home / carriere / verbetertraject / verbetertraject medewerker

Tips voor medewerkers bij een verbetertraject of functioneringstraject

Jouw werkgever vindt dat je onvoldoende functioneert en wil daarom een verbetertraject of functioneringstraject starten. Dat kan hard binnenkomen. Misschien herken je de kritiek gedeeltelijk, misschien helemaal niet of misschien heb je het gevoel dat er iets anders speelt. Wat de situatie ook is: probeer eerst helder te krijgen wat jouw werkgever precies onvoldoende vindt, waarop dat oordeel is gebaseerd en wat er volgens de organisatie moet veranderen. Neem het traject serieus, maar neem algemene oordelen over jouw functioneren ook niet klakkeloos over wanneer ze onvoldoende concreet zijn.

Waar gaat het verbetertraject precies over?

Begin daar. "Je functioneert onvoldoende" is geen bruikbaar verbeterpunt. Vraag welke taken, verantwoordelijkheden, resultaten of gedragingen volgens jouw werkgever onvoldoende zijn. Wat had je volgens de functie anders moeten doen? Wanneer ging dat mis? Welke concrete voorbeelden zijn er? En welk functioneren wordt voortaan van jou verwacht? Op de pagina over disfunctioneren en onvoldoende functioneren leg ik uitgebreider uit waarom eerst duidelijk moet worden wat er feitelijk niet goed gaat voordat mogelijke oorzaken worden ingevuld.

Vraag waarop het oordeel over jouw functioneren is gebaseerd

Een verbetertraject hoort niet te beginnen met persoonlijke voorkeur, irritatie of een algemeen gevoel van jouw leidinggevende. Er moet een relatie zijn met wat jouw functie vraagt. Vraag daarom waarop de beoordeling is gebaseerd. Welke functie-eisen gelden? Welke verantwoordelijkheden heb je? Welke resultaten worden van jou verwacht? Welk gedrag hoort bij jouw functie en functieniveau? Wanneer de leidinggevende zegt dat je bijvoorbeeld te weinig initiatief neemt, vraag dan welk concreet gedrag hij mist. Alleen dan weet je ook waaraan je daadwerkelijk kunt werken.

Neem kritiek serieus zonder alles automatisch te accepteren

Er zit een belangrijk verschil tussen luisteren naar kritiek en ieder oordeel onderschrijven. Misschien herken je bepaalde voorbeelden en zie je zelf ook dat er iets moet veranderen. Dan kun je daar direct verantwoordelijkheid voor nemen. Misschien vind je andere voorbeelden onterecht of eenzijdig. Benoem dat dan rustig en concreet. Leg uit wat jij anders ziet en onderbouw dat waar mogelijk. Een medewerker kan het oneens zijn met onderdelen van een beoordeling en tegelijkertijd constructief meewerken aan concrete verbeterpunten.

Gaat het werkelijk om jouw functioneren?

Stel jezelf ook die vraag. Soms wordt een verbetertraject gestart terwijl het werkelijke probleem ergens anders zit. Misschien is de verhouding met jouw leidinggevende ernstig verslechterd, zijn verwachtingen veranderd zonder dat dit duidelijk met jou is besproken of is er veel onrust binnen het team. Een gespannen relatie met jouw leidinggevende maakt jou niet automatisch tot een medewerker die onvoldoende functioneert. Wanneer vooral de samenwerking vastloopt, moet ook worden gekeken naar wat er tussen jullie gebeurt en wat beide partijen daarin te doen hebben.

Wat als je een conflict met jouw leidinggevende hebt?

Een conflict en onvoldoende functioneren kunnen naast elkaar bestaan, maar je moet ze niet automatisch gelijkstellen. Als het conflict de oorzaak is van de spanning rond jouw functioneren, kan een individueel verbetertraject alleen voor jou het werkelijke probleem missen. Bespreek daarom zo concreet mogelijk wat volgens jou samenhangt met de samenwerking en wat daadwerkelijk over jouw functie gaat. Wanneer sprake is van een serieus conflict met de leidinggevende, kan een andere aanpak nodig zijn dan uitsluitend coaching op jouw functioneren.

Wat als omstandigheden jouw functioneren belemmeren?

Breng die omstandigheden zelf ter sprake. Misschien zijn verantwoordelijkheden onduidelijk, is de werkbelasting sterk toegenomen, krijg je tegenstrijdige opdrachten of ontbreekt noodzakelijke informatie. Het kan ook zijn dat privéomstandigheden veel invloed hebben gehad. Dat betekent niet automatisch dat de kritiek op jouw functioneren vervalt, maar zulke factoren kunnen wel relevant zijn voor de vraag waardoor het functioneren is veranderd en wat nodig is om verbetering mogelijk te maken. Maak het concreet en blijf niet steken in de algemene uitspraak dat de organisatie de oorzaak is.

Wat als ziekte invloed heeft op jouw functioneren?

Dan moet zorgvuldig worden onderscheiden wat met jouw gezondheid en belastbaarheid samenhangt en welke functioneringspunten daar los van staan. Een leidinggevende of verbetercoach hoort geen medische conclusies te trekken. Wanneer ziekte tijdens het verbetertraject een belangrijke rol speelt, lees dan ook de aparte pagina over verbetertraject en ziekte. Zorg in ieder geval dat relevante beperkingen niet onbesproken blijven terwijl jij tegelijkertijd wordt aangesproken op prestaties die daardoor mogelijk worden beïnvloed.

Vraag om concrete verbeterpunten

Algemene woorden bieden weinig houvast. "Je moet proactiever worden", "je moet beter communiceren" of "je moet meer verantwoordelijkheid nemen" kunnen van alles betekenen. Vraag wat jouw werkgever concreet wil zien. Moet je eerder knelpunten melden? Zelfstandig met voorstellen komen? Afspraken beter bewaken? Collega's eerder informeren? Prioriteiten scherper stellen? Hoe concreter het gewenste gedrag wordt benoemd, hoe beter jij kunt bepalen wat je moet veranderen en of dat ook haalbaar is.

Wat als je het niet eens bent met het verbeterplan?

Maak dan concreet waarmee je het niet eens bent. Misschien klopt een feit niet, vind je een voorbeeld niet representatief of wordt een eis gesteld die volgens jou niet bij jouw functie hoort. Misschien wordt een mogelijke oorzaak als vaststaand feit gepresenteerd. Zet jouw reactie bij voorkeur helder uiteen en blijf daarbij zo feitelijk mogelijk. Alleen schrijven dat het verbeterplan oneerlijk is, brengt het gesprek meestal niet verder. Leg uit wat volgens jou niet klopt, waarom niet en hoe jij de situatie wel ziet.

Moet je zelf een verbeterplan schrijven?

Een werkgever kan van jou vragen om actief mee te denken over jouw ontwikkeling en verbeteracties. Dat is op zichzelf niet vreemd. Maar jij kunt moeilijk zelfstandig een goed verbeterplan maken wanneer de organisatie nog niet duidelijk heeft gemaakt wat volgens haar onvoldoende is en welk functioneren vanuit de functie wordt verwacht. De norm voor jouw functioneren komt niet uitsluitend van jou. Vraag daarom eerst duidelijkheid over de verbeteropdracht en denk vervolgens actief mee over wat jij kunt doen om de gewenste verandering te realiseren.

Wat kun je zelf doen om het traject serieus aan te pakken?

Probeer de kritiek los te halen van de eerste emotionele reactie en kijk inhoudelijk naar wat er wordt gevraagd. Waar herken je iets in? Wat kun je daadwerkelijk veranderen? Welke kennis of vaardigheid ontbreekt misschien? Welke patronen zie je zelf terug? En waar heb je ondersteuning bij nodig? Een actieve houding betekent niet dat je schuld bekent aan alles wat jouw werkgever zegt. Het betekent dat je laat zien dat je bereid bent jouw eigen functioneren serieus te onderzoeken en verantwoordelijkheid te nemen voor punten waarop jij werkelijk invloed hebt.

Wat als je volgens jouw werkgever onvoldoende initiatief neemt?

Vraag wat initiatief in jouw functie concreet betekent. Misschien wordt van jou verwacht dat je eerder in actie komt, knelpunten zelfstandig signaleert, zelf oplossingen aandraagt of niet wacht totdat jouw leidinggevende iedere stap voorschrijft. Kijk vervolgens eerlijk naar jouw eigen gedrag. Wacht je inderdaad vaak af? Trek je pas aan de bel wanneer een probleem al groot is? Of ervaar je juist dat je weinig ruimte krijgt om zelfstandig te handelen? Dat laatste is eveneens relevant. Goed onderzoeken betekent dat zowel jouw gedrag als de context wordt bekeken.

Wat als planning, overzicht of prioriteiten een probleem zijn?

Ook dat kan een concreet verbeterpunt zijn. Misschien werk je hard maar verlies je regelmatig overzicht, reageer je vooral op wat zich als eerste aandient of signaleer je te laat dat deadlines niet haalbaar zijn. Dan is de vraag niet alleen of je "beter moet plannen", maar welk ander gedrag nodig is. Denk aan vooruitkijken, overzicht houden, prioriteiten expliciet maken en eerder communiceren wanneer werkzaamheden dreigen vast te lopen. Een coach kan helpen om zulke patronen te onderzoeken en nieuw gedrag in de praktijk uit te proberen.

Wat als je moeite hebt met de kritiek van jouw leidinggevende?

Dat is niet vreemd. Kritiek op functioneren raakt vaak ook aan jouw gevoel van vakmanschap en eigenwaarde. Toch helpt het meestal niet om ieder gesprek onmiddellijk te voeren vanuit verdediging of wantrouwen. Probeer eerst precies te begrijpen wat jouw leidinggevende bedoelt. Vraag door, vat samen en controleer of je de boodschap goed hebt begrepen. Daarna kun je aangeven wat jij herkent en waar jouw beeld verschilt. Dat maakt het gesprek zakelijker zonder dat je jouw eigen visie hoeft op te geven.

Leg belangrijke afspraken voor jezelf vast

Niet vanuit wantrouwen, maar om duidelijkheid te houden. Een verbetertraject kan veel gesprekken, verbeterpunten en afspraken bevatten. Bevestig daarom belangrijke afspraken wanneer dat nodig is en houd zelf bij wat van jou wordt gevraagd, welke acties je hebt ondernomen en welke ondersteuning is afgesproken. Zo voorkom je dat jij en jouw leidinggevende na verloop van tijd een verschillend beeld hebben van wat er is besproken. Wanneer er een serieus arbeidsrechtelijk geschil ontstaat, laat je dan afzonderlijk adviseren door een ervaren arbeidsrechtjurist.

Moet je meewerken aan een verbetertraject?

Ik geef daar geen juridisch antwoord op. Of je verplicht bent om aan een verbetertraject mee te werken, is een arbeidsrechtelijke vraag. Maar inhoudelijk vind ik het meestal erg onverstandig om een verbetertraject zomaar te weigeren. Ook wanneer je het niet eens bent met alles wat jouw werkgever zegt, kun je nog steeds besluiten om serieus te kijken naar de kritiek en te proberen tot verbetering of een oplossing te komen.

Ben je het fundamenteel oneens met het hele traject en vind je dat het überhaupt niet gestart had mogen worden? Win dan juridisch advies in over wat je het beste kunt doen. Daarvoor moet je niet bij De Steven zijn. Bij ons ben je juist aan het goede adres wanneer je, ook al ben je het niet of niet helemaal eens met de kritiek, bereid bent om het verbetertraject aan te gaan en serieus wilt onderzoeken wat er te verbeteren valt en of je samen tot een goede oplossing kunt komen. Lees ook de pagina over wat er speelt wanneer een medewerker niet meewerkt aan het verbetertraject.

Wanneer is juridisch advies verstandig?

Wanneer jouw vragen vooral gaan over ontslag, verplichtingen, dossieropbouw, formele waarschuwingen of jouw arbeidsrechtelijke positie, is een coach niet de juiste deskundige. Laat je dan adviseren door iemand die gespecialiseerd is in arbeidsrecht. Dat kan naast een verbetertraject bestaan. Zorg er wel voor dat je het inhoudelijke functioneringsvraagstuk en het juridische vraagstuk niet door elkaar haalt. Een jurist beoordeelt jouw rechtspositie, terwijl coaching zich richt op jouw functioneren, gedrag en ontwikkeling.

Kun je zelf een coach kiezen?

Een werkgever kan een coach of bureau voorstellen en daar ook eisen aan stellen wanneer de organisatie de begeleiding organiseert. Voor effectieve coaching vind ik het belangrijk dat jij voldoende vertrouwen hebt in de coach en dat duidelijk is welke rol de coach heeft. Wanneer jij het gevoel hebt dat de coach er vooral zit om het standpunt van jouw werkgever te bevestigen, wordt een open gesprek moeilijk. Bespreek daarom vooraf welke opdracht de coach heeft, wat vertrouwelijk is en welke informatie eventueel met de organisatie wordt gedeeld.

Wat mag je van een verbetercoach verwachten?

Een verbetercoach hoort professioneel en zorgvuldig met jouw situatie om te gaan. Coaching is geen vrijbrief om kritiek van jouw werkgever zonder onderzoek over te nemen. Tegelijkertijd is de coach er ook niet om jou automatisch gelijk te geven. Je mag verwachten dat de coach jou helpt om eerlijk naar jouw functioneren, gedrag en belemmeringen te kijken en duidelijk is over zijn rol en grenzen.

• De coach gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
• De coach maakt duidelijk wat zijn opdracht en rol zijn.
• De coach onderzoekt jouw gedrag zonder vooraf een conclusie vast te zetten.
• De coach durft jou ook kritisch aan te spreken wanneer dat nodig is.
• De coach werkt binnen zijn eigen deskundigheid.
• De coach neemt de beoordeling van jouw functioneren niet over van de werkgever.

Hoe groot is de kans dat een verbetertraject slaagt?

Daar is geen betrouwbaar percentage op te plakken dat jou werkelijk helpt. De uitkomst hangt af van wat er speelt, hoe concreet de verbeterpunten zijn, of het functioneren daadwerkelijk ontwikkelbaar is, hoeveel ruimte jij krijgt om eraan te werken en hoe jij zelf met het traject omgaat. Ga daarom niet bij voorbaat uit van mislukking, maar doe ook niet alsof iedere situatie eenvoudig oplosbaar is. Onderzoek wat er van jou wordt gevraagd en of jij dat kunt en wilt ontwikkelen.

Wat als je denkt dat ze jou eruit willen werken?

Dat gevoel kan tijdens een verbetertraject gemakkelijk ontstaan, zeker wanneer het vertrouwen in jouw leidinggevende al beschadigd is. Probeer gevoel en feiten zo veel mogelijk uit elkaar te houden. Wat is concreet gezegd? Welke verbeterpunten zijn benoemd? Welke ondersteuning wordt daadwerkelijk geboden? Krijg je werkelijk ruimte om te verbeteren? Wanneer alles erop wijst dat de uitkomst al vaststaat of wanneer je vermoedt dat het functioneringstraject vooral onderdeel is van een arbeidsrechtelijke route, laat je dan tijdig juridisch adviseren. Maar blijf daarnaast zelf zorgvuldig omgaan met de inhoudelijke afspraken die op tafel liggen.

Wat moet je vooral niet doen?

Een verbetertraject kan je verleiden tot gedrag waarmee je jouw eigen positie en ontwikkeling niet helpt. Je bent boos, teleurgesteld of wantrouwend en wilt misschien overal tegenin gaan. Probeer te voorkomen dat de reactie op het traject uiteindelijk belangrijker wordt dan de inhoud van het functioneringsvraagstuk.

• Wijs niet automatisch ieder verbeterpunt af.
• Reageer niet uitsluitend vanuit boosheid of angst.
• Laat onduidelijkheden niet wekenlang bestaan zonder vragen te stellen.
• Doe geen toezeggingen waarvan je weet dat je ze niet kunt nakomen.
• Leg niet iedere oorzaak uitsluitend bij jouw leidinggevende of organisatie.
• Neem ook geen verantwoordelijkheid voor zaken waarop jij aantoonbaar geen invloed hebt.
• Deel gevoelige informatie niet gedachteloos met iedereen op het werk.

Wat kun je juist wel doen?

Blijf zo veel mogelijk actief en zakelijk. Vraag door totdat je begrijpt wat jouw werkgever daadwerkelijk verwacht. Onderzoek eerlijk wat jij daarin kunt verbeteren en waar je hulp bij nodig hebt. Kom zelf met voorstellen wanneer dat passend is en geef tijdig aan wanneer iets niet haalbaar of onduidelijk is. Daarmee laat je verantwoordelijkheid zien zonder dat je afstand hoeft te doen van jouw eigen visie op de situatie.

Waar liggen jouw eigen grenzen?

Een verbetertraject vraagt dat je serieus onderzoekt of je aan de verwachtingen kunt en wilt voldoen. Misschien concludeer je gaandeweg dat de functie niet meer goed bij je past, dat de relatie met de organisatie te beschadigd is of dat de eisen niet aansluiten bij wat jij nog wilt. Ook dat is informatie. Het hoeft niet altijd de uitkomst te zijn dat je koste wat kost in dezelfde functie blijft. Wanneer blijkt dat een andere richting beter past, kan uiteindelijk ook een andere loopbaanstap of outplacement worden onderzocht.

Wat is de belangrijkste tip voor jou als medewerker?

Laat je niet reduceren tot de mededeling dat je onvoldoende functioneert, maar loop ook niet weg voor concrete feedback. Zorg dat je precies begrijpt wat jouw werkgever onvoldoende vindt, waarop dat oordeel is gebaseerd en welk functioneren wel van jou wordt verwacht. Onderzoek vervolgens eerlijk wat jouw eigen aandeel is, welke omstandigheden een rol spelen en wat jij daadwerkelijk kunt veranderen. Een verbetertraject kan veel impact hebben, maar juist daarom heb je behoefte aan feiten, duidelijkheid en een aanpak waarmee je zelf weer invloed krijgt op wat er gebeurt.

Veelgestelde vragen voor medewerkers bij een verbetertraject

Wanneer jouw functioneren ter discussie wordt gesteld, ontstaan vaak vragen over de kritiek van de werkgever, jouw eigen rol, het verbeterplan en de begeleiding. Hieronder beantwoord ik de belangrijkste vragen kort.

Moet ik het eens zijn met mijn werkgever om mee te werken?

Nee. Je kunt het oneens zijn met voorbeelden of met een deel van de beoordeling en toch serieus aan concrete verbeterpunten werken. Maak wel duidelijk waar jouw verschil van inzicht precies over gaat.

Wat als de verbeterpunten vaag zijn?

Vraag om concretisering. Je moet kunnen begrijpen welk gedrag, welke taak of welk resultaat volgens jouw werkgever onvoldoende is en welk functioneren wel wordt verwacht.

Wat als het probleem vooral mijn leidinggevende is?

Een slechte relatie met jouw leidinggevende is niet automatisch een individueel functioneringsprobleem. Wanneer vooral de samenwerking is verstoord, moet ook worden gekeken naar de relatie en naar de rol van beide partijen.

Kan ziekte invloed hebben op het verbetertraject?

Ja. Wanneer jouw gezondheid invloed heeft op wat je kunt, moet dat zorgvuldig worden onderscheiden van functioneringspunten die daar los van staan. De medische beoordeling hoort niet bij de leidinggevende of coach.

Moet ik zelf mijn verbeterplan schrijven?

Je kunt actief bijdragen aan jouw verbeterplan, maar de werkgever moet duidelijk maken welk functioneren volgens de organisatie onvoldoende is en wat vanuit jouw functie wordt verwacht. Zonder die duidelijkheid kun je moeilijk zelf een passend verbeterplan opstellen.

Kan ik mijn eigen coach kiezen?

Bespreek de keuze van de coach met jouw werkgever. Voor goede begeleiding is het belangrijk dat je voldoende vertrouwen hebt in de deskundigheid en onafhankelijkheid van de coach en dat vooraf duidelijk is welke opdracht de coach heeft.

Moet ik een advocaat inschakelen?

Niet iedere situatie vraagt direct om juridische begeleiding. Wanneer echter vragen ontstaan over ontslag, formele verplichtingen of jouw arbeidsrechtelijke positie, is het verstandig om advies te vragen aan een ervaren arbeidsrechtjurist. De coach is daarvoor niet de aangewezen deskundige.

Kan een verbetertraject ook goed aflopen?

Ja. Wanneer de verbeterpunten duidelijk en werkelijk ontwikkelbaar zijn en jij serieus aan de verandering werkt, kan een verbetertraject ertoe leiden dat jouw functioneren weer voldoende aansluit bij wat de functie vraagt. De uitkomst hangt sterk af van de concrete situatie.