personeelskrapte kan belangrijke stuurinformatie worden wanneer gebrek aan capaciteit de groei of dienstverlening begint te beperken.

Informatie over processen, kwaliteit en veiligheid

Niet alle belangrijke managementinformatie is financieel. Wanneer de kwaliteit of betrouwbaarheid van jouw dienstverlening achteruitgaat, zie je de financiële gevolgen soms pas veel later.

Cijfers zonder interpretatie betekenen weinig

Managementinformatie vertelt je dat iets gebeurt. Ze vertelt niet altijd waarom. Een hoger verzuimpercentage kan bijvoorbeeld aanleiding zijn om verder te onderzoeken wat er speelt. Maar uit het cijfer alleen kun je niet concluderen dat leiderschap, werkdruk of werksfeer de oorzaak is.

Hetzelfde geldt voor omzet, personeelsverloop of klachten. Een afwijking is een signaal. Daarna begint het managementwerk: analyseren, vragen stellen, verbanden onderzoeken en bepalen of ingrijpen nodig is.

Juist daarom is managementinformatie meer dan een verzameling cijfers. Je moet begrijpen wat de informatie betekent binnen de context van jouw organisatie.

Wat is het verschil tussen een KPI en managementinformatie?

Een KPI is een prestatie-indicator waarmee je een belangrijk onderdeel van het functioneren volgt. Managementinformatie is breder. Een rapportage kan meerdere KPI's bevatten, maar ook prognoses, ontwikkelingen, risico's, toelichtingen en andere informatie die nodig is om te sturen.

Het gevaar van KPI's ontstaat wanneer het cijfer een doel op zichzelf wordt. Dan kan een organisatie uitstekend scoren op een indicator terwijl het werkelijke doel uit beeld raakt. Vraag daarom altijd waarom je iets meet en welk besluit de informatie moet ondersteunen.

Managementinformatie moet vooruit helpen kijken

Veel cijfers kijken achteruit. De omzet van vorige maand, het verzuim van vorig kwartaal en het resultaat van vorig jaar zijn nuttig, maar vertellen vooral wat al gebeurd is.

Goed sturen vraagt ook om informatie die iets zegt over wat eraan komt. Denk aan de orderportefeuille, verwachte kasstromen, bezettingsproblemen, aankomende contractverlengingen of een toenemend aantal klachten. Zulke signalen geven je meer tijd om te handelen.

Wie is verantwoordelijk voor managementinformatie?

De financiële administratie, HR-afdeling of controller kan cijfers verzamelen en rapportages opstellen. Maar het management blijft verantwoordelijk voor de vraag welke informatie nodig is om goed te kunnen sturen.

Dat betekent dat je als directie niet alleen moet vragen om rapportages, maar ook moet bepalen welke vragen die rapportages moeten beantwoorden. Goede informatievoorziening begint daarom bij heldere doelen en verantwoordelijkheden.

Managementinformatie helpt bij loslaten

Voor ondernemers heeft managementinformatie nog een andere functie. Wanneer je minder zelf in de dagelijkse operatie wilt zitten, heb je een andere manier nodig om zicht te houden op de organisatie.

Goede stuurinformatie maakt het gemakkelijker om jouw bedrijf meer los te laten. Je hoeft niet meer overal persoonlijk aanwezig te zijn om te weten of belangrijke resultaten worden gehaald. Daarmee kan jouw rol verschuiven van voortdurend controleren naar gericht sturen.

Wanneer is jouw managementinformatie op orde?

Dat merk je niet aan de dikte van de rapportage. Goede managementinformatie geeft op het juiste moment antwoord op de vragen die voor jouw organisatie belangrijk zijn.

• De informatie sluit aan op doelen en risico's.
• De cijfers zijn voldoende betrouwbaar.
• De informatie is beschikbaar wanneer je haar nodig hebt.
• De rapportage bevat niet meer detail dan nodig.
• Afwijkingen zijn herkenbaar.
• Er is duidelijk wie iets met een signaal moet doen.
• De informatie wordt periodiek aangepast aan ontwikkelingen binnen het bedrijf.

Managementinformatie verandert mee met jouw bedrijf

Wat je vandaag moet meten, hoeft over twee jaar niet meer de belangrijkste stuurinformatie te zijn. Nieuwe markten, groei, andere medewerkers, investeringen of organisatorische veranderingen kunnen nieuwe vragen oproepen.

Beoordeel daarom regelmatig jouw eigen dashboard. Welke informatie gebruiken we werkelijk? Welke cijfers kunnen weg? Welke signalen missen we? En kunnen we met de informatie die we hebben tijdig beslissingen nemen?

Veelgestelde vragen over managementinformatie

Goede managementinformatie helpt je om sneller te zien wat aandacht vraagt en bewuster te sturen. Deze vijf vragen komen daarbij regelmatig terug.

Wat valt onder managementinformatie?

Managementinformatie kan bestaan uit financiële, commerciële, personele en operationele gegevens. Ook informatie over kwaliteit, veiligheid, klanten en risico's kan relevant zijn. Welke informatie belangrijk is, hangt af van jouw organisatie en doelen.

Hoeveel managementinformatie heb je nodig?

Zo veel als nodig is om goede beslissingen te kunnen nemen, maar niet meer dan dat. Een overvloed aan cijfers maakt het moeilijker om te zien wat werkelijk belangrijk is. Zeker bij terugkerende knelpunten in de organisatie is het zinvol om te onderzoeken welke informatie jou eerder had kunnen waarschuwen.

Is managementinformatie hetzelfde als financiële informatie?

Nee. Financiële informatie is een belangrijk onderdeel, maar managementinformatie kan ook gaan over medewerkers, klanten, processen, capaciteit, kwaliteit en risico's. Alles wat nodig is om de organisatie gericht te sturen kan onderdeel zijn van de informatievoorziening.

Hoe vaak moet managementinformatie worden bijgewerkt?

Dat hangt af van wat je meet en hoe snel je moet kunnen reageren. Sommige informatie is dagelijks relevant, andere gegevens worden wekelijks, maandelijks of per kwartaal bekeken. De frequentie moet aansluiten op de snelheid waarmee een ontwikkeling om actie kan vragen.

Wie bepaalt welke managementinformatie nodig is?

Dat is uiteindelijk een verantwoordelijkheid van directie en management. Specialisten kunnen helpen om gegevens beschikbaar te maken, maar het management moet duidelijk maken welke doelen, risico's en ontwikkelingen gevolgd moeten worden. Naarmate je meer eindverantwoordelijkheid draagt, wordt die keuze steeds belangrijker.