Loading ...

Direct informatie? 0528 23 60 30

Of mail naar planning@desteven.nl

Deelnemers van vergaderingen: hoe ga je ermee om?

Deelnemers van de vergadering zijn niet altijd gemotiveerd. Hoe ga je daarmee om? Wellicht proberen ze de vergadering zelfs te verstoren. En dan? Anders gezegd: Hoe ga je als voorzitter om met non-verbale signalen?

In Nederland kennen we echt een vergadercultuur. Als je weet dat zo’n 20 procent van onze werktijd besteed wordt aan vergaderen, dan begrijp je dat vergaderen enorm veel tijd en geld kost. Als het vergaderen efficiënt en constructief is, dan zou iedereen graag aan vergaderingen deelnemen. Helaas wordt dit door velen niet zo ervaren. De gedachte dat alle neuzen in dezelfde richting staan, blijkt vaak een misvatting.

Verschillende typen

Als voorzitter heb je te maken met verschillende typen deelnemers. Je zult nooit alleen te maken hebben met alleen gemotiveerde deelnemers. Aan jou, als voorzitter, de taak om de deelnemers betrokken te krijgen en te houden. Als je niets doet en niet voldoende ingrijpt raken zelfs de meest gemotiveerde deelnemers gedemotiveerd. Maar hoe doe je dat?

Deelnemers vergadering

Training vergadertechnieken

De Steven verzorgt de training effectief vergaderen.

Training effectief vergaderen

Training doelgericht vergaderen

De Steven verzorgt de training doelgericht vergaderen voor deelnemers en voorzitters van vergaderingen.

De gemotiveerde deelnemer

De eerste is, zoals genoemd, de gemotiveerde deelnemer. Dat is de meest ideale deelnemer die je je kunt bedenken. Bereidt zich goed voor, is actief in de vergadering en is altijd bereid te helpen. Deze deelnemer is heel coöperatief, open en transparant.

De ongemotiveerde deelnemer

De tweede deelnemer noemen wij de ongemotiveerde deelnemer. Deze deelnemer kenmerkt zich door opvallend te laten merken dat hij wel aanwezig is, maar dat hij zijn tijd wel beter kan besteden. Je kunt dan denken aan ongeïnteresseerd lijken, zuchten, steeds met de telefoon bezig zijn, ogen opslaan als er iets besproken wordt of door steun zoeken door oogcontact te maken met andere negatieve deelnemers. Ze lijken heel negatief. Ik zeg met opzet lijken, omdat in werkelijkheid zij best heel betrokken zijn. Vaak is er in het verleden iets gebeurd waardoor ze zich zo negatief opstellen. Deze deelnemer kan erg dominant zijn in de vergadering en steeds weer het woord nemen om vooral zijn visie te delen. Aan jou, als voorzitter, de taak om deze mensen toch weer op een goede manier betrokken te krijgen. Maar hoe doe je dat?

  • De beste manier is vriendelijk te vragen of je even mag onderbreken. Vaak helpt dit. Helpt dit niet, dan kun je zeggen dat je nu een ander het woord wilt geven.
  • Onderbreek deze spreker en verleg de aandacht naar de andere deelnemers. Kijk bewust niet meer naar de dominante spreker.
  • Gebruik de laatste zin van de dominante spreker als bruggetje om naar een ander te gaan.

De onrustzaaier

De deelnemer die de vergadering bewust verstoort. Deze deelnemer lijkt veel op type 2. Ook deze deelnemer heeft meestal een verhaal maar de oorzaak heeft ook te maken met de persoonlijkheid van deze deelnemer. Dit type heeft moeite met veranderingen. Een verandering in structuur van een vergadering kan al aanleiding geven tot heftige discussies. Deze bewust verstorende deelnemer kent alle procedures op zijn duimpje of denkt deze te kennen, en zal dit ook uitvoerig etaleren. De andere deelnemers kijken vaak tegen deze storende factor op en houden zich er bewust buiten. Deze deelnemer neemt heel veel tijd en energie in beslag. Ook als dit type niet aan het woord is, zal deze door gedrag laten merken dat hij aanwezig is. Door extreem te ritselen met papieren bijvoorbeeld of door tikken met een pen op de tafel.

Type 2 en 3 zijn lastig mee om te gaan in een vergadering. Vaak is er in het verleden iets gebeurd, wat geleid heeft tot dit gedrag. Je merkt aan de lichaamstaal van deze deelnemers dat zij niet gemotiveerd zijn voor jouw vergadering en je voelt hun weerstand.

Omgaan met weerstand

Hoe kun je als voorzitter omgaan met weerstand?

  • Je kunt weerstand zien als kans. Een kans om er iets moois van te maken. Zie deze deelnemers niet als onwelwillend.
  • Vraag de deelnemer om uitleg. Vraag hem wat anders kan of waar verbetering mogelijk is. Geef het gevoel dat er naar hem/haar geluisterd wordt.
  • Geef deze deelnemer complimentjes over zijn bijdrage. Niets werkt beter dan belonen.

Ook buiten de vergadering kun je proberen de houding van type 2 en 3 te beïnvloeden.

  • Ga een gesprek aan over wat er speelt uit het verleden. Geef de deelnemer de kans in alle rust zijn verhaal te doen. Wat kan jij, als voorzitter, hierin betekenen?
  • Betrek deze deelnemer meer in jouw vergadering. Geef deze een rol in de vergadering, zodat deze zich gehoord en nuttig voelt.

Training vergadertechnieken

De Steven verzorgt de training effectief vergaderen.

Training effectief vergaderen

Training doelgericht vergaderen

De Steven verzorgt de training doelgericht vergaderen voor deelnemers en voorzitters van vergaderingen.

Auteur

Dit artikel is geschreven door Gea van der Veen.

Gea van der Veen: presentatietrainer, spreekcoach, verliesexpert


Jezelf kwijtraken en jezelf hervinden

Bestel dit e-book (PDF) via de webshop! Titel: Jezelf kwijtraken & jezelf hervinden.

Ebook jezelf kwijtraken

Meer informatie

Aanbieding: e-book mag ik er twee kilo zelfvertrouwen bij?

Dit 65 pagina’s tellende e-book (PDF) heb ik geschreven om jou te helpen bij jouw reis naar zelfvertrouwen en ik hoop dat het je zal inspireren om jezelf te omarmen zoals je bent.
Zelfvertrouwen is een krachtig instrument om het leven ten volle te leven en uitdagingen met open armen te verwelkomen.

Normale prijs: € 17,95
Vandaag in de aanbieding: € 11,65 (35% korting)

Meer informatie

Aanbieding: Word assertief: doorbreek de vicieuze cirkel!

Dit e-book (PDF) helpt je om de vicieuze cirkel van sub-assertief gedrag te doorbreken en de regie over je eigen leven te heroveren. Het is belangrijk om je bewust te worden van jouw gedachten, gevoelens en gedragingen en om negatieve overtuigingen te doorbreken die jouw groei belemmeren.
Ontdek hoe assertiviteit kan leiden tot positieve veranderingen in jouw leven, zoals het ontwikkelen van veerkracht, het omgaan met kritiek, het stellen van gezonde grenzen en het behouden van een energiebalans.

Normale prijs: € 19,85
Vandaag in de aanbieding: € 12,90 (35% korting)

Meer informatie

 

 

Bekijk de podcastserie 'reis of bestemming'

Je kunt de volgende 4 podcast's al terugkijken.

  • Podcast 1: podcast met mijn kinderen: Opgroeien in een ondernemersgezin   
  • Podcast 2: podcast met Martin Dirks, de directeur die me 35 jaar geleden in dienst nam
  • Podcast 3: podcast met mijn kinderen: Acquisitie of inquisitie, vroeger en nu!   
  • Podcast 4: Groeien met de riemen die je hebt
  • Podcast 5: ondernemen in weer en wind

Podcast beluisteren of bekijken?

Marco Akkermans

Podcast ‘ondernemen in weer en wind’

De zesde podcast draait om ondernemen in weer en wind: de uitdagingen, kansen en de mindset die nodig is om koers te houden ongeacht de omstandigheden.

Te gast is Marco Akkermans RV, een ervaren ondernemer maar ook een vaste gesprekspartner van veel ondernemers. Samen bespreken we:

  • Wat maakt een ondernemer nu écht een ondernemer? Wat zijn de kenmerken?
  • Kun je ondernemerschap leren of zit het in je?
  • Wat betekent groei? Is dat alleen omzet of kan het ook op een andere manier? En wat is organische groei?
  • Wat is er nodig als het tegenzit?
  • Ondernemen en jezelf kennen: waar pas je?

Ben jij nieuwsgierig naar hoe je als ondernemer vooruitkijkt, eigenzinnig koers zet en groeit, ook in tegenwind?

Bekijk de podcast

Onze nieuwsbrief

Ben jij leer- en nieuwsgierig? Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief!
Met jouw aanmelding ga je akkoord met onze privacyverklaring en het ontvangen van onze nieuwsbrief. Je kunt je natuurlijk op elk moment weer afmelden.

Telefonisch contact? Heb je vragen? Bel ons op 0528 23 60 30 en vraag naar Monique van Nuil.