home / team organisatie / teamontwikkeling / relatie opbouwen

Relatie opbouwen tussen leidinggevende en medewerker

Een goede werkrelatie tussen leidinggevende en medewerker ontstaat niet vanzelf. Een goede relatie en verstandhouding draagt bij aan de werksfeer, prestaties, motivatie en het werkplezier. Binnen het thema teamontwikkeling is het daarom belangrijk dat ook de relatie tussen leidinggevende en medewerker aandacht krijgt. Een taak van de leidinggevende of manager is om een goede relatie en verstandhouding op te bouwen met de medewerker.

Daarbij gaat het niet om bevriend zijn met medewerkers. Een gezonde werkrelatie vraagt om vertrouwen, aandacht, luisteren, duidelijkheid en professionele betrokkenheid. Kan een medewerker bij jou terecht wanneer er iets speelt? Durft iemand een fout toe te geven, een andere mening te geven of hulp te vragen? En kun jij als leidinggevende betrokken zijn zonder de professionele grenzen uit het oog te verliezen? De kwaliteit van die relatie werkt niet alleen door in de individuele medewerker, maar uiteindelijk ook in het functioneren van het hele team.

Luisteren, meedenken en sparren

Een belangrijk aspect in het kader van een werkrelatie opbouwen zit in de basis toch in de luisterende rol van de leidinggevende. Kan de medewerker zijn verhaal bij jou kwijt? Een actieve luisterhouding is van belang. Luisteren betekent daarbij niet dat je onmiddellijk met oplossingen, adviezen of jouw eigen verhaal moet komen. Soms heeft een medewerker er meer aan wanneer je eerst probeert te begrijpen wat er werkelijk speelt.

Maar meedenken met de medewerker en sparren over vraagstukken waar de medewerker in zijn werk tegenaan loopt verhoogt de betrokkenheid van de medewerker bij de organisatie, het team en de werkzaamheden. Sparren betekent niet dat je ieder probleem van de medewerker overneemt. Je kunt vragen stellen, een andere invalshoek aanbieden of iemand helpen zelf tot een keuze te komen. Daarmee blijf je beschikbaar zonder de verantwoordelijkheid van de medewerker over te nemen.

Feedback geven

Feedback geven op het functioneren van de medewerker kan een belangrijk aspect zijn bij de doorontwikkeling van de medewerker. Juist in een omgeving waar de medewerker gehoord wordt en waar de medewerker zich serieus genomen voelt, is de basis gelegd voor het doorontwikkelen van de kwaliteiten van de medewerker. Feedback komt anders binnen wanneer er al vertrouwen en een goede verstandhouding bestaat. Zonder die basis kan zelfs goedbedoelde feedback sneller worden ervaren als afwijzing of persoonlijke kritiek.

Een goede werkrelatie betekent echter ook niet dat je moeilijke boodschappen moet vermijden om de relatie prettig te houden. Soms vraagt de ontwikkeling van een medewerker juist dat je duidelijk bent. Het gaat om de manier waarop je dat doet: concreet, respectvol en gericht op gedrag. Lees ook meer over feedback geven binnen teams. Bovendien kan een werkrelatie niet alleen bestaan uit terugkoppeling over wat beter moet. Ook waardering geven hoort erbij.

Afstand en nabijheid

Inzicht in afstand en nabijheid is een belangrijk onderdeel in het opbouwen van een relatie met de medewerker. Wanneer je als leidinggevende te veel op afstand staat, bouw je niet aan een persoonlijke werkrelatie met de medewerker. De medewerker kan dan ervaren dat jij weinig belangstelling hebt, onvoldoende bereikbaar bent of alleen verschijnt wanneer er iets misgaat.

Maar te close worden, te informeel met elkaar omgaan, kan ook nadelige gevolgen hebben voor de werkrelatie en uiteindelijk voor de prestaties van de medewerker. Afstand is niet hetzelfde als afstandelijkheid en nabijheid is niet hetzelfde als intimiteit. Je kunt persoonlijk betrokken zijn en tegelijkertijd duidelijk blijven over jouw rol en verantwoordelijkheid. Wanneer professionele grenzen vervagen, kunnen er ongezonde werkrelaties ontstaan.

Een goede werkrelatie is geen vriendschap

Een goede verstandhouding met een medewerker kan warm, persoonlijk en betrokken zijn. Toch is een werkrelatie iets anders dan vriendschap. Als leidinggevende heb je een andere positie en verantwoordelijkheid. Je moet soms besluiten nemen waar een medewerker niet blij mee is, grenzen aangeven, iemand aanspreken op functioneren of keuzes maken vanuit het belang van het team of de organisatie. Dat wordt moeilijker wanneer jij vooral bezig bent om de persoonlijke relatie goed te houden.

Dat betekent niet dat je afstandelijk moet worden. Juist niet. Een medewerker mag merken dat je geïnteresseerd bent in wie hij of zij is en dat je oog hebt voor wat er speelt. Maar je hoeft niet overal deelgenoot van te worden. Een professionele werkrelatie kent betrokkenheid én begrenzing. Ook open communicatie vraagt niet dat privé en zakelijk volledig door elkaar gaan lopen.

Wat beschadigt de relatie tussen leidinggevende en medewerker?

Een werkrelatie kan langzaam beschadigen zonder dat daar één groot conflict aan voorafgaat. Niet luisteren, alleen contact zoeken wanneer er iets misgaat, toezeggingen doen en er vervolgens niet meer op terugkomen, iemand ongelijk behandelen of vertrouwelijke informatie niet zorgvuldig gebruiken: het zijn allemaal zaken die invloed hebben op de verstandhouding. Vooral wanneer hetzelfde patroon zich vaker herhaalt, kan een medewerker het vertrouwen in de leidinggevende verliezen.

Ook onduidelijkheid kan schadelijk zijn. Wanneer verwachtingen steeds veranderen of de leidinggevende vandaag iets anders vraagt dan morgen, weet een medewerker niet goed waar hij aan toe is. Hetzelfde geldt wanneer je afspraken van medewerkers verwacht maar jouw eigen toezeggingen niet serieus neemt. Afspraken nakomen heeft daarom ook met betrouwbaarheid en geloofwaardigheid te maken. Een relatie bouw je niet alleen met woorden, maar vooral met wat je consequent laat zien.

Leerdoel voor de leidinggevende

Een leerdoel voor leidinggevenden en managers inzake de training teamontwikkeling en samenwerken is om een goede relatie op te bouwen met de medewerker. Hoe ga je om met afstand en nabijheid? Hoe geef je op de juiste wijze feedback? Hoe bevorder je een open relatie? Maar ook: hoe luister je zonder ieder probleem over te nemen, hoe blijf je duidelijk wanneer een medewerker iets anders van jou verwacht en hoe zorg je ervoor dat je verschillende medewerkers op een rechtvaardige manier behandelt?

Het gaat dus niet alleen om relationeel vaardig zijn. Als leidinggevende moet je kunnen verbinden en begrenzen. Je moet ruimte kunnen geven en soms richting geven. Je moet kunnen luisteren en ook een moeilijke boodschap kunnen uitspreken. Juist die combinatie draagt bij aan een werkrelatie waarin een medewerker zich serieus genomen voelt zonder dat de rollen onduidelijk worden.

Veelgestelde vragen over de werkrelatie met medewerkers

Een professionele werkrelatie kent ook situaties waarop geen eenvoudig recept van toepassing is. Niet met iedere medewerker ontstaat dezelfde klik, vertrouwen kan beschadigd raken en een goede persoonlijke band kan soms juist nieuwe dilemma's opleveren. Hieronder beantwoorden we vijf vragen die een verdieping vormen op het opbouwen en onderhouden van werkrelaties.

Wat doe je als het met de ene medewerker vanzelf klikt en met de andere niet?

Een leidinggevende hoeft met iedere medewerker dezelfde persoonlijke klik te ervaren. Wel moet iedere medewerker erop kunnen vertrouwen dat hij serieus, respectvol en rechtvaardig wordt behandeld. Kijk daarom vooral naar jouw eigen gedrag. Geef je sommige medewerkers vanzelf meer aandacht, informatie of speelruimte omdat het contact gemakkelijker gaat? Juist wanneer de klik ontbreekt, kan het nodig zijn om bewuster tijd te investeren in de werkrelatie zonder te proberen een kunstmatige persoonlijke band te creëren.

Hoe bouw je een werkrelatie op met een medewerker die weinig van zichzelf laat zien?

Forceer openheid niet. Niet iedereen praat gemakkelijk over wat hem bezighoudt en terughoudendheid betekent niet automatisch dat iemand jou niet vertrouwt. Zorg vooral voor voorspelbaarheid: wees beschikbaar, kom afspraken na, stel open vragen en respecteer het wanneer iemand tijd nodig heeft. Vertrouwen groeit vaak doordat iemand meerdere keren ervaart dat informatie zorgvuldig wordt behandeld en dat hij niet onmiddellijk wordt beoordeeld wanneer hij iets deelt.

Wat doe je wanneer het vertrouwen tussen jou en een medewerker beschadigd is?

Begin niet met doen alsof er niets gebeurd is. Benoem wat er volgens jou tussen jullie in staat en geef de medewerker ruimte om zijn of haar kant te vertellen. Wanneer jij zelf een fout hebt gemaakt, helpt het niet om die uitvoerig te verdedigen. Erken wat jouw aandeel is en maak duidelijk wat je anders gaat doen. Vertrouwen herstellen vraagt vervolgens vooral consequent gedrag over langere tijd. Eén goed gesprek kan een begin zijn, maar herstelt niet automatisch alles wat daarvoor beschadigd is geraakt.

Hoe voorkom je vriendjespolitiek wanneer je met sommige medewerkers een betere band hebt?

Maak onderscheid tussen persoonlijke sympathie en professionele besluitvorming. Het is menselijk dat je met sommige mensen gemakkelijker contact hebt. Problematisch wordt het wanneer dat invloed krijgt op kansen, informatie, beoordeling, roosters of de ruimte die medewerkers krijgen. Vraag jezelf daarom regelmatig af of je een keuze ook zou maken wanneer het om een andere medewerker ging. Transparante criteria en duidelijkheid over besluiten helpen om de schijn én de werkelijkheid van vriendjespolitiek te voorkomen.

Kan een goede werkrelatie een kritisch functioneringsgesprek juist moeilijker maken?

Ja. Juist wanneer je iemand graag mag, kan de neiging ontstaan om een moeilijke boodschap uit te stellen of zachter te maken dan nodig is. Daarmee help je de medewerker uiteindelijk niet. Een goede professionele relatie moet ook stevig genoeg zijn om verschil, teleurstelling en kritiek te verdragen. Duidelijkheid kan tijdelijk ongemakkelijk zijn, maar langdurige onduidelijkheid beschadigt de relatie vaak veel sterker.