home / leiderschapsontwikkeling / communicatie leidinggevende / verbetergesprekken ontwikkelgesprekken

Verbetergesprekken en ontwikkelgesprekken voeren

Verbetergesprekken en ontwikkelgesprekken vragen gespreksvaardigheid en communicatieve vaardigheden van leidinggevenden, managers, directies en HRM-professionals. Deze pagina valt onder het thema personeelsgesprekken. Afspreken, bespreken en aanspreken zijn bij dit type gesprek belangrijke thema's. Want of ontwikkeling nu wenselijk of noodzakelijk is: je moet duidelijk kunnen maken waar de ontwikkeling over gaat, wat je van de medewerker verwacht en welke afspraken je daarover maakt.

Valkuilen voor de leidinggevende

Ik noem een aantal valkuilen van de leidinggevende bij het voeren van verbetergesprekken en ontwikkelgesprekken. Veel daarvan hebben niet eens te maken met onwil, maar met te weinig duidelijkheid over wat er nu werkelijk moet veranderen:

• Het gesprek verzandt in algemeenheden en de gewenste of noodzakelijke ontwikkeling wordt onvoldoende benoemd of gespecificeerd.
• De ontwikkelpunten van de medewerker worden praktisch opgelost door de medewerker aan te melden voor een willekeurige training of cursus. En dat was het dan.
• Er worden geen concrete ontwikkelafspraken gemaakt.
• Er wordt niet afgesproken wanneer en hoe de voortgang wordt besproken.
• Er wordt geen follow-up gegeven aan het ontwikkel- of verbetergesprek.

Vooral dat eerste punt kom ik vaak tegen. De medewerker moet proactiever worden, beter communiceren, meer verantwoordelijkheid nemen of professioneler optreden. Dat kan allemaal waar zijn, maar de vraag blijft: wat bedoel je daar nu precies mee? Wanneer je dat als leidinggevende niet kunt uitleggen, kan de medewerker er ook weinig mee.

Een verbetergesprek is nog geen verbetertraject

Een verbetergesprek voer je wanneer er iets in het functioneren moet verbeteren. Dat betekent niet automatisch dat je meteen een formeel verbetertraject moet starten. Soms is een duidelijk gesprek met concrete afspraken voldoende. In andere situaties is er meer nodig en moet er gedurende een langere periode gestructureerd aan verbetering worden gewerkt.

Dat onderscheid vind ik belangrijk. Als iemand een keer een afspraak niet nakomt of een ontwikkelpunt heeft, hoef je daar niet onmiddellijk een compleet verbeterplan omheen te bouwen. Maar wanneer functioneren structureel onvoldoende is, eerdere gesprekken onvoldoende resultaat hebben gehad of verbetering aantoonbaar nodig is, wordt een andere aanpak noodzakelijk.

Ontwikkelafspraken en ontwikkeldoelen

Ontwikkelafspraken maken en ontwikkeldoelen vaststellen is een vak apart en vraagt veel inzicht van de leidinggevende. Het makkelijke gedeelte is vaak vaststellen dát er iets moet veranderen. Het moeilijkere gedeelte begint bij de vraag wat er precies moet veranderen en waardoor het gewenste resultaat op dit moment niet wordt bereikt.

Concretisering van ontwikkeldoelen

Ontwikkeldoelen moeten concreet zijn. Ik begrijp wat met die opmerking bedoeld wordt. Maar het vraagstuk zit nooit in het concrete deel, het zit meestal in het minder tastbare stuk. De vragen die wij binnenkrijgen zijn zelden concreet. Ik duid het met een voorbeeld.

• Wanneer de verkoper of accountmanager maandelijks zijn target van € 10.000 moet halen en hij gemiddeld 35% onder prognose zit, dan is dat heel concreet. Voor de leidinggevende is dit vaak goed hanteerbaar omdat hij iets concreets in handen heeft.
• Op het moment dat je vraagt waarom de verkoper zijn target niet haalt, ontstaat de mist. Is de verkoper te weinig vaardig? Heeft hij te weinig zelfvertrouwen? Ervaart hij te veel druk vanuit de organisatie waar hij moeilijk mee om kan gaan? Kortom: welke belemmeringen ervaart de verkoper om zijn target te halen?

En daar zit het werkelijke vraagstuk. Je kunt heel precies vaststellen dat iemand 35% onder zijn target zit, maar daarmee weet je nog niet wat het ontwikkelpunt is. Misschien moet de medewerker beter leren acquireren. Misschien mankeert er iets aan de planning, productkennis of commerciële vaardigheden. Misschien ligt de oorzaak ergens anders. Wie de verkeerde analyse maakt, formuleert vervolgens ook het verkeerde ontwikkeldoel.

Ontwikkeldoelen SMART maken

De SMART-methodiek heeft qua PR, reclame en marketing gewonnen in Nederland BV. SMART is echter een methode en geen doel op zich. De methodiek kan helpen om ontwikkeldoelen te specificeren, maar het probleem ontstaat juist bij het minder concrete deel. Je kunt niet alles SMART maken.

Vraagstukken rond het verbeteren van functioneren ontstaan vaak bij opmerkingen als: hij is de laatste tijd zo negatief, zij lijkt minder gemotiveerd of zijn attitude is veranderd. Daar kun je niet simpelweg SMART achter zetten en denken dat het probleem is opgelost. Eerst moet je onderzoeken wat je precies waarneemt, wat daarvan het effect is en welk gedrag of welke ontwikkeling je werkelijk verwacht.

Ontwikkeldoelen worden nogal eens verkeerd geformuleerd

Regelmatig worden ontwikkeldoelen naar mijn idee verkeerd geformuleerd. De werkelijke leerbehoefte wordt niet goed gepeild, met als gevolg dat de medewerker met een kluitje in het riet wordt gestuurd. Iemand krijgt een cursus timemanagement terwijl het werkelijke probleem is dat hij geen prioriteiten durft te stellen. Of een communicatietraining terwijl nooit duidelijk is gemaakt welk communicatiegedrag eigenlijk moet veranderen.

Daarom moet je eerst de leerbehoefte achterhalen en daarna pas een oplossing kiezen. Lees hierover ook ontwikkeldoelen onjuist geformuleerd.

Afspreken, bespreken en aanspreken

Een ontwikkelpunt benoemen is nog geen ontwikkelafspraak. Je moet bespreken wat je verwacht, wat de medewerker zelf gaat doen, welke ondersteuning nodig is en wanneer je opnieuw kijkt hoe het gaat. Bij een verbetergesprek komt daar nog iets bij: wanneer verbetering noodzakelijk is, moet ook duidelijk zijn dat het niet vrijblijvend is.

Dat vraagt gespreksvaardigheden bij personeelsgesprekken. Je moet kunnen luisteren en doorvragen, maar ook duidelijk kunnen zijn. Alleen maar begrip tonen helpt de medewerker niet wanneer jij eigenlijk iets anders van hem verwacht.

Follow-up wordt nogal eens vergeten

Een klassieker: goed gesprek gehad, mooie afspraken gemaakt, iedereen gemotiveerd de deur uit en vervolgens gebeurt er drie maanden niets. Dan heb je weinig aan dat ontwikkelgesprek. Wie afspraken maakt over ontwikkeling of verbetering moet daar ook op terugkomen. Anders leert de medewerker vooral dat afspraken blijkbaar niet zo belangrijk zijn.

Spreek daarom meteen af wanneer je opnieuw kijkt naar de ontwikkeling, wat je dan wilt bespreken en hoe je voortgang herkent. Niet om de medewerker voortdurend te controleren, maar omdat ontwikkeling tijd nodig heeft en omdat je anders niet weet of de gekozen aanpak ook werkelijk iets oplevert.

Veelgestelde vragen over verbetergesprekken en ontwikkelgesprekken

Ontwikkelen en verbeteren liggen dicht bij elkaar, maar de aanleiding en de noodzaak verschillen. Hieronder vind je vijf vragen die in de praktijk regelmatig spelen.

Wat is het verschil tussen een ontwikkelgesprek en een verbetergesprek?

Bij een ontwikkelgesprek is ontwikkeling vaak wenselijk en gericht op verdere groei van de medewerker. Bij een verbetergesprek is verandering noodzakelijk omdat het huidige functioneren, gedrag of resultaat onvoldoende is. In beide gesprekken moet duidelijk worden welk ontwikkelpunt centraal staat en wat daarover wordt afgesproken.

Wanneer wordt een verbetergesprek een verbetertraject?

Een enkel verbetergesprek hoeft niet automatisch tot een verbetertraject te leiden. Een verbetertraject komt eerder in beeld wanneer onvoldoende functioneren structureel is, verbetering gedurende een bepaalde periode gevolgd moet worden en duidelijke doelen, ondersteuning en evaluatiemomenten nodig zijn.

Hoe formuleer je een goed ontwikkeldoel?

Begin niet bij een algemene term als proactiever, gemotiveerder of communicatiever. Beschrijf eerst welk gedrag je ziet, wat je anders wilt zien en in welke situaties dat zichtbaar moet worden. Pas daarna kun je bepalen welke ontwikkeling daarvoor nodig is.

Moeten ontwikkeldoelen altijd SMART zijn?

Nee. SMART kan helpen om bepaalde doelen concreter te maken, maar niet ieder ontwikkelvraagstuk laat zich volledig in cijfers en termijnen vangen. Vooral bij gedrag, houding en persoonlijke ontwikkeling moet je eerst goed beschrijven wat je precies bedoelt voordat een methode als SMART iets toevoegt.

Waarom is follow-up belangrijk na een ontwikkelgesprek?

Omdat een gesprek op zichzelf nog niets verandert. De medewerker moet gelegenheid krijgen om met de afgesproken ontwikkeling aan de slag te gaan en de leidinggevende moet daarop terugkomen. Zonder follow-up verdwijnen goede afspraken gemakkelijk in de waan van de dag.