Regie houden tijdens de vergadering: hoe doe je dat?
De regie houden tijdens een vergadering is van belang. Orde en structuur is bepalend voor het goede verloop van de vergadering. Een ideale vergadering verloopt in een goede open sfeer, waar iedereen geïnteresseerd is en gemotiveerd. Belangrijk is om elkaar uit te laten spreken en binnen het tijdsplan tot een unaniem besluit te komen. Helaas, de werkelijkheid is heel vaak anders.
Rol van de voorzitter
Hoe goed je een vergadering ook voorbereidt, het loopt altijd anders. En dan wordt er van jou als voorzitter wel het één en ander verwacht. Je moet:
- Een oeverloze discussie in goede banen leiden
- Zorgen dat iedereen aan het woord komt
- Ruzie voorkomen onder de deelnemers
- De inbreng vergroten van iedereen
Ondertussen moet je de regie houden over de vergadering.
Training voor de voorzitter
De Steven verzorgt training & coaching voor voorzitters.
Training doelgericht vergaderen
De Steven verzorgt de training doelgericht vergaderen voor deelnemers en voorzitters van vergaderingen.
Onderbreken
Je komt ze in iedere vergadering wel tegen. De mensen die zichzelf graag aan het woord horen. Steeds dezelfde mening maar steeds weer verpakt als een iets ander cadeautje. Maar ook degenen die heel breedsprakig zijn. Als je ze niet stopt blijven ze maar aan het woord. Maar hoe doe je dat zonder deze mensen voor het hoofd te stoten?
De beste manier is om de mening kort en bondig samen te vatten en te wijzen op het tijdsplan. En ook het argument dat je ook anderen over dit onderwerp aan het woord wilt laten kan soms helpen. Belangrijk is echter dat je mensen niet oeverloos aan het woord laat. Kijk ook eens of er mensen zijn die juist niets zeggen. Voelen zij zich door dit type mensen geïntimideerd of zijn zij juist verlegen? Vraag om hun mening. Zo worden ook zij bij de besluitvorming betrokken. Kijk ook of de lange discussie het onderwerp wel waard is.
De voorzitter als leider
Een discussie leiden is de taak van de voorzitter. Echter een goede voorzitter weet het verschil tussen het leiden van een discussie of de discussie naar zijn hand zetten. Een goede voorzitter:
- Vat samen
- Geeft iedereen het woord
- Leidt de discussie naar een besluit
- Regisseert de discussie zonder de eigen mening te laten overheersen
Gedragsregels
Is het moeilijk om de regie te houden tijdens een bespreking? Dan dienen er toch afspraken gemaakt te worden. Bovendien wordt de rol van de voorzitter dan heel erg belangrijk:
- Een positieve insteek en een strakke leiding zijn van belang
- De tijdsplanning van de agenda is leidend en de vergadering dient doelgericht te verlopen
- Belangrijk is om oeverloze discussies te voorkomen terwijl ieder zich toch moet kunnen uitspreken
Training voor de voorzitter
De Steven verzorgt training & coaching voor voorzitters.
Training doelgericht vergaderen
De Steven verzorgt de training doelgericht vergaderen voor deelnemers en voorzitters van vergaderingen.
Auteur
Dit artikel is geschreven door Jan Stevens. Jan Stevens is eigenaar en oprichter van De Steven training & coaching (www.desteven.nl). Op deze website tref je meer dan 2000 blogs over persoonlijke ontwikkeling, loopbaan, leiderschap, teamontwikkeling, hoogsensitiviteit en hoogbegaafdheid.
