home / team organisatie / teamontwikkeling / betrokkenheid medewerkers / participatieladder

Participatieladder

Ik schreef al een artikel over het vergroten van betrokkenheid bij medewerkers: hoe doe je dat? In essentie gaat het er natuurlijk om dat je je medewerkers betrekt bij jouw organisatie, jouw doelstellingen, visie, missie en strategie. Een tool om te werken aan een grotere betrokkenheid onder jouw medewerkers is de participatieladder. In dit artikel ga ik in op:

• Participatie: wat is dat?
• Waarom participatie leiderschap en communicatie vereist.
• De vijf fasen van participatie: informeren (meeweten), inspraak (meedenken), consulteren (meepraten), co-productie (meewerken) en meebeslissen.

Participatie vraagt leiderschap

Participatie vraagt leiderschap en communicatieve vaardigheden van de leider. Participatie betekent niet dat je elke medewerker laat meebeslissen in elk besluit dat je moet nemen in jouw bedrijf. Dat zou het proces verstoren en vertragen, en bovendien is niet iedere medewerker competent om mee te beslissen over elk onderdeel. Een leidinggevende die zijn/haar vak verstaat, weet dat onderscheid te maken. Soms moet je de medewerker informeren en kun je daarmee volstaan. In een andere setting vraag je inspraak van jouw medewerker. Dat kan bijvoorbeeld door een enquête te houden of een onderzoek uit te voeren via een poll. Maar het wordt pas echt interessant wanneer we de fase van consulteren bereiken. Hier worden medewerkers uitgenodigd om echt mee te praten, om ideeën uit te wisselen en discussies aan te gaan. Nogmaals: een leidinggevende die zijn/haar vak verstaat, weet precies welke interventie hij/zij moet inzetten. Na de fase van consulteren hebben we co-productie, waar medewerkers actief deelnemen aan het vormgeven van plannen en projecten. Het summum van betrokkenheid is (mee)beslissen. Hier hebben medewerkers een stoel aan de beslissingstafel, waar ze niet alleen luisteren, maar ook spreken en handelen.

Welke fasen zijn er op de participatieladder?

Ik noem een vijftal fasen op de participatieladder.

Informeren als basis: meeweten

De basis voor participatie en betrokkenheid is de medewerker informeren. De kunst is om de medewerker op een begrijpelijke manier te informeren, en ook om dat tijdig te doen en om volledig te zijn. Toch is informeren weinig meer dan het sturen van een bericht in een fles de zee op. Het bericht bereikt zijn bestemming, maar er is geen interactie. Soms is er ook niet meer nodig. Stel dat de directie heeft besloten om een vestiging in een andere regio te openen, terwijl dat niet de werkzaamheden van de bestaande organisatie raakt. Of er wordt een nevenactiviteit opgestart die geen gevolgen heeft voor de bestaande organisatie. Maar het kan ook om wetgeving gaan die van buitenaf wordt opgelegd en waarbij inspraak weinig nut heeft. Ik zeg altijd: afspraken maak je samen, regels leg je op. Pas zei de directeur van een bedrijf tegen me: 'Moet ik een medewerker dan overal over informeren?'. Mijn antwoord: 'Neem als basis dat je ieder informeert over alles wat de uitoefening van zijn/haar functie raakt'. Dat is voor mij de richtlijn.

Inspraak: meedenken

Inspraak gaat een stapje verder op de participatieladder. Ik denk aan het bedrijf dat besloot om oordopjes in te voeren. Er kwam een poll over welke oordoppen dat zouden moeten zijn. En daar werd inspraak gevraagd van de medewerker. Toch vraagt dit ook om duidelijkheid: je kunt wel inspraak vragen, maar dat betekent niet dat de medewerker beslist of dat er een besluit wordt genomen op democratische basis van de helft plus 1. Nee, inspraak betekent dat je de inspraak meeneemt in jouw afwegingen als leidinggevende.

Consulteren: meepraten

Consulteren betekent dat je medewerkers uitnodigt om echt te praten, om ideeën uit te wisselen en discussies aan te gaan. Dit is als het samenstellen van een puzzel; elke bijdrage vormt een groter geheel. Het woord "consulteren" heeft zijn oorsprong in het Latijnse woord "consultare", wat "raadplegen" of "overleggen" betekent. In de context van communicatie en besluitvorming verwijst consulteren naar het proces waarbij meningen, adviezen en standpunten worden gevraagd en verzameld om tot een besluit te komen. Hiervoor kun je allerlei werkvormen bedenken, zoals een brainstormsessie of een workshop. In ieder geval een manier waarop je de medewerkers actief laat meepraten.

Co-productie: meewerken en samenwerken

Co-productie houdt in dat de medewerkers actief deelnemen aan het ontwerpen, ontwikkelen en implementeren van oplossingen of plannen, in samenwerking met de organisatie of de besluitvormers. Je wilt mede-eigenaarschap bevorderen en dat doe je door de expertise, ervaring en perspectieven van alle belanghebbenden te benutten. Het geeft hun de mogelijkheid om hun stem te laten horen en actief bij te dragen aan het succes van het project. Co-productie wordt ook wel co-creatie genoemd, het is een proces waarbij je samen iets creëert door kennis, middelen en expertise te bundelen. Je kunt het inzetten bij productontwikkeling, het ontwikkelen van marketingstrategieën, klantenservice of voor het ontwerpen van beleid en het ontwikkelen van visie, missie en strategie.

Meebeslissen: delegeren en loslaten

De hoogste vorm van betrokkenheid bereik je wanneer je medewerkers uitnodigt om rechtstreeks deel te nemen aan het besluitvormingsproces. Dit betekent dat ze niet alleen worden geïnformeerd over de beslissingen die worden genomen, maar actief worden betrokken bij het bedenken, sturen en uitvoeren van die beslissingen. Met andere woorden: ze krijgen de kans om zelf ideeën te genereren, richting te geven aan de plannen en actief een rol te spelen bij de implementatie ervan. Medewerkers hebben dan ook een zekere beslissingsbevoegdheid.

Leiding geven aan participatie

Ik zei al dat participatie om leiderschap vraagt. Je moet als leidinggevende weten:

• Welke fase van participatie nodig is bij welk onderwerp. Wanneer is het verstandig om te volstaan met informeren en wanneer is het juist nodig om volledig commitment te krijgen? Lees ook mijn artikel over besluitvaardigheid, wat meer is dan even slagvaardig een aantal zaken erdoor drukken.
• Welke kwaliteiten en competenties je nodig hebt om medewerkers te kunnen laten participeren bij een besluit. Het heeft bijvoorbeeld geen zin om medewerkers te betrekken bij de keuze voor een grote investering terwijl ze geen enkel financieel inzicht hebben.

Verder moet je als leidinggevende duidelijk zijn. Jouw medewerker moet weten dat inspraak krijgen niet betekent dat hij/zij zijn/haar zin kan doordrijven. Jouw medewerker moet weten dat het gewenst is dat een bepaald besluit soms wordt medegedeeld. Maar jouw medewerker moet ook weten waarom je heel bewust kiest voor participatie.