home / team organisatie / afspreken uitspreken bespreken aanspreken / vrijblijvendheid

Vrijblijvendheid binnen organisaties: van praten naar afspraken

Vrijblijvendheid in de organisatie betekent dat er te veel open eindjes zijn in de communicatie. Wat is vrijblijvendheid? Dat we uren ergens over kunnen praten maar dat we geen afspraken maken, dat we ons niet binden en dat we ons niet verbinden. Binnen het thema afspreken, uitspreken, bespreken en aanspreken gaat het juist om de stap van praten naar duidelijkheid, verantwoordelijkheid en afspraken. Vrijblijvendheid past ook goed in wat ik de vrijheid-blijheid-cultuur noem.

Waarom is te veel vrijblijvendheid binnen een organisatie een probleem?

Te vrijblijvend zijn binnen de organisatie creëert onwerkbare situaties. Het is een vat vol onduidelijkheid en het staat het resultaat in de weg. Het is praten over zonder tot iets tastbaars en concreets te komen. Praten over wordt uiteindelijk opties benoemen en scenario's verkennen, maar het leidt niet tot besluitvorming of tot een plan van aanpak.

Dat merk je uiteindelijk overal. Collega's weten niet waar ze aan toe zijn, besluiten blijven boven de markt hangen en onderwerpen komen iedere vergadering opnieuw terug omdat niemand precies heeft vastgesteld wat er nu gaat gebeuren. Vrijblijvendheid lijkt soms vriendelijk en soepel, maar kan voor de mensen die afhankelijk zijn van duidelijkheid juist behoorlijk frustrerend zijn.

Hoe herken je vrijblijvendheid in de communicatie?

In de communicatie zie ik vaak open eindjes in de trant van: 'ik kom er bij jou op terug', 'we kijken even hoe 't gaat' en 'we hopen op een goede afloop'. Op zichzelf is met geen van die zinnen iets mis. Het probleem ontstaat wanneer niemand weet wanneer erop wordt teruggekomen, wie gaat kijken hoe het gaat en wat een goede afloop eigenlijk betekent. Dan klinkt de communicatie vriendelijk, maar blijft alles open.

Ik zie dit ook in omgevingen waar mensen heel informeel met elkaar omgaan. Die informele, platte cultuur kan prettig zijn, maar kan er ook voor zorgen dat zakelijke afspraken worden vermeden. We willen het gezellig houden, elkaar niet te veel vastpinnen en vooral niet te formeel doen. Totdat blijkt dat niemand precies weet wat is afgesproken en iedereen daar vervolgens een andere herinnering aan heeft.

Waarom is duidelijkheid nodig om goed te kunnen functioneren?

Duidelijkheid is nodig om goed te kunnen functioneren. Waar gaan we naartoe als organisatie, dus wat is de richting? Wat wordt er van ons verwacht, dus wat is het resultaat? En hoe gaan we het doen, dus welke processen en afspraken horen daarbij? Onbalans en onduidelijkheid zorgen voor onzekerheid. Kaders moeten helder zijn binnen de organisatie.

Dat betekent niet dat alles dichtgeregeld moet worden. Mensen hebben ruimte nodig om hun werk te doen en niet iedere stap vraagt om een procedure. Maar ruimte werkt alleen wanneer duidelijk is waarbinnen die ruimte bestaat. Wie verantwoordelijkheid geeft zonder richting, verwachtingen of grenzen duidelijk te maken, noemt onduidelijkheid soms vrijheid terwijl medewerkers vooral moeten raden wat de bedoeling is.

Wanneer is vrijblijvendheid juist wel nuttig?

Vrijblijvendheid heeft in eerste instantie nut bij de verkenning van een onderwerp. Willen we hier iets mee of niet? Vinden we dit belangrijk? Welke mogelijkheden zijn er? In zo'n fase moet je nog niet ieder idee onmiddellijk vastleggen in een besluit of actiepunt. Je hebt ruimte nodig om te onderzoeken, vragen te stellen en verschillende scenario's naast elkaar te zetten.

Maar als de scenario's zijn uitgezet en er keuzes worden gemaakt, kom je tot afspraken. En zodra er afspraken zijn gemaakt, is de vrijblijvendheid weg. Afspraken zijn bindend. Als er een reden is waarom je een afspraak niet kunt nakomen of waarom bijstelling nodig is, dan trek je aan de bel en is nadere afstemming nodig, zodat je tot herziening van afspraken komt. Die daarna weer bindend zijn.

Wat is het verschil tussen ruimte geven en vrijblijvendheid?

Ruimte geven betekent dat iemand binnen duidelijke kaders zelf keuzes kan maken. Vrijblijvendheid betekent dat niet duidelijk is wat er verwacht wordt of dat afspraken zonder gevolg kunnen worden genegeerd. Die twee worden nogal eens door elkaar gehaald. 'Je krijgt veel vrijheid' klinkt prachtig, maar wanneer doel, verantwoordelijkheid en bevoegdheid niet helder zijn, kan die vrijheid gemakkelijk veranderen in: zoek het verder zelf maar uit.

Een medewerker kan dus veel autonomie hebben en tegelijkertijd heel duidelijke afspraken maken. Sterker nog: juist wanneer iemand veel ruimte krijgt, helpt het wanneer helder is welk resultaat wordt verwacht en wanneer nadere afstemming nodig is. Vrijheid en verantwoordelijkheid horen wat mij betreft bij elkaar.

Hoe doorbreek je vrijblijvendheid binnen een team of organisatie?

Je doorbreekt vrijblijvendheid niet door ineens van ieder gesprek een contractbespreking te maken. Je begint door onderscheid te maken tussen verkennen, besluiten en afspreken. Tijdens de verkenning mogen opties openblijven. Zodra er een besluit is genomen, moet duidelijk worden wat dat besluit betekent: wie doet wat, wanneer gebeurt het en wanneer komen we erop terug?

Goede afspraken maken is communicatie en onderdeel van de interne communicatie. Daar hoort bij dat je je committeert aan een afspraak en dat je tijdig communiceert wanneer je die niet kunt uitvoeren. Ook moet duidelijk zijn dat afspraken niet verdwijnen zodra de vergadering afgelopen is. Wie iets toezegt neemt verantwoordelijkheid en wie merkt dat iets niet gebeurt, moet het bespreekbaar kunnen maken.

Een paar praktische afspraken kunnen al veel veranderen:

• Maak duidelijk wanneer een gesprek nog verkennend is en wanneer er een besluit wordt genomen.
• Benoem na een besluit wie welke actie uitvoert.
• Spreek een concrete termijn af wanneer die voor de uitvoering van belang is.
• Controleer of iedereen hetzelfde onder de afspraak verstaat.
• Kom tijdens een volgend overleg terug op openstaande afspraken.
• Trek tijdig aan de bel wanneer een afspraak niet haalbaar blijkt te zijn.
• Spreek elkaar aan wanneer afspraken structureel vrijblijvend worden behandeld.

Vrijblijvendheid verdwijnt pas wanneer afspraken ook worden nagekomen

Je kunt de communicatie nog zo duidelijk maken, uiteindelijk komt de toets bij de uitvoering. Wordt gedaan wat is afgesproken? Wanneer afspraken structureel worden doorgeschoven, half worden uitgevoerd of zonder overleg verdwijnen, zit het probleem niet meer alleen in formuleren. Dan gaat het ook over verantwoordelijkheid en aanspreekbaarheid.

Daarom hoort bij minder vrijblijvendheid ook een duidelijke norm rond afspraken nakomen. Niet om elkaar voortdurend af te rekenen, maar omdat een afspraak betekenis moet hebben. Wie ja zegt, neemt verantwoordelijkheid. Wie merkt dat het niet lukt, meldt dat. En wanneer afspraken steeds opnieuw niet worden nagekomen, moet dat bespreekbaar zijn.

Veelgestelde vragen over vrijblijvendheid binnen organisaties

Niet iedere open afspraak is verkeerd en niet ieder gesprek hoeft onmiddellijk tot een actiepunt te leiden. De moeilijkheid ontstaat wanneer onduidelijk blijft in welke fase je zit: verkennen we nog of hebben we inmiddels iets besloten? De volgende vragen gaan vooral over dat onderscheid.

Is vrijblijvendheid altijd verkeerd?

Nee. Tijdens een eerste verkenning kan vrijblijvendheid juist heel nuttig zijn. Mensen moeten ideeën kunnen onderzoeken zonder dat ieder uitgesproken idee meteen een afspraak wordt. Het probleem ontstaat wanneer je feitelijk een besluit nodig hebt maar in de verkennende fase blijft hangen. Dan wordt ruimte uitstel en uiteindelijk onduidelijkheid.

Hoe weet je of een afspraak te vrijblijvend is?

Vraag een paar eenvoudige dingen: wat hebben we precies afgesproken, wie gaat het doen en wanneer verwachten we iets? Wanneer drie mensen daar drie verschillende antwoorden op geven, is de kans groot dat de afspraak onvoldoende duidelijk was. Hetzelfde geldt wanneer niemand weet wat er gebeurt als uitvoering niet haalbaar blijkt te zijn.

Kan een informele organisatie toch duidelijke afspraken maken?

Zeker. Informeel omgaan met elkaar betekent niet dat zakelijke afspraken vaag moeten zijn. Je kunt heel prettig, menselijk en zonder ingewikkelde bureaucratie met elkaar omgaan en tegelijkertijd helder zijn over verwachtingen en verantwoordelijkheden. Duidelijkheid hoeft niet stijf of formeel te zijn.

Wanneer wordt vrijblijvendheid een cultuurprobleem?

Wanneer open eindjes normaal worden. Vergaderingen leveren nauwelijks besluiten op, deadlines zijn vooral richtlijnen, toezeggingen worden vergeten en niemand spreekt iemand daarop aan. Dan heb je niet meer te maken met één onduidelijke afspraak, maar met een patroon waarin vrijblijvendheid door de organisatie zelf wordt gedoogd.

Moet iedere afspraak consequenties hebben wanneer iemand die niet nakomt?

Niet in de zin dat ieder incident onmiddellijk bestraft moet worden. Er kan iets tussenkomen of een afspraak kan achteraf onhaalbaar blijken. Wel moet er een reactie zijn: informeren, bespreken, opnieuw afspreken en bij herhaling aanspreken. Wanneer er helemaal niets gebeurt, leert de organisatie vooral dat afspraken vrijblijvend zijn.