home / team organisatie / effectief vergaderen / training voorzitter

Training vergaderingen voorzitten: doelgericht en met regie

Je bent voorzitter van het managementoverleg, directieoverleg, werkoverleg, de ondernemingsraad, personeelsvertegenwoordiging of misschien in je vrije tijd van een sportclub, schoolbestuur of kerkenraad. Je wilt de efficiëntie van het overleg verbeteren en jouw eigen vaardigheden als voorzitter vergroten. Bij het thema effectief vergaderen en overleg is dit de training die wij daarvoor aanbieden. De training is individueel en wordt afgestemd op jouw leerdoelen en vergaderpraktijk.

Voor wie is de training vergaderingen voorzitten bedoeld?

De training is bedoeld voor leidinggevenden en voorzitters die verantwoordelijk zijn voor het effectief en doelgericht leiden van vergaderingen. Dat kan een ervaren manager zijn die merkt dat bepaalde vergaderingen steeds vastlopen, maar ook iemand die nog niet lang voorzitter is en meer houvast zoekt in de eigen rol.

• Voorzitters van management- en directieoverleg.
• Leidinggevenden die werkoverleg of teamvergaderingen voorzitten.
• Voorzitters van ondernemingsraden of personeelsvertegenwoordigingen.
• Voorzitters van besturen, verenigingen en andere overlegorganen.
• Voorzitters die meer regie willen zonder dominant te worden.
• Voorzitters die deelnemers actiever bij het overleg willen betrekken.
• Voorzitters die lastige discussies, weerstand of conflicten beter willen begeleiden.

Waarom is goed voorzitten zo belangrijk?

In vergaderen gaat veel tijd en dus geld zitten. Logisch dat je het maximale rendement uit die gezamenlijke tijd wilt halen. Een effectieve en efficiënte manier van vergaderen staat of valt voor een belangrijk deel met een goede voorzitter. Die geeft niet alleen leiding aan de vergadering, maar heeft ook aandacht voor de deelnemers, bewaakt de hoofdlijn en zorgt dat discussies niet eindeloos blijven doorgaan.

Wanneer de voorzitter te weinig regie neemt, kunnen dominante deelnemers de bijeenkomst overnemen, worden zijpaden uitgebreid besproken en blijven besluiten uit. Maar te veel regie werkt ook niet. Een voorzitter die zelf voortdurend aan het woord is en iedere discussie meteen afkapt, krijgt misschien een korte vergadering, maar weinig betrokkenheid. Daar zit precies het vakmanschap.

Drie bouwstenen van goed voorzitterschap

Bij de training komen drie onderwerpen steeds terug. Ze vormen ook de inhoudelijke kennisroute bij deze pagina: regie, betrokkenheid en de competenties die je als voorzitter nodig hebt. Ze hangen nauw met elkaar samen. Regie zonder aandacht voor deelnemers wordt al snel dominant. Betrokkenheid zonder regie kan uitlopen op een eindeloze discussie.

Regie houden tijdens vergaderingen

Hoe houd je de lijn vast zonder voortdurend zelf aan het woord te zijn? Wanneer onderbreek je iemand? Wanneer vat je samen en wanneer stuur je naar een beslissing? Bij regie tijdens vergaderingen gaat het over sturen op proces, tijd, onderwerp en resultaat zonder de vergadering naar jezelf toe te trekken.

Betrokkenheid tijdens vergaderingen vergroten

Een deelnemer die aanwezig is, is nog niet automatisch betrokken. Mensen kunnen afhaken, weinig inbreng geven of het gevoel hebben dat hun bijdrage er toch niet toe doet. Bij betrokkenheid tijdens vergaderingen lees je hoe de voorzitter ruimte kan creëren voor actieve deelname zonder van ieder agendapunt een verplicht rondje langs alle aanwezigen te maken.

Competenties van een goede voorzitter

Voorzitten vraagt onder andere luisteren, samenvatten, structureren, besluitvaardigheid, sensitiviteit en het vermogen om te begrenzen. Welke kwaliteiten jij al vanzelf inzet en waar jouw valkuilen liggen, verschilt per persoon. Bij competenties van een voorzitter hebben we deze kwaliteiten verder uitgewerkt.

Leerdoelen van de training vergaderingen voorzitten

Jouw leerdoelen staan centraal. De training hoeft geen grabbelton te worden waarin alle mogelijke vergadertechnieken even langskomen. We kijken waar jij in jouw eigen vergaderingen tegenaan loopt en kiezen de onderwerpen die daarbij passen.

Regie, structuur en besluitvorming

• De vaart in de vergadering leren houden.
• De regie behouden zonder dominant te worden.
• De agenda en doelstelling van de vergadering bewaken.
• Hoofd- en bijzaken beter van elkaar onderscheiden.
• Lange of herhalende discussies leren begrenzen.
• Op het juiste moment samenvatten.
• Van bespreking naar conclusie of besluit leren sturen.
• Zorgen voor duidelijke afspraken en opvolging.

Deelnemers, communicatie en interactie

• Alle deelnemers voldoende ruimte geven.
• Betrokkenheid en actieve inbreng vergroten.
• Omgaan met dominante deelnemers en veelpraters.
• Stille deelnemers op een passende manier uitnodigen om bij te dragen.
• Verschillende communicatiestijlen herkennen.
• Luisteren, samenvatten en gericht doorvragen.
• Omgaan met weerstand, spanningen en emoties.
• Een open sfeer creëren waarin verschil van mening mogelijk blijft.

Welke onderwerpen kunnen in de training aan bod komen?

De inhoud stellen wij op maat samen. Jouw leerdoelen inzake vergadertechnieken staan daarbij centraal. Om je een indruk te geven: het kan gaan om de volgende onderwerpen.

• Wie ben jij als voorzitter?
• Welke stijl hanteer jij tijdens vergaderingen?
• Wat zijn jouw sterke punten en valkuilen als voorzitter?
• Hoe bereid je een vergadering doelgericht voor?
• Hoe zorg je voor een agenda met een duidelijke lijn?
• Hoe houd je regie zonder dominant te worden?
• Hoe vergroot je de betrokkenheid van deelnemers?
• Hoe ga je om met verschillende communicatiestijlen?
• Hoe begeleid je spanningen en meningsverschillen?
• Hoe ga je om met verschillende soorten deelnemers aan vergaderingen?
• Hoe vat je een ingewikkelde discussie goed samen?
• Hoe zorg je dat besluiten en afspraken helder worden?
• Hoe stuur je complexe discussies zonder deelnemers monddood te maken?
• Hoe ga je om met conflicten, spanningen en emoties tijdens vergaderingen?
• Hoe analyseer je een door jou geleide vergadering en leer je daarvan?

Ook de voorbereiding van de vergadering kan nadrukkelijk aan de orde komen. Een voorzitter kan tijdens het overleg immers niet herstellen wat vooraf fundamenteel verkeerd is ingericht.

Herken jij deze situaties als voorzitter?

Misschien heb je inhoudelijk veel kennis en ervaring als leidinggevende, maar merk je dat voorzitten iets anders van je vraagt. De vergadering loopt telkens uit. Dezelfde twee mensen zijn voortdurend aan het woord. Je wilt iemand onderbreken maar wacht toch nog even. Voor je het weet is er een kwartier voorbij en is het gesprek nog steeds geen stap verder. Of je probeert juist tempo te maken en merkt achteraf dat deelnemers nauwelijks ruimte hebben gehad om werkelijk mee te denken.

Het kan ook zijn dat de vergadering pas lastig wordt wanneer er spanning ontstaat. Deelnemers spreken elkaar tegen, iemand wordt emotioneel of een conflict dat al langer speelt komt ineens op tafel. Dan moet je tegelijkertijd luisteren, het proces bewaken en bepalen wat op dat moment van jou als voorzitter nodig is. Dat leer je niet door alleen een lijstje vergaderregels uit je hoofd te leren.

Vergaderen zonde van de tijd?

Als vergaderen als weinig effectief en efficiënt wordt ervaren, waarom wordt er dan toch zoveel vergaderd? Vergaderen kost veel tijd en dus geld. Tegelijkertijd zijn vergaderingen juist momenten waarop mensen informatie delen, verschillende gezichtspunten bespreken, besluiten nemen en werkzaamheden op elkaar afstemmen. Het probleem is dus niet automatisch dát je vergadert. Het probleem ontstaat wanneer deelnemers niet weten waarom ze bij elkaar zitten, wanneer dezelfde discussies iedere keer terugkomen of wanneer een uur overleg nauwelijks iets oplevert.

Een goede voorzitter kan daar veel verschil in maken. Niet door iedere vergadering zo snel mogelijk af te raffelen, maar door ervoor te zorgen dat de tijd die je samen doorbrengt ook werkelijk wordt gebruikt voor onderwerpen die gezamenlijke aandacht nodig hebben.

Combineren met andere leerdoelen

Voorzitten staat niet los van jouw manier van communiceren en leidinggeven. Misschien blijkt tijdens het traject dat jouw vraag ook gaat over luisteren, beïnvloeden, omgaan met weerstand, feedback of het voeren van lastige gesprekken. Dan kunnen we leerdoelen combineren waar dat zinvol is. De training kan bijvoorbeeld worden gecombineerd met onderwerpen bij communicatie voor leidinggevenden. De naam van een training is voor ons niet het vertrekpunt. Jouw ontwikkeling is dat wel.

Niet jouw leerdoel?

Staat jouw leerdoel er niet bij? Dat wil niet zeggen dat we jou geen passend traject kunnen aanbieden. De training is maatwerk. Leg daarom vooral jouw situatie voor. Misschien weet je al heel precies waaraan je wilt werken, maar het kan ook zijn dat je alleen merkt dat jouw vergaderingen niet lopen zoals je wilt en nog niet exact weet waar het knelpunt zit.

Veelgestelde vragen over de training vergaderingen voorzitten

De training is individueel en sluit aan op jouw rol, ervaring en praktijksituatie. De volgende vragen geven meer duidelijkheid over de aanpak en mogelijkheden.

Is de training alleen bedoeld voor leidinggevenden?

Nee. De training is bedoeld voor iedereen die regelmatig vergaderingen of overleg voorzit en daar vaardiger in wil worden. Dat kan een leidinggevende of manager zijn, maar ook een voorzitter van een ondernemingsraad, bestuur, vereniging, schoolbestuur of ander overlegorgaan.

Bestaat de training alleen uit vergadertechnieken?

Nee. Technieken kunnen helpen, maar goed voorzitten vraagt meer. Jouw stijl, communicatie, sensitiviteit, besluitvaardigheid en manier van omgaan met deelnemers spelen eveneens een rol. Daarom werken we met jouw eigen praktijksituaties in plaats van alleen met standaardregels.

Kan ik een concrete vergadering voorbereiden tijdens de training?

Ja. Dat is juist een voordeel van individuele coaching. We kunnen kijken naar het doel, de agenda, deelnemers, mogelijke spanningen en jouw aanpak als voorzitter. Na de vergadering kun je vervolgens bespreken wat werkte en waar je opnieuw tegenaan liep.

Kan de training ook online?

Ja. De individuele training kan plaatsvinden in Hoogeveen of Amersfoort en kan ook online worden uitgevoerd. Welke vorm het beste past, stemmen we vooraf af.

Is de training maatwerk?

Ja. Jouw leerdoelen staan centraal. De ene voorzitter wil vooral meer regie ontwikkelen, een ander wil deelnemers actiever betrekken en weer een ander wil beter leren omgaan met weerstand, dominante deelnemers of complexe discussies. Op basis daarvan stellen we het traject samen.