Worden taken niet goed uitgevoerd?
Worden bepaalde taken niet goed uitgevoerd en ben je daar als organisatie ontevreden over? In dit artikel ga ik in op het niet goed uitvoeren van werkzaamheden in kwalitatieve of kwantitatieve zin.
Waarover gaat het?
Wanneer ik spreek over het niet goed uitvoeren van taken dan maak ik allereerst een verdeling in kwaliteit en kwantiteit.
- Met kwantiteit wordt bedoeld dat de productie niet hoog genoeg is. De medewerker is te langzaam en voldoet niet aan de gestelde productienorm.
- Met kwaliteit bedoel ik dat er onjuistheden zijn bij de uitvoer van werkzaamheden. Er worden fouten gemaakt, de medewerker is onzorgvuldig of onnauwkeurig, collega’s of klanten hebben klachten, de bestelling wordt te laat of foutief afgeleverd etc.
Voor de helderheid: in dit artikel gaat het niet over het maken van een fout of vergissing wat weleens voorkomt. Fouten maken mag, fout bezig zijn is wat anders! Het gaat er dus over wanneer taken structureel niet goed worden uitgevoerd. Dat kan een reden zijn om vast te stellen dat een medewerker niet naar behoren functioneert.
Webinar over verbetertraject of functioneringstraject
Bekijk ons webinar over het verbetertraject of functioneringstraject.
Objectief vaststellen: wees specifiek
Belangrijk is om objectief vast te stellen waarom de medewerker zijn/haar taken niet goed uitvoert. Wat mankeert eraan? Objectiviteit is geboden: je moet wel zeker weten dat foutieve taken veroorzaakt zijn door de medewerker.
- Worden er aanwijsbare fouten gemaakt die direct te wijten zijn aan de medewerker?
- Ziet de medewerker bepaalde zaken over het hoofd?
- Krijg je klachten van collega's of klanten?
- Is het tempo van de verwerking van taken onvoldoende?
Belangrijk is zo specifiek mogelijk aan te geven welke taak niet goed wordt uitgevoerd. Je kunt niet volstaan met algemeenheden als ‘de medewerker is onvoldoende nauwkeurig’ of ‘de medewerker is onzorgvuldig’. Leg voorbeelden vast waaruit deze onzorgvuldigheid blijkt! Bijvoorbeeld: de bestelling bij de familie Duinkerken (nummer 85343) is foutief afgeleverd en omschrijf wat er aan deze bestelling mankeert.
Negatieve beoordeling
Wanneer taken structureel niet goed worden uitgevoerd, kan er reden zijn om als leidinggevende over te gaan tot een negatieve beoordeling. Belangrijk is dat je goed kunt onderbouwen wat er aan de hand is en ook dat dit zorgvuldig wordt besproken (en vastgelegd). Een negatieve beoordeling heeft uiteraard altijd als doel om functioneren te verbeteren. Aan een negatieve beoordeling heb je op zichzelf niets. Er dient een verbeterplan te komen en er moet een verbetertraject worden gestart met als doelstelling dat de medewerker op termijn in staat is om de taken alsnog goed uit te voeren.
Wat is eraan te doen?
Maak een verbeterplan wanneer bepaalde taken onjuist of niet correct worden uitgevoerd. Omschrijf precies welke taken het zijn, wat eraan mankeert en wat je eraan gaat doen om dit te verbeteren. Vraag is: wat zijn de taken van de medewerker en wat wordt dan niet goed uitgevoerd? Voor het verbetertraject zijn de volgende zaken van belang:
- Wat zijn de taken van de medewerker?
- Zijn deze taken duidelijk omschreven in een functie- en taakomschrijving?
- Welke taken worden niet goed uitgevoerd?
- Hoe lang heb je dat in kaart gebracht of gemeten?
- Is het zo opeens ontstaan of is het altijd zo geweest?
- Is de medewerker gewezen op de fouten en is dit bij herhaling besproken?
Oorzaak
Een ander punt is: heb je een idee waarom de medewerker de taken niet goed uitvoert? Wat is de oorzaak of reden?
- Heeft de medewerker te weinig kennis van zaken of zijn bepaalde zaken niet duidelijk?
- Ontbreekt het inzicht bij de uitvoering van taken?
- Is de medewerker in basis niet competent voor de functie of is de medewerker wel competent, is er wel voldoende kennis en inzicht maar zijn er factoren waardoor de medewerker onzeker is geworden?
- Zijn er privéoorzaken waardoor de medewerker de taken niet goed uitvoert bijvoorbeeld concentratieverlies?
- Begrijpt de medewerker bepaalde zaken niet of is jouw instructie niet duidelijk?
- Is de medewerker onvoldoende vaardig?
- Heeft de medewerker onvoldoende soft skills die noodzakelijk zijn voor de functie?
- Is de medewerker niet snel genoeg in de uitvoering van zijn/haar taken? Welke belemmeringen zijn er?
Verbetertraject
Genoemde vragen zijn cruciaal voor het verbeterplan of het verbetertraject en veel varianten zijn mogelijk:
- Opleiding en scholing indien de medewerker te weinig kennis van zaken heeft (vakinhoudelijke scholing)
- Vaardigheidstraining indien de medewerker te weinig vaardig is
- Een assessment om te kijken of de medewerker überhaupt geschikt is voor de functie
- Coaching gericht op houding en gedrag
Vragen voor de organisatie
Als organisatie kun je je ook een aantal zaken afvragen:
- Heb je de medewerker de juiste begeleiding geboden?
- Is de medewerker voldoende ingewerkt?
- Zijn er factoren binnen het team of de organisatie waardoor de medewerker zich belemmerd voelt?
- Heb je de medewerker voldoende scholing en/of bijscholing aangeboden?
Auteur
Dit artikel is geschreven door Jan Stevens. Jan Stevens is eigenaar en oprichter van De Steven training & coaching.
