home / leiderschapsontwikkeling / communicatie leidinggevende / besluitvorming

Besluitvorming binnen organisaties

Besluitvorming binnen organisaties is een onderwerp waar heel veel winst valt te behalen. Ik merk dat er zelden over wordt gesproken. Toch speelt het een cruciale rol bij de interne communicatie.

Soorten besluiten

Ik ga geen theoretische verhandeling over besluiten houden met een verhaal over besluiten van algemene strekking of regels hoe een overheidsbesluit tot stand komt. Het gaat mij om organisaties waar besluiten worden genomen. Zijn er besluiten:

• Van praktische aard: bijvoorbeeld over de aanschaf van 500 nieuwe pennen voor de organisatie? Ik noem het ook wel besluiten van operationele aard die invloed hebben op de voortgang van het werk of de uitvoer van het proces.
• Van strategische aard: bijvoorbeeld wanneer directie/MT ervoor kiest om een bedrijf over te nemen? Of besluiten die te maken hebben met de visie, missie, doelstellingen van de organisatie?
• Van tactische aard: die gevolgen hebben voor het personeel, logistiek, de productiemethode, de indeling van het gebouw etc.?

Beslissingsbevoegdheid

Ik noem 3 soorten besluiten in het besef dat je dit op veel manieren kunt aanvliegen. Maar het soort besluit, heeft ook te maken met beslissingsbevoegdheid en met de wijze waarop een besluit genomen moet worden.

• Gaat het op de traditionele wijze waarbij 1 persoon beslissingsbevoegd is? Daar is op zich niks mis mee, maar vroeger werden alle besluiten zo genomen.
• Gaat het om een meerderheidsbesluit dat op democratische wijze tot stand komt?
• Is het een besluit dat je vooral wilt nemen op basis van consensus omdat draagvlak en commitment van groot belang zijn in het kader van dit besluit?

Communicatie over besluiten

Besluitvorming raakt de interne communicatie tot op het bot! Doe je dit niet goed, dan creëer je een orkaan aan weerstand of een oceaan aan gelatenheid. En dan kom je erachter dat de kosten van slechte communicatie bij een besluit hoger zijn dan van menig externe consultant die je hebt ingehuurd.

Eenzijdig opleggen / bekendmaken van een besluit

Soms kun je als leiding een beslissing nemen die eenzijdig is, die je alleen maar eenzijdig kunt nemen, waarbij inspraak geen nut heeft. Dat kan gaan om regels die je van buitenaf opgelegd krijgt waarbij je als directie of managementteam besluit om daar gevolg aan te geven. Vaak wordt dit als eenzijdige mededeling bekendgemaakt. En naar mijn oordeel doen we dat ook vaak te summier. Ook al is er geen inspraak bij, toch is het van belang dat jouw besluiten gedragen gaan worden.

Democratisch besluit

Een democratisch besluit vraagt ook veel communicatie. De beslissers moeten:

• Weten waarom ze een keuze moeten maken
• Weten welke keuzes er zijn en waarom dat zo is
• Begrijpen waar ze voor kiezen en wat de consequentie is van hun beslissing
• Begrijpen waar ze niet voor kiezen en wat de consequentie is wanneer ze hier niet voor kiezen

BOB-model: beeldvorming, oordeelvorming en besluitvorming

Het BOB-model (ik ken de bron niet) illustreert de communicatie rond besluitvorming.

Beeldvorming:

• Wat voor beeld hebben we bij de situatie?
• Hebben we dezelfde informatie en hebben we alle relevante informatie?
• Wat weten we wel en wat weten we niet?

Belangrijk in deze fase is dat we op 1 lijn liggen in de beeldvorming over het te nemen besluit.

Oordeelvorming

Oordeelvorming gaat over:

• Hoe beoordelen wij de informatie die we hebben? Welke mogelijke oplossingen zijn er voor het vraagstuk dat op tafel ligt? Kun je scenario’s bedenken? Kunnen we voor- en nadelen omschrijven bij de verschillende opties?
• Het belangrijkste is: vinden we gezamenlijk dat dit de scenario’s zijn, vinden we gezamenlijk dat dit de voor- en nadelen van de scenario’s zijn?

Besluitvorming

Als we eensluidend zijn over beeldvorming en oordeelvorming dan gaan we naar de fase van besluitvorming. De vraag is:

• Welke beslissing nemen we?
• Hoe onderbouwen we onze beslissing?
• Staan we er allemaal achter?
• Is er draagvlak voor?

Vergaderingen en werkoverleg

Dan breng ik het onderwerp besluitvorming nu naar vergaderingen, het werkoverleg, het management-overleg. Vraag is: hoe worden besluiten genomen, door wie, wanneer en waar? Medewerkers zeggen al gauw: overal wordt over gesproken, maar er wordt geen beslissing genomen. Ik zeg er meteen bij: als de beslissing genomen wordt, blijken sommige medewerkers dat weer moeilijk te vinden omdat ze het er niet mee eens zijn.

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Besluitvorming heeft ook bij de vergadering of het werkoverleg te maken met beslissingsbevoegdheid. Waarover beslis je in welke vergadering? Ook hier is het van belang af te spreken waarover je een besluit mag nemen en hoe je een besluit neemt. Is dat op basis van:

• Unanimiteit: iedereen stemt ermee in
• Consensus: niemand heeft principiële bezwaren
• De meerderheid: op basis van stemming kan de meerderheid beslissen
• Delegatie: de beslissing wordt overgelaten aan personen die daartoe bevoegd zijn

Knelpunten bij besluitvorming

Wat gaat er vaak mis in de communicatie?

• De beslissers hebben een ander of verschillend beeld in de fase van beeldvorming of oordeelvorming en er wordt al gepusht naar de fase van besluitvorming. En dan ontstaat er verdeeldheid. Een ander punt is: de beslissers hebben ongelijke informatie of te weinig tijd gehad om zich informatie eigen te maken.
• De leiding wil alles beslissen op basis van consensus, het compromis en het harmoniemodel en probeert instemming te krijgen van teamleden terwijl men verschilt van mening.
• De leiding durft geen beslissing te nemen omdat men zich niet afgedekt voelt van bovenaf.
• De medewerkers willen wel dat er beslissingen worden genomen, als ze het er maar mee eens kunnen zijn.
• De medewerkers menen op elk gebied inspraak te moeten hebben.
• De leiding wil toch nog een vinger in de pap op werkterreinen waarvoor de verantwoordelijkheid en bevoegdheid aan de medewerker is gedelegeerd.
• Collega’s willen meebeslissen op terreinen waarvoor andere collega’s verantwoordelijk (en bevoegd) zijn.
• Beslissingen nemen en erdoor drukken terwijl er geen draagvlak is.

Tips om de besluitvaardigheid te vergroten

• Zorg dat verantwoordelijkheden en bevoegdheden van iedere medewerker duidelijk zijn, inclusief de bevoegdheid waarover men beslissingen mag/kan nemen.
• Zorg dat er helderheid is over de doelstellingen van iedere overlegvorm.
• Zorg dat er duidelijkheid is over de beslissingsbevoegdheid binnen de overlegvormen.
• Zorg dat ieder zich aan de regels houdt: druk bijvoorbeeld geen beslissingen door terwijl je op voorhand weet dat jouw OR instemmingsrecht heeft.
• Aarzel nooit om beslissingen te nemen waarvoor je verantwoordelijk en bevoegd bent maar zorg wel dat je voldoende draagvlak hebt binnen jouw team of organisatie.
• Voor leidinggevenden: de competentie besluitvaardigheid ontwikkelen.

Samengevat:

Besluitvorming is communicatie. Dat wordt vaak vergeten. Van leidinggevenden mag je verwachten:

• Dat ze de aard, omvang en consequentie van beslissingen kunnen inschatten en op basis daarvan weten wat ze moeten doen.
• Dat ze begrijpen of je een beslissing eenzijdig moet nemen of juist democratisch en op basis van consensus.
• Dat ze begrijpen wat voor soort beslissing er genomen gaat worden: operationeel, tactisch of strategisch.