Voorbereiding vergadering
Een vergadering voorbereiden kost tijd enerzijds en bespaart tijd anderzijds. Een goede voorbereiding is het halve werk. Dat geldt ook hier. Het is belangrijk in het kader van effectief vergaderen. Dat geldt voor zowel de voorzitter als voor de overige deelnemers.
Voorzitter
Afhankelijk van de setting van de vergadering kun je een vergadering voorbereiden. Duidelijk is dat de voorzitter daarbij betrokken moet zijn. Soms in combinatie met andere leden (bestuursleden) of met een specifieke voorbereidingscommissie die is aangewezen of benoemd. Wat kun je voorbereiden? Je kunt een
- Agenda vaststellen of voorstellen
- Een spreker uitnodigen en een thema selecteren
- Een tijdsplanning maken voor de vergadering
- Een vergaderruimte regelen inclusief een vergaderarrangement
Training vergadertechnieken
De Steven verzorgt de training effectief vergaderen.
Training doelgericht vergaderen
De Steven verzorgt de training doelgericht vergaderen voor deelnemers en voorzitters van vergaderingen.
Deelnemers
Ook deelnemers van de vergadering kunnen zich voorbereiden. Zaak is dat zij tijdig de notulen en/of besluitenlijst van de vorige vergadering ontvangen hebben. Nog belangrijk is dat zij de notulen ook gelezen hebben. Ook kunnen deelnemers voorstellen indienen voor de vergadering. Zijn dat essentiële onderwerpen dan zou het mooi zijn als dit in een uitgewerkt voorstel bij de agenda gevoegd wordt. Ook deelnemers kunnen bijdragen aan het verloop van een effectieve vergadering door:
- Zich goed voor te bereiden op de vergadering, bijgevoegde stukken goed te lezen en tot zich te nemen
- Een standpunt te bepalen over onderwerpen die besproken worden
- Eigen standpunt op een heldere wijze te verwoorden tijdens de vergadering
- Anderen te helpen om hun standpunten te verwoorden
- Anderen stimuleren zich uit te spreken
- Gezamenlijke belangen zoeken bij de standpuntbepaling
- Afspraken nakomen die op de besluitenlijst staan
Training vergadertechnieken
De Steven verzorgt de training effectief vergaderen.
Training doelgericht vergaderen
De Steven verzorgt de training doelgericht vergaderen voor deelnemers en voorzitters van vergaderingen.
