home / leiderschapsontwikkeling / communicatie leidinggevende / knelpunten overlegvormen

Overlegvormen en vergaderingen: knelpunten

Overlegvormen en vergaderingen: welke knelpunten belemmeren de voortgang van de interne communicatie? Tijdens trajecten gericht op de verbetering van de interne communicatie kom ik vaak een reeks vraagstukken tegen inzake overlegvormen en vergaderingen die veelal gemakkelijk te verhelpen zijn.

Knelpunten

Samenvattend hoor ik vaak de volgende klachten en knelpunten

Vergaderingen duren veel te lang binnen onze organisatie
De groep deelnemers van de vergadering is te groot
We praten over van alles maar er worden geen concrete afspraken gemaakt
Deelnemers bereiden de vergaderingen niet voor en moeten ter plekke de besluitenlijst of notulen nog doornemen
We werken niet met een agenda en weten niet wat er aan de orde komt tijdens de vergadering
Deelnemers van de vergaderingen komen structureel te laat
Er is geen of weinig ruimte voor discussie: de voorzitter houdt een monoloog
We vergaderen wel maar er worden geen beslissingen genomen. Zie ook: besluitvorming op de werkvloer en in vergaderingen
We beslissen wel dat er bepaalde zaken moeten gebeuren maar ze worden niet uitgevoerd
De teamleden ervaren de vergaderonderwerpen als een ver van hun bed-show: er zijn teamleden bij de vergadering betrokken die niets met de inhoud van de onderwerpen te maken hebben in hun functioneren
De bespreking wordt niet goed of onjuist vastgelegd in notulen of besluitenlijst (zie ook: doelgerichte verslaglegging werkoverleggen)
Medewerkers hebben bijzonder weinig inbreng tijdens de besprekingen
Hoewel beslissingen zogenaamd op de vergadering of het werkoverleg worden genomen, wordt het buiten de vergadering om zo weer teruggedraaid (de échte werkbespreking vindt vaak na de vergadering plaats)
Afspraken die wij maken worden vaak op verschillende manieren geïnterpreteerd
Er wordt veel te gedetailleerd op de onderwerpen ingegaan
Lees ook: wanneer zijn vergaderingen zinloos?

Knelpunten tijdens het overleg

Doe de leiderschapstest

Wil je inzicht in jouw natuurlijke stijl van leidinggeven (online test)? Wil je weten waar jouw individuele leiderschapskwaliteiten liggen?

Wil je jouw persoonlijke ontwikkeldoelen leren kennen?

Meer informatie

Communicatietraining voor leidinggevenden

Wil je een training volgen om jouw communicatievaardigheden te ontwikkelen?

individuele communicatietraining
teamtraining communicatie verbeteren

Communicatietraining voor leidinggevenden

Wat is doelgericht vergaderen?

Of het nu gaat om een werkoverleg, een afdelingsoverleg, het management-overleg, een vergadering van de OR of PVT, een directieoverleg: doelgericht vergaderen is van groot belang om effect te krijgen binnen de organisatie.

Doelgericht vergaderen bereik je zo:

Iedere bespreking, overleg of vergadering kent een gedegen voorbereiding en een gedegen verslaglegging
Deelnemers van vergaderingen hebben zich voorbereid, weten wat er aan de orde komt, kennen de agendapunten en de inhoud van de stukken en hebben zich daar een mening over gevormd
Een vergadering of werkoverleg kent een beperkt aantal agendapunten. In trajecten reduceren we ze soms met meer dan de helft
Prioriteiten en urgentie worden per onderwerp vooraf vastgesteld door de leiding
De vergadertijd wordt vooraf vastgesteld en is bij ieder bekend
De voorzitter houdt de vastgestelde vergadertijd nauwlettend in de gaten
Besluitvorming wordt samengevat door de voorzitter, nauwkeurig vastgelegd en weggezet in de tijd van deadlines
Het wordt niet gedoogd dat medewerkers te laat zijn op de vergadering of werkbespreking: de mobiele telefoon staat uit en de voorzitter bewaakt dat er geen externe verstoringen zijn tijdens de bespreking
Ieder krijgt kans om zich uit te spreken en wordt aangemoedigd door de voorzitter om dat te doen
Complexe onderwerpen worden in subgroepen uitgewerkt waarna men met een uitgewerkt voorstel komt