home / leiderschapsontwikkeling / directie ondernemers / organisatiegroei / functieontwikkeling

Functieontwikkeling: groeit de medewerker mee met de functie?

Functies veranderen voortdurend. Werkzaamheden worden ingewikkelder, verantwoordelijkheden verschuiven en nieuwe kennis en vaardigheden worden belangrijk. De vraag is daarom niet alleen of een medewerker vandaag goed functioneert, maar ook of zijn ontwikkeling voldoende aansluit bij wat de functie morgen vraagt.

Bij organisatiegroei is functieontwikkeling een belangrijk onderwerp. Een bedrijf kan immers alleen gezond groeien wanneer functies en medewerkers voldoende met elkaar mee ontwikkelen. Soms loopt die ontwikkeling mooi gelijk op. Soms ontwikkelt de functie zich sneller dan de medewerker. En soms groeit de medewerker juist sneller dan zijn functie.

Kennis, vaardigheden en houding

Voor het goed uitoefenen van een functie heeft een medewerker bepaalde kennis, vaardigheden en een passende houding nodig. Kennis gaat over wat iemand weet. Vaardigheden gaan over wat iemand in de praktijk kan. Houding en gedrag bepalen onder andere hoe iemand samenwerkt, verantwoordelijkheid neemt, communiceert en omgaat met veranderingen.

Ook soft skills kunnen belangrijker worden wanneer een functie zich ontwikkelt. Een vakinhoudelijk sterke medewerker kan bijvoorbeeld in een grotere organisatie meer moeten afstemmen, zelfstandig beslissingen nemen of collega's begeleiden.

De vraag van de functie en wat de medewerker meebrengt

Je kunt functieontwikkeling zien als een voortdurende vergelijking tussen twee kanten. Aan de ene kant staat wat de organisatie nodig heeft. Aan de andere kant staan de kennis, vaardigheden, ervaring en persoonlijke kwaliteiten van de medewerker.

Zolang die twee voldoende bij elkaar passen is er weinig aan de hand. Natuurlijk zijn er altijd ontwikkelpunten, maar die staan goed functioneren niet in de weg. Interessanter wordt het wanneer functie en medewerker steeds verder uit elkaar beginnen te lopen.

Drie situaties bij functieontwikkeling

In de praktijk zie ik grofweg drie situaties. In de eerste situatie ontwikkelen functie en medewerker zich ongeveer in hetzelfde tempo. In de tweede situatie ontwikkelt de functie zich sneller dan de medewerker. In de derde situatie groeit de medewerker juist sneller dan zijn functie.

Die drie situaties vragen verschillende keuzes. Een standaardopleiding of training is dus niet automatisch het juiste antwoord op ieder ontwikkelvraagstuk.

Situatie 1: medewerker en functie ontwikkelen ongeveer gelijk

Dit is de meest comfortabele situatie. De functie verandert en de medewerker beweegt voldoende mee. Hij beschikt over de belangrijkste kennis en vaardigheden en kan de verantwoordelijkheden dragen die bij de functie horen. Er kunnen best ontwikkelpunten zijn, maar die zijn realistisch en overbrugbaar.

Training, coaching en opleiding kunnen hier uitstekend helpen. De medewerker versterkt bijvoorbeeld vakkennis, communicatieve vaardigheden, digitale vaardigheden of persoonlijk leiderschap. Het ontwikkeltraject sluit direct aan bij de huidige of toekomstige functie.

Ontwikkeling moet aansluiten op het werk

Een opleiding heeft weinig waarde wanneer de medewerker de nieuwe kennis daarna nergens kan toepassen. Ontwikkeling wordt sterker wanneer leren en werken met elkaar verbonden zijn. Iemand volgt bijvoorbeeld een training en krijgt vervolgens bewust een opdracht waarin hij het geleerde kan gebruiken.

Daarom hoeft ontwikkeling niet altijd uit een formele opleiding te bestaan. Nieuwe verantwoordelijkheden, deelname aan een project, begeleiding door een ervaren collega of tijdelijk een andere rol vervullen kunnen minstens zo leerzaam zijn.

Situatie 2: de functie ontwikkelt zich sneller dan de medewerker

Deze situatie kan pijnlijk zijn. Een medewerker kan jarenlang loyaal en betrokken hebben gefunctioneerd terwijl de functie steeds andere eisen gaat stellen. De organisatie groeit, technologie verandert of er wordt meer zelfstandigheid gevraagd. Op enig moment ontstaat een verschil tussen wat de functie nodig heeft en wat de medewerker nog kan bieden.

Dat betekent niet automatisch dat iemand slecht functioneert of onvoldoende inzet toont. Willen en kunnen zijn verschillende zaken. Een medewerker kan enorm gemotiveerd zijn en toch tegen een grens in zijn ontwikkeling aanlopen.

Wanneer komt deze situatie vaker voor?

Je kunt dit in iedere organisatie tegenkomen, maar bij snelle groei wordt het verschil soms eerder zichtbaar. De werkzaamheden veranderen dan in korte tijd en mensen krijgen verantwoordelijkheden waarvoor de oorspronkelijke functie nooit bedoeld was.

Dat is ook een risico wanneer een bedrijf heel hard groeit. De organisatie verandert sneller dan mensen de gelegenheid krijgen om mee te ontwikkelen.

Lange dienstverbanden kunnen het verschil zichtbaarder maken

Ook bij lange dienstverbanden kan functieontwikkeling een rol spelen. Niet omdat mensen die lang in dienst zijn minder goed zouden kunnen ontwikkelen, maar omdat een functie in tien of twintig jaar enorm kan veranderen.

Bij lange dienstverbanden en organisatievitaliteit is daarom vooral de vraag of medewerker en werk gedurende die jaren voldoende in beweging zijn gebleven.

De valkuil: uit loyaliteit niets bespreken

Ik zie organisaties die dit soort situaties lang laten voortbestaan omdat de medewerker loyaal is, veel voor het bedrijf heeft gedaan en niemand hem pijn wil doen. Dat is begrijpelijk, maar niet altijd sociaal. Een medewerker die dagelijks op zijn tenen loopt kan daar zelf ook veel last van krijgen.

Het is beter om tijdig een eerlijk gesprek te voeren. Welke eisen stelt de functie inmiddels? Waar heeft de medewerker moeite mee? Is verdere ontwikkeling realistisch en wil de medewerker dat zelf ook? Pas daarna kun je samen bepalen welke route passend is.

Niet ieder verschil kun je met training oplossen

Een veelgemaakte fout is dat iedere kloof tussen medewerker en functie wordt vertaald naar een cursus. Maar niet alles is trainbaar en niet ieder ontwikkelverschil kan binnen dezelfde functie worden opgelost.

Soms kan gerichte opleiding het verschil uitstekend verkleinen. Soms is een andere taakverdeling verstandiger. En soms is de conclusie dat een andere functie beter aansluit bij wat iemand kan en wil. Dat hoeft geen mislukking te zijn. Het kan juist een gezonde loopbaankeuze zijn.

Loopbaanontwikkeling als keuze voor de medewerker

Wanneer de functie en medewerker uit elkaar groeien, hoeft de vraag niet alleen te zijn hoe iemand alsnog in dezelfde functie kan blijven. Je kunt ook samen onderzoeken welke volgende stap beter past. Juist dan kan loopbaanontwikkeling een logische keuze zijn voor de medewerker.

Misschien past een andere functie binnen jouw organisatie beter. Misschien kan iemand zich specialiseren of juist werkzaamheden afbouwen die structureel te veel vragen. En soms ligt een passende volgende stap uiteindelijk buiten de organisatie. Een goed loopbaangesprek richt zich dan niet alleen op het probleem van vandaag, maar op een werkbare toekomst voor de medewerker.

Wanneer functioneren werkelijk onvoldoende wordt

Wanneer het verschil tussen functie en medewerker inmiddels zichtbaar wordt in het dagelijks functioneren, moet je ook daar duidelijk over zijn. Dan is het belangrijk concreet te maken welk gedrag of resultaat onvoldoende is en wat van de medewerker verwacht wordt.

Meer daarover lees je bij onvoldoende functioneren van een medewerker. Functieontwikkeling en functioneren kunnen elkaar raken, maar het zijn niet automatisch dezelfde vraagstukken.

Situatie 3: de medewerker ontwikkelt zich sneller dan de functie

De derde situatie is bijna het spiegelbeeld. De medewerker ontwikkelt zich snel, leert veel en kan inmiddels meer dan zijn huidige functie vraagt. Toen hij begon was er een goede match, maar na verloop van tijd wordt de functie te klein voor wat iemand in huis heeft.

Dat kan prettig lijken omdat je een sterke medewerker hebt, maar ook hier kan een knelpunt ontstaan. Iemand krijgt te weinig uitdaging, merkt dat kwaliteiten nauwelijks worden benut en begint zich af te vragen waar zijn toekomst ligt.

Talent herkennen voordat het vertrekt

Een medewerker die meer kan dan zijn functie vraagt, laat dat niet altijd direct zien. Soms ontstaat verveling, irritatie of afnemende motivatie. De leidinggevende kan dat verkeerd interpreteren als gebrek aan betrokkenheid, terwijl de echte oorzaak juist onderbenutting is.

Daarom is het belangrijk om regelmatig naar potentieel te kijken. Welke kwaliteiten gebruikt iemand vandaag nauwelijks? Welke extra verantwoordelijkheid zou passen? Welke ontwikkeling ziet de medewerker zelf voor zich?

Doorstroom kan een goede volgende stap zijn

Wanneer iemand klaar is voor meer, kan interne doorstroom binnen de organisatie een mooie oplossing zijn. De medewerker kan een andere functie krijgen, meer verantwoordelijkheid dragen of zich verder specialiseren.

Daarmee benut je talent dat al binnen jouw bedrijf aanwezig is. Zeker bij groei is dat interessant, omdat nieuwe functies en verantwoordelijkheden ontstaan waarvoor je niet altijd uitsluitend buiten de organisatie hoeft te zoeken.

Maak niet iedere goede medewerker leidinggevende

Een bekende valkuil is dat een medewerker die zijn huidige functie ontgroeit automatisch wordt doorgeschoven naar een leidinggevende functie. Dat is niet altijd verstandig. Vakinhoudelijke groei en leiderschap zijn verschillende dingen.

Iemand kan uitstekend zijn vak verstaan en tegelijkertijd helemaal geen behoefte of aanleg hebben om medewerkers aan te sturen. Een volgende stap kan ook liggen in specialisatie, projectverantwoordelijkheid, coaching van collega's of een ander vakgebied.

Loopbaanontwikkeling hoort ook bij deze situatie

Ook wanneer de medewerker sneller groeit dan de functie is loopbaanontwikkeling relevant. Samen onderzoek je wat iemand werkelijk wil, welke kwaliteiten hij verder wil benutten en welke functie of werkomgeving daarbij past.

Dat kan leiden tot een volgende stap binnen jouw bedrijf. Maar je moet ook durven erkennen dat jouw organisatie niet iedere ontwikkelwens kan bieden. Soms groeit iemand uiteindelijk verder bij een andere werkgever. Dat kan jammer zijn en tegelijkertijd de juiste uitkomst.

Niet iedere medewerker hoeft binnen de organisatie te blijven

Dat vind ik belangrijk om eerlijk te benoemen. Goed werkgeverschap betekent niet dat je iedere goede medewerker voor altijd probeert vast te houden. Soms is er simpelweg geen passende volgende functie beschikbaar.

Dan kun je iemand helpen om bewust naar zijn verdere loopbaan te kijken. Daarmee kies je niet tegen de medewerker, maar juist voor een duurzame ontwikkeling die bij hem past.

Functieontwikkeling en organische groei

Functieontwikkeling is een mooi voorbeeld van organisch groeien met jouw bedrijf. Groei ontstaat niet alleen doordat je nieuwe mensen aanneemt. Bestaande medewerkers ontwikkelen zich, nemen andere verantwoordelijkheden op zich en creëren daardoor ruimte voor nieuwe instroom.

Zo groeien mensen en organisatie van binnenuit. Dat maakt het bedrijf minder afhankelijk van de gedachte dat iedere nieuwe behoefte automatisch met een nieuwe externe vacature moet worden opgelost.

De organisatie moet vooruitkijken

Functieontwikkeling wordt lastig wanneer je pas reageert nadat iemand vastloopt of vertrekt. Het is verstandiger om vooraf te kijken welke werkzaamheden waarschijnlijk veranderen en welke medewerkers daardoor andere kwaliteiten nodig hebben.

Dat is ook een van de belangrijke aandachtspunten bij groei van een organisatie. Commerciële groei is vaak redelijk zichtbaar. De verandering van functies en benodigde kwaliteiten gebeurt veel subtieler.

Hoe voer je het gesprek over functieontwikkeling?

Begin niet met het oordeel dat iemand wel of niet geschikt is. Begin met de functie. Wat wordt vandaag gevraagd en wat gaat waarschijnlijk veranderen? Bespreek daarna met de medewerker hoe hij zichzelf ziet en welke ontwikkeling hij zelf wil.

Vervolgens kun je samen vaststellen waar overeenstemming en waar verschil zit. Misschien is een opleiding voldoende. Misschien moet iemand nieuwe ervaring opdoen. Misschien past een andere interne rol beter of is het verstandig om breder naar de loopbaan te kijken.

Maak ontwikkeling concreet

Vage afspraken als je moet meer initiatief tonen of je moet jezelf verder ontwikkelen helpen weinig. Benoem wat je daadwerkelijk wilt zien. Welke taken moet iemand zelfstandig kunnen uitvoeren? Welke beslissingen moet hij kunnen nemen? Welk gedrag hoort daarbij en binnen welke periode wil je ontwikkeling zien?

Dan weet de medewerker waar hij aan toe is en kun je ook eerlijk beoordelen of de gewenste ontwikkeling daadwerkelijk plaatsvindt.

De gesprekkencyclus helpt om tijdig te signaleren

Functieontwikkeling hoeft niet pas ter sprake te komen wanneer er een probleem is. Juist in reguliere gesprekken kun je bespreken hoe het werk verandert, welke ambities de medewerker heeft en welke ontwikkeling nodig is.

Dat helpt om eerder te signaleren wanneer functie en medewerker uit elkaar beginnen te lopen. Je creëert dan meer mogelijkheden dan wanneer je pas in gesprek gaat zodra iemand niet meer functioneert of zijn vertrek aankondigt.

Wanneer kies je voor training, coaching of loopbaanontwikkeling?

Wanneer medewerker en functie redelijk bij elkaar passen, kunnen training, coaching en opleiding gericht op de huidige functie heel effectief zijn. Je versterkt dan kwaliteiten die iemand nodig heeft om zijn rol goed te blijven uitvoeren.

Wanneer de functie structureel te zwaar wordt of juist te weinig uitdaging biedt, moet je breder kijken. Dan kan loopbaanontwikkeling of loopbaanbegeleiding passender zijn. Het doel is dan niet koste wat kost iemand binnen dezelfde functie te houden, maar onderzoeken welke toekomstige rol werkelijk aansluit.

Functieontwikkeling is een gezamenlijk vraagstuk

De organisatie bepaalt uiteindelijk welke functies nodig zijn. De medewerker is verantwoordelijk voor zijn eigen ontwikkeling en keuzes. De leidinggevende brengt die twee werelden bij elkaar. Daarom werkt functieontwikkeling alleen wanneer alle partijen open kunnen spreken over mogelijkheden en grenzen.

Niet ieder ontwikkelverschil hoeft opgelost te worden. Soms is juist de conclusie dat een andere functie of andere organisatie beter past. Maar hoe eerder je dat samen onderkent, hoe meer ruimte er is om de overgang zorgvuldig te organiseren.

De kern: blijven functie en medewerker bij elkaar passen?

Dat is uiteindelijk de vraag waar het om draait. Niet alleen vandaag, maar ook over een paar jaar. Een organisatie groeit wanneer functies veranderen en medewerkers voldoende gelegenheid krijgen om daarin mee te bewegen. Tegelijkertijd moet je durven erkennen wanneer de ontwikkeling verschillende kanten opgaat.

Goed functiebeleid betekent daarom niet iedereen koste wat het kost passend maken. Het betekent tijdig kijken, eerlijk bespreken en kiezen voor een ontwikkeling die zowel voor de organisatie als voor de medewerker werkbaar is.

Veelgestelde vragen over functieontwikkeling

Functieontwikkeling gaat over de verhouding tussen wat een functie vraagt en wat een medewerker kan en wil bieden. Deze vijf vragen helpen om tijdig te zien wanneer die verhouding begint te veranderen.

Wat is functieontwikkeling?

Functieontwikkeling betekent dat de inhoud en eisen van een functie veranderen doordat de organisatie, technologie, klanten of werkzaamheden veranderen. Daardoor kunnen andere kennis, vaardigheden en verantwoordelijkheden nodig worden.

Wat als de functie sneller ontwikkelt dan de medewerker?

Onderzoek eerst hoe groot het verschil is en of verdere ontwikkeling realistisch is. Training of opleiding kan helpen wanneer het verschil overbrugbaar is. Wanneer de functie structureel niet meer past, kan een andere functie of loopbaanontwikkeling een betere keuze zijn.

Wat als de medewerker sneller ontwikkelt dan zijn functie?

Dan kan onderbenutting ontstaan. Bespreek welke extra verantwoordelijkheden, specialisatie of andere functie passend zijn. Maak niet automatisch van iedere sterke medewerker een leidinggevende, maar kijk naar zijn kwaliteiten en ambities.

Wanneer is loopbaanontwikkeling een goede keuze?

Wanneer medewerker en functie structureel uit elkaar groeien en ontwikkeling binnen dezelfde functie onvoldoende perspectief biedt. Loopbaanontwikkeling helpt om breder te kijken naar kwaliteiten, wensen en mogelijke volgende functies binnen of buiten de organisatie.

Hoe voorkom je dat functie en medewerker te ver uit elkaar groeien?

Door regelmatig vooruit te kijken. Bespreek niet alleen hoe iemand vandaag functioneert, maar ook hoe de functie verandert en wat dat van de medewerker gaat vragen. Daardoor kun je eerder investeren in ontwikkeling of tijdig een andere loopbaanrichting bespreken.