home / leiderschapsontwikkeling / functioneren / functioneringsgesprekken / follow up functioneringsgesprek

Follow-up en verslaglegging bij het functioneringsgesprek

Een functioneringsgesprek is niet klaar wanneer medewerker en leidinggevende opstaan en de deur achter zich dichttrekken. Wat daarna gebeurt, bepaalt voor een belangrijk deel of het gesprek iets oplevert. Afspraken moeten worden uitgevoerd, acties gevolgd en belangrijke punten helder worden vastgelegd. De follow-up hoort daarom bij de vaardigheid om functioneringsgesprekken goed te voeren. Een leidinggevende die een uitstekend gesprek voert maar daarna niets meer met de afspraken doet, heeft uiteindelijk maar een deel van zijn werk gedaan.

Wat zet je in het verslag van een functioneringsgesprek?

Een goed gespreksverslag geeft de essentie van het gesprek weer. Het hoeft geen woordelijk verslag te worden waarin iedere vraag, zucht en koffiepauze is terug te vinden. Leg vast welke belangrijke onderwerpen zijn besproken, welke conclusies zijn getrokken en vooral welke afspraken zijn gemaakt. Het verslag moet ook maanden later nog begrijpelijk zijn voor de medewerker en leidinggevende. Dat is belangrijk, want het vormt mede het vertrekpunt voor een volgend gesprek.

In de praktijk zie ik regelmatig standaardformulieren met hier en daar een losse opmerking als “meer aandacht voor communicatie” of “opleiding bekijken”. Dat lijkt op verslaglegging, maar je kunt er later alle kanten mee op. Schrijf liever op wat werkelijk bedoeld is. Wanneer medewerker en leidinggevende hetzelfde onder het verslag verstaan, voorkom je bij de follow-up een hoop discussie.

Maak afspraken zo concreet dat je erop kunt terugkomen

“Afgesproken is dat de medewerker nog een soort computertraining gaat doen” is geen afspraak waar je veel aan hebt. Welke training? Wanneer? Met welk doel? Wie regelt de inschrijving? Een veel bruikbaardere afspraak is bijvoorbeeld dat de medewerker in september een Excelcursus voor gevorderden volgt waarbij in ieder geval macro's en sjablonen aan bod komen en dat leidinggevende en medewerker in oktober bespreken wat daarvan in het werk wordt toegepast.

Hetzelfde geldt voor afspraken over functioneren. “Meer initiatief tonen” klinkt mooi, maar wat moet de medewerker anders gaan doen? “Beter communiceren” is eveneens voor meerdere uitleg vatbaar. Maak duidelijk welk gedrag of resultaat je wilt zien en wanneer je opnieuw samen naar de voortgang kijkt. Dat maakt de afspraak niet alleen controleerbaar, maar ook eerlijker voor de medewerker.

Wat als medewerker en leidinggevende het niet eens zijn?

Een functioneringsgesprek is tweezijdig en dus kan er verschil van inzicht bestaan. De leidinggevende vindt bijvoorbeeld dat afspraken onvoldoende zijn nagekomen, terwijl de medewerker daar anders naar kijkt. Of de medewerker herkent zich niet in een bepaalde formulering in het verslag. Dan heeft het weinig zin om het verschil weg te poetsen totdat er een tekst overblijft waar eigenlijk niemand meer iets aan heeft.

Leg bij een belangrijk verschil van inzicht helder vast waarover overeenstemming bestaat en waarover niet. Geef de medewerker de gelegenheid om zijn zienswijze toe te voegen. Wanneer het verschil zelf het probleem wordt, lees dan verder over wat je kunt doen wanneer een medewerker het oneens is met het functioneringsgesprek of verslag.

Als medewerker en leidinggevende het verslag ondertekenen, moet ook duidelijk zijn wat die ondertekening betekent. In ieder geval moet voorkomen worden dat later discussie ontstaat over de vraag of iemand tekende voor ontvangst, voor een correcte weergave van het gesprek of omdat hij inhoudelijk met alles instemde. Maak daar dus vooraf duidelijke afspraken over.

Laat het verslag niet verdwijnen in het personeelsdossier

Een verslag dat keurig wordt opgeslagen en daarna twaalf maanden niet meer wordt bekeken, heeft weinig met follow-up te maken. Het document moet juist helpen om afspraken levend te houden. Zijn er doelen afgesproken, plan dan een moment waarop je de voortgang bespreekt. Is scholing toegezegd, regel die dan. Moest de leidinggevende iets veranderen in de aansturing, kom daar eveneens op terug.

Dat sluit aan bij een belangrijk uitgangspunt uit het ebook: functioneren en beoordelen doe je het hele jaar. Een functioneringsgesprek is slechts een formeel moment. Het verslag helpt om de lijn vast te houden tussen dat moment en het dagelijkse functioneren. Wanneer behoeften, werkzaamheden of omstandigheden veranderen, kan het bovendien verstandig zijn om niet tot het volgende jaarlijkse gesprek te wachten maar eerder opnieuw met elkaar om tafel te gaan.

Wanneer is de follow-up goed?

Niet wanneer het verslag perfect geschreven is, maar wanneer medewerker en leidinggevende weten wat er is afgesproken en daar vervolgens ook naar handelen. Een kort verslag met drie heldere afspraken kan daarom waardevoller zijn dan vier pagina's tekst waar niemand meer naar kijkt. De follow-up is goed wanneer afspraken terugkomen in het dagelijkse werk en duidelijk wordt wat ervan terechtkomt.

Daarmee heeft verslaglegging twee functies. Ze voorkomt dat partijen later verschillende herinneringen hebben aan wat besproken is en ze helpt om voortgang zichtbaar te maken. Bij het volgende functioneringsgesprek hoef je dan niet opnieuw bij nul te beginnen. Je kunt kijken naar wat de vorige keer is afgesproken, wat werkelijk is gebeurd en wat dat betekent voor de volgende periode.

Samengevat: het gesprek eindigt niet na het gesprek

Follow-up en verslaglegging geven het functioneringsgesprek vervolg. Leg de essentie vast, formuleer afspraken concreet en maak duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is. Kom vervolgens op die afspraken terug. Anders wordt het gespreksverslag vooral bewijs dat er ooit een gesprek is geweest.

• Leg de belangrijkste conclusies en afspraken vast.
• Maak duidelijk wie welke actie uitvoert.
• Formuleer afspraken concreet en begrijpelijk.
• Neem verschillen van inzicht serieus.
• Maak duidelijk wat een eventuele ondertekening betekent.
• Plan wanneer je de voortgang opnieuw bespreekt.
• Voer als leidinggevende ook jouw eigen afspraken uit.
• Gebruik het verslag als vertrekpunt voor verdere begeleiding en het volgende gesprek.

Een goed functioneringsgesprek levert dus geen mooi verslag op. Het levert afspraken op waar medewerker en leidinggevende daarna daadwerkelijk iets mee doen. Het verslag helpt om dat niet te vergeten.

Veelgestelde vragen over follow-up en verslaglegging

Bij verslaglegging ontstaat gemakkelijk de neiging om vooral te denken aan formulieren en personeelsdossiers. De belangrijkste vraag is echter of het verslag helpt om duidelijkheid te houden over afspraken en vervolg. Daarom vijf praktische vragen.

Moet je van een functioneringsgesprek een verslag maken?

Het is verstandig om belangrijke conclusies en afspraken vast te leggen. Dat geeft medewerker en leidinggevende hetzelfde vertrekpunt en maakt het gemakkelijker om later terug te kijken wat is afgesproken.

Wat moet minimaal in een gespreksverslag staan?

Neem de belangrijkste gespreksonderwerpen, conclusies en concrete afspraken op. Benoem ook wie verantwoordelijk is voor een actie en wanneer daar opnieuw naar wordt gekeken.

Hoe uitgebreid moet een verslag zijn?

Zo uitgebreid als nodig is om het gesprek en de afspraken helder weer te geven. Bij volledige overeenstemming kan een goede samenvatting voldoende zijn. Bij belangrijke verschillen van inzicht kan meer toelichting nodig zijn.

Wat doe je als de medewerker het niet eens is met het verslag?

Bespreek waar het verschil precies zit en leg de verschillende zienswijzen zo nodig beide vast. Probeer niet kunstmatig overeenstemming te creëren over iets waarover werkelijk verschil van inzicht bestaat.

Wanneer bespreek je de afspraken opnieuw?

Dat hangt af van de afspraak. Wacht niet automatisch tot het volgende jaarlijkse functioneringsgesprek. Bij ontwikkelafspraken, doelen of veranderingen in het functioneren kan een eerder voortgangsmoment veel logischer zijn.