home / persoonlijke ontwikkeling / kernkwaliteiten / proactief

Proactief is een kwaliteit: wat betekent het?

Proactief: wat is dat? Een proactieve houding ontwikkelen: hoe doe je dat? Hoe word je proactiever? Daarover gaat dit artikel. Proactief zijn betekent dat je vooruitkijkt, de regie pakt en jezelf aanzet tot actie voordat omstandigheden jou daartoe dwingen. Het is echt een kwaliteit in hoe je jezelf in beweging zet. Binnen de persoonlijke kernkwaliteiten gaat proactiviteit over zelf verantwoordelijkheid nemen, vooruitdenken en tijdig handelen.

Waaraan herken je een proactieve houding?

Weet je wat proactief is? Ik duid het aan de hand van een aantal kenmerken. Een eerste kenmerk gaat over regie en verantwoordelijkheid. Proactief zijn betekent de regie pakken, keuzes maken en daar verantwoordelijkheid voor nemen. Wie proactief is, richt zich minder op wat hem overkomt en meer op wat hij zelf kan beïnvloeden.

Je neemt initiatief in plaats van af te wachten

Wanneer je reactief bent, laat je zaken gemakkelijker op hun beloop, wacht je af of wijs je naar omstandigheden en andere mensen. Wanneer je proactief bent, zie je de zaken onder ogen, bepaal je wat je ermee wilt, maak je iets bespreekbaar wanneer dat nodig is en neem je verantwoordelijkheid. Reactief leef je gemakkelijker bij de waan van de dag en hol je achter iedere bal aan die in het veld wordt getrapt. Proactief kies je bewuster op welke bal je wel en niet afgaat.

Je richt je op zaken waar je invloed op hebt

Wanneer je proactief bent, kom je in actie bij zaken waarop je invloed hebt. Dat impliceert ook dat je leert begrenzen en loslaten wat buiten jouw invloed ligt. Je kunt je overal druk om maken, maar daarmee krijg je nog geen invloed. Proactiviteit betekent juist dat je jouw energie richt op datgene waar je daadwerkelijk iets mee kunt.

Je zorgt voor rust, overzicht en tijd

Wie proactief is neemt rust, zorgt voor overzicht en neemt tijd om dat overzicht te houden. Daarvoor heb je ROT-momenten nodig: Rust, Overzicht en Tijd. Klein ezelsbruggetje. Wie voortdurend reactief leeft, zegt gemakkelijk: "Daar had ik geen tijd voor" of "Daar kwam ik niet aan toe." Juist door vooruit te kijken ontstaat vaak meer rust en minder haast.

Je maakt keuzes

Een mooie uitspraak van Stephen R. Covey is: "Ons gedrag is afhankelijk van onze besluiten, niet van onze omstandigheden." Dat past goed bij proactiviteit. Je laat je niet alleen regeren door wat vandaag op jouw pad komt, maar maakt keuzes over waar jij jouw aandacht, tijd en energie aan wilt besteden.

Wat is het verschil tussen proactief, initiatief nemen en anticiperen?

Deze begrippen liggen dicht bij elkaar, maar ze zijn niet hetzelfde. Initiatief nemen betekent dat je zelf de eerste stap zet en niet wacht totdat een ander jou in beweging brengt. Anticiperen betekent dat je vooruitkijkt naar wat waarschijnlijk of mogelijk gaat gebeuren en daar tijdig rekening mee houdt. Proactief zijn verbindt die twee: je ziet iets aankomen en komt vervolgens zelf in beweging.

Je kunt bijvoorbeeld heel initiatiefrijk zijn en allerlei zaken oppakken, maar toch vooral reageren op wat zich vandaag aandient. Dan ben je actief, maar niet automatisch proactief. Andersom kun je uitstekend zien wat er over drie maanden nodig is, maar wanneer je niets doet met dat inzicht blijft het bij vooruitdenken. De proactieve houding wordt zichtbaar wanneer vooruitkijken leidt tot tijdig handelen.

Wat is het verschil tussen proactief zijn en zelfsturing?

Proactief zijn raakt ook aan zelfsturing. Bij zelfsturing gaat het breder over bewust richting geven aan jouw eigen handelen, ontwikkeling en keuzes. Proactiviteit is daar een belangrijk onderdeel van: je wacht niet voortdurend op aanwijzingen van anderen, maar denkt zelf vooruit en neemt verantwoordelijkheid voor wat binnen jouw invloed ligt.

Toch is niet iedere vorm van zelfsturing automatisch proactief. Je kunt prima zelfstandig werken en jouw eigen beslissingen nemen, maar ondertussen vooral reageren op wat er op je afkomt. Proactiviteit voegt daar vooruitkijken aan toe: wat komt eraan, wat vraagt straks aandacht en wat kan ik nu al doen om daarop voorbereid te zijn?

Wat is een voorbeeld van proactief gedrag?

Ik duid het maar met een voorbeeld. Stel het is mooi weer. Grijp je dat aan om een dakinspectie uit te voeren? Gebruik je dat moment om de dakpannen even recht te leggen, het lood te vervangen of waar nodig het dakbeschot te herstellen? Of wacht je tot het regent en er een lekkage wordt geconstateerd, waardoor de loodgieter bij nacht en ontij jouw dak op moet voor een reparatie? In het eerste geval kijk je vooruit en onderneem je tijdig actie. In het tweede geval kom je pas in beweging wanneer het probleem zich al heeft aangediend.

Wanneer wordt proactief zijn een valkuil?

De valkuil van proactiviteit is er ook. Je kunt zoveel regie willen nemen dat het leidt tot verstrakking en verkramping. Je wilt dan te veel controle hebben en laat te weinig ruimte over voor spontaniteit en wat zich in het hier en nu aandient. Vooruitkijken is een kwaliteit, maar je kunt het leven niet volledig vooraf organiseren. De ontwikkeling zit daarom in loslaten en relativeren: regie nemen waar dat zinvol is en accepteren dat niet alles te voorspellen of te beheersen valt.

Waarom is proactiviteit belangrijk in leiderschap?

Een proactieve houding is belangrijk voor managers en leidinggevenden. Leiderschap begint immers ook met persoonlijk leiderschap. Wanneer je als leidinggevende voortdurend achter de feiten aanholt, is de kans groot dat jouw team hetzelfde gaat doen. Wanneer je je verschuilt achter "zo ben ik nu eenmaal" of "het overkomt mij allemaal", is het lastig om van medewerkers te verwachten dat zij wel verantwoordelijkheid nemen. Wanneer je daarentegen vooruitkijkt, verantwoordelijkheid neemt voor jouw handelen en duidelijk richting geeft, laat je gedrag zien dat anderen kunnen volgen.

• Kijk vooruit naar ontwikkelingen die gevolgen hebben voor jouw team of organisatie.
• Neem verantwoordelijkheid voor jouw eigen keuzes en handelen.
• Bereid medewerkers tijdig voor op veranderingen die eraan komen.
• Voorkom dat je als leidinggevende voortdurend achter iedere bal aanrent.
• Laat in jouw eigen gedrag zien wat initiatief en verantwoordelijkheid betekenen.

Op welke niveaus kun je proactief zijn?

Proactief zijn kun je op verschillende niveaus. Binnen een organisatie hangen die niveaus bovendien met elkaar samen. Wie strategisch niet vooruitkijkt, creëert later vaak problemen op tactisch en operationeel niveau.

Strategisch niveau

Hoe hoger jouw functie, hoe groter doorgaans de gevolgen wanneer je alleen reactief handelt. Stel je voor dat je directeur bent van een onderneming met 350 medewerkers. Dan is het belangrijk dat je op strategisch niveau vooruitdenkt, visie ontwikkelt, beleid maakt en plannen voorbereidt. Proactief zijn betekent dan bijvoorbeeld marktontwikkelingen zien aankomen, politieke ontwikkelingen volgen, de organisatie voorbereiden op veranderende marktbehoeften, rekening houden met goede en slechte tijden en tijdig benodigde kennis binnenhalen.

Tactisch niveau

Op tactisch niveau gaat proactiviteit vaak over de middellange termijn: hoe vertaal je de gekozen richting naar inzet van medewerkers, middelen, planning en concrete verantwoordelijkheden? De strategie is dan niet genoeg. Iemand moet vooraf nadenken over wat er nodig is om die richting daadwerkelijk uitvoerbaar te maken.

Operationeel niveau

Ook op operationeel niveau is proactiviteit van belang. Stel je voor: je bent kantinebeheerder. Dagelijks komen rond de middagpauze 200 medewerkers koffie drinken. Op het laatste moment zie je dat de koffie bijna op is en moet je snel naar de supermarkt. Dat is reactief gedrag. Wanneer je proactief bent, heb je vorige week al gezien dat de voorraad onvoldoende was en is de koffie op tijd besteld. Wanneer heb je de meeste rust? Wanneer je voortdurend problemen moet oplossen of wanneer je ze tijdig ziet aankomen?

Proactiviteit in de organisatiecultuur

Proactief of reactief gedrag kan ook onderdeel worden van de organisatiecultuur. Denk eens aan een vergadering die slecht is voorbereid. Deelnemers komen binnen en printen nog snel de notulen van de vorige bespreking uit. Die notulen zijn gisteren pas verstuurd, niemand heeft ze gelezen en de besluitenlijst is al helemaal niet afgewerkt. Zie je hoe reactief dit gedrag is? Proactief betekent dat het werkoverleg een duidelijke agenda en doelstelling heeft, verslagen tijdig beschikbaar zijn, afspraken worden uitgevoerd en deelnemers voorbereid aan tafel verschijnen.

Hoe bevorder je proactiviteit binnen een team of organisatie?

Hoe proactiever een team werkt, hoe meer ruimte er ontstaat om goed met onverwachte zaken om te gaan. Wanneer teamleden leren vooruitkijken, initiatief nemen en verantwoordelijkheid pakken, hoeft een leidinggevende minder voortdurend brandjes te blussen. Dat betekent niet dat iedereen drie jaar vooruit moet kunnen kijken. Je hebt mensen nodig die uitstekend functioneren in het hier en nu én mensen die verder vooruitzien.

Hoe ontwikkel je een proactieve houding?

Proactief zijn is niet alleen een vaardigheid maar ook een houding. We kunnen er uren over beschouwen, maar 't is ook gewoon DOEN! In de sport zouden ze zeggen: haal die bal op, ga naar de bal toe. Wacht niet tot de tegenstander bij jou komt. Begin met vooruitkijken: wat zie je aankomen, welke patronen keren terug en welke werkzaamheden weet je nu al dat eraan komen? Richt je vervolgens op zaken waar je werkelijk invloed op hebt en zet daar tijdig een concrete stap op.

Is proactief zijn voor jou een uitdaging?

Misschien herken je jezelf juist aan de reactieve kant. Je wacht gemakkelijk totdat iets zich aandient, begint pas wanneer een deadline dichtbij komt of merkt regelmatig dat je achter de feiten aanloopt. Misschien laat je omstandigheden sterk bepalen wat jouw aandacht krijgt en kom je nauwelijks toe aan wat je eigenlijk belangrijk vindt. Dan kan proactief zijn voor jou een uitdaging zijn.

Begin niet met proberen alles onder controle te krijgen. Kies één terugkerende situatie waarin je vaak te laat reageert en vraag jezelf af: wat wist ik eigenlijk al eerder? Wanneer had ik dit kunnen zien aankomen en welke actie had ik toen kunnen nemen? Daarmee train je precies de beweging waar proactiviteit om draait: van reageren op wat er gebeurt naar vooruitkijken en tijdig handelen.

Welke ontwikkeldoelen passen bij proactief zijn?

Wanneer proactiviteit sterk bij jou past, hoef je jouw behoefte om vooruit te kijken, verantwoordelijkheid te nemen en tijdig te handelen niet kleiner te maken. De ontwikkeling zit vooral in regie combineren met flexibiliteit en onderscheid blijven maken tussen wat je wel en niet kunt beïnvloeden.

• Vooruitkijken en tijdig handelen zonder alles vooraf te willen controleren.
• Jouw energie richten op zaken waar je daadwerkelijk invloed op hebt en loslaten wat buiten jouw invloed ligt.
• Rust, overzicht en tijd organiseren zodat je minder vanuit de waan van de dag hoeft te reageren.

Veelgestelde vragen over proactief zijn

Proactiviteit gaat niet over zoveel mogelijk doen of alles onder controle houden. Het gaat vooral om bewust vooruitkijken en verantwoordelijkheid nemen voor datgene waarop je invloed hebt. Daarom nog vijf vragen die bij deze kwaliteit passen.

Is proactief hetzelfde als druk en actief zijn?

Nee. Je kunt de hele dag bijzonder actief zijn en toch vooral reageren op alles wat op je afkomt. Proactief betekent dat je bewust kiest wat aandacht nodig heeft en tijdig in beweging komt voordat een situatie jou daartoe dwingt.

Kun je proactief zijn zonder alles vooraf te plannen?

Zeker. Vooruitkijken betekent niet dat je iedere minuut moet vastleggen. Juist door belangrijke zaken tijdig te organiseren ontstaat vaak meer ruimte voor spontaniteit en onverwachte gebeurtenissen.

Waarom geeft proactief werken vaak meer rust?

Omdat je minder problemen op het laatste moment hoeft op te lossen. Wanneer je tijdig ziet dat iets nodig is, kun je handelen voordat de druk hoog wordt. Je voorkomt daarmee een deel van de haast die ontstaat wanneer alles urgent is geworden.

Is reactief gedrag altijd verkeerd?

Nee. Er zullen altijd onverwachte situaties ontstaan waarop je direct moet reageren. Reactievermogen is dan juist belangrijk. Het probleem ontstaat wanneer bijna al jouw werk bestaat uit reageren op gebeurtenissen die je eigenlijk had kunnen voorzien.

Kun je ook te proactief zijn?

Ja. Wanneer vooruitkijken verandert in alles willen voorspellen, beheersen en controleren, ontstaat verkramping. Je hebt dan onvoldoende ruimte voor onzekerheid, spontaniteit en situaties die anders verlopen dan verwacht. Proactiviteit blijft een kwaliteit zolang regie niet verandert in controledwang.