home / leiderschapsontwikkeling / persoonlijke ontwikkeling leidinggevende / gedrag bespreekbaar maken

Ongewenst gedrag bespreekbaar maken als leidinggevende

Ongewenst gedrag bespreekbaar maken. Het klinkt eenvoudig, toch? Maar in de praktijk merk ik hoe moeilijk het vaak is. Niet alleen voor teamleden, maar juist ook voor leidinggevenden. Want hoe zeg je iets als het schuurt? Hoe geef je feedback zonder dat het meteen spanning oplevert? En hoe ga je het gesprek aan, als je diep vanbinnen hoopt dat het vanzelf overgaat?

Toch ligt hier precies jouw verantwoordelijkheid. Jij bent het anker in het team. En medewerkers mogen van jou verwachten dat je het gesprek niet uit de weg gaat. Dat je durft te benoemen wat je ziet, ook als het gedrag niet past. Dat je niet mailt, maar praat. Niet wegkijkt, maar luistert. En ja, dat je ook jezelf durft aan te kijken als het nodig is. Soms zeg ik wel eens: als jij het niet doet, wie dan wel?

Waarom vind jij het lastig?

Laten we eerlijk zijn: de meeste leidinggevenden delen liever een bonus uit dan dat ze een lastig gesprek voeren over ongewenst gedrag. Een compliment geven voelt fijner en levert direct een glimlach op. Maar gedrag bespreekbaar maken dat wringt? Dat roept spanning op. En vaak ook angst – bij jou.

Misschien stel je het uit omdat je bang bent dat het escaleert. Of omdat je niet zeker weet of je het wel goed ziet. Of omdat je diep vanbinnen bang bent om iemand te kwetsen. Je wilt je medewerkers geen pijn doen, je wilt ze niet teleurstellen. Je bent bang dat ze zich afgewezen of aangevallen voelen. En misschien – laten we eerlijk zijn – ben je ook bang voor de reactie. Dat het gesprek zich tegen jou keert. Dat het ongemakkelijk wordt.

Ik zie het vaak gebeuren:

• Je voelt je verantwoordelijk voor de sfeer.
• Je wilt de rust bewaren.
• Je kiest voor de veilige route van zwijgen of uitstellen.
• Je communiceert liever schriftelijk dan face-to-face.

Volgens Brené Brown kun je niet moedig zijn zonder kwetsbaarheid. Dus ja, het is spannend. Maar precies daar ligt je groeikans.

Hoe ziet vermijding eruit in de praktijk?

Vaak begint het subtiel. Je merkt iets op, maar je rationaliseert het weg. Je denkt: ach, het is vast een incident. Of: ik wil nu geen gedoe. Je stelt het gesprek uit, keer op keer. En voor je het weet ben je weken of zelfs maanden verder. Typische vermijdingspatronen:

• Je stuurt een mail terwijl een gesprek passender zou zijn.
• Je spreekt in het algemeen tegen het team, terwijl het één persoon betreft.
• Je maakt er een grapje van of verandert snel van onderwerp.

Maar daarmee doe je jezelf tekort. En je team ook. Want gedrag verandert pas als het benoemd wordt. Duidelijk, eerlijk en in verbinding.

Hoe kun je ongewenst gedrag voorkomen?

Soms kun je ongewenst gedrag voor zijn. Niet door harder te controleren of alles dicht te timmeren, maar door het tegenovergestelde te doen: door verwachtingen expliciet te maken. Vaak ontstaat ongewenst gedrag in het grijze gebied tussen wat jij bedoelt en wat de ander ervan maakt. Daar kun je dus iets mee.

Wees helder over wat je verwacht. Benoem welk gedrag helpend is in de samenwerking. Niet alleen wat je níet wilt, maar vooral ook wat je wél graag ziet. Daarmee geef je richting én veiligheid.

Zeg dus niet alleen: "Wees professioneel." Maar: "Voor mij betekent dat dat je op tijd bent, dat je afspraken nakomt, dat je eerlijk bent als iets niet lukt."

Je zult merken dat dit ruimte schept. Mensen weten waar ze aan toe zijn. En als het gedrag dan toch afwijkt, is het veel makkelijker om daar op terug te komen: je hebt immers samen de kaders gezet.

Hoe kun je het wél doen?

Voorbeeld: leidinggevende Arjan spreekt iemand aan met behulp van de feedbackladder. De afgelopen maand is voor de derde keer een belangrijke deadline niet gehaald. Arjan wil het gesprek hierover voeren zonder verwijt, maar mét duidelijkheid.

• Beschrijven – "Vorige week was de rapportage opnieuw te laat, net als bij de vorige twee overleggen."
• Effect benoemen – "Daardoor moeten anderen hun werk uitstellen en schuift het hele proces op."
• Gevoel delen – "Dat frustreert me, want het geeft het gevoel dat we niet vooruitkomen als team."
• Behoefte uitspreken – "Ik heb behoefte aan betrouwbaarheid en voorspelbaarheid in de planning."
• Verzoek doen – "Kun je me aangeven wat je nodig hebt om het volgende keer wél op tijd aan te leveren?"

Zo maakt Arjan duidelijk wat hij ziet, wat het effect is, en wat hij van de ander verwacht – zonder verwijt, maar met helderheid.

Begin bij jezelf. Wat heb jij precies gezien of gehoord? Wat raakte je? En waarom vind je het belangrijk om dit aan te kaarten? Als je dat scherp hebt, kun je het gesprek ingaan met een open houding.

Feedbackladder

De feedbackladder kan je structuur bieden. Het is een praktisch model dat je helpt om op een respectvolle manier feedback te geven, zonder dat het direct bedreigend of aanvallend overkomt. De ladder bestaat uit vijf treden:

1. Beschrijven – Wat heb je feitelijk gezien of gehoord? Blijf bij de observatie, zonder interpretatie.
2. Effect benoemen – Wat is het effect van dit gedrag op jou, het team of het resultaat?
3. Gevoel delen – Wat doet het met je? Benoem je gevoel zonder beschuldiging.
4. Behoefte uitspreken – Wat heb jij nodig in deze situatie? Of: wat mis je?
5. Verzoek doen – Wat vraag je concreet aan de ander? Wat zou helpend zijn?

Door deze stappen te volgen, breng je rust en helderheid in het gesprek. Je houdt de verantwoordelijkheid bij jezelf, en je nodigt de ander uit om te reageren. Het wordt geen aanval, maar een uitnodiging tot reflectie en verandering.

En als je zelf kritiek krijgt als leidinggevende?

Niet altijd ben jij degene die aanspreekt. Soms word jij aangesproken. En dat kan knap lastig zijn. Misschien schiet je in de verdediging, of voel je je persoonlijk aangevallen. Toch ligt daar ook jouw leermoment.

Wat helpt:

• Luister zonder te onderbreken.
• Vat samen wat je gehoord hebt.
• Vraag door: "Wat bedoel je precies?" of "Wat had je van mij verwacht?"
• Laat merken dat je het serieus neemt, ook als je het er niet mee eens bent.

Kritiek is soms een cadeautje in een lelijke verpakking. Maar het kan je helpen om te groeien – als je het durft uit te pakken. Lees ook: als leidinggevende leren omgaan met kritiek. 

Veelgestelde vragen (FAQ)

Wat als iemand zich aangevallen voelt?

Blijf dicht bij jezelf. Benoem wat je intentie is en wat je hebt waargenomen. Vraag wat de ander nodig heeft om het gesprek veilig te voeren.

Hoe weet ik of ik te direct ben?

Goeie vraag: Wanneer ben je te direct. Ik schreef er tal van artikelen over. 

Wat als het team elkaar dekt en jou als leidinggevende wantrouwt?

Onderzoek de onderstroom. Kijk wat jouw rol is in het ontstaan van dit patroon. En schakel hulp in als je het niet alleen redt.

Hoe ga ik om met weerstand of ontkenning?

Blijf rustig en nieuwsgierig. Vraag door, maar dring niet aan. Geef ruimte zonder te vermijden.

Kan ik het bespreken als ik zelf ook fouten heb gemaakt?

Juist dan. Leiderschap is geen perfectiemodel. Het is voorbeeldgedrag. En kwetsbaarheid hoort daarbij.

Kan ik leren om iemand eerder aan te spreken op ongewenst gedrag?

Jazeker, dat kun je leren tijdens een individueel coachingstraject. Of als er meerdere collega's zijn met een vergelijkbaar leerdoel tijdens de training uitspreken, bespreken, afspreken of aanspreken (UBAA).