home / team organisatie / afspreken uitspreken bespreken aanspreken / toezegging

Toezegging doen: waarmaken wat je belooft!

Een toezegging doen is in feite een afspraak maken met iemand. Je belooft iets waar te maken of te doen en doordat je iets toezegt, gaat de ander ervan uit dat jij dat ook zult doen. Wanneer je iets toezegt, committeer je je aan iets. Je bent er aanspreekbaar op! Is dat niet het geval? Zeg het dan niet toe! Binnen het thema afspreken, uitspreken, bespreken en aanspreken gaat een toezegging daarom niet alleen over mooie woorden, maar vooral over wat er daarna gebeurt.

Doen wat je zegt en zeggen wat je doet

Het gaat erom dat je doet wat je zegt. Het gaat er wellicht zelfs om dat je zegt wat je doet. Wanneer je doet wat je zegt en zegt wat je doet, dan creëer je betrouwbaarheid. Mensen merken dat ze op jou aankunnen en krijgen vertrouwen in jou. Je krijgt credits bij collega's op het werk, maar ook in jouw vriendenkring. Het omgekeerde geldt natuurlijk ook: wie gemakkelijk van alles belooft en vervolgens voortdurend moet uitleggen waarom het toch niet gelukt is, bouwt een ander soort reputatie op.

Wat is het verschil tussen een toezegging, intentie en afspraak?

Niet iedere positieve uitspraak is meteen een toezegging. 'Ik ga mijn best doen', 'ik kijk ernaar' of 'we moeten dat binnenkort oppakken' klinkt misschien welwillend, maar het is nog behoorlijk vrijblijvend. Bij een toezegging wek je een concretere verwachting: jij hebt gezegd dat je iets zult doen of regelen. Een afspraak gaat nog een stap verder wanneer samen duidelijk is gemaakt wat er gebeurt, wie daarvoor verantwoordelijk is en wanneer iets klaar moet zijn.

Dat onderscheid is belangrijk. Mensen kunnen namelijk teleurgesteld raken over iets waarvan de één dacht dat het een harde toezegging was, terwijl de ander meende slechts een mogelijkheid te hebben genoemd. Duidelijke communicatie begint dus ook bij precies zijn over wat je wel en niet belooft.

Waarom zeggen mensen soms te snel iets toe?

Vandaag werd ik geïnspireerd door een mevrouw die coaching bij mij volgt. Ze zei: 'Ik zeg vaak te snel iets toe en later blijkt dat ik het dan niet kan waarmaken.' Ze had er zelfs een Engels woord voor over: overpromised. Het gesprek ging verder. Ze zei: 'Zo creëer ik mijn eigen problemen, mensen hebben verwachtingen van mij, de druk wordt groot, ik vertoon uitstelgedrag etc.' Toen vroeg ik: 'Waarom doe je het?' Ze zei: 'Ik voelde me vereerd dat ik ervoor gevraagd werd, het streelde mij.' Kortom: het is een vorm van waardering binnenhalen.

Daar zit een belangrijke valkuil. Je zegt ja omdat je behulpzaam wilt zijn, omdat je de ander niet wilt teleurstellen, omdat het verzoek je streelt of omdat nee zeggen op dat moment ongemakkelijk voelt. De rekening komt later. Dan moet je iets waarmaken waarvoor je eigenlijk geen tijd had, loopt de druk op en stel je uit. Te snel toezeggen kan dus heel aardig lijken, maar je kunt er uiteindelijk jezelf én de ander mee in de problemen brengen.

Wanneer moet je juist geen toezegging doen?

Wanneer je vooraf al weet dat je iets waarschijnlijk niet kunt waarmaken, moet je het niet toezeggen. Dat klinkt simpel, maar het vraagt soms behoorlijk wat begrenzing. Je moet durven zeggen dat je geen ruimte hebt, dat je eerst iets moet uitzoeken of dat je nu nog geen harde datum kunt noemen. Een eerlijk 'dat weet ik nog niet' is betrouwbaarder dan een enthousiast ja waar je drie dagen later spijt van hebt.

Dat geldt ook voor leidinggevenden. 'Ik kom erop terug', 'ik regel dat voor je' en 'we bespreken volgende week jouw salaris' zijn geen onschuldige tussenzinnetjes wanneer een medewerker erop vertrouwt dat jij het zult doen. Wie een toezegging doet vanuit zijn functie, creëert verwachtingen en is daarop aanspreekbaar.

Kun je ook te weinig toezeggen?

De andere valkuil is dat je te weinig toezegt. Je speelt altijd op safe. Je wilt nooit je nek uitsteken of een risico nemen en je bouwt altijd een marge in. Toen ik de makelaar vroeg wanneer hij de taxatie klaar had van mijn woning, zei hij: 'Nou, dat duurt vaak wel twee tot drie weken.' Tot mijn verbazing lag de taxatie twee dagen later in de bus. Daar was ik blij mee overigens. Toch is het goed je te realiseren dat te weinig toezeggen spontaniteit kan wegnemen.

Natuurlijk is voorzichtig beloven beter dan voortdurend overpromisen. Maar wanneer je overal enorme marges inbouwt om maar nooit op iets aangesproken te kunnen worden, kan dat ook iets zeggen over jouw houding tegenover verantwoordelijkheid. Het gaat dus niet om zo weinig mogelijk beloven. Het gaat om realistisch beloven en vervolgens doen wat je hebt gezegd.

Wat gebeurt er wanneer je een belofte niet waarmaakt?

Iets beloven en niet doen, werkt in je nadeel. Het brengt negatieve beeldvorming over jou en wanneer je leidinggevende bent, doet het afbreuk aan jouw reputatie. Je hebt immers een voorbeeldfunctie. Eén mislukte toezegging maakt iemand natuurlijk nog niet onbetrouwbaar, maar wanneer hetzelfde patroon steeds terugkomt, leren anderen vanzelf dat jouw ja blijkbaar niet zoveel betekent.

Daarmee raakt een toezegging rechtstreeks aan afspraken nakomen. Het gaat niet alleen om de taak die niet wordt uitgevoerd. Ook vertrouwen, geloofwaardigheid en verwachtingen spelen mee. Zeker wanneer collega's afhankelijk zijn van jouw toezegging, kan één niet nagekomen afspraak bovendien gevolgen hebben voor hun planning en werkzaamheden.

Wat doe je als je een toezegging toch niet kunt waarmaken?

Wanneer nu blijkt dat je een belofte deed die je niet kunt waarmaken, zeg dan wat er aan de hand is. Vraag uitstel, leg het uit! Wacht niet tot de ander zelf moet vragen hoe het ervoor staat. Verantwoordelijkheid nemen betekent ook dat je tijdig communiceert wanneer iets anders loopt dan je had verwacht.

Daar zit nogal een verschil tussen. 'Sorry, ik red vrijdag niet. Ik heb mij verkeken op de hoeveelheid werk. Kan ik het maandag aanleveren?' is iets anders dan maandagmiddag wachten totdat iemand vraagt waar het gebleven is. In het eerste geval kom je jouw oorspronkelijke toezegging weliswaar niet na, maar neem je nog steeds verantwoordelijkheid voor wat je hebt beloofd.

Wanneer wordt te veel beloven een patroon?

Wanneer je regelmatig meer toezegt dan je kunt waarmaken, is het interessant om niet alleen naar planning en timemanagement te kijken. Vraag je ook af waarom je steeds ja zegt. Vind je het moeilijk om anderen teleur te stellen? Wil je graag behulpzaam gevonden worden? Geeft het je waardering wanneer iemand jou nodig heeft? Of overschat je structureel hoeveel tijd en ruimte je hebt?

Pas wanneer je dat patroon herkent, kun je er iets aan veranderen. Misschien moet je vaker zeggen: 'Ik kom daar morgen op terug nadat ik mijn agenda heb bekeken.' Misschien moet je leren begrenzen. En soms moet je gewoon ophouden met ja zeggen wanneer je eigenlijk nee bedoelt.

Veelgestelde vragen over toezeggingen doen en nakomen

Een toezegging lijkt misschien iets kleins, maar zodra iemand op jouw woord vertrouwt ontstaat er een verwachting. Daarom gaat goed omgaan met toezeggingen niet alleen over netjes plannen. Het gaat ook over grenzen, betrouwbaarheid, verantwoordelijkheid en tijdig communiceren wanneer iets anders loopt dan gedacht.

Is iedere mondelinge toezegging een afspraak?

Dat hangt af van wat er precies is gezegd en hoe duidelijk de verwachting is. 'Ik kijk ernaar' is iets anders dan 'ik stuur het je vrijdag voor twaalf uur'. Hoe concreter jouw belofte, hoe meer de ander erop mag rekenen dat je die waarmaakt. Voorkom daarom formuleringen die voor jou vrijblijvend zijn maar door de ander als harde afspraak worden geïnterpreteerd.

Mag je terugkomen op een toezegging?

Ja, omstandigheden kunnen veranderen en soms blijkt een toezegging achteraf niet haalbaar. Maar kom er dan zelf op terug en doe dat zo snel mogelijk. Leg uit wat er veranderd is en bespreek wat wel haalbaar is. Het probleem zit vaak niet alleen in het wijzigen van de afspraak, maar vooral in niets laten horen en de ander laten ontdekken dat jouw toezegging niets meer waard is.

Waarom zeggen sommige mensen altijd ja op verzoeken?

Daar kunnen verschillende redenen achter zitten. Behulpzaam willen zijn, waardering zoeken, moeite hebben met nee zeggen, bang zijn om iemand teleur te stellen of simpelweg overschatten hoeveel je aankunt. Wie structureel te veel toezegt, doet er goed aan naar dat patroon te kijken. Anders wordt iedere nieuwe belofte opnieuw een bron van druk en uitstel.

Hoe spreek je iemand aan die zijn toezegging niet nakomt?

Ga terug naar wat daadwerkelijk is toegezegd en vraag wat er is gebeurd. Maak er niet meteen een oordeel over iemands hele persoonlijkheid van. Wanneer het echter herhaaldelijk gebeurt, mag je ook het patroon benoemen en aangeven welk effect dat heeft op jouw vertrouwen of op de samenwerking. Een gezonde aanspreekcultuur betekent juist dat zulke zaken rechtstreeks besproken kunnen worden.

Is minder beloven en meer leveren altijd beter?

Niet automatisch. Een beetje marge kan verstandig zijn, maar structureel extreem voorzichtig toezeggen kan ook betekenen dat je ieder risico wilt vermijden. De bedoeling is niet dat je zo weinig mogelijk belooft. De bedoeling is dat je realistisch bent over wat je kunt doen en dat jouw woord voldoende betekenis heeft wanneer je daadwerkelijk ja zegt.