home / leiderschapsontwikkeling / verzuim inzetbaarheid / avg ziekmelding

AVG bij ziekmelding: wat mag je vragen en vastleggen?

Wat mag je als leidinggevende vragen wanneer een medewerker zich ziek meldt? En wat mag je vervolgens vastleggen? Bij het thema verzuim en inzetbaarheid is privacy een belangrijk onderdeel van goed leidinggeven. Gezondheidsgegevens zijn bijzonder gevoelige persoonsgegevens. Daarom mag een werkgever niet zomaar vragen wat iemand mankeert, welke diagnose is gesteld of welke behandeling iemand krijgt. Dat lijkt misschien beperkend, maar het dwingt ook tot een beter gesprek: minder doktertje spelen en meer praten over werk, afspraken, begeleiding en inzetbaarheid.

Wat mag je bij een ziekmelding niet vragen?

Een leidinggevende hoeft niet te weten welke ziekte een medewerker heeft. Ook informatie over een diagnose, behandeling, medicijnen of andere medische bijzonderheden hoort niet thuis bij de werkgever. Zelfs wanneer een medewerker uit zichzelf uitgebreid vertelt wat er medisch aan de hand is, betekent dat nog niet dat je die informatie vervolgens in het personeels- of verzuimdossier mag opnemen.

Dat vraagt soms discipline. Een betrokken leidinggevende stelt gemakkelijk een vraag uit belangstelling. "Wat heb je precies?" klinkt menselijk, maar is niet de vraag die je vanuit jouw rol nodig hebt. Belangstelling tonen kan ook zonder medische details te verzamelen.

Wat mag je bij een ziekmelding wel vragen?

Een werkgever mag wel informatie vragen die noodzakelijk is om de ziekmelding en het werk praktisch te organiseren. Denk bijvoorbeeld aan de vermoedelijke duur van het verzuim en aan lopende werkzaamheden of afspraken die moeten worden overgenomen. Daarnaast zijn er enkele specifieke gegevens die in bepaalde situaties noodzakelijk kunnen zijn, bijvoorbeeld rond een arbeidsongeval of de toepassing van wettelijke regelingen.

De hoofdregel is eenvoudig: vraag niet meer dan je nodig hebt. "Wanneer verwacht je dat we opnieuw contact hebben?" is een andere vraag dan "Welke aandoening heb je?" En vragen welke dringende werkzaamheden moeten worden overgenomen is iets anders dan zelf proberen vast te stellen hoe belastbaar iemand medisch gezien is.

De bedrijfsarts beoordeelt de medische belastbaarheid

Wanneer duidelijk moet worden welke beperkingen en mogelijkheden er zijn voor het werk, heeft de bedrijfsarts een belangrijke rol. De bedrijfsarts kan medische informatie vertalen naar informatie die de werkgever nodig heeft voor verzuimbegeleiding en re-integratie. De werkgever hoeft daarvoor de diagnose niet te kennen.

Dat onderscheid is essentieel. De bedrijfsarts kan aangeven welke werkzaamheden iemand nog wel of tijdelijk niet kan uitvoeren, hoe lang het verzuim naar verwachting duurt en welke aanpassingen voor de re-integratie nodig kunnen zijn. Vervolgens gaan werkgever en medewerker met die informatie aan de slag. Meer over die vertaalslag lees je bij arbeidsmogelijkheden bij ziekte.

Privacy betekent niet dat de leidinggevende geen rol meer heeft

Daar ging het in het verleden nogal eens mis in de interpretatie. Omdat een leidinggevende geen medische informatie mag verzamelen, ontstond soms het idee dat verzuimbegeleiding dan maar volledig bij de arbodienst of bedrijfsarts moest worden neergelegd. Dat is niet zo. Werkgever en werknemer hebben tijdens ziekte ieder verantwoordelijkheden bij de re-integratie.

De leidinggevende blijft dus in gesprek, maakt afspraken, bewaakt de voortgang en kijkt samen met de medewerker naar de praktische kant van terugkeer naar werk. Alleen het medische oordeel laat hij daar waar het thuishoort. Dat is geen verlies van leiderschap. Het vraagt juist dat je jouw eigen rol beter begrijpt.

Van medisch gesprek naar werkgesprek

Een goed verzuimgesprek hoeft nauwelijks over ziekte te gaan. Je kunt praten over contactmomenten, werkzaamheden die moeten worden overgenomen, afspraken met de bedrijfsarts, de voortgang van de re-integratie en de praktische gevolgen voor het werk. Zodra er een advies van de bedrijfsarts ligt, kun je bespreken hoe dat in het werk wordt uitgevoerd.

Daarvoor heb je als leidinggevende vooral communicatieve vaardigheden nodig. Kun je belangstelling tonen zonder nieuwsgierig naar medische details te worden? Kun je duidelijk zijn zonder druk uit te oefenen? Kun je verantwoordelijkheid bij een medewerker laten en tegelijkertijd de voortgang bewaken? Dan raakt privacy rechtstreeks aan communicatie als leidinggevende.

Wat een medewerker zelf vertelt, hoef jij niet op te slaan

Een medewerker kan natuurlijk zelf vertellen waarom hij ziek is. Mensen vertellen soms uit zichzelf over een operatie, psychische klachten of een behandeling. Je hoeft dan niet onmiddellijk het gesprek af te kappen. Maar luisteren is iets anders dan registreren.

Medische informatie hoort niet ineens in een dossier omdat de medewerker die vrijwillig heeft verteld. Leg vast wat je voor het werk nodig hebt: afspraken, contactmomenten, afgesproken werkzaamheden en relevante informatie die via de daarvoor aangewezen deskundige beschikbaar is gekomen. Voor de bredere omgang met gegevens tijdens verzuim en re-integratie is ook privacy bij verzuimbegeleiding van belang.

Eigen regie betekent niet: regel het zelf maar

In het oorspronkelijke denken over dit onderwerp werd de AVG sterk gekoppeld aan meer eigen regie voor medewerkers. Daar zit voor mij nog steeds een waardevolle gedachte in, maar eigen regie moet niet worden verward met: zoek het zelf maar uit. Werkgever en medewerker hebben allebei een rol.

Een medewerker kan actief meedenken over terugkeer naar werk, afspraken nakomen, voorstellen doen en verantwoordelijkheid nemen voor zijn aandeel in de re-integratie. De leidinggevende biedt duidelijkheid, ondersteuning en passende mogelijkheden. Volwassen arbeidsrelaties ontstaan niet doordat de ene partij alle verantwoordelijkheid bij de andere neerlegt, maar doordat duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is.

Het belangrijkste gesprek voer je voordat iemand ziek wordt

Daar zit voor mij misschien wel de grootste winst. Over gezondheid hoef je als leidinggevende geen medisch dossier aan te leggen om toch met medewerkers te praten over hun functioneren en inzetbaarheid. Wanneer iemand gewoon aan het werk is, kun je regelmatig bespreken hoe het werk gaat, of de belasting nog past, waar iemand tegenaan loopt, welke ondersteuning nodig is en of kennis en vaardigheden nog aansluiten.

Dan heb je het niet over diagnoses, maar over werk. Is het werk nog behapbaar? Is duidelijk wat er wordt verwacht? Heeft iemand voldoende middelen en ruimte om het werk goed te doen? Zijn er problemen in de samenwerking? Wat heeft iemand nodig om zich te ontwikkelen? Juist dit soort gesprekken horen bij leiderschap en kunnen problemen zichtbaar maken voordat ze tot uitval leiden.

Van verzuimgesprek naar inzetbaarheidsgesprek

Ik zou daarom niet alleen aandacht besteden aan verzuimgesprekken zodra iemand ziek is. Het gesprek over inzetbaarheid hoort het hele jaar door plaats te vinden. Dan bespreek je motivatie, ontwikkeling, belasting, ondersteuning en de vraag of iemand zijn werk nu én straks goed kan blijven doen.

Dat past veel beter bij modern leiderschap dan een systeem waarin de leidinggevende pas belangstelling toont wanneer de medewerker zich ziek meldt. Wachten op de ziekmelding en dan plotseling allerlei vragen stellen is eigenlijk de verkeerde volgorde. Een goede leidinggevende kent zijn mensen al voordat er iets aan de hand is.

Ziekmelden is gewoon ziekmelden

In verzuimland is een tijdlang geprobeerd om van een ziekmelding een soort aanvraag voor ziekteverlof te maken. De gedachte daarachter was dat de leidinggevende nadrukkelijker regie moest voeren. Maar een medewerker die wegens ziekte zijn werk niet kan verrichten, meldt zich ziek volgens de afspraken van de organisatie. De leidinggevende hoeft daar geen medische toelatingsprocedure van te maken.

Dat betekent niet dat na de ziekmelding alles vanzelf gaat. Er blijven afspraken nodig over contact en re-integratie. Het betekent vooral dat je de rollen zuiver houdt. Wil je het onderscheid verder uitwerken, lees dan ook over ziekteverlof en ziekmelding.

Wat vraagt dit van leidinggevenden?

Privacyregels zijn geen excuus om afstand te houden. Ze geven vooral aan waar de grens van jouw rol ligt. Goed handelen bij een ziekmelding vraagt daarom niet om medische kennis, maar om leiderschap, duidelijke communicatie en zorgvuldige omgang met informatie.

• Vraag niet naar diagnose, behandeling of andere medische details.
• Vraag alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor de ziekmelding en het werk.
• Leg medische informatie die een medewerker spontaan vertelt niet vast.
• Laat medische beoordeling en belastbaarheid over aan de bedrijfsarts.
• Vertaal adviezen samen met de medewerker naar concrete werkafspraken.
• Houd contact zonder controleur of arts te worden.
• Maak verantwoordelijkheden tijdens de re-integratie duidelijk.
• Voer gesprekken over inzetbaarheid juist ook wanneer medewerkers gezond aan het werk zijn.

De AVG hoeft goed verzuimmanagement dus niet in de weg te zitten. Integendeel. De regels dwingen je om het medische terrein te verlaten en je te richten op jouw echte verantwoordelijkheid: goed organiseren, communiceren, ondersteunen en leidinggeven.

Veelgestelde vragen over AVG en ziekmelding

Bij ziekmelding en verzuim gaat privacy vooral over de grens tussen medische informatie en informatie die nodig is om het werk en de re-integratie te organiseren. Deze vijf vragen maken dat onderscheid duidelijker.

Mag een leidinggevende vragen wat een medewerker mankeert?

Nee. Een werkgever hoort niet naar de aard of oorzaak van de ziekte te vragen. Voor de leidinggevende is vooral informatie relevant die nodig is om de ziekmelding, het werk en de re-integratie goed te organiseren.

Mag je vragen hoe lang de medewerker denkt ziek te zijn?

Ja. Bij een ziekmelding mag de werkgever vragen naar de vermoedelijke duur van het verzuim. Dat helpt bijvoorbeeld bij het organiseren van werkzaamheden en vervanging.

Mag je medische informatie opschrijven als de medewerker die zelf vertelt?

Dat een medewerker vrijwillig medische informatie vertelt, betekent niet dat de werkgever die informatie ook mag registreren. Leg alleen informatie vast die je vanuit jouw rol als werkgever daadwerkelijk mag en moet verwerken.

Wie bepaalt wat een zieke medewerker nog kan?

De medische beoordeling en de vertaling daarvan naar beperkingen en mogelijkheden horen bij de bedrijfsarts. Werkgever en medewerker bespreken vervolgens hoe het advies praktisch kan worden vertaald naar werkzaamheden en re-integratie.

Heeft de AVG de verantwoordelijkheid van de leidinggevende verminderd?

Niet in de zin dat de leidinggevende geen rol meer heeft bij verzuim en re-integratie. Privacyregels begrenzen welke gezondheidsgegevens een werkgever mag verzamelen. De verantwoordelijkheid voor contact, werkafspraken, begeleiding en een zorgvuldige re-integratie blijft bestaan.