Verzuim is gedrag: maar hoe kun je dit beïnvloeden?
Verzuim is gedrag, wordt vaak gezegd. Gedrag van zowel team, organisatie, de leidinggevende en medewerker. Een goede verzuimaanpak gaat over beïnvloeden van gedrag bij al deze actoren. Om gedrag te beïnvloeden moet je kijken naar beïnvloedbare mogelijkheden. In onderstaande tabel zijn die mogelijkheden in 4 kwadranten weergegeven. Het gaat om uiterlijk zichtbare aspecten zoals regels, afspraken en doelstellingen. Het gaat over het kunnen toepassen van deze regels en afspraken en over normen, waarden en overtuigingen van zowel individuen als groepen.
Gedragsbeïnvloeding
Kort gezegd gaat het bij gedragsbeïnvloeding over: willen, kunnen, mogen en moeten van zowel individuen als team en organisatie. Voor een goede verzuimaanpak is het van belang aandacht te besteden aan alle 4 kwadranten. Het uiteindelijke doel daarbij is om overeenstemming te krijgen over wat een individuele medewerker kan en wil en wat van de organisatie mag en moet.
-
Moeten
Wat moet staat beschreven in wetteksten en beleidsdocumenten en vormen de basis voor regels en afspraken binnen de organisatie omtrent ziekteverzuim. Elementen uit het 4de kwadrant zijn doorgaans goed bekend. Het gaat om zichtbare documenten zoals een verzuimbeleid waarin de regels rond de ziekmelding staan, de afspraken omtrent re-integratie en vaak ook doelstellingen in de vorm van gewenste verzuim cijfers. Ze zijn voor iedereen duidelijk te lezen. Of iedereen het eens is met wat in de regels staat, hoe de regels tot stand zijn gekomen en hoe ze worden toegepast is een heel ander verhaal.
Regels en afspraken zijn absoluut nodig, maar hun effect wordt nogal eens overschat. Wat vaak gebeurt is dat een adviseur een mooi beleidsstuk schrijft. Dat beleidsdocument wordt in het management team geaccordeerd, waarna alle medewerkers het bewuste document thuis gestuurd krijgen om het ‘eens rustig door te lezen’. Vervolgens wordt verwacht dat alle medewerkers zich gedragen conform het nieuwe beleid.
-
Kunnen
De meesten weten wel dat het alleen toesturen van een nieuw beleid, geen verandering van gedrag oplevert. Behalve dat in het beleidsstuk beschreven staat wie wat moet doen, is er training nodig om te leren hoe je dat moet doen. Het belangrijkste in dit kwadrant is echter om aandacht te besteden aan de reden voor de noodzakelijk geachte aanpassingen. Leidinggevenden en medewerkers hebben immers jarenlang de verzuim aanpak anders gedaan. Waarom moet dit nu ineens veranderen?
Het alleen aanleren van nieuwe kennis en vaardigheden is onvoldoende. Net als het hebben van regels is het trainen van nieuwe kennis en vaardigheden nodig, maar ook hiervan wordt het effect overschat als er geen aandacht is voor normen, waarden en overtuigingen.
-
Mogen
Als de regels goed zijn beschreven, leidinggevenden de vaardigheden hebben om de regels toe te passen is het zaak om binnen de teams draagvlak te krijgen voor de nieuwe regels. De nieuwe regels moeten geaccepteerd worden door de groep. Binnen het team moet een nieuwe sociale norm ontstaan. Wil er draagvlak voor zo’n norm komen dan moet vooral worden benoemd wat wel mag. Een nieuwe sociale norm houdt automatisch in dat afscheid moet worden genomen van oude normen en waarden.
Voorbeelden van nieuwe waarden zijn;
- aandacht voor wat iemand ondanks ziekte nog wel kan in plaats van wat iemand door ziekte niet kan.
- Ondanks ziekte kun je wel arbeidsmogelijkheden hebben. Ziekte is niet hetzelfde als arbeidsongeschiktheid.
- Aandacht voor gezondheid en inzetbaarheid.
- Voor mensen die tijdelijk hun eigen werk niet kunnen uitvoeren zijn er klussen te doen.
Het veranderen van normen en waarden binnen teams vraagt tijd en serieuze aandacht als investering. Het gaat om zaken die niet op papier staan maar wel de dagelijkse praktijk bepalen. Het gaat om normen en waarden waar mensen zich aan willen verbinden.
-
Willen
Als de nieuwe normen en waarden binnen het team geaccepteerd zijn, ontstaat de vraag of die waarden, normen en overtuigingen passen bij de individuele waarden en overtuigingen van een medewerker. Dit vraagt om aandacht voor die persoonlijke waarden en overtuigingen. Daarvoor is het nodig dat wensen, ambities, talenten en verwachtingen van individuele medewerkers bekend zijn. Kortom wat wil en kun je als individuele medewerker. Als dat duidelijk is, kan ook aandacht worden besteed aan zaken waar een medewerker niet zo goed in is.
Ziekteverzuim kost handenvol geld
Ziekteverzuim kan organisaties handenvol geld kosten, gemiddeld kost een dag ziekteverzuim € 250,-Bij langdurig verzuim lopen de kosten nog veel hoger op. Als werkgever betaal je 2 jaar, minimaal 70% van het salaris door en daarna via premies voor de WIA nog eens 10 jaar. Organisaties hebben er dus alle baat bij het ziekteverzuim zo laag mogelijk te houden. Maar wat is een goede verzuimaanpak en hoe doe je dat?
Verzuimtraining
Goede verzuimtrainingen besteden aandacht aan alle 4 kwadranten. De 4 kwadranten hebben elkaar nodig. Alleen aandacht voor regels leidt tot een mooie procedure die in de la ligt. Alleen aandacht voor ontwikkeling van een individuele medewerker zonder afspraken waar een medewerker zich op kan beroepen leidt tot onduidelijkheid en twijfel.
De meeste verzuimtrainingen richten zich op het ‘moeten’ en ‘kunnen’ en hebben onvoldoende effect op gedragsverandering. Blijvende gedragsverandering ontstaat door de bestaande referentiekaders en overtuigingen ter discussie te stellen. Zowel voor het team als individueel. Dit vraagt om een veilige werkomgeving, inzicht, het bespreekbaar kunnen maken en aanpassen van werkwensen en werkeisen.
Dit kun je het beste doen als medewerkers en organisatie gezond zijn.
