Hoe vergroot je de betrokkenheid bij de vergadering?
De betrokkenheid van deelnemers bij een vergadering is essentieel voor het welslagen van de bespreking. Toch is de praktijk vaak anders. Soms horen we de voorzitter klagen dat er zo weinig inbreng is tijdens vergaderingen. De ongeïnteresseerde onderuithangende vergaderleden, de met hun telefoon spelende leden, de hinderlijk met elkaar fluisterende leden. Kortom: een bron van irritatie. Hoe zorg je ervoor dat ze actief deelnemen aan de vergadering?
Rol van de voorzitter
Karel was lid van een vakgroep. Hij ging altijd naast de voorzitter zitten en sliep vervolgens de hele vergadering. Alle leden zagen dit, maar de voorzitter heeft nooit iets gemerkt. Tot grote hilariteit van de vakgroep.
Het bovenbeschreven voorval klinkt natuurlijk heel erg grappig, maar geeft ook aan hoe deze voorzitter te kort schoot. Deze voorzitter is het nooit gelukt inspirerend te zijn. Hij was altijd binnen het uur klaar, maar niemand heeft er ooit iets aan gehad. Met recht zonde van de tijd.
Training voor de voorzitter
De Steven verzorgt training & coaching voor voorzitters.
Training doelgericht vergaderen
De Steven verzorgt de training doelgericht vergaderen voor deelnemers en voorzitters van vergaderingen.
Deelnemers
Toch gaan de leden hier ook niet helemaal vrijuit. Ook zij hadden deze voorzitter feedback kunnen geven over zijn functioneren. Jammer dat dit nooit gebeurd is. Maar feedback vragen en krijgen van de leden is dus belangrijk om iedereen betrokken te houden. Zie dit niet als een aanval op jouw functioneren maar probeer er mee om te gaan als opbouwende kritiek. Wat gaat er wel goed en wat niet? Hoe kan ik dat verbeteren? Met feedback creëer je betrokkenheid.
Wie is erbij betrokken?
Ook de reden waarom deze mensen bij je in vergadering zitten, kan van belang zijn bij betrokkenheid. Moeten zij, willen ze het zelf of zijn ze erop uit om er zelf beter van te worden(profileren)? De insteek van de voorzitter is echter het belangrijkste. Het is zijn taak om alle neuzen in dezelfde richting te krijgen. Te gaan voor het ene gemeenschappelijke doel. Als je bij de vergaderingen meestal dezelfde mensen ziet, dan is het iets gemakkelijker om mensen bij de les te houden.
Actieve rol
De mensen die altijd ongeïnteresseerd aanwezig zijn zou je de volgende keer naast een actieve deelnemer kunnen zetten. Als je de verschillende typen deelnemers verdeelt en niet meer bij elkaar laat zitten, krijgen desinteresse en afwezigheid minder kans. Betrek iedereen in de discussies. Hou het levendig. Gebruik een grapje tussendoor. Het ontspant even en je creëert meer een groepsgevoel.
De voorzitter heeft een belangrijke taak om de aanwezigen bij de les te houden en ieder zijn/haar inbreng te laten geven, maar het begint allemaal met de vraag: wat is het doel van de bijeenkomst? Waarom zitten we hier bij elkaar, wat willen we bereikt hebben voordat we de ruimte weer verlaten? Voor het bereiken van dat doel zijn alle aanwezigen verantwoordelijk – de voorzitter zorgt ervoor dat het gesprek op koers blijft.
Training voor de voorzitter
De Steven verzorgt training & coaching voor voorzitters.
Training doelgericht vergaderen
De Steven verzorgt de training doelgericht vergaderen voor deelnemers en voorzitters van vergaderingen.
Auteur
Dit artikel is geschreven door Jan Stevens. Jan Stevens is eigenaar en oprichter van De Steven training & coaching (www.desteven.nl). Op deze website tref je meer dan 2000 blogs over persoonlijke ontwikkeling, loopbaan, leiderschap, teamontwikkeling, hoogsensitiviteit en hoogbegaafdheid.
