home / leiderschapsontwikkeling / functioneren / functioneringsgesprekken / functieomschrijving

Functieomschrijving en taakomschrijving

Functieomschrijving en taakomschrijving: wat is het nut daarvan? Een functie- en taakomschrijving oftewel een functieprofiel speelt een rol vanaf de werving van een nieuwe medewerker tot de dag dat de medewerker uit dienst treedt. In de tussenliggende periode is het functieprofiel ook van belang bijvoorbeeld bij de beoordeling van het functioneren van de medewerker.

Voorbeeld downloaden?

Wil je een voorbeeld van een mogelijk functieprofiel? Je kunt gratis een voorbeeld downloaden die je naar jouw eigen smaak kunt aanpassen.

Wanneer gebruik je een functieprofiel?

Een functieprofiel gebruik je doorlopend. We noemen wat voorbeelden:

• Bij werving van nieuwe medewerkers

  Bij de werving- en selectieprocedure is het functieprofiel een goede basis voor het opstellen van de vacature. Wanneer je dit goed voor elkaar hebt, stel je de juiste tekst op en bespaart het bovendien veel tijd.

• Bij selectiegesprekken en sollicitatiegesprekken

  Ook tijdens de selectiegesprekken kun je de kandidaten maar ook de CV’s van de kandidaten tegen het licht houden van jouw functieprofiel. Voldoen zij aan de eisen die jouw organisatie stelt in deze functie? Matcht het met de organisatiebehoefte? En wanneer het niet matcht: hoe komt dat?

• Bij het functioneringsgesprek

  Tijdens het functioneringsgesprek is het functieprofiel de basis. Wanneer je praat met jouw medewerker over functioneren dan gaat het primair over: hoe oefent de medewerker zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden uit?

• Beoordelen

  Aan het functieprofiel kun je jouw beoordelingssystematiek koppelen. Want net als bij het functioneringsgesprek gaat het over het beoordelen van het functioneren van de medewerker. Hoe beoordeel je de medewerker qua uitoefening van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden?

• Belonen

  Jouw loongebouw en beloningssystematiek kun je ophangen aan het organisatiemodel om zo tot een eerlijke verdeling binnen de organisatie te komen.

• Interne afstemming en communicatie

  Een functieprofiel is de basis voor interne communicatie. Het voorkomt dat zaken dubbel worden gedaan of dat er taken zijn waar niemand verantwoordelijk voor is. Het helpt om een goede balans te creëren tussen verantwoordelijkheden en bevoegdheden. In ieder geval word je gedwongen om hier goed over na te denken.

• Inkrimping en afspiegelingsbeginsel

  Juist bij inkrimping zijn het functieprofiel en organisatiemodel doorslaggevend om het afspiegelingsbeginsel goed te kunnen toepassen. Daarmee voorkom je dat die medewerkers naar huis worden gestuurd die je eigenlijk niet kunt missen.

Up-to-date houden

Functieprofielen moeten voortdurend geactualiseerd worden. De tijd verandert, jouw organisatie ook en de functies binnen jouw organisatie plus de functie-eisen veranderen bij voortduur. Het is van belang om van tijd tot tijd de functie- en taakomschrijving bij te stellen. Heb je dat geregeld binnen jouw organisatie?

Bespreekbaar maken

Een functieprofiel over de schutting gooien bij jouw medewerker heeft weinig nut. Het is van belang om verwachtingen bespreekbaar te maken. Iedere medewerker wil duidelijkheid over wat er van hem/haar verwacht wordt. Het is de basis voor goed functioneren of om vast te stellen wanneer er sprake is van onvoldoende functioneren.