home / leiderschapsontwikkeling / functioneren / selectiegesprekken / wervingsmethoden

Wervingsmethoden: hoe werf je gericht personeel?

Welke wervingsmethode gebruik je wanneer je een nieuwe medewerker zoekt? Dat begint wat mij betreft niet bij de keuze tussen LinkedIn, een vacaturesite of jouw eigen netwerk. Eerst moet je weten wie je zoekt en waarom. Welke functie moet worden ingevuld, welke werkzaamheden horen daarbij en waar zou iemand met het juiste profiel zich kunnen bevinden? Pas daarna kies je een wervingsmethode. Werving is daarmee een onderdeel van het bredere proces van werven, selecteren en selectiegesprekken.

Werven en selecteren zijn niet hetzelfde

Werving gaat over het bereiken en interesseren van mogelijke kandidaten. Selectie begint wanneer je uit die kandidaten probeert vast te stellen wie voldoende bij de functie past. Dat onderscheid is nuttig, omdat organisaties soms al tijdens de werving allerlei selectiemiddelen inzetten zonder helder te hebben wat zij daarmee willen vaststellen.

Een vacaturesite, jouw eigen website, sociale media, een netwerk of het rechtstreeks benaderen van kandidaten zijn wervingsmethoden. Een selectiegesprek, praktijkopdracht, referentieonderzoek of assessment gebruik je vervolgens om meer informatie over een kandidaat te verzamelen. Eerst moet je dus mensen bereiken. Daarna moet je nog zorgvuldig bepalen wie je kiest.

Welke wervingsmethoden kun je gebruiken?

De juiste methode hangt af van de functie en van de mensen die je probeert te bereiken. Een specialist die al jaren ergens werkt, zoek je waarschijnlijk op een andere manier dan iemand voor een startersfunctie. Ook de arbeidsmarkt speelt mee. Soms kun je kiezen uit veel kandidaten en soms moet je zelf actief op zoek.

Mogelijke wervingsmethoden zijn bijvoorbeeld:

• Een vacature plaatsen op de eigen website.
• Vacaturesites gebruiken die passen bij de functie of beroepsgroep.
• Sociale media inzetten om een specifieke doelgroep te bereiken.
• Het eigen netwerk en het netwerk van medewerkers gebruiken.
• Kandidaten rechtstreeks benaderen.
• Contact onderhouden met opleidingen, vakverenigingen en beroepsnetwerken.
• Medewerkers vragen geschikte mensen uit hun netwerk aan te dragen.
• Een gespecialiseerd bureau inschakelen wanneer de functie daarom vraagt.
• Open sollicitaties serieus bewaren en opnieuw bekijken wanneer een passende functie ontstaat.

Ik zou daarbij niet te snel spreken over oude en nieuwe wervingsmethoden. Een methode is niet slecht omdat zij al langer bestaat en ook niet goed omdat zij digitaal is. De vraag is veel eenvoudiger: bereik je hiermee de mensen die je werkelijk zoekt? Een advertentie op de verkeerde plek blijft een slechte advertentie, ook wanneer hij via de nieuwste technologie wordt verspreid.

Waarom vragen we nog steeds om een sollicitatiebrief?

Dit blijft een van mijn favoriete vragen. Voor sommige functies is schriftelijk formuleren belangrijk en dan kan een brief nuttige informatie geven. Maar waarom beoordelen we iemand uitgebreid op een sollicitatiebrief wanneer die medewerker in zijn toekomstige functie vrijwel nooit een brief hoeft te schrijven?

Daar komt nog iets bij. Je weet niet altijd wie de brief werkelijk heeft geschreven. Misschien heeft de sollicitant hulp gekregen van een buurman, partner, tekstschrijver of tegenwoordig van digitale hulpmiddelen. Vervolgens zit een selectiecommissie uitgebreid de opbouw en formulering van een brief te beoordelen die misschien maar beperkt iets zegt over degene die straks het werk moet uitvoeren.

Een andere wervingsprocedure: het voorbeeld van onze receptiemedewerker

Ooit waren wij zelf op zoek naar iemand voor receptiewerkzaamheden. In plaats van iedereen eerst een sollicitatiebrief te laten sturen, kozen we voor een andere procedure. Kandidaten moesten bellen en persoonlijk een sollicitatieformulier ophalen. Dat deden we niet om moeilijk te doen. De functie bestond voor een belangrijk deel uit telefonisch en persoonlijk contact en juist daar wilden we al vroeg iets van ervaren.

We wilden mensen eerst spreken en ontmoeten

Iedere kandidaat die reageerde kregen we aan de telefoon. We konden horen hoe iemand zich presenteerde, vragen stelde en communiceerde. Vervolgens zagen we de kandidaat bij het ophalen van het formulier. Pas daarna keken we uitgebreider naar opleiding, kennis en ervaring. Daarmee draaiden we de gebruikelijke volgorde gedeeltelijk om.

We kregen geen honderden reacties, maar 48. Dat was prima. We zochten tenslotte geen 300 mensen, we zochten uiteindelijk één geschikte medewerker. Iedere kandidaat die wel reageerde had al persoonlijk contact met ons gehad en wij hadden meer informatie dan alleen een keurige brief en een cv.

Daarna volgde een voorlichtingsbijeenkomst

De 48 kandidaten werden uitgenodigd voor een bijeenkomst waarin we veel vertelden over de organisatie, de functie en de dagelijkse werkzaamheden. Ook collega's met wie de toekomstige receptiemedewerker veel zou samenwerken waren daarbij betrokken. Dat had nog een ander voordeel: niet alleen wij konden naar de kandidaten kijken, de kandidaten konden ook bepalen of zij eigenlijk wel bij ons wilden werken.

Na die bijeenkomst bleven 35 geïnteresseerden over. Zij vulden een formulier in met vragen over wat hen aansprak in de functie, waarom zij dachten dat het werk bij hen paste, wat zij nog zouden moeten ontwikkelen en hoe zij naar hun mogelijke toekomst bij onze organisatie keken.

Uiteindelijk waren maar drie selectiegesprekken nodig

Uit die groep nodigden we drie kandidaten uit voor een selectiegesprek. Dat gesprek hoefde geen uren te duren. De kandidaten kenden ons inmiddels, wij hadden hen eerder ontmoet en de functie was uitgebreid uitgelegd. Het selectiegesprek kon daardoor veel gerichter worden gebruikt voor de vragen die nog openstonden.

De medewerker die uiteindelijk werd aangenomen paste inderdaad bijzonder goed en ontwikkelde zich daarna met grote stappen in de functie. Dat maakt deze ene procedure natuurlijk niet tot de universele wervingsmethode voor iedere vacature. Daar gaat het mij ook niet om. Het voorbeeld laat vooral zien dat je niet verplicht bent om iedere functie volgens hetzelfde rijtje vacature, brief, cv en gesprek te werven.

Ontwerp de werving rondom wat je werkelijk wilt weten

Dat is voor mij de belangrijkste les. Kijk naar het werk en ontwerp daar een passende procedure omheen. Wanneer telefonisch contact essentieel is, kun je kandidaten misschien vroeg in de procedure spreken. Wanneer iemand ontwerpen moet maken, kun je eerder werk bekijken. Wanneer probleemoplossend vermogen belangrijk is, kan een realistische praktijksituatie meer opleveren dan de vraag of iemand zichzelf probleemoplossend vindt.

Let wel op dat je vooraf bepaalt waarop je kijkt en dat kandidaten op een zorgvuldige en vergelijkbare manier worden behandeld. Een creatieve procedure is geen vrijbrief om iedere kandidaat iets totaal anders te laten doen en vervolgens vooral op gevoel te kiezen. Zodra je kandidaten daadwerkelijk gaat beoordelen, wordt ook vooringenomenheid bij selectie relevant.

Veel reacties betekent niet automatisch goede werving

Ik sprak ooit een HR-manager die honderden sollicitaties had ontvangen. Hij vertelde glimlachend dat hij na ongeveer 80 brieven stopte met lezen zodra daar voldoende bruikbare kandidaten tussen zaten. De rest kreeg dan een standaardafwijzing. Vanuit zijn werkvoorraad kon ik de gedachte begrijpen, maar voor kandidaat nummer 81 was het natuurlijk een merkwaardige selectieprocedure. Die kon uitstekend geschikt zijn en werd eenvoudig niet meer bekeken.

Een andere directeur kreeg ongeveer 500 reacties op een vacature en verzuchtte vooral dat hij al die brieven ook nog moest lezen. Dat is precies het probleem wanneer succes van werving wordt afgemeten aan aantallen. Vijfhonderd reacties kunnen juist betekenen dat de vacature te breed is verspreid, de criteria onvoldoende onderscheidend zijn of de gekozen methode een enorme hoeveelheid werk veroorzaakt zonder dat de kwaliteit van de kandidaten beter wordt.

Gericht werven betekent dus niet: zoveel mogelijk bereik. Het betekent dat je probeert de juiste groep te bereiken en vooraf nadenkt over wat je doet wanneer mensen daadwerkelijk reageren.

Wat als er bijna niemand reageert?

Dan is de eerste reactie vaak dat de vacature nog een keer op een andere vacaturesite wordt gezet. Dat kan helpen, maar kijk eerst naar het hele plaatje. Is de doelgroep realistisch? Zijn de functie-eisen niet zo uitgebreid dat je feitelijk op zoek bent naar iemand die nauwelijks bestaat? Is duidelijk wat het werk inhoudt? Is er een reden waarom iemand zijn huidige baan zou verlaten voor deze functie? En zitten de mensen die je zoekt eigenlijk wel op de kanalen die je gebruikt?

Soms moet werving bovendien al beginnen voordat er een vacature ontstaat. Organisaties die voortdurend relaties onderhouden met vakmensen, opleidingen, oud-medewerkers en andere relevante netwerken hoeven bij iedere vacature niet opnieuw vanaf nul te beginnen. Een netwerk bouw je bij voorkeur op voordat je het dringend nodig hebt.

De sollicitatieprocedure is ook een visitekaartje

Werving werkt twee kanten op. Jij vormt een beeld van kandidaten, maar kandidaten vormen ondertussen een beeld van jouw organisatie. Geen reactie geven, maanden niets laten horen, functie-eisen tijdens de procedure veranderen of een vacature zonder uitleg intrekken zegt eveneens iets. Je kunt een prachtige werkgeverscampagne hebben en die in drie weken sollicitatieprocedure behoorlijk vakkundig weer afbreken.

Ik hoor bijvoorbeeld verhalen van sollicitanten die reageren op een vacature waarin mbo-niveau wordt gevraagd en tijdens een telefoongesprek ineens horen dat hbo toch noodzakelijk is. Dat hoeft niet met slechte bedoelingen te gebeuren. Misschien is de organisatie tijdens het proces tot een ander inzicht gekomen. Maar leg het dan uit. Kandidaten hebben tijd en energie in de procedure gestoken en verdienen een behoorlijke behandeling.

Van werving naar de sollicitatieprocedure

Een sollicitatieprocedure eindigt voor de meeste kandidaten met een afwijzing. Juist daarom verdient die fase aandacht. Een standaardtekst hoeft niet per definitie verkeerd te zijn wanneer iemand alleen een eerste reactie heeft gestuurd en er honderden kandidaten zijn. Maar naarmate iemand verder in de procedure komt, wordt een persoonlijke en duidelijke terugkoppeling steeds belangrijker.

Bij de procedure voor onze receptiemedewerker hebben we alle mensen die de voorlichtingsbijeenkomst hadden bezocht een reactie gegeven. De afgewezen kandidaten boden we destijds zelfs een korte sollicitatietraining aan waarin we uitlegden hoe de procedure was verlopen, waarop we hadden gelet en wat zij daarvan konden meenemen. Dat hoeft natuurlijk niet iedere organisatie zo te doen. Het onderliggende uitgangspunt vind ik nog steeds goed: iemand afwijzen betekent niet dat je hem vervolgens als een administratief restproduct hoeft te behandelen.

De afwijzing is onderdeel van het beeld dat iemand van jouw organisatie meeneemt. Misschien is de afgewezen kandidaat morgen klant, leverancier, verwijzer of over enkele jaren opnieuw een interessante kandidaat. Zorgvuldig werven houdt daarom niet op zodra jij weet wie de baan krijgt.

Van werving naar het selectiegesprek

Wanneer de werving voldoende geschikte kandidaten heeft opgeleverd, verschuift de vraag. Nu gaat het niet meer om bereiken, maar om selecteren. Wat wil je nog van een kandidaat weten? Welke informatie heb je al en welke informatie ontbreekt? Hoe stel je vragen waarmee je iets meer krijgt dan sociaal wenselijke antwoorden?

Daar komt de volgende verdieping om de hoek kijken: vaardigheden bij het voeren van selectiegesprekken. Werving kan ervoor zorgen dat de juiste kandidaat aan tafel komt. Vervolgens moet je nog voldoende vaardig zijn om te onderzoeken of die kandidaat werkelijk bij de functie past.

Samengevat: kies een wervingsmethode die bij de functie past

Een goede wervingsmethode begint niet met de vraag welk kanaal populair is. Begin bij de functie, bepaal wie je probeert te bereiken en bedenk welke informatie je in welke fase wilt verzamelen. Soms past daar een klassieke vacature bij. Soms is rechtstreeks benaderen logischer. En soms kun je een procedure zo inrichten dat kandidaten al vroeg iets laten zien wat veel dichter bij het toekomstige werk ligt dan een sollicitatiebrief ooit kan doen.

• Begin bij een duidelijke functie en doelgroep.
• Probeer geschikte kandidaten te bereiken in plaats van zoveel mogelijk kandidaten.
• Kies kanalen die passen bij de mensen die je zoekt.
• Vraag alleen informatie op die daadwerkelijk relevant is voor de selectie.
• Denk kritisch na over de toegevoegde waarde van een sollicitatiebrief.
• Gebruik waar mogelijk situaties of voorbeelden die aansluiten op het toekomstige werk.
• Bepaal vooraf hoe je reacties beoordeelt.
• Houd rekening met vooringenomenheid tijdens de selectie.
• Behandel kandidaten zorgvuldig gedurende de hele procedure.
• Zie ook een afwijzing als onderdeel van jouw werkgeversimago.
• Bouw relevante netwerken op voordat je dringend iemand nodig hebt.

De beste wervingsmethode bestaat dus niet. De beste methode is de aanpak waarmee je voor deze functie de juiste mensen bereikt, relevante informatie verzamelt en kandidaten op een behoorlijke manier door de procedure leidt.

Veelgestelde vragen over wervingsmethoden

Bij werving wordt vaak meteen gevraagd welk kanaal het beste werkt. Die vraag kun je pas beantwoorden wanneer duidelijk is wie je zoekt, waar die doelgroep te vinden is en hoe je de verdere selectie wilt organiseren. Daarom vijf praktische vragen.

Wat is de beste wervingsmethode?

Er bestaat geen beste methode voor iedere vacature. De juiste keuze hangt af van de functie, doelgroep, arbeidsmarkt en de vraag waar geschikte kandidaten te bereiken zijn. Soms werkt een vacaturesite goed en soms levert een netwerk of rechtstreekse benadering veel meer op.

Wat is het verschil tussen werving en selectie?

Werving is gericht op het bereiken en interesseren van mogelijke kandidaten. Selectie gaat over het verzamelen en beoordelen van informatie om vast te stellen welke kandidaat het beste bij de functie past.

Is een sollicitatiebrief nog nodig?

Niet voor iedere functie. Vraag jezelf af welke informatie de brief oplevert en of die relevant is voor het toekomstige werk. Wanneer schriftelijke communicatie nauwelijks een rol speelt in de functie, kunnen andere manieren van kennismaken of voorselecteren meer bruikbare informatie geven.

Wat doe je als er honderden sollicitaties binnenkomen?

Ga niet pas na ontvangst bedenken waarop je gaat selecteren. Leg vooraf noodzakelijke criteria vast en zorg voor een procedure waarmee reacties zorgvuldig kunnen worden beoordeeld. Heel veel reacties zijn niet automatisch een teken dat de werving goed is ingericht.

Hoe zorg je dat sollicitanten zich serieus genomen voelen?

Communiceer duidelijk over de procedure, houd kandidaten op de hoogte, verander eisen niet stilzwijgend en geef een passende terugkoppeling wanneer iemand afvalt. Zeker kandidaten die meerdere stappen hebben doorlopen verdienen meer dan helemaal niets horen.