Afspraken nakomen
Afspraken nakomen is een leerdoel voor veel teams, organisaties. Omdat teams en organisaties bij de gratie van individuen bestaan betekent dit dat het een individueel leerdoel betreft. Wanneer afspraken niet worden nagekomen heeft dit vaak vergaande gevolgen en zal dit in veel gevallen tot irritaties leiden. In dit artikel ga ik in op: het nakomen van afspraken.
Voorbeelden
Ik put maar gewoon uit mijn praktijkervaring om wat voorbeelden weer te geven:
- je spreekt zaken af op het werkoverleg of tijdens het afdelingsoverleg maar besluiten worden niet uitgevoerd, half uitgevoerd of te laat uitgevoerd
- je hebt een toezegging gedaan en je komt het niet na
- afspraken gemaakt tijdens functionerings- of beoordelingsgesprekken worden niet uitgevoerd
- je hebt afgesproken dat iemand verantwoordelijk is voor een bepaalde taak en toch wordt die taak niet uitgevoerd
- je hebt meerdere malen medewerkers aangesproken op bepaald gedrag en wederom is de afspraak gemaakt dat er verandering zou plaatsvinden: toch gebeurt het niet!
- de leidinggevende heeft iemand toegezegd nog terug te komen op een eventuele salarisverhoging maar vervolgens gebeurt het niet
- je mocht een opleiding volgen, men had het al toegezegd maar niemand komt erop terug
- de leiding geeft het slechte voorbeeld en de medewerkers nemen dat over
- er is sprake van een onderhuids conflict en afspraken niet nakomen is een vorm van passief-agressief gedrag
- bewust afspraken niet nakomen en zaken in het honderd laten lopen is onderdeel van pestgedrag
Waar gaat het vaak om? Half uitvoeren, niet uitvoeren, niet tijdig of te laat uitvoeren!
Verantwoordelijkheden
Afspraken maken heeft met verantwoordelijkheid en verantwoordelijkheidsgevoel te maken. Wanneer we afspreken dat we een bepaalde taak of actie uitvoeren voor een bepaalde datum dan nemen we de verantwoordelijkheid om die taak en afspraak tot een goed einde te brengen. Niet nakomen van afspraken is gebrek aan verantwoordelijkheid en verantwoordelijkheidsgevoel.
Oorzaken?
Wat is de oorzaak dat medewerkers, teamleden of leidinggevenden afspraken niet nakomen?
- ze spreken iets af maar eigenlijk kunnen ze de betreffende taak er niet eens bij doen (ze hadden dus nee moeten zeggen)
- afspraken worden niet serieus genomen binnen de organisatie (soms is het bedrijfscultuur)
- vrijblijvendheid: het heeft toch geen consequenties als we het niet doen
- excuus-cultuur wordt aanvaard: ja maar……………… ik kwam er niet aan toe of dit kwam er tussendoor
- we menen dat we een duidelijke afspraak hebben gemaakt maar het blijkt niet zo duidelijk te zijn als we dachten
- we hebben geen afspraken gemaakt maar intenties uitgesproken (in de trant van: we gaan er voor)
En: uiteindelijk kan dit problemen geven bij de uitvoering, bij de levering, bij de klanttevredenheid, bij de facturering, bij het behalen van doelstellingen en ga zo maar door. Als afspraken structureel niet worden nagekomen, dan kan de organisatie in zwaar weer terecht komen.
Gevolgen
Gevolgen van de niet-nakom-cultuur kunnen vervelend zijn:
- deadlines worden niet gehaald
- interne afspraken worden doorgeschoven
- processen worden vertraagd of opgeschort
- het gaat ten koste van eigen betrouwbaarheid en geloofwaardigheid
Wat kun je eraan doen?
Je kunt nog één afspraak extra maken. Je zou kunnen afspreken wat je gaat doen samen wanneer een afspraak niet wordt nagekomen of uitgevoerd. Afspraken maken doe je samen. Afspraken niet nakomen ook. Want blijkbaar tolereer je samen dit vervelende gedrag. Welke afspraken kun je dan nog maken? Ik noem er een paar:
- we spreken alleen zaken af die behapbaar zijn binnen de gestelde tijd
- we spreken af dat wie ja zegt op de uitvoer van een bepaalde taak ook de verantwoordelijkheid op zich neemt om die taak voor een bepaalde datum uit te voeren
- we spreken af dat de betreffende taak op die datum uitgevoerd is tenzij het echt onmogelijk is door overmacht (maar we spreken af dat we dan direct daarover geïnformeerd worden)
Nog een schepje er bovenop: we spreken af dat het onacceptabel is dat iemand herhaaldelijk zijn afspraken niet nakomt en dat dit verdergaande consequenties zal hebben.
Afspreken, bespreken, aanspreken en uitspreken
De Steven verzorgt de training afspreken, bespreken, aanspreken en uitspreken van.
Training teamontwikkeling
- Bekijk de webinar over teamontwikkeling: van TOBteam naar TOPteam.
