home / leiderschapsontwikkeling / verzuim inzetbaarheid / ziekteverlof ziekmelding

Ziekteverlof toekennen of aanvragen?

Ziekteverlof toekennen of aanvragen? Eigenlijk begint daar al de verwarring. Wanneer een medewerker zich ziek meldt, heeft de leidinggevende aan die ziekmelding niets goed of af te keuren. Bij verzuim en inzetbaarheid is dat een belangrijk uitgangspunt. De medewerker meldt zich ziek en de leidinggevende registreert die ziekmelding volgens de procedure van de organisatie. Daarmee schrijft hij op dat de medewerker zich ziek heeft gemeld. Hij stelt geen diagnose en geeft ook geen medische goedkeuring. Hij mag er persoonlijk van alles van vinden, maar voor de ziekmelding zelf doet dat niet ter zake.

Daarmee is de rol van de leidinggevende bepaald niet uitgespeeld. Integendeel. Na de ziekmelding begint een belangrijke taak rond contact, werk, afspraken, begeleiding en re-integratie. De leidinggevende moet weten wat hij volgens het verzuimbeleid en de procedure moet doen, welke praktische informatie hij nodig heeft en wanneer deskundig advies nodig is. Regie voeren betekent dus niet beslissen of iemand ziek mag zijn. Regie betekent zorgen dat na de ziekmelding de juiste dingen gebeuren.

Wat bespreek je dan wel bij een ziekmelding?

De leidinggevende hoeft dus niet te vragen wat er precies aan de hand is. Sterker nog, de werkgever mag bij een ziekmelding niet vragen naar de aard of oorzaak van de ziekte. Wel mag hij informatie vragen die nodig is voor het werk en het verzuimproces, zoals de vermoedelijke duur van het verzuim, bereikbaarheid en lopende werkzaamheden of afspraken. In bijzondere situaties kunnen ook enkele administratieve vragen nodig zijn, bijvoorbeeld over een arbeidsongeval of een mogelijke vangnetsituatie. De grenzen daarvan werken we verder uit bij privacy bij verzuimbegeleiding.

Je hoeft bij het eerste telefoongesprek dus niet te achterhalen welke medische beperking iemand heeft, of autorijden medisch mogelijk is en hoeveel procent iemand arbeidsgeschikt zou zijn. Als zulke vragen voor de werkhervatting belangrijk worden, kan de bedrijfsarts de relatie tussen gezondheid en werk beoordelen. Daarna kunnen werkgever en medewerker samen bekijken welke arbeidsmogelijkheden er zijn. Dat is een heel andere route dan dat de leidinggevende tijdens de ziekmelding zelf gaat dokteren.

Maar wat als je de ziekmelding niet vertrouwt?

Ook dan verandert de rol van de leidinggevende niet. Stel dat een medewerker zich regelmatig ziek meldt en dat roept vragen op. Of je hebt het vermoeden dat de ziekmelding misschien voor iets anders wordt gebruikt. Je mag dat vermoeden hebben en je mag het feitelijke patroon bespreken. Bij frequent ziekteverzuim is het zelfs verstandig om niet te doen alsof er niets gebeurt. Maar ook vier of vijf ziekmeldingen maken een leidinggevende nog niet tot arts.

Hetzelfde geldt wanneer je in de termen wit, grijs en zwart verzuim denkt. Die kleuren kunnen helpen als praktisch denkkader, maar een vermoeden van zwart verzuim is nog geen vastgesteld zwart verzuim. Je kunt vragen stellen over gedrag, afspraken en het verzuimpatroon. Je kunt de bedrijfsarts inschakelen wanneer een oordeel over gezondheid en werk nodig is. Je kunt HR betrekken wanneer er arbeidsrechtelijke vragen ontstaan. Wat je niet moet doen, is jouw vermoeden omzetten in een eigen medisch oordeel.

Van ziekmelding naar arbeidsmogelijkheden

Daarmee verdwijnt een belangrijke gedachte uit het verzuimmanagement niet. Ziekte betekent namelijk niet automatisch dat iemand volledig arbeidsongeschikt is. Er kunnen ondanks ziekte arbeidsmogelijkheden bestaan. Alleen begint die gedachte niet met: "Volgens mij kun jij best werken." Wanneer beoordeling van belastbaarheid nodig is, komt de deskundigheid van de bedrijfsarts in beeld. Daarna bespreek je hoe eventuele mogelijkheden naar de praktijk kunnen worden vertaald.

Misschien kan iemand het eigen werk gedeeltelijk hervatten, tijdelijk minder uren werken of bepaalde taken wel uitvoeren. Als het eigen werk niet of niet volledig mogelijk is, kan passend werk aan de orde komen. Daar heeft de leidinggevende juist een belangrijke rol. Hij kent het werk, kan werkzaamheden organiseren en kan samen met de medewerker zoeken naar een werkbare invulling. Medische belastbaarheid beoordelen en werk organiseren zijn dus twee verschillende verantwoordelijkheden.

Niet iedere afwezigheid is een ziekmelding

Er is nog een andere reden waarom de leidinggevende meer doet dan alleen registreren. Niet iedere situatie waarin iemand niet op het werk verschijnt, is ziekteverzuim. Als een medewerker belt omdat zijn kind plotseling ziek is en onmiddellijk moet worden opgehaald, is de medewerker zelf niet ziek. Afhankelijk van de situatie kan bijvoorbeeld calamiteitenverlof of kort verzuimverlof aan de orde zijn. Moet een medewerker een zieke naaste verzorgen, dan kan onder voorwaarden kortdurend of langdurend zorgverlof passen.

Daar mag de werkgever uiteraard wel naar kijken, want dan gaat het niet om een medische beoordeling van de medewerker maar om de vraag welke verlofregeling bij de situatie hoort. Dat onderscheid is belangrijk. Een leidinggevende die zegt: "Jij bent zelf niet ziek, dus ik keur jouw ziekmelding af" gebruikt opnieuw de verkeerde taal. Beter is: "Jij meldt dat je zelf niet ziek bent maar vanwege deze situatie niet kunt werken. Laten we kijken welke verlofregeling hier van toepassing is." Dat is feitelijker en voorkomt dat verschillende vormen van afwezigheid op één hoop worden gegooid.

Bij langer verzuim wordt de regierol groter

Wanneer het verzuim langer duurt, krijgt de begeleiding meer structuur. Werkgever en medewerker zijn samen verantwoordelijk voor de re-integratie. De bedrijfsarts of arbodienst maakt bij langer durend verzuim een Probleemanalyse en werkgever en medewerker maken op basis daarvan het Plan van aanpak. Daarin leggen zij vast welke stappen nodig zijn voor terugkeer naar werk. Dat kan gaan over aangepaste werkzaamheden, andere werktijden, werkplekaanpassingen of ander passend werk.

Juist daar zie je waarom een leidinggevende geen passieve administrateur is. Hij hoeft de ziekte niet goed te keuren, maar hij moet wel zorgen dat afspraken worden gemaakt, werkzaamheden worden georganiseerd en de voortgang wordt besproken. Werkgever en medewerker bespreken tijdens het re-integratieproces minstens eenmaal per zes weken hoe het gaat en stellen het Plan van aanpak bij wanneer dat nodig is. Goed verzuim begeleiden als leidinggevende betekent dus veel doen, maar wel het juiste doen.

Rechten en plichten staan los van medische goedkeuring

Dat de leidinggevende niets aan de ziekmelding heeft goed of af te keuren, betekent ook niet dat ziekte alle regels buiten werking stelt. Werkgever en medewerker hebben rechten en plichten tijdens ziekte en re-integratie. De medewerker moet bijvoorbeeld meewerken aan re-integratie, afspraken nakomen, naar afspraken met bedrijfsarts of arbodienst gaan en passend werk accepteren wanneer dat aan de orde is. De werkgever moet re-integratie ondersteunen, werk waar nodig aanpassen en passende werkmogelijkheden onderzoeken.

Bij ziekte betaalt de werkgever in beginsel maximaal twee jaar loon door. Dat volgt uit de wettelijke regeling en niet uit een medische goedkeuring van de leidinggevende. Wanneer een medewerker niet meewerkt aan zijn verplichtingen, kunnen daar onder voorwaarden gevolgen voor de loondoorbetaling aan verbonden zijn. Ook daarvoor geldt echter dat je zorgvuldig moet handelen en niet vanuit het simpele idee: "Ik geloof niet dat je ziek bent, dus ik betaal niet." Bij onenigheid over bijvoorbeeld volledige werkhervatting, passend werk of re-integratie-inspanningen kan een deskundigenoordeel van UWV worden gevraagd.

De kern: registreer, organiseer en voer regie

De discussie over ziekteverlof toekennen of aanvragen wordt een stuk eenvoudiger wanneer je de rollen uit elkaar houdt. De medewerker meldt zich ziek. De leidinggevende registreert de ziekmelding en voert vervolgens de procedure uit die binnen de organisatie is afgesproken. Hij mag persoonlijk twijfels, gedachten en vermoedens hebben, maar hij vertaalt die niet naar een eigen medisch oordeel. Wanneer deskundige beoordeling van gezondheid en belastbaarheid nodig is, schakelt de organisatie de bedrijfsarts in.

Daarna heeft de leidinggevende volop werk. Contact houden, het werk organiseren, afspraken maken, arbeidsmogelijkheden vertalen naar werkzaamheden, voortgang volgen en de medewerker aanspreken op zijn aandeel in de re-integratie. Dat is de regierol. Niet ziekte goedkeuren of afkeuren, maar zorgen dat ziekteverzuim zorgvuldig wordt begeleid en dat iedereen zijn eigen verantwoordelijkheid neemt.

Veelgestelde vragen over ziekmelding en ziekteverlof

De verwarring ontstaat vooral wanneer ziekmelden, medische beoordeling en de regierol van de leidinggevende door elkaar worden gehaald. Deze vijf vragen zetten de belangrijkste verschillen op een rij.

Heeft een leidinggevende iets goed of af te keuren aan een ziekmelding?

Nee, goedkeuren of afkeuren is hier niet de juiste categorie. De medewerker meldt zich ziek en de leidinggevende registreert die ziekmelding volgens de procedure. De leidinggevende geeft daarbij geen medisch oordeel. Daarna voert hij de taken uit die bij de ziekmelding en verzuimbegeleiding horen.

Wat doet een leidinggevende na een ziekmelding?

Hij zorgt voor registratie, bespreekt noodzakelijke praktische zaken, maakt afspraken over contact en organiseert het werk. Wanneer het verzuim langer duurt, bewaakt hij namens de werkgever ook de voortgang van de re-integratie en helpt hij eventuele arbeidsmogelijkheden naar passend werk te vertalen.

Wat als de leidinggevende twijfelt aan de ziekmelding?

Twijfel mag, maar de leidinggevende maakt daarvan geen eigen medisch oordeel. Hij kan een verzuimpatroon of gedrag bespreken en bij vragen over gezondheid en belastbaarheid de bedrijfsarts inschakelen. Bij een re-integratiegeschil kan in verschillende situaties een deskundigenoordeel van UWV worden gevraagd.

Kan een medewerker ziek zijn en toch werken?

Ja. Ziekte betekent niet automatisch dat iemand volledig arbeidsongeschikt is. Er kunnen arbeidsmogelijkheden bestaan. Wanneer beoordeling van de belastbaarheid nodig is, adviseert de bedrijfsarts en bespreken werkgever en medewerker vervolgens hoe die mogelijkheden verantwoord in het werk kunnen worden benut.

Is iedere afwezigheid vanwege ziekte van iemand anders ziekteverzuim?

Nee. Als de medewerker zelf niet ziek is, kan afhankelijk van de omstandigheden bijvoorbeeld calamiteitenverlof, kort verzuimverlof of zorgverlof aan de orde zijn. Dan gaat het om de vraag welke verlofregeling van toepassing is en niet om een medische beoordeling van de medewerker.