Werkoverleg
Werkoverleg: een overlegvorm die van onmiskenbare waarde is. In het kader van de interne communicatie. Wie moet erbij zijn? Wat wordt er besproken? Hoe moet de verslaglegging eruitzien?
Instrument: bevorderen interne communicatie
Het werkoverleg binnen organisaties is essentieel als instrument om de onderlinge communicatie te bevorderen. Belangrijk is dat er een regelmatige frequentie is waarop het werkoverleg plaatsvindt bijvoorbeeld 1x per week of 1x per veertien dagen. Binnen kleinere organisaties is het werkoverleg doorgaans gelijk aan het afdelingsoverleg (zie: functie en noodzaak van het afdelingsoverleg). Bij grotere organisaties zijn dit vaak twee aparte overlegvormen.
Training vergadertechnieken
De Steven verzorgt de training effectief vergaderen.
Training doelgericht vergaderen
De Steven verzorgt de training doelgericht vergaderen voor deelnemers en voorzitters van vergaderingen.
Doel van het werkoverleg
Bij ieder overleg geldt: bepaal het doel van deze overlegvorm. Dat geldt zeker ook voor het werkoverleg. Als doelstelling kunnen we er een paar noemen:
- Werkverdeling en taakverdeling voor de komende week
- Het doorspreken van de voortgang van projecten en het evalueren daarvan
- De werkwijze bepalen rond nieuwe projecten
- De planning voor de komende week (wie doet wat?)
- Bijzonderheden (verlofdagen van medewerkers, vakantie of ziekte doornemen)
- Informatie vanuit het managementteam of directie delen of bekendmaken
Kenmerk
Kenmerk van het werkoverleg is dat het kort en zeer praktisch van aard is. Het werkoverleg is vooral gericht op de praktische zaken van de komende week of weken en evaluerend terugkijken op de afgelopen week of weken.
-
Wie moet er bij aanwezig zijn?
Bij iedere vergadering maar zeker ook bij het werkoverleg geldt: betrek die mensen erbij die daadwerkelijk bij dit overleg betrokken moeten zijn. Kortom: medewerkers die bepaalde informatie voor de uitoefening van hun functie nodig hebben.
-
Verslaglegging
Qua verslaglegging van het werkoverleg kun je volstaan met een korte actielijst of besluitenlijst. Uitgebreide notulen of gespreksverslagen zijn overbodig. Zie ook: doelgerichte verslaglegging werkoverleggen.
Duurt het werkoverleg te lang?
Duurt het werkoverleg te lang? Lopen vergaderingen vaak uit binnen jouw organisatie? Lees verder:
-
Agenda
Belangrijk is om tijdens het werkoverleg te volstaan met een aantal vaste agendapunten bijvoorbeeld:
- Opening
- Besluitenlijst vorig werkoverleg
- Lopende zaken (zoals.........)
- Nieuwe projecten (zoals.......)
- Rondvraag
- Sluiting
-
Voorzitten van het werkoverleg
Wij adviseren om de direct leidinggevende het werkoverleg te laten voorzitten. De direct leidinggevende is immers de belangrijkste schakel tussen directie / MT en de medewerkers. In kleinere organisaties is het vaak de directeur / eigenaar die het werkoverleg voorzit.
Training vergadertechnieken
De Steven verzorgt de training effectief vergaderen.
Training doelgericht vergaderen
De Steven verzorgt de training doelgericht vergaderen voor deelnemers en voorzitters van vergaderingen.
Auteur
Dit artikel is geschreven door Jan Stevens. Jan Stevens is eigenaar en oprichter van De Steven training & coaching.
