MT-vergadering of managementoverleg
MT-vergadering of managementoverleg: het managementoverleg is een belangrijk overleg binnen organisaties. Het managementoverleg kan ook directievergadering, MT-vergadering of overleg door de Raad van Bestuur genoemd worden, afhankelijk van de grootte van de organisatie. Waar het om gaat is dat deze vergadering op het hoogste niveau plaatsvindt. In het managementoverleg worden besluiten genomen op strategisch niveau die grote invloed hebben op de hele organisatie. Om die besluiten te kunnen nemen is het dan ook van bijzonder groot belang dat alle relevante informatie bij de managementvergadering op tafel komt. Als het goed is, worden hier knopen doorgehakt die van strategisch belang voor jouw bedrijf of organisatie kunnen zijn.
Doel van de managementvergadering
Het doel van het Managementoverleg is divers en verschilt per organisatie. Ook kan binnen dezelfde organisatie voor diverse doelen een apart managementoverleg gehouden worden. Voorbeelden van doelen zijn:
- Elkaar informeren: de voortgang op ieders afdeling of portefeuille
- Informatiestroom vanuit directie: nieuwe ontwikkelingen, voortgang, cijfers (omzet / winst)
- Onderlinge samenwerking verbeteren en optimaliseren
- Besluitvorming over zaken richting de toekomst
- Het vormgeven van missie en visie
- Grote of belangrijke veranderingen in de markt en eventuele koerswijzigingen voor de organisatie
- Het vormgeven van toekomstplannen, bijvoorbeeld investeringen, verwachte groei of krimp
Training vergadertechnieken
De Steven verzorgt de training effectief vergaderen.
Training doelgericht vergaderen
De Steven verzorgt de training doelgericht vergaderen voor deelnemers en voorzitters van vergaderingen.
Kenmerk managementoverleg
Het kenmerk van het MT-overleg is dat het overleg niet zozeer op planning en controle gericht is zoals het werkoverleg maar vooral op de toekomst: middellange termijn en lange termijn zoals:
- verbetering processen
- koerswijzigingen
- investeringen
- toetsen van missie en visie
Wie zijn erbij aanwezig?
In principe zijn alleen de directeuren, de leden van het Management Team en/of de leden van de Raad van Bestuur aanwezig. Afdelingshoofden en managers vanuit het middenkader kunnen uitgenodigd worden om informatie te delen. Hoe de managementlagen in de organisatie zijn opgebouwd verschilt, dat hangt samen met de omvang en de ontwikkelingsfase van elke organisatie.
Verslaglegging
Qua verslaglegging is een besluitenlijst of actielijst vaak onvoldoende. Een uitgebreidere weergave van de vergadering middels notulen is van belang en een notulist die niet actief deelneemt aan de vergadering bevelen wij aan. Zie ook: doelgerichte verslaglegging werkoverleggen.
Agenda
Wij adviseren bij ieder overleg om met een vaste agenda te werken aangevuld met nieuwe of bijzondere aandachtspunten. Een voorbeeld van een agenda is:
- Opening
- Korte presentatie ontwikkeling door de verschillende managers of afdelingshoofden
- Presentatie voortgang van de organisatie door de directie: cijfers, omzet, verlies & winst
- Nieuwe ontwikkelingen, strategie en beleid richting de toekomst
- In sommige gevallen: personeelsbeleid, bijzondere knelpunten medewerkers
- Rondvraag
- Sluiting
Voorzitter
Doorgaans is de directeur of één van de directeuren, de voorzitter van het MT of de voorzitter van de RvB ook voorzitter van het afdelingsoverleg. Hij/zij is immers eindverantwoordelijk voor de organisatie en kan soms direct beslissingen nemen.
Training vergadertechnieken
De Steven verzorgt de training effectief vergaderen.
Training doelgericht vergaderen
De Steven verzorgt de training doelgericht vergaderen voor deelnemers en voorzitters van vergaderingen.
Auteur
Dit artikel is geschreven door Jan Stevens. Jan Stevens is eigenaar en oprichter van De Steven training & coaching.
