home / leiderschapsontwikkeling / functioneren / functioneringsgesprekken / functioneringsgesprek voorbereiden

Voorbereiding van het functioneringsgesprek

Hoe bereid je als leidinggevende een functioneringsgesprek goed voor? Een goede voorbereiding begint niet met het formulier dat vijf minuten voor het gesprek nog snel uit de kast wordt gehaald. Je moet vooraf nadenken over het functioneren van de medewerker, eerdere afspraken bekijken, concrete informatie verzamelen en bepalen welke onderwerpen werkelijk besproken moeten worden. Tegelijkertijd moet je de medewerker voldoende gelegenheid geven om zich voor te bereiden. Dat hoort bij de vaardigheid om functioneringsgesprekken goed te voeren.

Kijk eerst naar wat eerder is afgesproken

Het vorige gesprek is een logisch vertrekpunt. Welke afspraken zijn toen gemaakt? Welke doelstellingen zijn geformuleerd? Is afgesproken dat de medewerker zich op bepaalde punten zou ontwikkelen en heeft hij daarvoor ook voldoende gelegenheid gekregen? En misschien nog belangrijker: is er tussentijds aandacht aan besteed of duiken die afspraken nu na een jaar voor het eerst weer op?

Een goed functioneringsgesprek staat niet los van de rest van het jaar. Wanneer je vorige keer hebt afgesproken dat iemand een opleiding zou volgen, meer verantwoordelijkheid zou krijgen of bepaalde werkzaamheden anders zou aanpakken, hoort daar gedurende het jaar al aandacht voor te zijn geweest. Tijdens het nieuwe gesprek kijk je wat daarvan terecht is gekomen en wat de volgende stap moet zijn.

Verzamel feiten, geen dossier vol vermoedens

Voorbereiden betekent ook dat je relevante informatie verzamelt. Denk aan eerdere afspraken, resultaten, correspondentie, verslagen of concrete voorbeelden die iets zeggen over het functioneren. Het doel is niet om een zo dik mogelijk dossier op tafel te leggen. Het doel is dat je kunt onderbouwen wat je zegt. Als je vindt dat iemand afspraken niet nakomt, moet je weten over welke afspraken je het hebt. Als je zegt dat een medewerker zich sterk heeft ontwikkeld, moet je eveneens kunnen uitleggen waaruit dat blijkt.

Het ebook over functioneren en beoordelen voegt daar een belangrijk uitgangspunt aan toe: vorm jezelf een beeld van het functioneren en ga niet eenvoudig af op geruchten van anderen. Natuurlijk kun je informatie van collega's, klanten of andere betrokkenen meenemen wanneer die relevant is, maar jij blijft verantwoordelijk voor de manier waarop je die informatie weegt en bespreekt. “Iedereen vindt dat” is zelden een bijzonder sterke opening van een functioneringsgesprek.

Gebruik de functie en afspraken als vertrekpunt

Een gesprek over functioneren wordt een stuk gemakkelijker wanneer duidelijk is wat de functie vraagt. Wat zijn de taken? Waarvoor is de medewerker verantwoordelijk? Welke bevoegdheden heeft hij? Welke resultaten zijn afgesproken? Een duidelijke functieomschrijving kan daarom helpen bij de voorbereiding. Niet omdat je de hele functieomschrijving tijdens het gesprek moet voorlezen, maar omdat zij een gemeenschappelijk vertrekpunt geeft.

Je voorkomt daarmee dat functioneren uitsluitend wordt gebaseerd op persoonlijke voorkeuren. Misschien vind jij snelheid heel belangrijk, terwijl voor deze functie vooral nauwkeurigheid bepalend is. Of je stoort je aan de zelfstandigheid van een medewerker terwijl hij juist bevoegd is om veel zaken zelf te regelen. Goede voorbereiding dwingt je om eerst te kijken naar wat werkelijk is afgesproken en daarna pas naar jouw oordeel daarover.

Stel de agenda samen met de medewerker vast

Wanneer je weet welke onderwerpen jij wilt bespreken, kun je de agenda maken. Stuur die niet op vrijdagmiddag voor een gesprek op maandagochtend. Geef de medewerker voldoende tijd om na te denken en nodig hem expliciet uit om zelf onderwerpen toe te voegen. Een functioneringsgesprek is tweezijdig. Dan moet de voorbereiding dat ook zijn.

Je kunt bijvoorbeeld vooraf aangeven dat je wilt spreken over het huidige functioneren, gemaakte afspraken, samenwerking, ontwikkeling en verwachtingen voor de komende periode. Vraag de medewerker vervolgens welke onderwerpen hij zelf wil toevoegen. Dat maakt het gesprek niet alleen opener, maar voorkomt ook dat één van beiden met een onderwerp komt waarvoor de ander totaal niet voorbereid is.

Wat kan de medewerker voorbereiden?

De medewerker heeft zelf een belangrijke rol. Hij is geen bezoeker die tijdens het gesprek afwacht wat de leidinggevende allemaal te vertellen heeft. Vraag hem daarom vooraf na te denken over zijn eigen functioneren, over wat goed gaat, waar hij tegenaan loopt en wat hij nodig heeft. Het gesprek krijgt veel meer inhoud wanneer beide partijen voorbereid binnenkomen.

Je kunt de medewerker bijvoorbeeld vragen om na te denken over:

• Hoe hij zijn eigen functioneren beoordeelt.
• Wat volgens hem goed gaat en behouden moet blijven.
• Waar hij zelf verbetering of ontwikkeling ziet.
• Of zijn kwaliteiten voldoende worden benut.
• Welke kennis of vaardigheden hij verder wil ontwikkelen.
• Of hij scholing, training of andere ondersteuning nodig heeft.
• Hoe hij naar zijn functie en toekomst kijkt.
• Welke omstandigheden zijn functioneren bevorderen of juist belemmeren.
• Hoe hij de samenwerking en aansturing door de leidinggevende ervaart.

Dat laatste hoort er nadrukkelijk bij. Wanneer je als leidinggevende alleen wilt horen hoe de medewerker zichzelf beoordeelt, maar niet wilt weten hoe jouw eigen aansturing wordt ervaren, maak je van een tweezijdig gesprek alsnog een eenzijdige beoordeling.

Reserveer tijd en zorg dat het gesprek doorgaat

Dit klinkt zo vanzelfsprekend dat het gemakkelijk wordt vergeten: reserveer voldoende tijd en een plek waar je ongestoord kunt praten. Een functioneringsgesprek voeren terwijl je iedere tien minuten op je telefoon kijkt omdat de volgende afspraak al wacht, helpt niet. Houd rekening met het feit dat een gesprek kan uitlopen wanneer er een belangrijk onderwerp op tafel komt.

En zorg vooral dat het gesprek doorgaat. Een functioneringsgesprek drie keer verplaatsen omdat er steeds iets belangrijkers tussendoor komt, geeft de medewerker ook informatie. Blijkbaar heeft het onderwerp functioneren niet de hoogste prioriteit. Dat is misschien niet wat je wilde communiceren, maar wel wat je laat zien.

Een formulier kan helpen, maar is niet de voorbereiding

Een eenvoudig formulier kan nuttig zijn om jouw gedachten te ordenen. Je kunt bijvoorbeeld per taak, verantwoordelijkheid of bevoegdheid bekijken hoe het functioneren verloopt en waar ontwikkeling noodzakelijk, mogelijk of gewenst is. De medewerker kan hetzelfde doen. Dat geeft tijdens het gesprek interessante verschillen om te bespreken. Maar een formulier is slechts een hulpmiddel. Wie alle vakjes keurig heeft ingevuld maar nauwelijks heeft nagedacht over de medewerker, is nog steeds slecht voorbereid.

Wil je een voorbeeld gebruiken om jouw gedachten te ordenen? Bekijk dan het voorbeeld van een beoordelingsformulier. Het formulier is oorspronkelijk bedoeld voor beoordelen, maar onderdelen ervan kunnen ook helpen om vooraf gestructureerd naar functioneren te kijken.

Voorbereiden betekent niet dat de uitkomst al vaststaat

Er zit ook een valkuil aan grondige voorbereiding. Je kunt zo goed voorbereid zijn dat je het gesprek eigenlijk niet meer nodig hebt. Je hebt jouw conclusie al getrokken, de medewerker hoeft alleen nog te luisteren. Dat is niet de bedoeling. Voorbereiding helpt je om scherp te krijgen wat jij ziet en wat je wilt bespreken. Tijdens het gesprek moet er nog ruimte zijn voor informatie die jouw beeld aanvult of verandert.

Misschien blijkt dat een medewerker een afspraak niet kon uitvoeren omdat een noodzakelijke beslissing maandenlang bleef liggen. Misschien interpreteert hij een situatie heel anders dan jij. Of hij komt met een ontwikkelwens waar je nog nooit van gehoord hebt. Goed voorbereid zijn betekent dus niet dat je alles al weet. Het betekent dat je genoeg hebt nagedacht om een goed gesprek te kunnen voeren.

Na de voorbereiding komt het vervolg

Een goede voorbereiding vergroot de kans op een inhoudelijk gesprek, maar uiteindelijk telt wat er daarna met de uitkomsten gebeurt. Maak afspraken concreet, leg vast wat werkelijk van belang is en kom erop terug. Anders bereid je volgend jaar opnieuw een gesprek voor waarin je constateert dat de afspraken van dit jaar nergens meer zijn teruggekomen. Meer daarover lees je bij de follow-up van het functioneringsgesprek.

Samengevat: hoe bereid je een functioneringsgesprek voor?

Een goed functioneringsgesprek begint ruim voordat medewerker en leidinggevende tegenover elkaar zitten. Als leidinggevende vorm je een onderbouwd beeld van het functioneren, kijk je naar eerdere afspraken en bepaal je welke onderwerpen relevant zijn. De medewerker krijgt dezelfde gelegenheid om zijn functioneren, ontwikkeling en samenwerking te overdenken. Zo ontstaat een gesprek waar beide partijen iets in te brengen hebben.

• Bekijk eerdere afspraken en doelstellingen.
• Vorm je eigen beeld van het functioneren.
• Verzamel concrete en relevante informatie.
• Gebruik functieafspraken als referentie.
• Bepaal tijdig de gespreksonderwerpen.
• Laat de medewerker zelf onderwerpen aandragen.
• Geef beide partijen voldoende voorbereidingstijd.
• Reserveer voldoende tijd en een rustige ruimte.
• Laat voorbereiding niet veranderen in een vooraf vaststaande conclusie.

Of eenvoudiger gezegd: bereid je zo goed voor dat je weet waar je over wilt praten, maar niet zo dichtgetimmerd dat je niet meer hoeft te luisteren.

Veelgestelde vragen over het voorbereiden van een functioneringsgesprek

Een goede voorbereiding hoeft niet ingewikkeld te zijn. Het gaat vooral om voldoende informatie, duidelijke onderwerpen en ruimte voor de medewerker om zelf met zijn verhaal te komen. Hieronder vijf praktische vragen.

Hoe lang van tevoren moet je een functioneringsgesprek voorbereiden?

Begin op tijd genoeg om eerdere afspraken en relevante informatie rustig te kunnen bekijken en geef de medewerker eveneens voldoende voorbereidingstijd. Een week vooraf de onderwerpen delen is doorgaans veel bruikbaarder dan de agenda een dag voor het gesprek versturen.

Wat moet een leidinggevende vooraf verzamelen?

Kijk naar eerdere afspraken, doelstellingen, concrete resultaten, relevante voorbeelden en veranderingen die invloed hebben op het functioneren. Gebruik vooral informatie die je kunt onderbouwen en voorkom dat losse geruchten de basis van het gesprek worden.

Moet de medewerker zich ook voorbereiden?

Ja. Vraag de medewerker na te denken over zijn eigen functioneren, ontwikkeling, kwaliteiten, knelpunten, toekomst en de samenwerking met de leidinggevende. Een tweezijdig gesprek vraagt ook een tweezijdige voorbereiding.

Heb je een formulier nodig voor de voorbereiding?

Nee. Een formulier kan helpen om structuur aan te brengen, maar het is geen voorwaarde voor een goed gesprek. Belangrijker is dat je weet wat je wilt bespreken en waarop jouw beeld van het functioneren gebaseerd is.

Moet je negatieve punten vooraf aan de medewerker melden?

Ernstige problemen met functioneren horen sowieso niet voor het eerst tijdens het jaarlijkse functioneringsgesprek naar voren te komen. Die bespreek je zodra ze zichtbaar worden. Voor het functioneringsgesprek is het verstandig belangrijke gespreksonderwerpen vooraf te delen, zodat de medewerker zich daarop kan voorbereiden.