Wat is een functioneringsgesprek?
Een functioneringsgesprek is een formeel gesprek tussen de direct leidinggevende en de medewerker. Het gespreksonderwerp is: functioneren met als insteek goed functioneren te bevorderen en functioneren te verbeteren. Soms worden functioneringsgesprekken jaargesprekken genoemd.
Een paar kenmerken van het functioneringsgesprek:
- Het gesprek is open en is tweezijdig
- Er is sprake van gelijkwaardigheid tussen de leiding en de medewerker
- Het gesprek wordt vaak 1 à 2 keer per jaar gevoerd
Doel: functioneren bespreekbaar maken
Een functioneringsgesprek vindt plaats tussen de direct leidinggevende en de medewerker. Is de direct leidinggevende niet bij het gesprek betrokken dan heeft een functioneringsgesprek weinig zin. Het gaat immers ook over het functioneren van de samenwerking tussen de leidinggevende en de medewerker. We zien weleens constructies in bedrijven waarbij de directeur de functioneringsgesprekken doet terwijl de direct leidinggevende er niet bij aanwezig is. Dat is jammer want daarmee mis je de kern en essentie van het functioneringsgesprek.
Onlinetraining: functioneren en beoordelen
Schaf via onze webshop de webinar aan over functioneren en beoordelen.
Training functioneringsgesprekken
Bekijk de training functioneringsgesprekken voor leidinggevenden en managers. Wij verzorgen de training op maat.
Inzicht in functioneren: belangrijk voor de leidinggevende
Als leidinggevende is het van belang om inzicht te hebben in het functioneren van medewerkers. Echter: wat is goed functioneren en wat is slecht functioneren? Hoe krijg je zicht op functioneren en wat wordt er precies mee bedoeld?
-
Kun je het onderbouwen?
Als leidinggevende zou je al die aspecten moeten kunnen onderbouwen.
- Waarom voert de medewerker de taken goed uit? Hoe beoordeel je dat?
- Hoe beoordeel je of de medewerker zijn/haar doelstellingen haalt?
- Wat versta je onder de medewerker die zijn/haar verantwoordelijkheden neemt?
-
Functioneren omvat veel aspecten
Onder goed functioneren worden meerdere aspecten aangeduid. De medewerker:
- Voert de taken goed uit
- Haalt doelstellingen of targets
- Neemt zijn/haar verantwoordelijkheden
- Is plezierig in de omgang
- Beschikt over de juiste competenties
- Beschikt over de juiste beroepshouding of attitude
- Past binnen het team of de organisatie
Heeft het nut?
Wat voor nut heeft een functioneringsgesprek? Ik val met de deur in huis door de volgende stelling te nemen: wanneer je on speaking terms bent met de medewerker is een functioneringsgesprek overbodig en wanneer je dat niet bent, helpt een functioneringsgesprek niet. Wanneer het goed is, hoort een medewerker op een functioneringsgesprek niets nieuws van zijn/haar leidinggevende. Hooguit wordt formeel bevestigd wat bij de medewerker allang bekend is. Wanneer een kind op school zijn rapport krijgt en de ouders staan voor verrassingen dan blijkt dat er onvoldoende communicatie tussen het kind en de ouders heeft plaatsgevonden. Terugkomend op de vraag: heeft een functioneringsgesprek nut? Een functioneringsgesprek heeft nut wanneer er:
- Bij voortduur over functioneren gecommuniceerd wordt. Beperkt zich dat tot een gesprek van 1 of 2x per jaar dan zien we weinig toegevoegde waarde.
- Niet alleen gekeken wordt naar het verleden maar wanneer vooral ook de toekomst wordt besproken
Functioneren begint bij de aanstelling
Het functioneren van de medewerker begint bij de aanstelling. Als het goed is wordt direct na de selectieprocedure afgesproken wat de verwachtingen over en weer zijn. En daarmee is de basis gelegd voor het eerste functioneringsgesprek en ook het eerste beoordelingsgesprek. Kernvraag tijdens deze gesprekken is: voorzien we nog in elkaars behoeften? En mochten deze behoeften uiteen dreigen te lopen wat gaan we daaraan doen?
Slecht functioneren bespreekbaar maken
Soms moet je ook bespreekbaar maken wanneer de medewerker onvoldoende of slecht functioneert. Hoe voorkom je dat je dat op de verkeerde manier bespreekbaar maakt? Is jouw beoordeling objectief? Kun je het onderbouwen zonder dat je het op de man of vrouw speelt?
Voorbereiding
Hoe bereid je als leidinggevende of manager het functioneringsgesprek met de medewerker voor? Waar moet je aan denken? Het is een leerdoel voor de training functioneringsgesprekken. De juiste voorbereiding voor het functioneringsgesprek omvat een aantal aspecten:
- Geef jouw medewerker ruimschoots de tijd om zich voor te bereiden
- Bereid je goed voor op het gesprek (m.a.w. zorg ervoor dat je je huiswerk gedaan hebt)
Lees verder: voorbereiding functioneringsgesprek.
Gespreksverslag en follow-up
De follow-up en verslaglegging van het functioneringsgesprek is in feite net zo belangrijk als het functioneringsgesprek zelf. Immers een goed verslag is het beginpunt bij een volgend functioneringsgesprek. Een leerdoel voor veel leidinggevenden voor de training functioneringsgesprekken is om het functioneringsgesprek de juiste follow-up te geven en ook de juiste zaken te verwoorden in een correct gespreksverslag. Lees verder: follow up en verslaglegging functioneringsgesprek.
Functioneren en beoordelen
Dit artikel schreef ik in de serie over functioneren en beoordelen. Meer weten?
Leerdoelen voor de training
Ik heb nog meer leerdoelen voor de training functioneren en beoordelen uitgewerkt.
Auteur
Dit artikel is geschreven door Jan Stevens. Jan Stevens is eigenaar en oprichter van De Steven training & coaching (www.desteven.nl). Op deze website tref je meer dan 2000 blogs over persoonlijke ontwikkeling, loopbaan, leiderschap, teamontwikkeling, hoogsensitiviteit en hoogbegaafdheid.
