Afdelingsoverleg of afdelingsvergadering
Het afdelingsoverleg of de afdelingsvergadering heeft vaak een bredere scope dan alleen planning en controle. Wat is het doel? Wie moeten erbij zijn? Wie zit het voor? Hoe moet de verslaglegging eruit zien?
Een middel om het proces van interne communicatie te optimaliseren is het afdelingsoverleg. Bij kleine organisaties valt dit vaak samen met het werkoverleg (zie: het werkoverleg binnen organisaties). Bij grotere organisaties is dit vaak een aparte overlegvorm.
Doel van de afdelingsvergadering
Het doel van de afdelingsvergadering is vaak breder dan het werkoverleg. Waar het werkoverleg zich bijzonder concentreert op praktische zaken zoals voortgang van projecten, aanvliegen van nieuwe projecten, planning en controle daar heeft met name in grote organisaties het afdelingsoverleg nog een bredere doelstelling.
- Elkaar informeren: waar is iedereen mee bezig op de afdeling
- Informatiestroom vanuit de organisatie, directie en MT
- Onderlinge samenwerking verbeteren en optimaliseren
- Casuïstiek binnen het vakgebied doornemen bijvoorbeeld nieuwe ontwikkelingen, problemen of specifieke vraagstukken
- De betrokkenheid van de medewerker vergroten bij de organisatiedoelstellingen
- Brainstormen en overleggen met elkaar over verbetering van het bedrijfsproces
Training vergadertechnieken
De Steven verzorgt de training effectief vergaderen.
Training doelgericht vergaderen
De Steven verzorgt de training doelgericht vergaderen voor deelnemers en voorzitters van vergaderingen.
Kenmerk
Het kenmerk van het afdelingsoverleg is dat het overleg niet alleen op planning en controle gericht is zoals het werkoverleg maar ook op innovatie, verbetering processen etc. Nogmaals: bij de kleinere organisatie gaan beide overlegvormen vaak samen.
Wie zijn erbij aanwezig?
In principe dienen alle leden van de afdeling erbij aanwezig te zijn.
Verslaglegging
Meestal kan volstaan worden qua verslaglegging met een besluitenlijst of actielijst. In sommige gevallen is het van belang om te kiezen voor uitgebreidere notulen. Zie ook: doelgerichte verslaglegging werkoverleggen.
Agenda
Wij adviseren bij ieder overleg om met een vaste agenda te werken aangevuld met nieuwe of bijzondere aandachtspunten.
Voorzitter
Doorgaans is het afdelingshoofd voorzitter van het afdelingsoverleg. Hij/zij fungeert immers als schakel tussen de directie, het MT en de teamleden van de afdeling.
Training vergadertechnieken
De Steven verzorgt de training effectief vergaderen.
Training doelgericht vergaderen
De Steven verzorgt de training doelgericht vergaderen voor deelnemers en voorzitters van vergaderingen.
Auteur
Dit artikel is geschreven door Jan Stevens. Jan Stevens is eigenaar en oprichter van De Steven training & coaching (www.desteven.nl). Op deze website tref je meer dan 2000 blogs over persoonlijke ontwikkeling, loopbaan, leiderschap, teamontwikkeling, hoogsensitiviteit en hoogbegaafdheid.
