home / team organisatie / effectief vergaderen / vergaderen communicatie

Communicatie tijdens vergaderingen

Tijdens een vergadering zijn we continu bezig met communiceren. We luisteren, geven onze mening of stellen vragen. Maar we communiceren ook als we heel erg boos worden, overdreven zuchten, onze ogen naar boven opslaan of verveeld met de telefoon bezig zijn. Er speelt zich heel wat af onder onze ogen tijdens het vergaderen, maar we interpreteren en zien niet alles even goed. Binnen vergadercultuur en vergaderkwaliteit is communicatie daarom een belangrijk onderdeel: wat je zegt, hoe je het zegt en hoe je op anderen reageert, beïnvloedt de kwaliteit van het overleg.

Hoe presenteer je jezelf tijdens een vergadering?

Ben je kritisch naar jezelf? Heb je weleens goed nagedacht over hoe je overkomt op een ander? Bij communiceren is er sprake van een zender, degene die de boodschap stuurt, en een ontvanger, degene die de boodschap ontvangt. Tussen wat jij bedoelt en wat de ander hoort, kan ruis ontstaan. Je communiceert immers niet alleen met woorden, maar ook met gezichtsuitdrukkingen, gebaren, lichaamshouding, tempo en stemvolume. Daarom is het verstandig om bij belangrijke boodschappen te controleren of de ander heeft begrepen wat jij bedoelde. Samenvatten en doorvragen kunnen daarbij enorm helpen.

Wat zegt non-verbale communicatie tijdens een vergadering?

Je kunt zeggen dat je geïnteresseerd bent terwijl je ondertussen voortdurend op jouw telefoon kijkt. Je kunt zeggen dat een andere mening welkom is terwijl je zucht, jouw ogen naar boven draait of geïrriteerd achterover gaat zitten zodra iemand je tegenspreekt. Woorden en gedrag vertellen dan niet hetzelfde verhaal. Dat merken deelnemers vaak eerder dan je denkt. Non-verbale communicatie hoeft natuurlijk niet altijd precies te betekenen wat jij erin leest. Iemand die weinig oogcontact maakt, hoeft niet ongeïnteresseerd te zijn en iemand die met zijn armen over elkaar zit, hoeft zich niet automatisch af te sluiten. Wees daarom voorzichtig met snelle conclusies. Waarnemen is iets anders dan interpreteren. Zie je iets wat belangrijk lijkt voor het gesprek, vraag er dan liever naar dan dat je zelf het verhaal invult.

Waarom komt jouw boodschap soms anders over dan je bedoelt?

Bedoelen, zeggen, horen en begrijpen zijn vier verschillende dingen. Jij kunt denken dat je een heel duidelijke boodschap hebt gegeven, terwijl de ander iets anders heeft gehoord. Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer je te veel informatie tegelijk geeft, een boodschap onduidelijk formuleert of ervan uitgaat dat de ander dezelfde voorkennis heeft als jij. Ook toon en lichaamstaal kunnen ervoor zorgen dat een boodschap anders binnenkomt dan jij bedoelde. Controleer daarom bij belangrijke onderwerpen of je elkaar werkelijk begrijpt. Vat samen, stel een vraag of laat de ander in eigen woorden teruggeven wat is afgesproken. Dat is zeker zinvol wanneer de vergadering moet leiden tot een besluit of concrete afspraak. Je voorkomt daarmee dat iedereen aan het eind tevreden knikt en een dag later vier verschillende versies van dezelfde afspraak blijken te bestaan.

Wat betekent goed luisteren tijdens een vergadering?

Het belangrijkste van communiceren tijdens een vergadering is voor mij actief luisteren. Actief luisteren wil zeggen dat je een actieve houding aanneemt. Je toont dat je aandacht hebt, vat regelmatig samen om te controleren of je het goed begrepen hebt en stelt vragen om argumenten en achterliggende beweegredenen beter te begrijpen. Luisteren betekent dus niet dat je stil bent totdat je zelf weer aan de beurt bent. Juist tijdens vergaderingen gaat dat nogal eens mis. Terwijl de ander praat, bedenken we ons eigen antwoord alvast. We horen één argument waar we het niet mee eens zijn en beginnen onmiddellijk onze tegenargumenten te verzamelen. Of we luisteren alleen naar informatie die onze eigen mening ondersteunt. Dan wordt een vergadering gemakkelijk een reeks monologen waarbij iedereen praat maar weinig mensen werkelijk met elkaar communiceren.

Welke valkuilen horen bij slecht luisteren?

Bij actief luisteren kunnen nogal wat valkuilen voorkomen. Iemand die slecht luistert, hoeft niet letterlijk zijn vingers in zijn oren te stoppen. Het zit vaak in gedrag dat tijdens een vergadering heel gewoon is geworden.

• De spreker steeds in de rede vallen.
• Ondertussen met de telefoon, laptop of andere werkzaamheden bezig zijn.
• Voorbarige conclusies trekken.
• Alvast een antwoord bedenken terwijl de ander nog spreekt.
• In gedachten ergens anders mee bezig zijn en ineens van onderwerp veranderen.
• Ongeduldig en onrustig reageren.
• Vooral luisteren om een tegenargument te vinden.
• Invullen wat iemand bedoelt zonder daarover een vraag te stellen.

Waaraan herken je een goede luisteraar?

Een goede luisteraar hoeft niet voortdurend opzichtig te knikken en iedere zin samen te vatten. Het gaat om werkelijke aandacht. Je merkt dat iemand jouw verhaal volgt, vragen stelt wanneer iets niet duidelijk is en niet bij iedere korte stilte onmiddellijk het gesprek overneemt.

• Laat je geduldig uitpraten.
• Maakt passend oogcontact.
• Toont interesse.
• Onderbreekt je niet voortdurend.
• Blijft bij de les.
• Stelt relevante vragen.
• Vat samen wanneer dat helpt om duidelijkheid te krijgen.
• Probeert te begrijpen voordat hij of zij reageert.

Als het je lukt een goede luisteraar te worden, dan heb je heel veel gewonnen. Bij De Steven zeggen we: 'Luisteren is belangrijker dan praten. Daarom hebben we twee oren en één mond.'

Wat leert het verhaal van Stefan over communiceren en jezelf presenteren?

Stefan is een hoogopgeleide jongeman van halverwege de twintig. Hij heeft zijn allereerste baan en is verbaal enorm sterk. Hij is vriendelijk, open en kan zich verbaal op alle niveaus begeven. Er is echter een maar. En hij heeft er zelf heel veel last van. Hij heeft het gevoel dat er nooit echt naar hem geluisterd wordt. Het lijkt wel of ze hem niet serieus nemen. Bij de eerste kennismaking vielen mij twee dingen op. Hij was enorm amicaal. Dat kan niet altijd. Soms is het nodig om iets meer reserve in te bouwen, afhankelijk van de situatie. Het leek bij binnenkomst alsof hij mij al jaren kende en dat was niet het geval. Bovendien voelde hij als een soort wervelwind. Hij was zeer onrustig in zijn doen en laten, heel beweeglijk met zijn handen en zijn lichaam, ging ontelbare keren verzitten, zwaaide ongecontroleerd met zijn armen en bleef maar doorratelen.

Ik kon mij voorstellen dat mensen heel erg onrustig van hem werden. Door zijn manier van zichzelf presenteren kwam hij onzeker over. En dat was zeker niet het geval, maar hij presenteerde zich wel op die manier. Zijn gedrag leidde enorm af van zijn verhaal. Geen wonder dat hij nauwelijks gehoord werd. Door meer rust in zijn presentatie te brengen, won hij aan overwicht. Wat hij vertelde werd nu meer overwogen. Hij zette in gedachten punten achter zijn zinnen. Daarmee werd zijn presentatie rustiger, begrijpelijker en vooral veel overtuigender. Voorheen probeerde hij te overtuigen door veel te bewegen en snel te praten. Maar door juist in zijn hele doen en laten meer rust te brengen, werd hij veel krachtiger en werd hij een gesprekspartner om rekening mee te houden. Verbaal was er niets op hem aan te merken. Hij kon sterk debatteren en argumenteren. Maar als jouw zelfpresentatie niet in evenwicht is met de manier waarop je spreekt, kan jouw gedrag de boodschap overschaduwen. Communiceren gaat dus niet alleen over de juiste woorden vinden. Het gaat ook over de manier waarop jij die woorden de vergadering in brengt.

Waarom is overtuigen niet hetzelfde als doordrukken?

Een vergadering is geen wedstrijd waarin degene met de meeste woorden automatisch wint. Natuurlijk mag je argumenteren en proberen anderen van jouw zienswijze te overtuigen. Het wordt iets anders wanneer overtuigen feitelijk overgaat in overreden of overrulen. Je blijft praten totdat de ander murw is, herhaalt hetzelfde argument telkens in andere woorden of geeft nauwelijks ruimte aan tegenargumenten. Een stevige gesprekspartner kan zijn standpunt duidelijk verwoorden én luisteren naar wat daar tegenover wordt gezet. Misschien verandert de ander van mening, misschien verander jij van mening en misschien blijft het verschil bestaan. Ook dat laatste moet tijdens een vergadering mogelijk zijn.

Hoe voorkom je misverstanden tijdens een vergadering?

Misverstanden voorkom je niet door alles drie keer te zeggen. Duidelijkheid vraagt vooral dat deelnemers controleren wat er werkelijk bedoeld, besloten en afgesproken is. Zeker aan het einde van een discussie is een goede samenvatting belangrijk: waar zijn we het over eens, waarover niet, welk besluit is genomen en wie doet vervolgens wat? Ook deelnemers hebben daarin een verantwoordelijkheid. Begrijp je iets niet, vraag dan om verduidelijking. Denk niet: ik hoor het later wel. En ga niet na afloop op de gang vertellen dat de afspraak volgens jou heel anders was. Als iets tijdens het overleg onduidelijk is, is dat precies het moment om die onduidelijkheid op tafel te leggen.

Hoe draagt goede communicatie bij aan vergaderkwaliteit?

Goede communicatie betekent niet dat vergaderingen altijd harmonieus verlopen. Verschil van mening mag er zijn en een discussie kan juist waardevol zijn. Het gaat erom dat deelnemers elkaar kunnen verstaan, argumenten kunnen onderzoeken en duidelijk kunnen maken waar zij het wel of niet mee eens zijn. Dat vraagt om luisteren, vragen stellen, samenvatten, jezelf uitspreken en ruimte geven aan de ander.Wanneer dat ontbreekt, zie je al snel andere vergaderproblemen ontstaan: deelnemers haken af, spanningen en conflicten tijdens vergaderingen lopen sneller op of mensen bewaren hun echte mening totdat ze weer op de gang staan. Dan heb je misschien formeel een vergadering gehad, maar nog niet noodzakelijk een goed gesprek.

Veelgestelde vragen over communicatie tijdens vergaderingen

Tijdens een vergadering lopen inhoud en communicatie voortdurend door elkaar. Een inhoudelijk goed argument kan verkeerd landen en een klein misverstand kan een lange discussie veroorzaken. Deze vragen gaan daarom vooral over wat je zelf kunt doen om het gesprek helder te houden.

Hoe zorg je dat mensen tijdens een vergadering beter naar elkaar luisteren?

Maak ruimte om uit te spreken, voorkom voortdurende onderbrekingen en vat belangrijke bijdragen samen voordat je naar een nieuw argument springt. De voorzitter kan daarin sturen, maar deelnemers hebben zelf ook een verantwoordelijkheid. Wie alleen wacht op zijn volgende spreekbeurt, luistert niet werkelijk.

Wat doe je wanneer iemand voortdurend anderen onderbreekt?

Maak het gedrag bespreekbaar en begrens het wanneer dat nodig is. Dat hoeft niet zwaar te worden. Je kunt eenvoudig zeggen dat je eerst de spreker wilt laten uitpraten en daarna ruimte geeft voor een reactie. Daarmee houd je het gesprek open zonder degene die onderbreekt buiten spel te zetten.

Hoe controleer je of een boodschap goed is begrepen?

Vat belangrijke punten samen en vraag of anderen dezelfde conclusie trekken. Bij afspraken kun je concreet benoemen wie wat doet en wanneer. Vooral bij complexe of gevoelige onderwerpen is het onverstandig om uit een paar knikkende hoofden af te leiden dat iedereen precies hetzelfde heeft begrepen.

Hoe belangrijk is lichaamstaal tijdens een vergadering?

Lichaamstaal beïnvloedt hoe jouw boodschap wordt ontvangen, maar interpreteer het gedrag van anderen niet te snel. Een zucht, wegkijken of een gesloten houding kan verschillende oorzaken hebben. Zie je iets wat het gesprek lijkt te beïnvloeden, benoem dan wat je waarneemt of stel een vraag in plaats van onmiddellijk een conclusie te trekken.

Mag je tijdens een vergadering stevig overtuigen?

Natuurlijk. Argumenteren en invloed uitoefenen horen bij veel vergaderingen. Het verschil zit tussen overtuigen en overreden. Geef jouw argumenten, luister naar de reactie en laat ruimte voor een andere conclusie. Als de ander alleen nog maar kan instemmen omdat jij niet ophoudt met praten, heeft overtuigingskracht een heel andere betekenis gekregen.