home / team organisatie / teamcoaching / ziekmakende organisatie team / onderbezetting team afdeling

Onderbezetting binnen jouw team of op jouw afdeling

Onderbezetting binnen jouw team, afdeling of organisatie? Dat kan! Soms door bezuinigingen, (langdurig) ziekteverzuim van een collega, economische crisis of door reorganisatie. Op een ander moment omdat er moeilijk medewerkers te krijgen zijn of door snelle groei van jouw organisatie. Toch vraagt onderbezetting een actieve aanpak om ziekte en uitval te voorkomen.

Gevolgen

In alle gevallen is het zo dat onderbezetting kan leiden tot werkdruk en stress wanneer het aantal werkzaamheden niet is gedaald maar het aantal collega's wel. In dit geval is er sprake van gezamenlijke werdruk en gezamenlijke stress. Dat geeft een andere dimensie dan wanneer medewerkers individueel werkdruk ervaren.  Andere gevolgen kunnen zijn:

• er ontstaat werkdruk op de afdeling die ongezond is
• medewerkers vallen uit met burn-out klachten of andere spanningsklachten
• er ontstaat een gespannen sfeer op de werkvloer
• er ontstaan teamconflicten als gevolg van overbelasting

Er is nog een aspect dat ik wil noemen, namelijk: bij onderbezetting krijgt een medewerker vaak extra taken toebedeeld die niet bij hem of haar passen, waarvoor hij/zij niet gekozen heeft bij de sollicitatie, die los staan van de functie en die niet aansluiten op de kwaliteiten van de medewerker. Dus behalve een extra hoeveelheid werk die kan zorgen voor overbelasting, is er ook een inhoudelijk punt dat kan gaan knellen en leidt tot stress, demotivatie en uitval.

Onderschatting

Onderbezetting wordt door werkgevers vaak onderschat. Zo werd onlangs een werkgever aansprakelijk gesteld door een werknemer vanwege psychische schade door burnout. De oorzaak van deze burnout zou gelegen zijn in het feit dat er overmatig een beroep is gedaan op de werknemer vanwege onderbezetting op de afdeling. Het hof wees de schadevergoeding van de hand om de volgende redenen:

• er was door de werknemer niet geklaagd over onderbezetting
• er was geen sprake van structureel overwerk

De les voor zowel werkgever is toch dat onderbezetting serieus genomen moet worden.

Grijp tijdig in!

De gezamenlijke beleving van de nadelen van onderbezetting vraagt ook om een gezamenlijk meedenken en oplossen. Een paar aspecten:

• Grijp tijdig in en neem de juiste maatregelen! Een goede analyse is van belang om de juiste HRM instrumenten in te zetten.
• Een goede personeelsplanning voorkomt onderbezetting op bepaalde afdelingen.  Strategische personeelsplanning is vooruitkijken, inschatten en tijdig voorzien in jouw personeelsbehoefte.
• Kun je als team en leiding een gezamenlijk plan maken om de onderbezetting op te lossen?
• Wanneer deze oplossing er niet is dan verwijs ik naar mijn artikel over werkdruk en stress binnen jouw team

Taak voor de leidinggevende

Je kunt er als leidinggevende heel veel aan doen. In ieder geval kun je werken aan de volgende zaken:

• een goede relatie opbouwen met de medewerker
• meer tijd nemen en aandacht geven aan het team
• gezamenlijk prioriteiten stellen