home / leiderschapsontwikkeling / delegeren / delegeren vertrouwen

Hoe creëer je vertrouwen bij delegeren?

Om te delegeren is er een zeker vertrouwen nodig. Maar wat is vertrouwen? Soms zeggen leidinggevenden: je moet er een goed gevoel bij hebben maar persoonlijk denk ik dat een goed gevoel te weinig is. Wil je meer inzicht in hoe je een vertrouwensbasis creëert? De Steven is specialist in training en coaching voor leidinggevenden en managers. De training delegeren en loslaten voeren wij uit voor leidinggevenden als groepstraining en individueel coachingstraject.

Waarom vertrouwen draait om weten en kennen?

Hier hebben we de essentie op tafel liggen. Vertrouwen heeft te maken met ‘weten’ en ‘kennen’. Jouw auto heeft een grote beurt gehad bij jouw garagebedrijf en vervolgens ga je met deze auto op vakantie naar Oostenrijk. Je vertrouwt er blijkbaar op dat de remschijven zijn vervangen op de juiste manier. Het komt niet eens bij je op om te denken dat de remmen het wellicht zouden begeven.

Je zit naast de bestuurder in de auto en je vertrouwt op zijn rijvaardigheid. Je haalt onderweg een vrachtwagen in en je vertrouwt erop dat de chauffeur jou heeft gezien in de achteruitkijkspiegel. Misschien vertrouw je de remschijven van jouw auto nog wel meer dan jouw eigen medewerker. Hoe het komt?

• Wellicht dat je de medewerker onvoldoende kent en dat er niet genoeg tijd is besteed aan de onderlinge communicatie.
• Misschien ken je de medewerker wel maar je weet niet hoe hij/zij in een nieuwe situatie zal handelen.

En misschien is er wel iets misgegaan in het verleden waardoor het vertrouwen een deuk heeft opgelopen. Eén moment van niet nakomen, te laat reageren of geen terugkoppeling geven kan voldoende zijn om terughoudend te worden in het delegeren. Vertrouwen bouwen is een proces, maar vertrouwen kwijtraken kan in één situatie gebeuren.

Daarom vraagt vertrouwen ook om herstel. Om het opnieuw opbouwen van samenwerking. En dat begint met eerlijk zijn over waar je staat, wat je verwacht, wat je nodig hebt. Het vraagt ook om het erkennen van patronen: als jij als leidinggevende moeite hebt met loslaten, komt dat dan doordat de medewerker iets laat liggen? Of is het jouw neiging om alles te willen controleren?

Wat je leert van een kind op een fiets

Kijk eens hoe een kind leert fietsen. Het kind begint op een driewieler en uiteindelijk mochten de twee zijwielen eraf. Dan zie je het kindje stralen. Hij/zij kon fietsen immers. Vader of moeder gingen met dat kind de weg op, langs drukke wegen. Ze leerden hun kind hoe het werkte onderweg. Af en toe ging er nog wat fout of zwabberde het fietsje nog vlak langs een geparkeerde auto. Dan schrokken papa of mama nog wel eventjes. Maar uiteindelijk mocht het kind alleen de straat op. Wanneer vertrouw je dat? Toch alleen wanneer de vader of moeder zelf hebben gezien dat hun kind kon fietsen? En wanneer ze deze overtuiging niet zou hebben dan keken ze immers nog wel 15 keer achterom!

En zelfs dan: de eerste paar keren dat het kind alleen op pad is, blijft het spannend. Je kijkt nog een keer uit het raam. Je voelt de neiging om tóch even na te bellen of alles goed is gegaan. Vertrouwen betekent niet dat je niets meer voelt of niets meer wilt weten. Het betekent dat je vanuit rust weet: dit komt goed en als het niet goed komt, dan hoor ik het.

Maak afspraken zodat je het zeker weet

Een vertrouwensbasis tussen jou en de medewerker ontstaat alleen maar door ‘weten’. Vertrouwen is niet: aannemen, veronderstellen of hopen dat het goed gaat. Vertrouwen is geen gokkast waarop het wellicht wel zou kunnen dat de taken goed worden uitgevoerd. Vertrouwen is ook niet: ze bekijken het maar hoe ze ’t doen of ’t is nu hun eigen verantwoordelijkheid. Je moet zeker weten dat het goed gaat. Sterker: je hebt niet alleen het recht om te weten dat het goed gaat. Het is zelfs jouw plicht en verantwoordelijkheid om te weten dat het goed gaat. En wanneer je dat niet weet, kun je of mag je zelfs niet de taak en verantwoordelijkheid delegeren.

Dat betekent dat je vooraf het gesprek voert over: wat is precies de opdracht? Wat verwacht ik als eindresultaat? Wanneer spreken we elkaar tussentijds? Wat doe jij als je ergens tegenaan loopt? Hoe zorg je dat ik op tijd betrokken ben als er iets misgaat? Allemaal vragen die helpen om het speelveld helder te maken.

Wat moet je weten als leidinggevende?

Dan de kardinale vraag: wat moet jij weten als leidinggevende? In ieder geval moet je weten dat jouw medewerker:

• Over voldoende kennis en vaardigheid beschikt om de taak uit te voeren.
• In staat is om situaties professioneel op te lossen wanneer er iets fout gaat (of dreigt te gaan).
• Jou informeert over de voortgang.
• Jouw hulp in zal roepen of de behoefte uitspreekt om met jou te sparren wanneer er iets fout gaat of wanneer er een situatie ontstaat waar hij/zij er niet zonder hulp uitkomt.
• Zich volledig verantwoordelijk voelt en weet voor de taak die je gedelegeerd hebt.
• De taak wellicht op eigen wijze uitvoert maar dat er geen verschil bestaat tussen jou en de medewerker over het beoogde resultaat.
• In staat is om zelf controles in te bouwen en in te schatten waar en wanneer iets fout zou kunnen gaan.

En hoe kom je daarachter als leidinggevende? Niet door te gissen. Niet door achteraf te concluderen dat het tóch niet goed ging. Maar door vooraf in gesprek te gaan. Door te vragen: hoe zie jij deze taak voor je? Wat denk je dat spannend wordt? Wat verwacht je van mij? En wat heb je nodig als het mis dreigt te gaan?

Dat zijn geen controlevragen. Dat zijn vragen die duidelijkheid scheppen. Voor jou én voor de medewerker. Het voorkomt aannames aan beide kanten. En het helpt om samen verantwoordelijkheid te dragen, ieder vanuit zijn eigen rol.

Veelgestelde vragen – FAQ

Hier tref je enkele veelgestelde vragen.

Hoe creëer je vertrouwen bij het delegeren?

Vertrouwen ontstaat niet vanzelf. Je bouwt het op door tijd te investeren in de relatie, door helder te communiceren en door concrete afspraken te maken over taken, verwachtingen en terugkoppeling. Vertrouwen begint bij weten en kennen, niet bij aannemen of hopen.

Wat als het vertrouwen al beschadigd is?

Vertrouwen kan in één situatie beschadigd raken, maar heeft tijd nodig om te herstellen. Het begint met eerlijkheid: benoem wat er is misgegaan, wees duidelijk over wat je nodig hebt, en durf opnieuw het gesprek aan te gaan. Lees verder over beschadigd vertrouwen en herstel. 

Is vertrouwen hetzelfde als controle loslaten?

Nee, zeker niet. Vertrouwen en controle lijken tegenovergestelden, maar ze hebben elkaar nodig. Vertrouwen zonder inzicht is naïef. Controle zonder vertrouwen is verstikkend. De kunst zit in de balans tussen beide. Verken het spanningsveld in: Vertrouwen versus controle. 

Welke afspraken moet je maken om vertrouwen te onderbouwen?

Maak duidelijke afspraken over:

• Wat de taak inhoudt.
• Wat het gewenste resultaat is.
• Wanneer er terugkoppeling plaatsvindt.
• Wat er moet gebeuren als er iets misgaat.

Zo wordt vertrouwen iets dat je samen vormgeeft in plaats van iets dat je alleen maar ‘voelt’.

Wat als ik twijfel of de medewerker de taak aankan?

Twijfel is menselijk. De vraag is wat je ermee doet. Ga het gesprek aan: wat verwacht jij? Waar zie jij risico’s? Wat heb jij van mij nodig? Als je blijft gissen, bouw je geen vertrouwen op maar je voedt onzekerheid.