Competenties van de voorzitter
Een goede voorzitter is onontbeerlijk in een vergaderproces. Het maakt hierbij niet uit of je voorzitter bent van een stuurgroep, een projectgroep, een management vergadering, een teamvergadering of dat je voorzitter bent van de plaatselijke voetbalclub. Echt noodzakelijk bij een goede voorzitter is dat deze boven de partijen kan staan. Als een voorzitter een geheime eigen agenda heeft en niet helemaal onpartijdig is, zal dit snel boven water komen en verliest deze voorzitter meteen zijn geloofwaardigheid. En een ongeloofwaardige voorzitter kan niet meer functioneren.
Om welke kwaliteiten gaat het precies?
Welke competenties heeft de voorzitter nodig? We zetten er een aantal op rij. De voorzitter:
- Onderkent de behoeften en belangen in de groep, vertegenwoordigt deze en handelt daarnaar
- Stuurt de vergadering zonder dat hij/zij al te nadrukkelijk aanwezig is
- Staat boven de partijen
- Zorgt ervoor dat ieder aan het woord komt
- Zorgt dat onuitgesproken zaken op tafel komen
- Moedigt ook de meer introverte deelnemer van de vergadering aan
- Probeert ieder lid van de vergadering aan te sporen en erbij te betrekken
- Ervaart verschil van inzicht niet als bedreiging
- Is op zoek naar wilsovereenkomst en gezamenlijke behoeften en belangen
- Is duidelijk
- Kan samenvatten
- Is besluitvaardig waar nodig en kan de vergadering naar besluitvorming leiden
- Durft de regie te nemen
- Kan betrokkenheid creëren
- Is empathisch, mensgericht
- Heeft oog voor non-verbale signalen
- Kan een open sfeer creëren.
Training voor de voorzitter
De Steven verzorgt training & coaching voor voorzitters.
Training doelgericht vergaderen
De Steven verzorgt de training doelgericht vergaderen voor deelnemers en voorzitters van vergaderingen.
Valkuilen
De voorzitter kent ook zijn/haar eigen valkuilen. We noemen er een paar. Hij/zij
- Drukt een te groot stempel op de vergadering
- Is partijdig of heeft een vooringenomen standpunt
- Weet mensen moeilijk te sturen waardoor de vergadering nodeloos lang duurt
- Is te graag zelf aan het woord
- Laat eigen belangen een rol spelen
- Gaat conflicten vermijden of forceren
- Laat onuitgesproken zaken onder tafel liggen
- Jaagt te veel op besluitvorming terwijl men er niet aan toe is
- Wordt star als het gaat om procedures
- Houdt te veel vast aan een bepaalde rolverdeling
Voorzitter als regisseur
De taak van de voorzitter is door de jaren heen veranderd. Het veranderde werken vereist ook een nieuw type voorzitter. Een voorzitter die blijft meebewegen. Vroeger had de voorzitter vooral een procedurele taak. Nu worden er totaal andere eisen gesteld aan de kwaliteiten van een voorzitter. De tegenwoordige voorzitter moet van heel veel markten thuis zijn. Een regisseur van een film of theaterstuk is verantwoordelijk voor een goede uitvoering. Voor de voorzitter is dit niet anders. Hij/zij is verantwoordelijk voor het goed verlopen van een vergadering.
Taken voor de voorzitter
De voorzitter heeft een aantal taken:
- Bij de voorbereiding van de vergadering: agenda (helpen) opstellen, planning maken voor de te bespreken onderwerpen, vaststellen wie uitgenodigd wordt voor de vergadering.
- Tijdens de vergadering: opening, sluiting, agenda en tijd bewaken, orde en regie bewaren tijdens de vergadering, zorgen dat iedereen aan het woord komt, zorgen dat er besluiten worden genomen, zorgen voor de juiste sfeer.
De voorzitter van de Ondernemingsraad (OR)
De voorzitter van een OR neemt een wat andere positie in dan de “normale” voorzitter. De leden van een Ondernemingsraad worden gekozen. Dit houdt in dat de voorzitter geen enkele vorm van macht heeft.
Het leidinggeven aan een vergadering kun je in 2 categorieën opsplitsen:
- Leidinggeven op basis van macht
- Leidinggeven op basis van gezag.
Ad 1. Iedereen zal begrijpen dat er in de eerste categorie sprake is van een machtsverhouding tussen voorzitter en de leden van een vergadering. Je kunt hierbij denken aan een leidinggevende en zijn verkoopteam. Die macht is ook afdwingbaar. Bij het tegensputteren van het team is deze voorzitter de leidinggevende en op grond van de aan hem toegekende macht en bevoegdheden kan deze zeggen: “ik beslis” of “ik hak de knoop door”. De vergadering rest niks anders dan zich te schikken.
Ad 2. Hoe anders is dit in de tweede categorie. Gezag is niet afdwingbaar. Gezag ontstaat vanuit respect. Er is vertrouwen in jou en de door jouw genomen beslissingen. Het betekent dat je gezag moet verdienen en dat is niet zo makkelijk. Er zijn mensen die van nature overwicht hebben, maar in een groep die bestaat uit gelijken is het soms best lastig om je plek te veroveren. Zeker als er in de OR meerdere mensen zitten met een natuurlijk overwicht die niet voor elkaar onder doen.
Anja kwam bij mij een traject doen, omdat ze voorzitter van de OR was bij een universiteit. Ze had het niet makkelijk. In de OR zat ook haar directe baas als lid. Met deze baas had ze niet zo’n goede relatie. In de vergaderingen kreeg Anja steeds meer het gevoel dat er tussen haar baas en haar als voorzitter een machtsspelletje gaande was. Hij/zij deed alles om haar als voorzitter te saboteren. Het maakte haar onzeker en haar zelfvertrouwen wankelde.
Door zich assertiever op te stellen straalde ze veel meer zelfvertrouwen uit. Hierdoor toonde zij veel meer leiderschap en groeide niet alleen haar zelfvertrouwen, maar werd ook het vertrouwen van de OR-leden in haar groter. Gevolg: haar baas stelde zich minder provocerend op. En dat was nou net de bedoeling.
Competenties voorzitter OR
De voorzitter van de OR vertegenwoordigt het voltallige personeel van een organisatie of bedrijf en is hiervan organisatiebreed het gezicht. Dit heeft als gevolg dat er ook wat andere competenties worden gevraagd.
- Een voorzitter van de OR moet zoveel mogelijk een actieve rol spelen om samenwerking bij een gezamenlijk doel te stimuleren.
- Hij/zij heeft sterke communicatieve vaardigheden nodig. In de OR zitten leden vanuit alle geledingen van een organisatie. De voorzitter moet de belangrijke punten kunnen “vertalen” zodat de informatie voor iedereen te begrijpen is.
- De OR gaat over de hele organisatie. Een voorzitter moet zich daar heel erg bewust van zijn. Hij/zij moet goed op de hoogte zijn van het reilen en zeilen van de organisatie en ook de consequenties van acties overzien.
- De voorzitter moet oog hebben voor nieuwe ontwikkelingen en informatie.
- Een voorzitter van de OR moet zorgen dat alle besluiten gericht zijn op het halen van de resultaten. Een OR wordt immers afgerekend op de behaalde doelstellingen.
De leidinggevende competenties van een voorzitter van de OR liggen ook iets anders dan bij de “gewone” voorzitter:
- De voorzitter van de OR moet zich makkelijk kunnen aanpassen aan situaties. Hij/zij moet makkelijk contacten kunnen leggen. Bovendien moet hij/zij oog en oor hebben voor wat er speelt in de organisatie. Een goede voorzitter moet zich op alle niveaus van een organisatie kunnen bewegen.
- De voorzitter moet de visie van de OR op een heldere en duidelijke manier kunnen uitdragen. Hij/zij moet op deze manier werknemers meekrijgen in de visie van de OR.
- Een voorzitter van de OR moet ook bevoegdheden en verantwoordelijkheden kunnen delegeren. Het zorgt voor betrokkenheid van de andere OR leden.
- Een goede OR voorzitter moet verbanden kunnen leggen tussen verschillende informatiestromen.
- En als laatste moet deze richting en sturing kunnen geven aan de OR, zodat de doelen kunnen worden gerealiseerd.
Training voor de voorzitter
De Steven verzorgt training & coaching voor voorzitters.
Training doelgericht vergaderen
De Steven verzorgt de training doelgericht vergaderen voor deelnemers en voorzitters van vergaderingen.
