Functies ontwikkelen zich: kan de medewerker het bijhouden?

Kennis, Vaardigheden en Attitude

De uitoefening van een functie vereist een bepaalde mate van kennis, vaardigheden en attitude (KVA). Kennis doen we op tijdens onze studie en op school. Natuurlijk doen we ook kennis op door ervaring. Vaardigheden doen we op in de praktijk van alledag. Vaardigheden hebben te maken met werkervaring. Attitude is in feite houding en gedrag. Soft skills horen daarbij zoals communicatieve vaardigheden, persoonlijk leiderschap, autonomie etc.

Functies ontwikkelen zich. Net als de organisatie, is elke functie voortdurend aan verandering onderhevig. Dat betekent dat de functie-eisen veranderen en dat de noodzakelijke of vereiste KVA ook veranderen.

Hamvraag is: zijn KVA-vraag en –aanbod in evenwicht? Anders gezegd, zijn de aanwezige KVA bij een medewerker (de P-kant: personeel) in overeenstemming met de KVA die nodig zijn voor uitoefening van de functie (de O-kant: organisatie)?

Medewerker en functie maken een gelijke ontwikkeling door (situatie 1)

In situatie 1 loopt de functieontwikkeling synchroon met de ontwikkeling van de medewerker. Dat wil zeggen dat de medewerker voldoet aan de functie-eisen of anders uitgedrukt: de medewerker beschikt over de juiste kennis, vaardigheden en attitude. Natuurlijk is er her en der een hiaat maar dit staat goed functioneren niet in de weg. Training, coaching en opleiding is zinvol en effectief om eventuele ontwikkelpunten te verbeteren. Daarbij kun je denken aan:

• Zaken op het persoonlijke vlak zoals: de één is te direct, de ander zou directer kunnen zijn, de één is ongeduldig en de ander zou wel wat ambitieuzer mogen zijn
• Vaardigheden bijvoorbeeld computervaardigheid of vaktechnische vaardigheden
• Kennis: bijblijven op het vakgebied, nieuwe wet- en regelgeving etc.

Ontwikkeling is altijd mogelijk, maar in situatie 1 is het ook gewenst. Dat kun je interpreteren als: het is een pré dat het gebeurt of het is wenselijk. De kunst is om de KVA die de functie vraagt en de KVA die de medewerker in huis heeft, exact te benoemen. Het verschil hiertussen is namelijk de opleidingsbehoefte en dat is meteen de basis voor jouw opleidingsplan.

De functie ontwikkelt zich sneller dan de medewerker (situatie 2)

Situatie twee is een situatie waarbij de functie (dus ook de functie-eis) zich sneller ontwikkelt dan de medewerker. Vaak ontstaat er een pijnlijke situatie.  Ondanks het feit dat de medewerker zeer loyaal is, goede inzet toont kan de situatie ontstaan dat de medewerker op termijn ongeschikt is geworden voor zijn/haar functie. Zie ook:

• 11 redenen voor onvoldoende functioneren medewerker
• 11 redenen voor demotivatieproblemen personeel

Op termijn kan hier disfunctioneren en demotivatie ontstaan.

• Wanneer?

  Situatie twee kan voorkomen in iedere organisatie. De medewerker zit aan zijn/haar plafond qua ontwikkelmogelijkheden terwijl de functie voortdurend andere eisen vraagt. Hoewel dit overal kan voorkomen, zijn er twee situaties waarbij het zich eerder voordoet:

  • Snelgroeiende organisaties
  • Bedrijven en organisaties waar veel lange dienstverbanden zijn

• Valkuilen

  Een valkuil voor veel organisaties is om deze situatie onbesproken te laten of om het intact te laten. Waarom men dat doet? Men wil de medewerker geen pijn doen. En dat is goed te begrijpen want we spreken over een zeer loyale, betrokken medewerker doorgaans waarbij ‘willen’ geen probleem is maar waar ‘kunnen’ niet meer tot de mogelijkheden behoort. Toch is het onbesproken laten van deze situatie geen sociaal beleid. Jouw medewerker loopt namelijk dagelijks op zijn/haar tenen en eigenlijk wordt hij/zij overvraagd qua kunnen. Dit kan op langere termijn resulteren in een burn-out.

• Advies

  Bekijk samen met jouw medewerker de mogelijkheden, ga eerlijk het gesprek aan en richt je vooral op de toekomst.

Medewerker ontwikkelt zich sneller dan de functie (situatie 3)

De derde situatie is totaal anders. Wat je ziet in het grafiekje is dat de medewerker zich sneller ontwikkelt dan de functie. Let wel: dat gebeurt gaandeweg. Toen de medewerker in dienst kwam waren de aanwezige KVA nog conform de functie-eis maar zo door de jaren heen ontwikkelt de medewerker zich zodanig dat hij/zij meer KVA in zijn/haar bagage heeft dan de functie vereist. De medewerker is dus overgekwalificeerd en moet oppassen voor de bore-out.

• Goede inschatting van belang

  Een goede inschatting van deze situatie is van groot belang. Je hebt namelijk een talent in dienst, een medewerker met potentie. Wanneer dit door de leiding (en de medewerker) niet wordt opgepikt kan er demotivatie ontstaan. Ik kom zelfs situaties tegen waarbij de medewerker negativiteit ontwikkelt. Hoe dat komt? Hij/zij kan het ei niet kwijt maar heeft dat zelf niet door of wijt het aan andere factoren.

• Valkuil

  Let ook op de valkuil bij deze situatie. Sommige organisaties hebben de neiging om dit type medewerker meteen leidinggevende te maken. De vraag is: past een leidinggevende functie bij deze medewerker?

• Advies

  Advies in deze situatie vraagt om maatwerk. Er is niet een standaard antwoord. Daarom noem ik een paar richtingen:

  • Te overwegen valt om een ontwikkelassessment af te nemen om te kijken wat voor muziek er in deze medewerker zit
  • Een carrièrepad samen met de medewerker uitzetten is een absolute must: biedt perspectief en je zult zien dat dit motiverend werkt
  • De situatie onbesproken laten is funest en kan leiden tot demotivatie, ziekte, verzuim, uitval etc.