home / leiderschapsontwikkeling / leidinggeven aan veranderingen / veranderingsproces fasen

Veranderingsproces in fasen bij organisatieverandering

Veranderingsprocessen in organisaties zijn op te delen in fasen. In dit artikel ga ik in op de fasen bij organisatieverandering en de gevoelens die daarbij loskomen binnen jouw organisatie. Ook bij veranderingen binnen jouw organisatie is het goed de verschillende fasen te herkennen en te onderkennen. Het kan je houvast geven bij leidinggeven aan veranderingen.

Medewerkers begeleiden in het veranderingsproces

Als leidinggevende zal je kennis en inzicht moeten hebben in de fasen die mensen doormaken bij een veranderingsproces. Je moet weten wat jouw medewerker doormaakt als hij/zij in een dergelijk veranderingsproces zit om de juiste begeleiding te kunnen bieden. Of het nu om verandering gaat door inkrimping of door groei, door functiewijziging, taakroulatie, teruggezet worden in functie: negatieve veranderingen hebben impact! Dat geldt uiteraard ook in het persoonlijke leven van jouw medewerker wanneer hij/zij geconfronteerd wordt met rouw, vermindering van mogelijkheden door een ziekte of handicap, echtscheiding etc.

Leidinggeven aan een veranderingsproces betekent dat je niet iedereen tegelijk door dezelfde fase kunt trekken. Medewerkers verschillen in tempo, beleving, verlieservaring en behoefte aan uitleg of begeleiding.

Fasen bij negatieve veranderingen

Bij negatieve veranderingen in organisaties maken jouw medewerkers hetzelfde proces door als bij een rouwproces. Soms schrikken leidinggevenden daarvan of vinden ze dat veel te zwaar aangezet. Maar ik benoem met nadruk dat het om negatieve veranderingen gaat. Daarbij bedoel ik dat de veranderingen door de medewerker als negatief worden ervaren, ongeacht de intenties en perceptie van de leiding. Voor de medewerker is het een stap achteruit, een ongewenste verandering waar hij/zij niet voor gekozen heeft. Bij positieve veranderingen, salarisverhoging, 13e maand of promotie, spelen deze fasen uiteraard geen rol. Welke fasen zijn er en wat voor gevoelens levert dat op?

De fasen verlopen niet altijd netjes achter elkaar. Medewerkers kunnen terugvallen, langer in een fase blijven hangen of per onderdeel van de verandering anders reageren.

Fase 1: ontkenning en schok

Ongeloof en ontkenning! Daar begint het mee. Dit kan niet waar zijn! Waarom komen ze er nu pas mee? Er gaat een schok door de organisatie. Wat zijn de gevolgen van deze beslissing? Waarom doen ze dit? Men doet als het ware de kleppen van de psyche op slot. Men wil het niet weten, dit kan niet waar zijn, dit geldt niet voor mij. Waarom niet? Omdat het te veel is. Men kan het niet goed bevatten. In de ontkenningsfase kan het best zijn dat jouw medewerkers doen alsof er geen verandering aankomt. Men maakt er een grapje over of men wuift het weg: zal wel meevallen. Gedrag dat hierbij hoort is bijvoorbeeld: niet willen praten over de verandering, negeren van het onderwerp, afwezig zijn tijdens de vergadering waar de verandering wordt besproken.

Fase 2: weerstand en boosheid

Het tweede onderdeel kenmerkt zich door boosheid en weerstand. Alle energie van de medewerkers zal erop gericht zijn om de verandering te stoppen. Bondgenootschappen kunnen onderling ontstaan. Men zal het hogerop willen zoeken of via andere kanalen een poging willen doen om de verandering tegen te gaan. Het gevoel heerst alom: wat flikken ze me nou? De boodschapper van de verandering wordt doorgaans in diskrediet gebracht. Jouw medewerkers zijn boos. Boos op de organisatie of boos op jou! Waarom heeft de leiding het zover laten komen? Waarom greep niemand in? Ze hebben het gevoel dat ze in de steek gelaten worden. Soms is men ook boos op zichzelf. Waarom hebben ze de verandering niet zien aankomen?

Lees ook over weerstand en boosheid bij verandering.

Fase 3: desoriëntatie en crisis

In de derde fase hebben jouw medewerkers het gevoel de weg kwijt te zijn. Hoe moet het nu verder? Soms duikt men terug in de oude tijd. Vertrouwen in de toekomst ontbreekt. Toch gaat men al op zoek naar nieuwe situaties. Wellicht nog onzeker en het gaat ook niet van harte. Maar men is onderweg om te wennen aan de verandering. De derde fase is een soort van schakelfase tussen de oude en nieuwe situatie. Het is het gevoel tussen: ik kan het niet aan en daarom voel ik me onzeker, tot begrijpen dat de verandering noodzakelijk is.

Fase 4: aanvaarding en acceptatie

Dan komt de dag van aanvaarding. Jouw medewerkers kunnen incasseren wat er is gebeurd. Men is vaak weer voor rede vatbaar. De emoties vliegen minder heen en weer. Men ziet weer lichtpunten en men krijgt weer zin om wat te doen. Jouw medewerkers pakken de draad van het werken weer op. Ze zien weer perspectief.

Tips voor leidinggevenden bij het veranderproces

Voor leidinggevenden is het voorwaar geen gemakkelijke opgave om de medewerker te begeleiden bij de fasen van verandering. Communicatieve vaardigheden en gesprekstechnieken zijn belangrijk. Maar inzicht en empathie zijn nog veel belangrijker. Begrijp wat er gebeurt in het hoofd van jouw medewerker. Enkele tips:

• De medewerker moet zelf het veranderingsproces en de vier fasen doorleven, voor de bewustwording: je kunt het niet voorkomen en ook niet overnemen.
• Benader het proces niet met rationele argumenten zoals: het had nog veel erger kunnen zijn, maak je niet te druk.
• Luisteren, begrijpen en naast jouw medewerker staan is belangrijk.
• Bij de fasen van verandering gaat het om bovenstroom en onderstroom bij veranderingen.
• Je kunt de medewerker begeleiding aanbieden, bij voorkeur door iemand van buiten de organisatie die neutraal is.

Bij organisatieverandering gaat het ook vaak om gedragsverandering binnen organisaties. Medewerkers moeten niet alleen begrijpen wat er verandert, maar ook nieuw gedrag kunnen ontwikkelen.

Bij reorganisatie, fusie of inkrimping kan het veranderingsproces bovendien leiden tot demotivatie na reorganisatie of fusie.

Veelgestelde vragen – FAQ

Hieronder beantwoord ik een aantal veelgestelde vragen over de fasen van het veranderingsproces.

Welke fasen kent een veranderingsproces?

Bij negatieve veranderingen zie je vaak fasen van ontkenning en schok, weerstand en boosheid, desoriëntatie en crisis, en uiteindelijk aanvaarding en acceptatie.

Waarom roept organisatieverandering weerstand op?

Organisatieverandering roept weerstand op omdat medewerkers onzeker worden, verlies ervaren of niet begrijpen waarom de verandering nodig is. Weerstand laat vaak zien dat de verandering iets raakt.

Kun je medewerkers veranderen?

Nee, je kunt medewerkers niet veranderen alsof je ze naar jouw hand zet. Medewerkers moeten zelf veranderen. Als leidinggevende kun je ze wel begeleiden in het veranderingsproces.

Hoe begeleid je medewerkers in het veranderingsproces?

Door te luisteren, te begrijpen wat iemand doormaakt, tijd te geven en niet alleen met rationele argumenten te reageren. Inzicht en empathie zijn daarbij belangrijk.

Waarom lijkt organisatieverandering soms op een rouwproces?

Bij negatieve veranderingen kunnen medewerkers iets verliezen: vertrouwd werk, zekerheid, collega’s, positie of perspectief. Daardoor kunnen gevoelens ontstaan die lijken op een rouwproces.