home / team organisatie / effectief vergaderen / secretaris vergadering

De secretaris van de vergadering

Een vergadering kan niet zonder een secretaris. De secretaris is onlosmakelijk verbonden met de voorzitter. Samen moeten ze een goed team vormen om een vergadering in goede banen te laten verlopen. In een ver verleden had de secretaris, of in de meeste gevallen was het een dame: de secretaresse dus, vooral tot taak de vergadering te notuleren en voor de koffie te zorgen. Tegenwoordig komt er bij het goed uitvoeren van de taken van een secretaris wel heel wat meer kijken.

Notuleren van een vergadering

Het notuleren van een vergadering is nog niet zo eenvoudig. Zeker als je net begint als secretaris zul je je eerst het jargon en taalgebruik moeten eigen maken. Ieder vakgebied heeft zijn eigen vakjargon. Daar moet je als secretaris eerst aan wennen.

In de notulen moeten alle afspraken die in de vergadering zijn gemaakt worden vastgelegd. Vaak wordt hieraan een actiepuntenlijst gekoppeld. Iedere deelnemer kan dan zien wanneer en welke actie moet worden genomen. In de volgende vergadering wordt dan weer gekeken welk actiepunt is afgedaan die kan worden verwijderd van de actiepuntenlijst.

Voor goede notulen is noodzakelijk dat de secretaris een goed onderscheid kan maken tussen hoofd- en bijzaken. Dit houdt in dat je moet weten wat er wel en niet moet worden vastgelegd. In discussies bijvoorbeeld is van belang dat de essentie van de discussie wordt weergegeven en niet wat ieder individu aan de discussie heeft bijgedragen.

De secretaris van de OR/ de ambtelijk secretaris

In grote organisaties is het gebruikelijk dat er voor de OR een ambtelijk secretaris wordt benoemd. Deze wordt vaak benoemd als er te weinig vakbekwame kennis is of als er simpelweg te weinig tijd beschikbaar is om de functie goed te kunnen uitoefenen.

Deze secretaris wordt dus niet gekozen maar wordt benoemd. Vandaar ook de toevoeging “ambtelijk”. Dit toevoegde OR-lid heeft geen stemrecht en officieel ook geen spreekrecht.

Het takenpakket van de ambtelijk secretaris

Er bestaat een landelijke beroepsorganisatie voor ambtelijk secretarissen: VASMO (de Vereniging Ambtelijk Secretarissen Medezeggenschapsorganen). De vereniging zet zich in voor professionalisering van ambtelijke secretarissen en heeft op dit moment zo’n 550 leden.

Deze VASMO onderscheidt 3 taakcategorieën voor de ambtelijk secretaris:

• De secretariële, administratieve en coördinerende taken.
• Beleidsvoorbereidende taken: de ambtelijke secretaris houdt zich ook bezig met beleidsmatige taken.
• Adviserende taken: je kunt de ambtelijk secretaris zien als de beleidsmedewerker van de OR

Het zijn met name de taken uit categorie 2 en 3 waarmee de ambtelijk secretaris zich onderscheidt van de “gewone ”secretaris.

Henk is nog niet zo lang geleden benoemd als ambtelijk secretaris van een medische faculteit. Henk is 3 dagen per week benoemd bij deze organisatie en hij werkt ook 2 dagen bij een ideële organisatie als ambtelijk secretaris. In het begin gaat alles prima. Maar na een aantal maanden valt op hoe Henk taken die hij niet zo interessant vindt, steeds voor zich uitschuift. In het begin wordt het nog geaccepteerd, omdat er gedacht wordt dat hij nog niet thuis is in de materie. Echter na verloop van tijd begint het vooral de voorzitter te irriteren. Zij wordt hierdoor gehinderd in de uitvoering van haar taken. Met als gevolg dat zij taken van de secretaris gaat overnemen. In een traject dat ik had met de voorzitter kwam zij tot het besef dat deze taken niet bij haar horen maar bij de secretaris. Stilzwijgend was dit tot haar takenpakket gaan behoren. En dat terwijl ze al tot over haar oren in het werk zat. Ze heeft geprobeerd met Henk te praten, hem te helpen, maar er veranderde niets. Uiteindelijk is besloten de samenwerking met de secretaris te beëindigen. Op een secretaris moet je als voorzitter kunnen rekenen. Op hem aan kunnen. Jammer genoeg lukte dit met Henk niet.

Ik noem dit voorbeeld omdat een van de leidinggevende competenties van een secretaris is het effectief bewaken en controleren van de eigen werkzaamheden. Dus niet alleen van de OR-leden, maar ook van zichzelf. Helaas voldeed Henk hier niet aan.

Andere leidinggevende competenties van de ambtelijk secretaris zijn:

• Hij/zij moet goed kunnen plannen en organiseren
• Hij/zij moet aandacht voor details hebben
• Hij/zij moet oog en oor hebben voor de wensen van de achterban en van daaruit handelen.
• Hij/zij moet flexibel zijn om zijn/haar gedrag bij te stellen om een doel te behalen

De competenties van de OR-secretaris zijn niet veel anders dan de competenties van de voorzitter. Deze liggen vooral op het vlak van samenwerken, communicatie, organisatiebreed denken en resultaatgerichtheid.