Training functioneringsgesprekken voor leidinggevenden
Een goed functioneringsgesprek vraagt meer dan een paar gesprekstechnieken. Je moet weten wat het doel van het gesprek is, wat je onder goed functioneren verstaat, hoe je ontwikkeling bespreekt en wat je doet wanneer het gesprek moeilijk wordt. Bij het thema functioneren gaat het daarom niet alleen over prestaties, maar ook over verwachtingen, ontwikkeling, verantwoordelijkheid en de omstandigheden die goed functioneren mogelijk maken. De Steven biedt twee vormen. Wil je vooral werken aan jouw eigen gesprekken, persoonlijke valkuilen en situaties met medewerkers? Dan past individuele coaching. Wil je met meerdere leidinggevenden uit dezelfde organisatie functioneringsgesprekken beter leren voeren? Dan is de 1-daagse incompanytraining passend.
Wat is een functioneringsgesprek?
Een functioneringsgesprek is een tweezijdig gesprek over functioneren, ontwikkeling, samenwerking en omstandigheden die het werk bevorderen of belemmeren. Zowel medewerker als leidinggevende heeft daarin een actieve rol. Het gesprek is daarmee iets anders dan een beoordelingsgesprek waarin de leidinggevende vooral een oordeel uitspreekt.
In de praktijk loopt dat onderscheid nogal eens door elkaar. Soms heet een gesprek functioneringsgesprek terwijl de medewerker vooral hoort wat de leidinggevende van hem vindt. Soms worden beoordeling, salaris en ontwikkeling in één gesprek gestopt. En soms is het vooral een jaarlijks ritueel geworden omdat het gesprek nu eenmaal op de kalender staat.
Welke vorm past bij jouw vraag?
Individuele coaching
Bij individuele coaching staat jouw eigen manier van gesprekken voeren centraal. We werken met jouw leerdoelen en met situaties die je daadwerkelijk tegenkomt als leidinggevende. Dat kan een lastig gesprek zijn dat eraan komt, een medewerker die defensief reageert of een terugkerende situatie waarin je merkt dat je onvoldoende duidelijk bent.
Het traject bestaat uit vijf sessies van 1,5 uur. De frequentie en planning stemmen we in overleg af.
1-daagse incompanytraining
De 1-daagse training is bedoeld voor meerdere leidinggevenden uit dezelfde organisatie. We werken met herkenbare situaties uit de eigen praktijk en stemmen de inhoud af op de ervaring en leerdoelen van de deelnemers.
De training duurt één dag en wordt verzorgd voor maximaal acht deelnemers.
Waarom zijn goede functioneringsgesprekken belangrijk?
Functioneringsgesprekken zijn een terugkerend onderdeel van leidinggeven. Toch worden ze nogal eens een verplicht nummer. Er wordt een formulier ingevuld, een aantal punten wordt besproken en daarna gaat iedereen weer over tot de orde van de dag. Dat is zonde, want een goed functioneringsgesprek kan veel meer opleveren.
Het gesprek kan duidelijk maken hoe iemand functioneert, wat goed functioneren bevordert of belemmert, welke ontwikkeling nodig is en welke afspraken medewerker en leidinggevende met elkaar maken. Het gaat dus niet alleen om terugkijken. Je kijkt ook vooruit: wat is nodig om goed te blijven functioneren en hoe kan iemand zich verder ontwikkelen?
Waarom vinden leidinggevenden functioneringsgesprekken soms lastig?
Een gesprek met een medewerker die goed functioneert, tevreden is en graag over zijn ontwikkeling praat, lukt meestal nog wel. De echte trainingsvragen ontstaan wanneer het schuurt. Een medewerker herkent jouw beeld niet, reageert defensief, wordt emotioneel of heeft zelf stevige kritiek op jouw manier van leidinggeven. Misschien heb je een lastig onderwerp te lang laten liggen. Misschien waren verwachtingen vooraf onvoldoende duidelijk. Of misschien weet je wel wat je wilt zeggen, maar vind je het moeilijk om dat zo te verwoorden dat je duidelijk bent zonder het gesprek onnodig op scherp te zetten. Dan heb je meer nodig dan een standaardlijst met vragen. Je moet duidelijk kunnen zijn zonder iemand als persoon te veroordelen, luisteren zonder het probleem weg te luisteren en onderzoeken wat er werkelijk speelt.
Voor wie is de training bedoeld?
De training functioneringsgesprekken is bedoeld voor leidinggevenden en managers die functioneringsgesprekken voeren en daarin meer kennis, structuur of vaardigheid willen ontwikkelen. Dat kan een beginnende leidinggevende zijn die nog weinig ervaring heeft, maar ook een ervaren manager die merkt dat bepaalde gesprekken telkens lastig blijven.
De training past bijvoorbeeld wanneer je functioneren concreter wilt bespreken, meer ruimte wilt geven aan de medewerker, moeilijke onderwerpen eerder wilt benoemen of duidelijkere afspraken wilt maken over ontwikkeling en functioneren. Ook wanneer gesprekken te algemeen blijven of afspraken na afloop onvoldoende worden opgevolgd, kan het zinvol zijn om jouw aanpak opnieuw te bekijken.
Vier bouwstenen van een goed functioneringsgesprek
In de training komen vier onderwerpen steeds terug. Ze hangen met elkaar samen en bepalen voor een belangrijk deel of een functioneringsgesprek werkelijk iets oplevert.
De bedoeling van het gesprek
Een goed gesprek begint bij duidelijkheid over het doel. Wat wil je bespreken en waarom? Wat hoort thuis in een functioneringsgesprek en wat juist niet? Wanneer dat onduidelijk is, wordt het gesprek gemakkelijk een mengsel van beoordeling, salaris, ontwikkeling en losse opmerkingen.
Goed functioneren concreet maken
Je kunt pas serieus over functioneren praten wanneer duidelijk is wat je onder goed functioneren verstaat. Dat gaat over taken, resultaten, verantwoordelijkheden, vaardigheden, houding en gedrag, maar ook over de omstandigheden waarin iemand zijn werk moet doen.
Het gesprek goed voeren
Luisteren, doorvragen, feedback geven en samenvatten zijn belangrijk. Maar je moet ook structuur houden, moeilijke onderwerpen durven benoemen en ruimte geven aan de medewerker zonder de regie over het gesprek kwijt te raken.
Afspraken en opvolging
Een gesprek wordt pas echt waardevol wanneer duidelijk is wat er daarna gebeurt. Welke afspraken zijn gemaakt? Wie doet wat? Wanneer kom je erop terug? Zonder opvolging wordt een functioneringsgesprek al snel een jaarlijks ritueel.
Leerdoelen functioneringsgesprekken
De leerdoelen verschillen per leidinggevende en organisatie. Daarom bepalen we vooraf waar deelnemers werkelijk tegenaan lopen. De training hoeft geen grabbelton te worden waarin ieder denkbaar onderwerp over leidinggeven even langskomt. We kiezen de leerdoelen die passen bij de praktijk van de deelnemers.
Het gesprek voeren
- Het functioneringsgesprek goed voorbereiden.
- Een tweezijdig functioneringsgesprek leren voeren.
- Actief luisteren en gericht doorvragen.
- Concrete en bruikbare feedback geven.
- Feedback van medewerkers kunnen ontvangen.
- Gedrag bespreekbaar maken zonder iemand persoonlijk te veroordelen.
- Omgaan met emotionele of defensieve reacties.
- Verschillen van inzicht professioneel bespreken.
Functioneren en ontwikkeling
- Inzicht krijgen in het doel en de plaats van het functioneringsgesprek.
- Het onderscheid begrijpen tussen functioneren en beoordelen.
- Goed functioneren concreet en bespreekbaar maken.
- Ontwikkeling, opleiding en scholing bespreekbaar maken.
- Onvoldoende functioneren duidelijk bespreekbaar maken.
- Eigen valkuilen tijdens gesprekken herkennen.
- Concrete afspraken maken over functioneren en ontwikkeling.
- Zorgen voor verslaglegging en een goede follow-up.
Het uiteindelijke programma stellen we samen op basis van de gekozen leerdoelen en de situaties die in jouw organisatie spelen.
Wat is een functioneringsgesprek en waarvoor gebruik je het?
Voordat je een functioneringsgesprek goed kunt voeren, moet duidelijk zijn wat voor gesprek het eigenlijk is. Het functioneringsgesprek is een formeel en tweezijdig gesprek tussen de direct leidinggevende en de medewerker. Het doel is niet om één keer per jaar een oordeel uit te spreken, maar om functioneren bespreekbaar te maken en te onderzoeken wat nodig is om goed functioneren te bevorderen.
Daarom kijk je niet alleen terug. Je bespreekt ook verwachtingen, samenwerking, ontwikkeling en wat medewerker en leidinggevende van elkaar nodig hebben. Een goed functioneringsgesprek hoort bovendien niet los te staan van wat er gedurende het jaar wordt besproken. Als een medewerker tijdens het jaarlijkse gesprek voor het eerst hoort dat er al maanden iets niet goed gaat, is er eerder in het proces iets blijven liggen.
Lees verder over wat een functioneringsgesprek is, wat het doel ervan is en hoe je het gebruikt.
Wat verstaan we onder goed functioneren?
Een functioneringsgesprek voeren zonder duidelijk beeld van goed functioneren is lastig. Waar praat je dan precies over? Hard werken is niet hetzelfde als goed functioneren. Aardig zijn evenmin. Goed functioneren gaat onder andere over taken, resultaten, verantwoordelijkheden, bevoegdheden, kennis, vaardigheden, houding en gedrag.
Daarnaast moet duidelijk zijn welke voorwaarden de organisatie en leidinggevende creëren zodat een medewerker zijn werk goed kan doen. Een medewerker aanspreken op resultaten terwijl verantwoordelijkheden onduidelijk zijn of middelen ontbreken, maakt een gesprek er niet sterker op.
Daar komt ontwikkeling bij. Functies veranderen en medewerkers ontwikkelen zich. Soms vraagt een functie nieuwe kennis of vaardigheden en is scholing, training of coaching nodig. Soms ontwikkelt een medewerker zich juist sneller dan zijn functie en worden kwaliteiten onvoldoende benut.
Lees verder over goed functioneren, voorwaarden en ontwikkeling.
Vaardigheden bij functioneringsgesprekken
Een goed functioneringsgesprek vraagt meer dan de juiste vragen op een lijstje afwerken. Je moet kunnen luisteren, doorvragen, samenvatten en feedback geven. Tegelijkertijd moet je structuur houden, moeilijke onderwerpen durven benoemen en voorkomen dat het gesprek alle kanten op gaat.
Ook jouw houding als leidinggevende speelt mee. Kun je werkelijk luisteren wanneer een medewerker kritiek heeft op jouw manier van leidinggeven? Kun je een andere kijk verdragen zonder meteen in de verdediging te schieten? En kun je ruimte geven aan de medewerker terwijl je wel duidelijk blijft over jouw eigen waarnemingen en verwachtingen?
Lees verder over vaardigheden bij functioneringsgesprekken.
Slecht functioneren bespreekbaar maken
De echte moeilijkheid ontstaat vaak wanneer je niet alleen ontwikkeling wilt bespreken, maar ook moet aangeven dat het functioneren onvoldoende is. Misschien herkent de medewerker jouw beeld niet. Misschien waren verwachtingen niet duidelijk genoeg of is gedurende het jaar te weinig besproken. Ook kan blijken dat kennis, vaardigheden, motivatie of samenwerking een rol spelen.
Dan moet je duidelijk zijn zonder iemand als persoon te veroordelen. Je moet jouw waarnemingen kunnen onderbouwen, onderzoeken wat er aan de hand is en helder maken wat er moet veranderen. Een lastig functioneringsgesprek vraagt daarom zowel gespreksvaardigheid als inhoudelijke duidelijkheid over functioneren.
Lees verder over slecht functioneren en moeilijke situaties bespreekbaar maken.
Individuele coaching gericht op functioneringsgesprekken
Individuele coaching past wanneer je vooral wilt werken aan jouw eigen manier van gesprekken voeren. Misschien komt er een lastig functioneringsgesprek aan. Misschien merk je dat je steeds in dezelfde valkuil terechtkomt of dat je moeite hebt om voldoende duidelijk te zijn zonder het contact met de medewerker kwijt te raken.
We werken daarom niet met een standaardprogramma. Tijdens de eerste sessie brengen we jouw leerdoelen en praktijksituaties in beeld. Daarna werken we met de gesprekken en situaties die voor jou relevant zijn.
Waar kun je aan werken?
Dat kan gaan om jouw persoonlijke communicatiestijl, luisteren en doorvragen, feedback geven en ontvangen, omgaan met weerstand, het bespreken van onvoldoende functioneren of het voorbereiden van een concreet gesprek. Ook jouw eigen reactiepatronen en valkuilen kunnen onderwerp zijn.
Duur en planning
Een individueel coachingstraject gericht op functioneringsgesprekken bestaat uit vijf sessies van 1,5 uur. De frequentie en planning stemmen we in overleg af op jouw leerdoelen, agenda en praktijksituatie.
Locatie
Individuele coaching kan plaatsvinden op onze locaties in Amersfoort of Hoogeveen. Online coaching is ook goed mogelijk. Een combinatie van online sessies en live sessies behoort soms tot de mogelijkheden.
Investering
Voor individuele sessies hanteren wij onze sessieprijzen. De prijs hangt onder andere af van de locatie waar het traject wordt uitgevoerd. Neem gerust contact op met ons bedrijfsbureau. Op basis van jouw vraagstelling kunnen wij een gerichte aanbieding maken.
1-daagse incompanytraining functioneringsgesprekken
Wanneer meerdere leidinggevenden uit dezelfde organisatie functioneringsgesprekken beter willen leren voeren, kunnen we een 1-daagse incompanytraining verzorgen. Vooraf bespreken we waar deelnemers tegenaan lopen en welke onderwerpen binnen de organisatie belangrijk zijn. Daardoor kunnen we tijdens de trainingsdag gericht werken met herkenbare situaties.
Het voordeel van deze vorm is dat deelnemers niet alleen hun eigen vaardigheden oefenen, maar ook van elkaar leren. Bovendien kun je gezamenlijk kijken naar de manier waarop functioneringsgesprekken binnen de organisatie worden gevoerd en welke uitgangspunten daarbij belangrijk zijn.
Werkwijze
We werken praktisch en gebruiken situaties die deelnemers zelf tegenkomen. De bedoeling is niet dat iedereen hetzelfde standaardgesprek leert voeren. Juist wanneer een medewerker anders reageert dan verwacht, moet een leidinggevende kunnen schakelen.
Groepsgrootte
We werken met maximaal acht deelnemers. Daardoor blijft er voldoende ruimte om te oefenen, ervaringen uit te wisselen en persoonlijke feedback te krijgen.
Duur
De training duurt één dag. We starten om 9.30 uur en de training eindigt om 16.00 uur.
Investering
Voor de groepstraining hanteren wij onze dagtarieven. Dat is de prijs voor de trainer en training inclusief voorbereiding, reiskosten en reistijd van de trainer. Op basis van jouw vraagstelling en gewenste aanpak maken wij een gerichte aanbieding.
Individuele coaching of de 1-daagse training?
Het belangrijkste verschil zit in de situatie waarin je wilt leren. Bij individuele coaching staat jouw eigen manier van gesprekken voeren centraal. Je kunt diep ingaan op jouw persoonlijke leerdoelen en op concrete gesprekken die je zelf moet voeren.
De 1-daagse incompanytraining is bedoeld voor meerdere leidinggevenden uit dezelfde organisatie. Daar ligt de meerwaarde niet alleen in individuele vaardigheid, maar ook in samen oefenen, ervaringen uitwisselen en gezamenlijk kijken naar hoe functioneringsgesprekken binnen de organisatie worden aangepakt.
Herken jij deze situaties?
Misschien merk je dat functioneringsgesprekken te algemeen blijven of dat je tijdens een lastig gesprek niet goed weet hoe je verder moet. Je stelt een onderwerp uit omdat je opziet tegen de reactie van de medewerker, of je merkt dat je zelf te veel praat en te weinig luistert.
Het kan ook zijn dat meerdere leidinggevenden binnen dezelfde organisatie de gesprekken allemaal op een andere manier voeren. De één legt sterk de nadruk op prestaties, de ander vooral op ontwikkeling en een derde volgt vooral het formulier. Dan kan een gezamenlijke training helpen om zowel vaardigheden als uitgangspunten scherper te krijgen.
Combineren met andere leerdoelen
Functioneringsgesprekken staan niet los van andere onderdelen van leidinggeven. Een vraag over functioneringsgesprekken kan bijvoorbeeld samenhangen met feedback geven, verwachtingen uitspreken, luisteren, omgaan met weerstand of onvoldoende functioneren.
Zowel individueel als in groepsverband kunnen we daarom maatwerk samenstellen waarin meerdere onderwerpen worden gecombineerd. Meer over ons bredere aanbod vind je bij leiderschapsontwikkeling.
Lees ook
Wil je inhoudelijk verder verdiepen, lees dan meer over het doel en de betekenis van het functioneringsgesprek, goed functioneren, vaardigheden bij functioneringsgesprekken en slecht functioneren bespreekbaar maken.
Advies nodig?
Twijfel je tussen individuele coaching en de 1-daagse incompanytraining? Leg jouw vraag dan aan ons voor. We bespreken wat er speelt, wie je wilt trainen en welke vorm het beste aansluit.
Veelgestelde vragen over de training functioneringsgesprekken
De ene leidinggevende wil vooral persoonlijk sterker worden in functioneringsgesprekken. Bij een andere organisatie willen meerdere leidinggevenden gezamenlijk hun aanpak en vaardigheden verbeteren. Hieronder beantwoorden we een aantal praktische vragen over de twee vormen.
Wat is het verschil tussen individuele coaching en de 1-daagse training?
Bij individuele coaching werken we volledig met jouw persoonlijke leerdoelen, gesprekken en praktijksituaties. De 1-daagse incompanytraining is bedoeld voor meerdere leidinggevenden uit dezelfde organisatie. Daar oefenen deelnemers gezamenlijk en kunnen zij ook ervaringen en werkwijzen met elkaar bespreken.
Wanneer kies ik voor individuele coaching?
Individuele coaching past wanneer je vooral aan jouw eigen gespreksvoering wilt werken. Bijvoorbeeld omdat je een bepaald type gesprek lastig vindt, moeite hebt met weerstand of feedback of een concrete situatie met een medewerker wilt bespreken en voorbereiden.
Wanneer past de 1-daagse incompanytraining beter?
De groepstraining past wanneer meerdere leidinggevenden uit dezelfde organisatie functioneringsgesprekken beter willen leren voeren. De inhoud kan worden afgestemd op gezamenlijke leerdoelen en op situaties die binnen de organisatie herkenbaar zijn.
Hoe groot is de groep bij de training?
We werken met maximaal acht deelnemers. Daardoor blijft er voldoende ruimte om te oefenen, praktijksituaties te bespreken en persoonlijke feedback te geven.
Is de training maatwerk?
Ja. Vooraf bespreken we welke ervaring deelnemers hebben, welke situaties spelen en welke leerdoelen belangrijk zijn. Op basis daarvan bepalen we de inhoud.
Hoe past deze training bij het thema functioneren?
Bij het thema functioneren gaat het onder andere over verwachtingen, prestaties, ontwikkeling en de omstandigheden die medewerkers nodig hebben om hun werk goed te doen. Het functioneringsgesprek is één van de momenten waarop leidinggevende en medewerker deze onderwerpen gericht met elkaar kunnen bespreken.
Welke vorm past bij jouw vraag?
Wil je persoonlijk werken aan jouw functioneringsgesprekken of juist met meerdere leidinggevenden uit jouw organisatie aan de slag? Leg jouw vraag aan ons voor. Dan kijken we samen welke vorm passend is.
Auteur en publicatiegegevens
Dit artikel is geschreven door Jan Stevens. Jan Stevens is eigenaar en oprichter van De Steven training & coaching (www.desteven.nl). Op deze website tref je meer dan 2000 blogs over persoonlijke ontwikkeling, loopbaan, leiderschap, teamontwikkeling, hoogsensitiviteit en hoogbegaafdheid.
Publicatiedatum: 14-08-2012
Update: 28 augustus 2026.
