Verbetertraject of functioneringstraject: coaching en begeleiding
Verbetertraject of functioneringstraject: zoek je een coach voor de externe begeleiding? Is er sprake is van slecht of onvoldoende functioneren of onvoldoende motivatie? Twee situaties zijn denkbaar: je leest dit als werkgever en je vindt dat jouw medewerker onvoldoende functioneert of je leest dit als werknemer en jouw werkgever is van mening dat je onvoldoende functioneert of dat je onvoldoende gemotiveerd bent.
In dit artikel ga ik verder in op vragen rond het verbetertraject:
- Wanneer een verbetertraject?
- Doelstelling verbetertraject
- Wie betaalt de kosten?
- Verbetercoach: functie
- Tips voor de werkgever en werknemer
- Duur van een functioneringstraject
- Voorwaarden
- Kan de werkgever het verplichten? En als de werknemer weigert?
- Kan een externe coach worden opgelegd of aangewezen?
- Evaluatie en conclusie
- Het verbeterplan
- Verbetertraject voor de leidinggevende
Disfunctioneren of onvoldoende functioneren
Een verbetertraject of functioneringstraject wordt ingezet wanneer er sprake is van onvoldoende functioneren of disfunctioneren. En dat is meteen een beladen begrip. Want van disfunctioneren is geen sprake omdat de medewerker op enige dag een verkeerde stropdas voor had. Het zijn van die containerbegrippen: 'medewerker functioneert onvoldoende' of 'medewerker is onvoldoende gemotiveerd'. Maar bij een verbetertraject is dat niet afdoende. Er zal precies omschreven moeten worden wat onvoldoende functioneren betekent.
- Wordt de productie niet gehaald?
- Haalt de medewerker de doelstellingen niet?
- Is er sprake van een negatieve houding?
- Is de medewerker onvoldoende vaardig of incompetent?
- Voldoet de medewerker niet aan de eisen die de organisatie stelt?
Bovendien zijn er andere aspecten die van belang zijn: Is het disfunctioneren een gevolg van ziekte of privéomstandigheid van de werknemer? Is er sprake van een stoornis of gebrek? Heb je als werkgever voldoende aandacht besteed aan de scholing van de werknemer?
Lees mijn artikel over disfunctioneren.
Wie betaalt de kosten?
Wie betaalt de kosten voor een verbetertraject? Dat is heel eenvoudig. Alle kosten voor het verbetertraject zijn voor de werkgever. Dat geldt dus voor o.a. coaching, training, opleiding, mediator, cursus. De hoogte van de kosten hangt af van de duur van het verbetertraject, maar ook van de instanties die je daarbij inschakelt. Moet de medewerker een opleiding of cursus volgen? Is er coaching nodig?
Doelstelling
Wat is het doel van een verbetertraject? Het doel is om goed functioneren mogelijk te maken of om de punten van onvoldoende functioneren weg te nemen. Lijkt simpel en eenvoudig maar het is belangrijk om dat te benoemen. Goed functioneren is een eerste verantwoordelijkheid van de werknemer maar dat houdt niet in dat de werkgever geen verantwoordelijkheden heeft. Integendeel: de werkgever is verplicht om goed functioneren mogelijk te maken en te bevorderen. Het doel van een f: verbetertraject of functioneringstraject is dus om goed functioneren te bevorderen en het doel is niet:
- Om de medewerker via een verborgen route een oor aan te naaien en ontslag aan te zeggen
- Het dossier aan te vullen omdat het nog niet compleet is
- Leiding en medewerker tegen elkaar op te zetten
Webinar over verbetertraject of functioneringstraject
Bekijk ons webinar over het verbetertraject of functioneringstraject.
Zoek je een verbetercoach?
Op zoek naar een coach voor de begeleiding bij een verbetertraject of bij het opstellen van een verbeterplan? De Steven biedt onafhankelijke begeleiding en coaching bij het verbetertraject. Dat betekent een onpartijdige opstelling van de coach voor zowel de werkgever als werknemer. Lees ook: kan de werkgever een externe coach opleggen of heeft de medewerker zelf ook inbreng wie de verbetercoach zou moeten zijn?
Een verbetertraject wordt afgestemd op jouw situatie. De Steven kan jou behulpzaam zijn bij:
- Het formuleren van het disfunctioneren van de medewerker (namens de organisatie) en eventueel het formuleren van de reactie van de medewerker
- Analyse van het disfunctioneren (gaat het om vaardigheden of is er sprake van houding- en gedragsaspecten?)
- Het opstellen van een verbeterplan c.q. inzet van de verbetermeter
- Coaching en begeleiding bij zowel werkgever als werknemer tijdens het verbetertraject
- Coaching en begeleiding van de evaluatie van het verbetertraject
Verbetertrajecten voeren wij bij voorkeur uit op een andere locatie dan de locatie van de werkgever. Even afstand nemen van het werk draagt positief bij aan de resultaten van het verbetertraject. Wij hebben twee locaties beschikbaar namelijk: locatie Amersfoort of locatie Hoogeveen. Gelet op afstanden zoeken wij soms samen met de deelnemer naar een locatie die voor zowel de coach als deelnemer behapbaar is. Neem meteen contact met ons op en stel de vragen die je hebt. Je kunt jouw vraag ook per email stellen via ons contactformulier of neem contact op met ons!
Wat moet je doen als leidinggevende of organisatie?
Je kunt de medewerker niet zomaar overvallen met de mededeling dat hij/zij niet functioneert. Als het goed is heb je in een beoordelingsgesprek of functioneringsgesprek al benoemd dat er sprake is van disfunctioneren. Het zou mooi zijn als je deze punten bij herhaling hebt benoemd en vastgelegd. Je komt nu in de fase dat je moet aangeven dat je vindt dat het functioneren op aangegeven punten dusdanig ondermaats is dat een verbetertraject nodig is.
- Nodig jouw medewerker uit voor een gesprek en vertel waarover jij ontevreden bent en aan welke verwachtingen hij/zij zou moeten voldoen.
- Biedt hem/haar hulp aan om het functioneren te verbeteren door een verbetertraject voor te stellen
- Indien jouw medewerker niet bereid is om hieraan mee te werken: wijs hem/haar op de gevolgen van het weigeren mee te werken aan een verbetertraject (en de arbeidsrechtelijke gevolgen hiervan)
- Bevestig de zaken schriftelijk en bewaar dit in het personeelsdossier.
Lees ons artikel: tips voor de werkgever.
Hoe lang duurt een functioneringstraject?
Hoe lang duurt een verbetertraject? Dat hangt van veel zaken af. Er zijn geen wettelijke regels voor een verbetertraject maar naarmate de medewerker langer in dienst is, wordt er van de werkgever een grotere inspanning verwacht. Mocht het verbetertraject niet slagen en eindigen in een ontslagaanvraag dan zal de rechter de zaak beoordelen op een aantal punten zoals:
- Heeft de organisatie er alles aan gedaan om de medewerker in staat te stellen om zijn/haar functioneren te verbeteren? Is daar voldoende tijd voor uitgetrokken? Wordt de werknemer ook begeleiding en coaching aangeboden of opleiding, training of cursus?
- Is er voldoende gecommuniceerd met de medewerker of heeft de werkgever eenzijdig een verbetertraject opgelegd?
- Zijn de punten van disfunctioneren duidelijk en voldoende benoemd? Gaat het om realistische punten die ook te verbeteren zijn?
- Is er een verbeterplan gemaakt? Wordt er tussentijds geëvalueerd?
Wat moet je doen als werknemer?
Jouw leidinggevende geeft aan ontevreden te zijn over jouw functioneren en biedt je een verbetertraject aan. Misschien zag je de bui al aankomen maar wellicht had je er ook geen erg in. Een dergelijke boodschap kan hard aankomen en wellicht dat je behoorlijk van streek bent. Wat moet je nu doen? In een ander artikel ga ik in op vragen als:
- Is een verbetertraject verplicht? Kan de werkgever een verbetertraject opleggen?
- Ik moet een verbeterplan schrijven: hoe moet dat?
- Mag de werkgever een verbetercoach verplichten of aanwijzen?
- In hoeverre is een functioneringstraject zinvol? Of loopt het op voorhand al verkeerd af?
- Werkgevers doen aan dossieropbouw maar doe jij dat ook?
Lees verder: tips voor de medewerker.
Voorwaarden
Voor het welslagen van een verbetertraject zijn een aantal voorwaarden:
- Benoem de punten van disfunctioneren en wees daar zo duidelijk mogelijk over: geef aan waar de medewerker niet aan voldoet en geef aan waar de medewerker aan moet voldoen
- Evalueren en beoordelen van het verbetertraject is alleen mogelijk wanneer de punten van disfunctioneren en gewenst functioneren helder benoemd zijn: blijf met elkaar in gesprek en geef de medewerker voldoende ruimte om zijn/haar zienswijze te geven op het eigen functioneren
- Maak afspraken over een verbeterplan
- Schakel tijdig een coach in die de ruimte krijgt om objectief de belangen van de werkgever en werknemer te behartigen
- Stel een duidelijk tijdspad op met heldere doelstellingen
Wat gaat er vaak mis?
- De werkgever heeft totaal geen intentie om het verbetertraject goed te laten verlopen maar zoekt in het kader van de opbouw van het personeelsdossier motieven om de ontslagaanvraag te onderbouwen
- De werkgever schakelt te laat hulp in van een externe coach en eigenlijk is er bij aanvang al een verstoorde relatie tussen de leiding en de medewerker
- De werkgever schakelt een externe coach in die een verborgen agenda heeft om de werkgever te helpen aan onderbouwing voor het disfunctioneren van de medewerker
- De medewerker aanvaardt de begeleiding omdat hij min of meer geen keuze heeft: de werkelijke motivatie ontbreekt
- De medewerker wantrouwt de coach omdat hij/zij het gevoel heeft dat de coach partijdig is
Verbetertraject verplicht? Kan de werkgever de medewerker dwingen?
Een belangrijke vraag: kan de werkgever de medewerker verplichten om een verbetertraject te volgen? Het antwoord begint ergens anders: de werkgever is zelfs verplicht om een medewerker een verbetertraject aan te bieden. Dat is de eis voor goed werkgeverschap. Een werkgever dient er alles aan te doen om goed functioneren te bevorderen.
Anderzijds is er een eis voor goed werknemerschap en is de medewerker verplicht om er alles aan te doen om goed te functioneren. Dus het antwoord is eigenlijk dat zowel de werkgever als de werknemer verplicht zijn om een verbetertraject op te starten.
-
Weigeren van een verbetertraject?
Om als medewerker een verbetertraject te weigeren is dus niet zo verstandig. Mocht zich dat voordoen dan kan de organisatie dat schriftelijk vastleggen en de medewerker op de hoogte stellen dat deze weigering tot ontslag kan leiden. Het is verstandig om dat schriftelijk te doen en de medewerker alsnog proberen te bewegen om toch aan een verbetertraject mee te werken. Maar er kunnen natuurlijk ook redenen zijn waarom de medewerker niet wil meewerken:
- De medewerker is het oneens met de redenen voor een verbetertraject en ziet niet in waarom hij/zij niet zou functioneren
- De medewerker is het vertrouwen verloren in een goede afloop van het verbetertraject
- De medewerker heeft geen vertrouwen in de opzet van het verbetertraject en heeft het gevoel dat er een spelletje wordt gespeeld
- De medewerker is bang dat het disfunctioneren door het verbetertraject wordt bevestigd of dat de verbetercoach partijdig is
- De medewerker is bang dat de werkgever hem/haar de deur uit wil werken
Voor de werknemer geldt dus dat het onverstandig is om een verbetertraject te weigeren. Mocht het tot een ontslagaanvraag komen dan kan je verwijtbaar worden gesteld dat je als werknemer er niet alles aan gedaan hebt om de verbetering in jouw functioneren die jouw werkgever wenselijk acht waar te maken. Kan de werkgever jou een verbetertraject verplichten? Tsjaaa. De werkgever kan je van alles verplichten maar wanneer je weigert, dan weiger je. Het zou alleen in jouw nadeel kunnen uitpakken en dat zou jammer zijn.
-
Juridisch belang van het functioneringstraject
Een verbetertraject is een juridisch moment. Medewerkers worden beschermd via het arbeidsrecht en in het nieuwe ontslagrecht (2015) worden medewerkers nog meer beschermd dan vroeger het geval was. Kortom: een ontbinding van de arbeidsovereenkomst wordt strenger getoetst dan vroeger het geval was. Wanneer er sprake is van disfunctioneren, is het raadzaam om een verbetertraject te starten. Dat is een eis van goed werkgeverschap. De werkgever kan niet zomaar ontslag aanzeggen maar uit alles moet blijken dat de werkgever alles in het werk heeft gesteld om goed functioneren mogelijk te maken. Onderdeel van ‘er alles aan gedaan hebben’ kan zijn het aanbieden van een coachingstraject gericht op verbetering. Waarom een externe coach? Het moge duidelijk zijn in dit kader dat de coach een onafhankelijke rol moet vervullen en dat er van vooringenomenheid betreffende het functioneren van de medewerker geen sprake mag zijn. Werkgever kan zichzelf aanbieden als coach maar in het kader van de privacy en onafhankelijkheid is het onverstandig. Het te laat inschakelen van een externe coach is in alle gevallen nadelig.
-
Kan de werkgever een externe verbetercoach aanwijzen?
Los van de weigering voor een verbetertraject door de werknemer, dient zich ook een andere vraag aan: kan de werkgever een coach of coachingbureau aanwijzen waar de werknemer verplicht wordt om een coachingstraject te volgen? In sommige organisaties komt het namelijk voor dat de werkgever met een aantal preferred suppliers werkt. Ik vind het (wederom in het kader van de onafhankelijkheid) onverstandig om als werkgever een coach aan te wijzen.
Uiteraard heeft de werkgever het volste recht zich te overtuigen dat hij inderdaad met een professioneel coachingsbureau heeft te maken die vaker met dit soort vraagstukken heeft gewerkt. Maar anderzijds maak ik vaker mee dat de werknemer geen vertrouwen heeft in de coaches die de werkgever aanwijst of als preferred supplier beschouwt. En dat zal het verbetertraject niet bevorderen.
Evaluatie en conclusie
Belangrijk is om het traject te evalueren met duidelijke conclusies. Ook tussentijdse evaluatiemomenten kunnen belangrijk zijn. Heldere conclusies zijn belangrijk voor zowel de werkgever als de werknemer. Let op: een verbetertraject heeft tot doel om het functioneren van de medewerker op het juiste niveau te brengen. Bij voorbaat uitgaan van een negatieve afloop is niet de juiste mindset voor een dergelijk traject. Evalueren lukt alleen als de doelen helder zijn gesteld bij aanvang van het verbetertraject.
-
Tussentijds evalueren belangrijk
Ook tussentijdse evaluaties zijn belangrijk tijdens het verbetertraject. Eventueel kunnen doelstellingen met wederzijdse instemming nog bijgesteld worden. Ook kunnen er afwijkende afspraken gemaakt worden, mocht dit nodig zijn. Leg de bevindingen van een tussentijdse evaluatie vast in een gespreksverslag bij voorkeur door werkgever en werknemer ondertekend.
-
Eindevaluatie
Tijdens de eindevaluatie moet er een duidelijke conclusie op tafel komen. En vooral het woord duidelijk wil ik graag benadrukken omdat het hier nogal eens aan ontbreekt. Een conclusie kan tweeledig zijn:
- Het verbetertraject is geslaagd. De medewerker voldoet aan gestelde verwachtingen en het verbetertraject kan worden afgesloten.
- De andere conclusie is dat het verbetertraject niet geslaagd is. De medewerker voldoet niet aan de gestelde verwachtingen en er dient iets anders te gebeuren zoals:
- Aanbieden van een andere functie die wel bij de medewerker past
- Overplaatsing naar een andere vestiging
- Outplacement
- Beëindiging van het dienstverband (bij voorkeur met wederzijds goedvinden)
Wanneer het verbetertraject niet het beoogde resultaat bereikt kun je overwegen om de arbeidsrelatie te beëindigen met jouw medewerker. In dat geval is de documentatie van het verbetertraject van onmiskenbaar belang bij de ontslagaanvraag. Zie ook: voorwaarden voor de ontslagaanvraag.
Het verbeterplan
Een verbeterplan is cruciaal bij het opstarten van een verbetertraject. In een verbeterplan:
- Benoem je de punten die verbeterd moeten worden
- Beschrijf je hoe je deze punten denkt te verbeteren
- Beschrijf je wat voor hulp jij nodig hebt om de verbeterpunten te ontwikkelen
- Omschrijf je de duur van het functioneringstraject en hoe het traject eruitziet
- Formuleer je hoe er geëvalueerd wordt (tussentijds / aan het eind) en op welke punten de beoordeling plaatsvindt
- Formuleer je wie bij de evaluatiegesprekken betrokken zijn
Ik heb een aantal zaken voor jou op de rij gezet zoals: wie maakt het verbeterplan (werkgever of werknemer) en hoe moet een verbeterplan eruitzien? Wil je handvatten voor het verbeterplan?
Spanning bij het verbetertraject
Een verbetertraject is vaak spannend. Dat is niet alleen voor de medewerker zo. Ik merk dat leidinggevenden het ook vaak spannend vinden omdat ze er geen ervaring mee hebben of omdat ze het moeilijk vinden om de medewerker teleur te stellen. Kortom: ik maak mee dat een verbetertraject zorgt voor slapeloze nachten. De impact op de medewerker is groot en vaak is er angst voor ontslag en zijn er zorgen over de toekomst. Ook het vertrouwen in de organisatie kan in sommige gevallen een behoorlijke deuk krijgen. Ons advies: blijf met elkaar open in gesprek en probeer elkaars belangen in de gaten te houden.
Functioneringstraject voor leidinggevenden
Ook voor leidinggevenden kan er sprake zijn van onvoldoende functioneren waardoor een verbetertraject noodzakelijk is. Lees mijn artikel over oorzaken en situaties waarin het onvoldoende functioneren als leidinggevende een rol speelt. De inhoud van een verbetertraject voor leidinggevenden kan er anders uitzien dan voor medewerkers in een niet-leidinggevende functie. Ik noem een aantal zaken:
-
Coaching gericht op zelfinzicht en zelfkennis
Wat voor type leidinggevende ben ik? Waar pas ik het beste? Wat motiveert mij om manager te willen zijn? Zelfkennis en zelfinzicht voor managers is cruciaal.
-
Past een leidinggevende functie bij jou?
Een ander vraagstuk is: past een leidinggevende functie bij mij? en mocht het antwoord zijn dat deze functie bij jou past: wat voor type leidinggevende functie past dan bij jou het beste?
-
Ontwikkeling competenties voor leidinggevenden en managers
Coaching gericht op competentieontwikkeling van leidinggevenden kan een onderdeel zijn van het verbetertraject.
-
Training of coaching gericht op leiderschapsvaardigheden
Training of coaching van de leidinggevende gericht op leiderschapsontwikkeling.
