Vaardigheid bij het voeren van een beoordelingsgesprek
Vaardigheid in het voeren van beoordelingsgesprekken is een leerdoel voor veel leidinggevenden. Wat voor vaardigheden heb je nodig voor het voeren van een beoordelingsgesprek? In ieder geval gaat het om communicatieve vaardigheden of gespreksvaardigheden. In dit artikel leg ik uit om welke vaardigheid het precies gaat.
Gespreksvaardig en luistervaardig
Een leidinggevende of manager die beoordelingsgesprekken voert, dient allereerst gespreksvaardig te zijn. Dat ligt voor de hand maar het is van bijzonder groot belang. Waarom? Ik noem een paar aspecten:
- Door goede gesprekstechnieken kun je weergeven wat je van het functioneren van de medewerker vindt
- Je kunt gedrag objectief bespreekbaar maken zonder het op de man of vrouw te spelen
- Je kunt goed luisteren: horen wat de medewerker zegt, begrijpen wat bedoeld wordt en vooral: horen wat er niet gezegd maar toch bedoeld wordt (de onderbuik)
- Je weet wat het is om een actieve luisterhouding aan te nemen
- Je communiceert vanuit de volwassenrol
- Je communiceert op een positieve wijze en je bent vaardig om de medewerker te enthousiasmeren en te stimuleren
- Je biedt de medewerker voldoende ruimte om zijn/haar zegje te doen en je weet dit te stimuleren
- Je weet een sfeer van veiligheid en vertrouwen te creëren waardoor de medewerker ook durft te zeggen wat hem/haar bezig houdt
- Je kunt vorm, inhoud en structuur aan het beoordelingsgesprek geven
Dit is de basis voor een goed beoordelingsgesprek. Maar het is niet voldoende. Beoordelingsgesprekken voeren gaat niet alleen om gesprekstechnieken.
Onlinetraining: functioneren en beoordelen
Schaf via onze webshop de webinar aan over functioneren en beoordelen.
Training beoordelingsgesprekken
Bekijk de training beoordelingsgesprekken voor leidinggevenden en managers. Wij verzorgen de training op maat.
Inzicht en houdingsaspecten
Beoordelingsgesprekken voeren heeft ten dele te maken met vaardigheden. Echter: het vraagt ook inzichten en houdingsaspecten zoals:
- Je bent in staat om objectief naar het functioneren van de medewerker te kijken zonder je te laten leiden door (voor)oordelen
- Je benoemt niet expliciet verbeterpunten maar vooral ook de punten die goed gaan
- Je laat je niet meeslepen in emoties en gevoelens wanneer het een lastig beoordelingsgesprek betreft
- Je weet om te gaan met emoties en gevoelens van de medewerkers zonder dat je daarop te betrokken raakt
- Je weet om te gaan met afstand en nabijheid
- Je kent jouw grenzen qua gespreksvoering en je kunt die professioneel aangeven
- Wat je ook van het functioneren van de medewerker vindt: je weet met respect om te gaan met jouw collega
- Kritische noten betrek je niet direct op jezelf
Eerst beoordelen: daarna het gesprek voeren!
Om een beoordelingsgesprek te kunnen voeren, moeten medewerkers beoordeeld worden. Dat is een taak van de leidinggevende. Daar komt heel wat anders bij kijken dan alleen maar het gesprek voeren. Beoordelen is meer dan vaardigheid. We hebben het uitgewerkt in een speciaal artikel.
Gespreksvaardigheden
Wanneer de beoordeling negatief is voor de medewerker wordt er nog een hoger beroep gedaan op de gespreksvaardigheden van de leidinggevende. Het vraagt enerzijds om tact en anderzijds om duidelijkheid. In feite is het een vorm van een slechtnieuwsgesprek.
Andere vaardigheden
- Je kunt een gesprek samenvatten en kort een gespreksverslag produceren die voor jouw afdeling HRM volstrekt duidelijk is en ook voor jezelf en jouw medewerker
- Je kunt de tijdspanne van het beoordelingsgesprek begrenzen
Een slechte beoordeling is geen eindpunt
Een beoordeling en zeker een slechte beoordeling is nooit een eindpunt. Het moet leiden tot verbetering. Dus met de constatering dat de medewerker onvoldoende functioneert op de beoordeelde onderdelen zijn we niet klaar. Dan begint het pas. Een stappenplan of plan van aanpak is nodig om de gewenste verbetering door te voeren. Ik adviseer om met de medewerker een verbeterplan op te stellen of een verbetertraject op te starten.
Functioneren en beoordelen
Dit artikel schreef ik in de serie over functioneren en beoordelen. Meer weten?
Leerdoelen voor de training
Ik heb nog meer leerdoelen voor de training beoordelen en beoordelingsgesprekken uitgewerkt.
Auteur
Dit artikel is geschreven door Jan Stevens. Jan Stevens is eigenaar en oprichter van De Steven training & coaching (www.desteven.nl). Op deze website tref je meer dan 2000 blogs over persoonlijke ontwikkeling, loopbaan, leiderschap, teamontwikkeling, hoogsensitiviteit en hoogbegaafdheid.
