Werkdruk of werkstress in teams en organisaties
Werkdruk of werkstress. Veel mensen noemen het in één adem en het wordt vaak als negatief of bedreiging gezien. Toch zit er verschil in werkdruk en werkstress. Bovendien hoeft werkdruk of werkstress niet op voorhand negatief te zijn. In dit artikel ga ik in op:
- betekenis en definitie werkdruk en werkstress
- voorbeeld van persoonlijke stress of druk
- bespreekbaar maken in teams en organisaties van stress
Betekenis en definitie
Werkdruk is de mate waarin er druk is om bepaalde taken op tijd af te krijgen, om jouw doelstellingen te behalen, om deadlines te halen. Een té hoge werkdruk ontstaat wanneer je jouw taken of doelen niet binnen de beschikbare tijd kunt behappen. Dat kan leiden tot werkstress. Een té lage werkdruk ontstaat wanneer je meer tijd dan taken hebt of wanneer je jouw werk wel op jouw sloffen af kunt. Een té lage werkdruk kan ook tot werkstress leiden.
Werkstress is dus hoe je reageert op o.a. werkdruk. Maar werkstress hoeft niet per se te ontstaan door een (te hoge of te lage) werkdruk. Werkstress kan ook ontstaan door:
- Rolconflicten die er zijn in jouw werk (rolstress)
- Conflicten in teams of met de leidinggevende
- Pesten op de werkvloer
- etc,
Voorbeeld
Iemand schreef ons: ‘ik ben 32 jaar en ik heb als het goed is nog een heel leven voor me. Echter als het zo moet als het nu gaat dan mag je mijn portie aan Fikkie geven. Reden is:
- ik voel me voortdurend gestrest
- ik heb het gevoel dat ik achter de feiten aanhol
- ik kom overal net te laat en ik mis de essentie in mijn werk
- mijn collega’s halen de deadline met gemak en gaan fluitend naar huis terwijl ik de hele dag van hot naar her ren en het werk niet geklaard krijg
- eenmaal thuis ga ik boodschappen doen, koken, wassen, opruimen en ik beland uitgeput op de bank
- ik twijfel aan mezelf: hoe kan het dat ik het niet op orde heb, deadlines niet haal, onnauwkeurig dreig te worden?
Bewustwording in organisaties
Bewustwording in organisaties is nodig. Werkdruk en werkstress bespreekbaar maken is een leerdoel binnen teams en organisaties. Zeker nu blijkt dat de kosten van ziekteverzuim door stress enorm stijgen. Vaak wordt er over gesproken wanneer het te laat is en medewerkers stress- of spanningsklachten ervaren.
-
Gezamenlijke verantwoordelijkheid?
Te vaak wordt de verantwoordelijkheid voor stress en werkdruk bij de individuele medewerker neergelegd. Even een training gericht op time-management, beter leren plannen en organiseren en dan moet het weer klaar zijn. Maar wat blijkt? Pleisters plakken helpt niet! Jodium en tabletten werken niet. Er is vaak wat anders aan de hand.
-
Wat is er aan de hand?
We noemen een aantal zaken die we in de dagelijkse praktijk tegenkomen:
- het gaat er niet alleen om dat de individuele medewerker leert prioriteren: het wordt juist steeds belangrijker om als team en organisatie gezamenlijke prioriteiten te stellen
- organisatiedoelen stellen en teamdoelen stellen blijkt van onmiskenbaar belang: nog beter is om realistische doelen te stellen (het gras groeit niet harder door er aan te trekken)
- er komen vraagstukken op de agenda over: hoe gaan we als organisatie om met digistress en technostress? Verwachten we van de medewerkers dat ze in het weekend en buiten werktijden ook hun emails en Whats App lezen of weten we daar paal en perk aan te stellen?
- waar liggen de grenzen van de organisatie of van het team en hoe gaan we daar mee om?
- ook reorganisaties geven veel stress en spanning: hoe gaan we om met de achterblijvers na de reorganisatie?
- zijn de verantwoordelijkheden, interne lijnen binnen het team of de organisatie voldoende duidelijk?
-
Open communicatie over taakbelasting
Vaak merk ik dat in bedrijfsculturen werkdruk of werkstress moeilijk bespreekbaar is. Iemand die er over begint kan worden gezien als 'zeurzak' en vaak vinden medewerkers het zelf een teken van zwakte om dit aan de orde te moeten stellen. Ook onderwerpen als een gezonde taakbelasting, hulpbronnen bij stress en inzicht in stressoren en werkstressoren zijn van belang. Inzake het gezamenlijk prioriteren binnen teams heeft de leidinggevende een belangrijke taak. Maar dat geldt ook voor het creëren van een veilige en vertrouwde omgeving waarin zaken open besproken kunnen worden.
-
Handvatten bij het bespreekbaar maken van werkdruk en stress
Voor leidinggevenden hebben we een kapstop met vragen om het gesprek met de medewerker aan te gaan. De vraag is: hoe ervaart de medewerker de volgende zaken:
- Ik kan mijn werk, emotioneel gezien, goed aan
- Ik kan mijn werk goed loslaten wanneer ik thuis ben
- Mijn takenpakket is duidelijk
- Ik word in staat gesteld door mijn organisatie om efficiënt te werken
- Binnen mijn team wordt efficiënt gewerkt
- Mijn direct leidinggevende motiveert mij in mijn werk
- Als ik het goed doe , dan hoor ik dat van mijn direct leidinggevende
- Mijn direct leidinggevende is goed in staat om beslissingen te nemen
- Ik voel dat ik gewaardeerd word door de organisatie
- Binnen de organisatie is er open communicatie tussen medewerkers en het management
-
Gezamenlijk prioriteren geeft duidelijkheid
Stel jouw team heeft 10 FTE en je hebt 400 uur per week beschikbaar. Kun je dan een beeld geven voor hoeveel uren er aan werkzaamheden ligt? Wanneer nu blijkt dat er voor 480 uur aan werk is: hoe ga je daar mee om?
Vaak blijkt dat het bespreekbaar maken al voldoende is om het gevoel van werkdruk en stress te verminderen.
- kun je aangeven wat belangrijk en urgent is en eventueel bepaalde taken schrappen of uitstellen?
- kun je taken gelijkmatig verdelen over het team?
-
Werkdruk en werkstress kunnen leiden tot onvrede binnen teams
Een te hoge werkdruk of teveel werkstress kan leiden tot onvrede en ongenoegen binnen teams. Lees ook:
Functie-eisen en taakbelasting
Taakeisen en taakbelasting. Veel leidinggevenden zouden hun rol in het kader van verzuim en inzetbaarheid vergroten als ze inzicht hebben in taakeisen en taakbelasting. Onderwerpen als:
- Wat is taakbelasting en wat zijn taakeisen?
- Wat is een te hoge taakbelasting en wat zijn de gevolgen daarvan?
- Wat is een te lage taakbelasting en wat zijn de gevolgen daarvan?
Stressoren en werkstressoren
Inzicht in stressoren en werkstressoren is belangrijk. Er zijn persoonlijke stressoren maar ook werkstressoren.
- Wat zijn stressoren?
- Wat zijn werkstressoren?
Hulpbronnen
Stressoren hoeven geen ziekte te veroorzaken. De mate waarin je vat krijgt op stressoren, de mate waarin je het vermogen hebt om stress te overwinnen is bepalend of iemand ziek wordt van stress. Enerzijds gaat het dus om stressoren. Anderzijds om de beschikbare hulpbronnen om met stress om te gaan. Lees verder: wat zijn hulpbronnen bij stress?
Stress en burn-out
Wil je meer weten over coaching gericht op vermindering van stress of begeleiding bij burn-out?
