Zinvol en effectief vergaderen
In dit artikel tref je een aantal tips en trucs om effectiever te vergaderen. Vooral bestemd voor de voorzitter van de vergadering. Hoewel deelnemers van het overleg er ook hun winst mee kunnen doen.
De praktijk in vergaderland
Jan: 'pff weer een eindeloze ochtend vergaderen. Er komt geen eind aan de discussies. Het loopt altijd uit. Ik kan beter gewoon aan het werk gaan'.
Een heel herkenbaar voorbeeld uit vergaderland vind je niet? Je kijkt als voorzitter op de agenda en ziet dat we nog steeds bij punt 3 zijn en er staan maar liefst 12 punten op de agenda. Jouw vergaderingen verzanden steeds weer in eindeloze discussies en daarom lukt het je nooit om op de vooraf afgesproken eindtijd klaar te zijn.
Training vergadertechnieken
De Steven verzorgt de training effectief vergaderen.
Training doelgericht vergaderen
De Steven verzorgt de training doelgericht vergaderen voor deelnemers en voorzitters van vergaderingen.
De agenda
De meeste agenda’s voor vergaderingen hebben de welbekende agenda:
- Opening
- Vaststelling agenda
- Mededelingen
- Verslag vorige vergadering
- Ingekomen stukken
- Wat verder ter tafel komt
- Rondvraag
- Sluiting.
De agenda lijkt dan al zo goed als vast te staan en lijkt ook een routine vergadering. Toch kun je hier als voorzitter meteen al de regie in handen nemen. De routine geldt alleen voor de vaste onderdelen. Er zijn echter ook inhoudelijke vergaderpunten. De volgorde van deze inhoudelijke punten is van groot belang. Jij als voorzitter, kunt de volgorde van deze inhoudelijke punten bepalen. Zo komen de punten in een logische volgorde te staan en voorkom je dat je steeds weer moet teruggrijpen. Een goede regie bespaart tijd en verhoogt de efficiëntie.
Strategische punten
Echt belangrijke strategische punten zijn niet verstandig om meteen aan het begin van een vergadering te plannen. Het kan de sfeer van het vervolg van de vergadering erg in negatieve zin beïnvloeden. Dat draagt niet bij aan een constructieve vergadering. Het plannen van deze punten kun je zelf vaststellen op de agenda. Maak hier gebruik van en hou strak de regie omtrent dit agendapunt.
Tijdsplanning
Een tijdsplanning van jou als voorzitter kan ook enorm helpen. Je weet van tevoren welke onderwerpen aan de orde komen en welke punten dus meer aandacht vragen. Probeer je goed aan de tijdsplanning te houden. Er zijn altijd mensen die steeds weer het woord willen nemen. Vat hun betoog samen en geef ook anderen het woord. Soms zijn er leden van de vergadering die weinig of niets durven of willen zeggen. Geef hun het woord, zodat ook zij betrokken worden bij de vergadering. Het voorkomt dat de aandacht verslapt en houdt iedereen bij de les.
Je kunt jouw tijdsplanning ook op de agenda meedelen, zodat iedereen weet hoeveel tijd er voor het onderwerp is uitgetrokken.
In- en uitlopen vergadering
Nog een tip om de vaart erin te houden: Geef nooit toestemming aan leden om delen van de vergadering bij te wonen. Het gebeurt vaak dat mensen alleen willen verschijnen op de punten die voor hen van belang zijn. Als je een tijdspad aangeeft kan er uitgerekend worden wanneer zij aanwezig moeten zijn. Doe dit niet. Het in en uitlopen van een vergadering is zeer storend en leidt enorm af. Een uitzondering kan gemaakt worden voor een gastspreker. Deze komt speciaal voor het toelichten van een bepaald onderwerp.
Telefoon tijdens vergadering
Maak afspraken over het aannemen van telefoongesprekken tijdens vergaderingen. Het wordt maar al te vaak gebruikt als ontsnappingsmogelijkheid van de vergadering. Ook dit stoort enorm en haalt de vaart uit de vergadering.
Tijdsduur vergadering
Een effectieve vergadering is een vergadering van ongeveer anderhalf uur. Dat is de duur van de maximale aandacht van een mens. Als de vergadering langer duurt zal de aandacht verslappen. Las dan een pauze in. Maar doe dat wel op een strategisch moment. Het is altijd prettig het moeilijkste agendapunt voor de pauze te behandelen. Het beste is om de leden van de vergadering tijdens de pauze bij elkaar te houden. Onderzoek heeft uitgewezen dat als mensen even teruggaan naar hun werkplek dat ze helemaal “uit ”de vergadering zijn.
Training vergadertechnieken
De Steven verzorgt de training effectief vergaderen.
Training doelgericht vergaderen
De Steven verzorgt de training doelgericht vergaderen voor deelnemers en voorzitters van vergaderingen.
