home / carriere / verbetertraject / disfunctioneren

Functioneren medewerkers onvoldoende of slecht?

Functioneren medewerkers onvoldoende of slecht? Vind je als leidinggevende dat er sprake is van disfunctioneren? In dit artikel duiden we aan wat disfunctioneren is en hoe het wellicht ontstaat.

Taken worden niet goed uitgevoerd

Als eerste noem ik dat de taken niet goed worden uitgevoerd. Om dat met wat voorbeelden te noemen:

• Je constateert bij herhaling dat er fouten worden gemaakt
• Je merkt dat deadlines niet worden gehaald
• Je ziet dat doelstellingen niet worden gehaald
• Je merkt dat het werk van de medewerker niet compleet is. Het voldoet in ieder geval niet aan de kwaliteit die jouw organisatie voor ogen heeft.

Er worden te weinig taken uitgevoerd

Wanneer er te weinig taken worden uitgevoerd, wordt er te weinig tempo gemaakt. Een goede metselaar zet 800 stenen per dag op een rechte muur. Da’s een eenvoudig beeld maar ik gebruik het om te duiden waarover het gaat. Wanneer je dan een metselaar hebt die 500 stenen per dag metselt, dan is er sprake van te weinig productie.

De medewerker haalt de doelstellingen of targets niet

Haalt de medewerker de doelstellingen niet? Waren de doelen helder vooraf?

• Weet je hoe het komt dat bepaalde doelen niet gehaald worden?
• Ligt dat aan het functioneren van de medewerker of zijn er externe factoren die de doelstellingen negatief beïnvloeden?
• Is de medewerker begeleid om de doelen te behalen?
• Zijn de doelen eenzijdig opgelegd?
• Zijn er doelstellingen die niet binnen de invloedsfeer van de medewerker liggen?

Past niet in de functie

Past de medewerker niet in de functie? Dat is een te algemene benoeming van disfunctioneren. Je zult moeten aangeven waarom de medewerker niet past in de functie.  Daarbij kun je denken aan: voert taken niet goed uit, gaat onjuist om met verantwoordelijkheden, niet de juiste houding of gedrag. Een stap verder is: hoe komt het dat die taken niet goed worden uitgevoerd? Ontbreekt de functiematch, is er te weinig kennis of vaardigheid? Gebrek aan scholing of opleiding?

Verantwoordelijkheden

Disfunctioneren kan ook gaan over de verantwoordelijkheden van de medewerker. Dat is een moeilijker terrein om te duiden. Daarom noem ik een aantal voorbeelden waaruit blijkt dat er sprake is van onvoldoende functioneren.

• Ongewenste houding of attitude

  Is er sprake van een negatieve houding of attitude van jouw medewerker? Vind je de attitude van de medewerker onacceptabel? Vind je dat het gedrag van de medewerker niet overeenkomt met datgene wat je als organisatie van de medewerker vraagt? Waarover gaat het precies? En heb je ook eisen gesteld qua houding en gedrag bijvoorbeeld in de functieomschrijving? Is dit voldoende besproken en zijn de verwachtingen hierover duidelijk?

• De medewerker negeert voorschriften

  Negeert de medewerker bepaalde voorschriften of is de medewerker niet bereid om instructies vanuit de organisatie op te volgen? Vraag is: zijn de instructies en regels duidelijk waaraan men moet voldoen? Is dit voor jou aantoonbaar dat de medewerker op de hoogte is gebracht van de regelgeving binnen jouw organisatie?

Gezamenlijke verantwoordelijkheid

Goed functioneren is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de werkgever en werknemer. Een werknemer is primair verantwoordelijk voor eigen functioneren. Van de werknemer mag je verwachten dat hij/zij kennis heeft genomen van de eisen die de functie stelt en dat hij/zij er alles aan doet om aan deze eisen te voldoen. Echter een werkgever heeft vanuit de eis van goed werkgeverschap de plicht om goed functioneren te bevorderen.

Is er sprake van onvoldoende functioneren dan is er ook sprake van een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Je kunt disfunctioneren van de medewerker niet maar zo eenzijdig bij de medewerker neerleggen tenzij daar een duidelijke aanleiding voor is.

Oorzaken: wees specifiek!

Belangrijk is om duidelijk te zijn over disfunctioneren. Het gaat over het niet voldoen aan de vereisten van de functie. Ik zeg het nogmaals: maak disfunctioneren specifiek en benoem dat! Ik ga nu een paar zaken benoemen die de oorzaak kunnen zijn van disfunctioneren. Dat zit in het stuk van kunnen, willen en zijn.

• Gaat het over kunnen? Dan heeft de medewerker wellicht onvoldoende kennis en kunde in huis. De medewerker heeft geen actuele vakkennis, hij/zij is te weinig vaardig, heeft te weinig ervaring of maar beperkte inzichten.
• Gaat het over willen? Dan heeft de medewerker niet meer de juiste motivatie. Hij/zij is uitgekeken op de functie, is op zoek naar ander werk etc.
• Gaat het over zijn? Dan kan het gaan over privéomstandigheden van de medewerker. Maar wellicht past hij/zij niet in de functie qua persoonskenmerken. Of misschien matchen de persoonlijke waarden van de medewerker niet met de organisatiewaarden.

Gebrek aan kennis en kunde

Wanneer disfunctioneren voortkomt uit gebrek aan bekwaamheid dan kun je denken aan:

• Onvoldoende geschoold

  Beschikt jouw medewerker over te weinig kennis of vaardigheden en is jouw medewerker onvoldoende geschoold? Is er onvoldoende scholing of training geweest? Weet je wat er aan schort en is dit alsnog op te lossen met opleiding en training? Gaat het om kennis, vaardigheden of competenties waaraan het ontbreekt?

• Onvoldoende meegegroeid met de functie of het bedrijf

  Is jouw medewerker onvoldoende meegegroeid met de functie of het bedrijf? Gestagneerd in ontwikkeling? Dit komt vaker voor vooral bij bedrijven en organisaties waar medewerkers in dienst zijn met lange dienstverbanden. Is er te weinig geïnvesteerd door de organisatie of medewerker in het actualiseren van kennis en het op peil houden van vaardigheden? Sluit de kennis van de medewerker niet meer aan bij wat de organisatie wenst of wat de markt eist? Is dit gat nog te overbruggen? Kun je benoemen waar het precies aan schort?

• De medewerker heeft onvoldoende competenties

  Heeft de medewerker onvoldoende competenties? Is de medewerker niet competent? Heb je vastgelegd over welke competenties de medewerker zou moeten beschikken? En heb je middels een onderzoek of assessment vastgesteld over welke competenties de medewerker beschikt? Heeft dit onderzoek onafhankelijk plaatsgevonden? Heb je ook een plan om de competenties van de medewerker te ontwikkelen?

De medewerker past niet in de functie (zijns-factoren)

Wanneer disfunctioneren ontstaat door ZIJNS-factoren dan kun je denken aan:

• De medewerker past niet in jouw bedrijfscultuur

  Past jouw medewerker niet in de bedrijfscultuur? Ontbreekt de klik of de match? Dat is bijzonder subjectief en moeilijk te specificeren.  Er is geen thermometer om vast te stellen of de match met de bedrijfscultuur aanwezig is. Dus enige uitleg is wel nodig. De vraag is ook of het de medewerker verwijtbaar is wanneer dit het geval is. Met andere woorden: is dit een geval van disfunctioneren of is er gewoon een ongelukkig huwelijk? En hoe is dat ontstaan?

  Maar als dat echt zo is, werkt de pot lijm doorgaans niet. Ik heb een aantal aspecten uitgewerkt waaruit zou kunnen blijken dat de match er onvoldoende is (lees: medewerker past niet in bedrijfscultuur).

• Belemmert de voortgang binnen de organisatie

  Belemmert de medewerker de voortgang binnen de organisatie? Is er te weinig veranderbereidheid of worden bepaalde voorstellen tegengewerkt of onvoldoende gesteund? Merk je dat er oud zeer is waaraan geleden wordt?  Of heb je een rotte appel in het team?

• Voorbeelden belemmerende factoren

  Wat kunnen belemmerende factoren zijn voor de medewerker om goed te functioneren oftewel: hoe bevorder je als werkgever slecht functioneren?

  • De werkgever biedt de medewerker werk aan dat niet zinvol is, waardoor geen waardevolle bijdrage aan de organisatie geleverd kan worden door de medewerker.
  • Het werk dat gedaan moet worden sluit onvoldoende aan bij de kennis en vaardigheden (lees: competenties) van de medewerker.
  • De medewerker wordt niet betrokken bij het nemen van beslissingen en heeft weinig invloed op hoe bepaalde werkzaamheden uitgevoerd mogen worden.
  • De medewerker wordt niet in staat gesteld om kennis en vaardigheden verder te ontwikkelen.
  • De leidinggevende beschikt over weinig leiderschapskwaliteiten.
  • Er zijn omstandigheden in de werksfeer die niet bijdragen aan goed functioneren
  • De inrichting van de werkplek of de personele omgeving bevorderen eerder slecht functioneren dan goed functioneren
  • De klik tussen de leiding en de medewerker ontbreekt of er is zelfs sprake van een conflict met de leidinggevende
  • Er is onverenigbaarheid van karakters (tussen leiding en medewerker of tussen teamleden en medewerker)
  • De taakbelasting is onredelijk en de taakeisen zijn niet realistisch samengesteld
  • Er ontstaat druk die niet gezond is waardoor zelfs tijdelijke arbeidsongeschiktheid kan ontstaan
  • De leidinggevende veroorzaakt met eigen gedrag eerder twijfel over eigen kunnen bij de medewerker dan dat het zelfvertrouwen van de medewerker wordt bevorderd.

• In staat zijn en in staat worden gesteld

  Om de taken goed uit te kunnen voeren moet een medewerker op de eerste plaats in staat zijn om de taken uit te voeren. Dat wil zeggen beschikken over de juiste capaciteiten, vaardigheden, attitude en motivatie. Als een medewerker in staat is om het werk uit te voeren moet hij daartoe ook in staat worden gesteld door een faciliterende werk omgeving.

Niet eenvoudig!

Vaststellen dat iemand niet functioneert, is al lastig. Vaststellen hoe het komt dat iemand niet functioneert, is nog veel lastiger. Tal van aspecten kunnen een rol spelen namelijk:

• Er is een fout gemaakt bij de selectieprocedure
• De medewerker is onvoldoende aansturing en begeleiding geboden om de werkzaamheden te leren.
• De medewerker is op zich wel bekwaam om de functie uit te oefenen maar om één of andere reden onvoldoende gemotiveerd.
• De medewerker is wel gemotiveerd om zijn functie te vervullen maar heeft onvoldoende kwaliteiten.
• De medewerker ervaart belemmeringen in zijn persoonlijk functioneren (bijvoorbeeld door privéomstandigheden)
• De medewerker is niet in staat gesteld (onvoldoende gefaciliteerd) door de leiding en ervaart belemmeringen om goed te functioneren.

Is er reden tot ontslag?

Medewerkers zijn nogal snel bang dat er 'zomaar' overgegaan wordt tot ontslag. Echter het woord 'zomaar' of 'maar zo' bestaat niet in het arbeidsrecht. De ontslagaanvraag kan pas worden ingediend wanneer de werkgever er alles aan gedaan heeft om goed functioneren te bevorderen.