home / leiderschapsontwikkeling / communicatie leidinggevende

Communicatietraining voor leidinggevenden

Communicatie hoort bij leidinggeven. Natuurlijk gaat het daarbij om jouw persoonlijke communicatieve vaardigheden. Kun je luisteren, vragen stellen, duidelijk formuleren, feedback geven en aansluiten bij de ander? Maar communicatie voor leidinggevenden gaat verder. Vanuit jouw functie voer je personeelsgesprekken, organiseer je overleg, stem je werkzaamheden af, communiceer je besluiten en moet je draagvlak en commitment verkrijgen.

Wat is communicatie voor leidinggevenden?

Communicatie voor leidinggevenden bestaat wat mij betreft uit twee delen. Het eerste deel gaat over jou als persoon. Hoe communiceer jij? Wat is jouw stijl? Waar liggen jouw sterke kanten en valkuilen? Het tweede deel gaat over jouw rol als leidinggevende. Welke gesprekken moet je voeren, hoe organiseer je overleg en afstemming, hoe communiceer je besluiten en hoe zorg je dat informatie binnen jouw team of organisatie goed loopt?

Dat onderscheid is belangrijk. Een leidinggevende kan persoonlijk heel prettig communiceren en toch moeite hebben met een functioneringsgesprek, een besluit uitleggen of een overlegstructuur opzetten. Andersom kan iemand alle procedures uitstekend kennen maar in het gesprek zelf onvoldoende luisteren, te snel oordelen of niet duidelijk genoeg zijn.

Waarom is communicatie voor leidinggevenden belangrijk?

Als leidinggevende communiceer je niet alleen namens jezelf. Je hebt ook een functie en verantwoordelijkheid binnen het team of de organisatie. Jouw communicatie heeft gevolgen voor duidelijkheid, samenwerking, verwachtingen, besluiten en uiteindelijk voor het functioneren van medewerkers en teams.

Een besluit kan inhoudelijk prima zijn en toch verkeerd landen wanneer medewerkers niet begrijpen waarom het is genomen. Een werkoverleg kan iedere week plaatsvinden en toch weinig opleveren wanneer niemand weet waar besluiten worden genomen. En een personeelsgesprek kan volgens de juiste procedure worden gevoerd terwijl een medewerker zich nauwelijks gehoord voelt.

Goede communicatie vraagt daarom meer dan prettig kunnen praten. Je moet kunnen schakelen tussen luisteren en richting geven, tussen ruimte bieden en begrenzen en tussen gezamenlijk onderzoeken en uiteindelijk een besluit nemen.

Waarom vinden leidinggevenden communicatie soms lastig?

Als leidinggevende heb je vaak met verschillende verwachtingen tegelijk te maken. Je wilt luisteren, maar soms moet je ook een duidelijke boodschap geven. Je wilt medewerkers betrekken, maar niet ieder besluit is gezamenlijk. Je wilt de relatie goed houden en tegelijkertijd iemand kunnen aanspreken op gedrag, afspraken of resultaten.

Communicatie kan bijvoorbeeld lastig worden wanneer:

• Je te snel oplossingen aandraagt of conclusies trekt.
• Je onvoldoende luistert of doorvraagt.
• Je een lastige boodschap te voorzichtig brengt.
• Je juist te direct of te stellig communiceert.
• Je niet duidelijk maakt wat wel en niet bespreekbaar is.
• Je moeite hebt om medewerkers aan te spreken.
• Overleg veel tijd kost maar weinig oplevert.
• Besluiten onvoldoende worden teruggekoppeld.
• Verschillende leidinggevenden verschillende boodschappen afgeven.
• Bedoeld, gezegd, gehoord en begrepen niet hetzelfde blijken te zijn.

Voor wie is de communicatietraining bedoeld?

De training is bedoeld voor leidinggevenden uit het middenkader en hoger kader, managers en ondernemers die hun communicatie vanuit hun functie verder willen ontwikkelen. Dat kan een startende leidinggevende zijn die voor het eerst personeelsgesprekken en werkoverleg moet voeren, maar ook een ervaren manager die merkt dat interne afstemming, besluitvorming of communicatie binnen de organisatie beter kan.

De training kan bijvoorbeeld passen wanneer je:

• Duidelijker wilt communiceren als leidinggevende.
• Jouw persoonlijke communicatiestijl beter wilt begrijpen.
• Beter wilt luisteren, vragen stellen en doorvragen.
• Medewerkers beter wilt meenemen in plannen en besluiten.
• Personeelsgesprekken professioneler wilt voeren.
• Werkoverleg en andere overlegvormen effectiever wilt inzetten.
• De interne afstemming wilt verbeteren.
• Een heldere communicatiestructuur wilt opzetten.
• Draagvlak wilt creëren zonder schijninspraak.
• Commitment wilt verkrijgen voor afspraken en doelstellingen.
• De organisatievisie duidelijker wilt overbrengen.
• Beter wilt omgaan met weerstand en verschillende reacties.
• Duidelijke instructies wilt geven en controleren of jouw boodschap begrepen is.

Wat kun je leren tijdens de communicatietraining?

Welke leerdoelen centraal staan, hangt af van jouw functie en de praktijksituaties waarin je tegen problemen aanloopt. Bij individuele coaching ligt het accent sterker op jouw eigen communicatie en gedrag. Bij de tweedaagse groepstraining kunnen daarnaast gezamenlijke communicatievraagstukken binnen de organisatie worden aangepakt.

Persoonlijke communicatie is de basis

Ook een leidinggevende neemt zichzelf mee in ieder gesprek. Hoe reageer je wanneer iemand jou tegenspreekt? Stel je werkelijk vragen of heb je het antwoord eigenlijk al klaar? Luister je om de ander te begrijpen of vooral om daarna zelf weer aan het woord te kunnen? Hoe duidelijk ben je wanneer spanning ontstaat?

Onderwerpen als luisteren, vragen stellen, feedback, beïnvloeden, communicatiestijlen en gesprekstechnieken horen bij het bredere terrein van communicatie en gesprekstechnieken. Die persoonlijke vaardigheden vormen de basis, maar communicatie voor leidinggevenden gaat verder.

Personeelsgesprekken voeren

Als leidinggevende voer je allerlei gesprekken met medewerkers. Sommige zijn gepland en terugkerend, andere ontstaan omdat er iets aan de hand is. Denk aan planningsgesprekken, voortgangsgesprekken, bilateraal overleg, ontwikkel- en verbetergesprekken, disciplinaire gesprekken en slechtnieuwsgesprekken.

Daarbij gaat het niet alleen om gesprekstechniek. Je moet ook weten welk gesprek je voert, met welk doel, wat jouw rol is en hoe verschillende gesprekken zich tot elkaar verhouden.

Je kunt in de training bijvoorbeeld werken aan:

• Een gesprek goed voorbereiden en structureren.
• Verwachtingen duidelijk uitspreken.
• Doorvragen zonder het gesprek over te nemen.
• Feiten en waarnemingen scheiden van interpretaties.
• Omgaan met emoties en weerstand.
• Een duidelijke boodschap geven wanneer dat nodig is.
• Afspraken concreet maken en erop terugkomen.

Meer verdieping vind je bij personeelsgesprekken voor leidinggevenden.

Overleg en interne afstemming

Leidinggeven betekent voortdurend afstemmen. Binnen het team, tussen afdelingen en met andere leidinggevenden. Daar horen werkoverleg, vergaderen, bilateraal overleg, sparren en andere overlegvormen bij.

De vraag is niet alleen of je goed kunt vergaderen. De vraag is vooral welke vorm van overleg nodig is en hoe je zorgt dat overleg iets oplevert. Een goede overlegstructuur maakt duidelijk waar onderwerpen thuishoren, wie met wie afstemt, wie welke informatie nodig heeft en waar besluiten worden genomen.

Meer hierover lees je bij overlegvormen en overlegstructuren.

Interne communicatie organiseren

Interne communicatie is niet alleen de vraag hoe jij persoonlijk iets vertelt. Een leidinggevende moet ook helpen organiseren hoe informatie door het team en de organisatie stroomt. Wie informeert wie? Waar wordt afgestemd? Welke informatie hoort in het werkoverleg en wat bespreek je individueel? Wie heeft beslissingsbevoegdheid en hoe wordt een genomen besluit teruggekoppeld?

Wanneer dat niet helder is, ontstaan bekende problemen. Medewerkers horen belangrijke informatie via via, onderwerpen worden in verschillende overleggen dubbel besproken en niemand weet precies waar een besluit is genomen.

Besluiten communiceren

Een besluit nemen is één ding. Vervolgens moet het besluit worden gecommuniceerd en uitgevoerd. Medewerkers willen weten wat er besloten is, waarom die keuze is gemaakt en wat er nu van hen wordt verwacht.

Niet ieder besluit vraagt dezelfde aanpak. Soms neem je als leidinggevende zelf een besluit. Soms wil je medewerkers vooraf raadplegen. Soms is draagvlak belangrijk en soms moet er na een uitgebreide discussie gewoon een knoop worden doorgehakt.

Meer verdieping vind je bij besluitvorming binnen organisaties.

Draagvlak creëren en commitment verkrijgen

Draagvlak en commitment worden gemakkelijk op één hoop gegooid, maar er is wel degelijk verschil. Bij draagvlak gaat het om steun, acceptatie en bereidheid voor een plan of besluit. Commitment gaat verder: medewerkers verbinden zich aan de gekozen richting en nemen verantwoordelijkheid voor hun bijdrage.

Je kunt draagvlak en commitment niet afdwingen door een verhaal alleen wat enthousiaster te vertellen. Je moet medewerkers tijdig informeren, bezwaren serieus kunnen onderzoeken, duidelijk zijn over de ruimte voor invloed en uiteindelijk ook heldere besluiten en verwachtingen durven neerzetten.

De organisatievisie overbrengen

Directie en management hebben nog een andere communicatietaak: richting geven. Een organisatievisie moet niet alleen in een beleidsdocument staan. Medewerkers moeten begrijpen waar de organisatie naartoe gaat en wat die richting voor hun eigen werk betekent.

Dat vraagt dat je abstracte woorden kunt vertalen naar herkenbare keuzes en gedrag. Mensen moeten niet alleen weten wat er op papier staat, maar ook begrijpen wat dat van hen vraagt.

Praktische communicatie in het dagelijks leidinggeven

Soms is communicatie veel eenvoudiger en tegelijkertijd heel bepalend. Je moet een medewerker uitleggen wat er moet gebeuren, controleren of jouw uitleg begrepen is en vervolgens verantwoordelijkheid kunnen overdragen. Dat vraagt goede instructievaardigheden.

Daarnaast gaat communicatie regelmatig mis tussen wat jij bedoelt, wat je zegt, wat de ander hoort en wat uiteindelijk wordt begrepen. De communicatiemuur maakt dat verschil heel concreet.

Individuele coaching of tweedaagse training?

Het belangrijkste verschil zit niet alleen in het aantal sessies of trainingsdagen. De uitgangssituatie is anders.

Wil je vooral werken aan jouw eigen communicatie als leidinggevende, jouw persoonlijke valkuilen en situaties die jij zelf tegenkomt? Dan past individuele coaching.

Wil je met meerdere leidinggevenden uit dezelfde organisatie werken aan persoonlijke communicatie én aan gezamenlijke vraagstukken zoals overleg, besluitvorming en interne afstemming? Dan past de tweedaagse communicatietraining beter.

Herken jij deze situaties?

• Je wilt duidelijker communiceren met medewerkers.
• Je merkt dat je te snel oordeelt of oplossingen aandraagt.
• Je vindt sommige personeelsgesprekken lastig.
• Werkoverleg kost veel tijd maar levert te weinig op.
• Besluiten worden genomen maar daarna verschillend uitgelegd.
• Medewerkers zeggen ja, maar nemen onvoldoende verantwoordelijkheid.
• Je wilt draagvlak creëren zonder eindeloos te blijven overleggen.
• De interne afstemming tussen teams of afdelingen kan beter.
• Leidinggevenden communiceren niet altijd op dezelfde manier.
• Je merkt dat jouw bedoeling niet altijd hetzelfde is als wat medewerkers begrijpen.

Maatwerk betekent kiezen wat werkelijk nodig is

Een communicatietraining voor leidinggevenden hoeft geen grabbelton met gesprekstechnieken te worden. Een leidinggevende die vooral worstelt met personeelsgesprekken heeft een andere vraag dan een managementteam dat geen heldere interne overlegstructuur heeft.

Daarom kijken we eerst naar de vraag achter de trainingsvraag. Wat gebeurt er nu? Waar loopt het vast? Wat moet jij als leidinggevende anders kunnen of doen? En gaat het vooral om jouw persoonlijke communicatie of juist om communicatie binnen de organisatie? Op basis daarvan bepalen we welke vorm en inhoud passen.

Veelgestelde vragen over communicatietraining voor leidinggevenden

De ene leidinggevende wil vooral persoonlijk sterker worden in gesprekken. Bij een andere organisatie ligt de vraag juist bij overleg, besluitvorming of onderlinge afstemming tussen leidinggevenden. Daarom bieden we zowel individuele coaching als een tweedaagse communicatietraining voor groepen.

Wat is het verschil tussen individuele coaching en de tweedaagse training?

Bij individuele coaching staat jouw eigen communicatie als leidinggevende centraal. Je werkt met jouw persoonlijke leerdoelen en praktijksituaties. De tweedaagse training is bedoeld voor meerdere leidinggevenden uit dezelfde organisatie. Daar kunnen naast persoonlijke vaardigheden ook gezamenlijke communicatievraagstukken aan bod komen.

Wanneer kies ik voor individuele coaching?

Individuele coaching past wanneer je vooral aan jouw eigen communicatie wilt werken. Bijvoorbeeld wanneer je moeite hebt met bepaalde gesprekken, duidelijker wilt worden, beter wilt luisteren of wilt onderzoeken welke patronen jou in de weg zitten.

Wanneer past de tweedaagse training beter?

De tweedaagse training past wanneer meerdere leidinggevenden uit dezelfde organisatie hun communicatie willen ontwikkelen. De training kan dan ook gebruikt worden om gezamenlijke afspraken te maken over overleg, personeelsgesprekken, besluitvorming en interne afstemming.

Kan ik tijdens individuele coaching met echte situaties werken?

Ja. Dat is juist het uitgangspunt. We werken met gesprekken en situaties uit jouw eigen praktijk, zodat je gericht kunt onderzoeken wat er gebeurt en wat je anders wilt doen.

Hoe groot is de groep bij de tweedaagse training?

De tweedaagse communicatietraining wordt verzorgd voor maximaal acht deelnemers.

Hoe past deze training binnen leiderschapsontwikkeling?

Communicatie is een belangrijk onderdeel van leiderschapsontwikkeling. Als leidinggevende geef je richting, maak je afspraken, voer je gesprekken en stem je voortdurend af met medewerkers en andere leidinggevenden. Goede communicatie ondersteunt daarmee vrijwel ieder onderdeel van jouw leidinggevende rol.